MØTEINNKALLING SAKLISTE 19/16 VEDR.FOLDVIK BRYGGE, OPPRETTELSE AV EIERSTIFTELSE, FRAFALL PANT

GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON MØTEINNKALLING Utvalg: Formannskap Møtested: Gratangen Rådhus Møtedato: 23.02.2016 Tid: 12:00 Eventuelt forfall meldes til tlf. 77 02 18 00 Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling ORIENTERINGER: - Orientering ved IMDI og Bufetat - Astafjord Slakteri - Kommunereformen v/ordfører - Regnskap 2015 v/karl Fredrik Normann SAKLISTE Saksnr. Tittel 13/16 REFERATSAKER FSK 23.02.16 14/16 BOSETTING AV MINDREÅRIGE FLYKTNINGER 15/16 FESTEAVTALE FOR BRATTSBERG NÆRINGSOMRÅDE 16/16 ADMINISTRATIV OMORGANISERING 17/16 DRIFTSUTGIFTER TIL NAV KONTORENE 18/16 SØKNAD OM ØKONOMISK STØTTE 19/16 VEDR.FOLDVIK BRYGGE, OPPRETTELSE AV EIERSTIFTELSE, FRAFALL PANT 20/16 REGLEMENT FOR AMU 21/16 FORESPØRSEL OM KOMMUNAL INTERESSE, NY BRANNSTASJON 22/16 SØKNAD OM STØTTE TIL LYDAVIS FOR 2016

23/16 STRATEGIPLAN FOR SØR-TROMS REGIONRÅD 24/16 FRAMTIDIG VALG AV NY IKT-PLATTFORM FOR K4-SAMARBEID 25/16 HØRING- NYTT INNTEKSSYSTEM FOR KOMMUNENE 26/16 SØKNAD OM KRAV OM 50% REDUKSJON PÅ VANNAVGIFT FOR TERMIN 02-2015 HELGE JOHNSEN GNR 60 BNR 5

Sak 13/16 REFERATSAKER FSK 23.02.16 Saksbehandler: Lena Solvang Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 16/219 13/16 Formannskap 23.02.2016 Rådmannens innstilling: Referatsaker tas til orientering. Som vedlegg til saken følger: - Referat regionrådsmøte i Tromsø 11. Januar 2016. - Norsk Friluftsliv ønskeliste for Norge i 2016. - Uttalelse. - Høring - etablering av tvisteløsningsmekanisme for rettslige tvister mellom stat og kommune mv. - Offentlig støtte til nærbutikk/drivstoffanlegg i Gratangen. - Høring - forskrift om klageordning for berøret kommuner i forbindelse med fastsettelse av ny tjenestestedsstruktur i politi - og lensmannsetaten. - Eierinfo 1/2016 - Astafjord Vekst AS - Årsregnskap pr.31.12.2015 - Astafjord Vekst AS - Kommunereformen - sonderingsmøte om interkommunalt samarbeid notat Gratangen kommune, 09.02.2016 Lena Solvang kontormedarbeider Side 3 av 27

Sak 14/16 BOSETTING AV MINDREÅRIGE FLYKTNINGER Saksbehandler: Arkiv: F30 Arkivsaksnr.: 15/1531 117/15 Kommunestyre 14.12.2015 1/16 Helse, sosial- og omsorg 20.01.2016 14/16 Formannskap 23.02.2016 / Kommunestyre Innstilling: Saken legges fram uten innstilling. I vedtak i ksak-117/15 ble det vedtatt at skal foreta en utredning gjeldende eventuell bosetting av enslige mindreårige flyktninger. Utredningen skal forelegges kommunestyremøte i mars 2016. Til formannskapets møte 23.02.2016 er det satt opp sak vedrørede bosetting av enslige mindreårige. Det er i tillegg satt opp orientering om dette fra IMDI og Bufetat. Bosetting av enslige mindreårige flyktninger forstås i denne samenheneg som bosetting av enslige mindreårige u/15 år. Gratangen kommune har ikke erfaringer med bosetting av enslige mindreårige. Det er nødvendig å gjennomføre en grundig utredning og få fram både hva som formelt kreves av formalia, økonomi, bemanning og ikke minst hvilke erfaringer andre kommuner har gjort seg på dette området. I vårt område har vi to kommuner som har har drevet med bosetting i flere år. Salangen kommune har meget lang erfaring mens Ibestad har færre års erfaringer. Gratangen kommune vil forespørre disse kommunene om råd/erfaringer til bruk i vår utredning. Før utredningen starter er det viktig at formannskapet gjør avklaring på om bosettingen bare gjelder barn u/15 år og om antallet bosatte skal inngå i antallet bosatte slik som kommunestyret har bestemt. Når bosetting skal planlegges er det noen viktige spørsmål som må besvares så tidlig som mulig. 1) Har kommunen egnede boliger/kan skaffe egnede boliger og når er boligene tilgjengelig? 2) Økonomien i et slikt tiltak. Hvilke rammer kan kommunen planlegge innenfor? 3) Hvordan skal slikt tiltak bemannes behov for fagfolk - rekruttering? Side 4 av 27

Sak 14/16 Saken legges fram for formannskapet til diskusjon og derigjennom gi administrasjonen signaler/rammer for bosettingen. Som vedlegg til saken følger: Vedl. Gratangen kommune, 16.02.2016 Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver Side 5 av 27

Sak 15/16 FESTEAVTALE FOR BRATTSBERG NÆRINGSOMRÅDE Saksbehandler: Erlis Anderzen Arkiv: G/BNR 61/107 Arkivsaksnr.: 15/1001 11/16 Kommunestyre 28.01.2016 15/16 Formannskap 23.02.2016 Formannskapets innstilling: 1. Gratangen kommune tar ikke de ønskede endringer i avtaleteksten for Brattberg Næringsområde til følge. 2. Tilsendt avtaleforslag fra Gratangen kommune legges til grunn for en avtale mellom partene 1. Innledning Gratangen kommune har over tid forhandlet med Astafjord Industrier AS/ Astafjord Slakteri AS om en festeavtale for leie av nødvendig grunn til deres virksomhet på Brattberg. Gratangen kommune har benyttet ekstern bistand fra Norconsult for å utarbeide forslag til en avtale, og Norconsult har også vært med under forhandlingene. Kommunen sendte for en tid tilbake ut forslag til avtale til fester. (Vedlegg 1). I desember 2015 fikk Gratangen kommune tilbakemelding om at fester ønsket en del forandringer i avtalen.(vedlegg 2) Dette er grunnen til at denne saken nå sendes til politisk behandling. 2. Faktadel Det som fester ønsker endring på er i flg. punkter: - Punktene 5 og 6, som omhandler festeavgift og innløsning av festeavtalen. Hovedendringen som festeren ønsker, er at istedenfor kommunens forslag om at festeren har rett til å kreve innløsning av tomten etter 30 år, og at innløsningssummen skal være 30 ganger årlig festeavgift, så ønsker fester mulighet for utkjøp på et tidligere tidspunkt, betale ut gjenstående restlån i forhold til kommunens nedbetalingstid samt en årsleie i utkjøp. - Punktene 7.1,7.2,7.3 og 7.4 som omhandler råderetten til infrastrukturarealer på området samt råderetten til sjøgrunnen utenfor festearealet. Fester ønsker i sitt forslag at festeren besitter denne råderetten, mens i kommunens forslag, så har kommunen ønsket å sikre å ha nødvendig tilgang til disse arealene som eier av grunnen. Side 6 av 27

Sak 15/16 - Punkt 10. Her har kommunen satt en del tidsfrister i forhold til å sikre at arealet tas i bruk til det er tiltenkt til med en tidsplan for framdrift på området. Denne tidsplanen gjøres gjeldende med mulighet for å kunne avtale særskilt forlengelse av fristene. 3. Rådmannens vurdering Dette avtaleutkastet har vært gjenstand for en grundig bearbeiding med ekstern bistand. Dette for å sikre best mulig alle eventualiteter innenfor en slik avtale. Det er tilskudd fra Fylkeskommunen i prosjektet for opparbeidelse av området. Intensjonen for slike tilskudd, er at de skal være i offentlig eie for å sikre en utnyttelse av arealet som man har kontroll på er i det offentliges interesse. Rådmannens vurdering, har derfor vært at man gjennom avtalen legger til grunn gjengse leieforhold med hensyn på kostnader, lengde på avtalen i forhold til nedbetalingstid for kommunen samt at det offentlige har sikret rådighet til arealet uavhengig av hvem som til en hver tid er etablert på området. Det har også vært lagt til grunn hvilke vilkår man har lagt til grunn tidligere i tilsvarende festeforhold. En endring i denne avtalen, vil kunne gi presedens i tilsvarende festeavtaler. Rådmannen anbefaler ikke at man endrer opparbeidet tidligere praksis i denne avtalen, og en kan videre ikke se at fester skal ha noen grunn til bekymring over deres utvikling på området med den avtaleteksten som Gratangen kommune har lagt til grunn. Rådmannen anbefaler derfor at kommunens forslag til avtaletekst legges til grunn for en signert avtale mellom partene. Som vedlegg til saken følger: 1. Gratangen kommunes forslag til avtale 2. Forslag til endringer i avtalen fra fester. 3. Innspill til behandling av festekontrakt. Gratangen kommune, 08.01.2016 Rune Hjallar enhetsleder Side 7 av 27

Sak 16/16 ADMINISTRATIV OMORGANISERING Saksbehandler: Arkiv: 034 Arkivsaksnr.: 16/197 4/16 Helse, sosial- og omsorg 16.02.2016 5/16 Teknisk, næring - og miljø 16.02.2016 9/16 Hovedutvalg skole, oppvekst- og kultur 16.02.2016 / Arbeidsmiljøutvalg 17.02.2016 2/16 Administrasjonsutvalg 23.02.2016 16/16 Formannskap 23.02.2016 4/16 Arbeidsmiljøutvalg 23.02.2016 Rådmannens innstilling: Den fremlagte modellen for administrativ omorganisering i Gratangen kommune vedtas. I forbindelse med budsjettarbeidet for 2015, signaliserte Formannskapet at man ønsket en større prosess med gjennomgang av kommunens ulike enheter med bred involvering av ledere og ansatte. Rådmannen valgte å foreta denne gjennomgangen av organisasjonen gjennom et utviklingsprogram i prosessledelse. Alle enhetslederne, HMS grupper på arbeidsplassene og fagorganisasjonene har deltatt i prosessen. Arbeidet har vært gjennomført av kommunens egne ansatte/ledere, men vi har også hatt bistand fra Bedriftskompetanse. I budsjettvedtaket den 14.12.2015 under sak 114/15 er det forutsatt at kommunens utgifter tilknyttet ledelse og administrative funksjoner skal kunne reduseres med 1,145 mill. Gratangen kommune må ha en administrasjon som er tilstrekkelig for å sikre at innbyggerne får de kommunale tjenestene de har krav på, både når det gjelder kvalitet og omfang, og at rettsikkerheten blir ivaretatt. For å få dette til er det nødvendig med en balanse mellom administrativ ledelse og administrasjon på den ene siden og tjenesteproduksjon på den annen side. Organisasjonsstrukturen i Gratangen kommune har vært uendret siden 2004. Dagens struktur er flat, to-novå modell med mange enhetsledere. I forhold til den endrede samfunnsutviklingen og kommunens rammebetingelser er ikke dagens organisasjonsstruktur optimal i forhold til dagens driftssituasjon. Etter en samlet gjennomgang er det konkludert med et forslag til modell for fremtidig administrativ organisering av Gratangen kommune som vist nedenfor. Detaljer og avklaringer med hensyn til organiseringen innad i organisasjonen må bearbeides nærmere når modellen er bestemt. Den administrative ledergruppen har drøftet organisasjonskissen i møte den 3/2-2015, og det er enighet om å fremme vedlagte prinsippskisse til politisk behandling. Side 8 av 27

Sak 16/16 Som vedlegg til saken følger: Sluttrapport - ny lederstruktur Gratangen kommune, 05.02.2016 Side 9 av 27

Sak 17/16 DRIFTSUTGIFTER TIL NAV KONTORENE Saksbehandler: Karl Fredrik Normann Arkiv: 024 Arkivsaksnr.: 16/214 17/16 Formannskap 23.02.2016 / Kommunestyre Rådmannens innstilling: 1. Det vises til henvendelse fra NAV Troms med forslag til fordeling av driftsutgifter for det lokale NAV-kontoret for 2016. 2. Lavangen kommune aksepterer ikke å dekke deler av utgiftene til ledelse av kontoret. 3. Dette begrunnes med at det ikke oppfattes som rimelig og rettferdig at den enkelte kommune skal bidra til å finansiere et omstillingsbehov på fylkesnivå i Troms. Nav-kontoret i Gratangen ble etablert høsten 2007. Gratangen kommune foretrakk at navlederble ansatt av staten. Kontoret i Gratangen ble bemannet med en kommunalt ansatt, resten statlige ansatte. Etter hvert er antallet statlige ansatte blitt redusert som følge av at oppgaver er blitt flyttet til sentraliserte spesialenheter. Det er også etablert et nasjonalt informasjonssenter som en førstelinjetjeneste for de som kontakter Nav pr telefon og post. Gratangen kommune har i dag 2 kommunalt ansatte da flyktningetjenesten er lagt til Nav-Gratangen. Fordelingen av utgifter til drift av Nav-kontoret bygger på en fordeling basert på antall hoder på statlig og kommunal sektor. Gratangen kommune sin utgift til drift av nav-kontoret har over tid økt som en følge av at flere statlig ansatte har forsvunnet. Det gjennomføres årlig to partnerskapsmøter hvor kommunen deltar sammen med representanter for Nav Troms og Nav lokalt. Hensikten med avviklingen av dette møtet er en gjensidig gjennomgang av resultater og andre forhold som det er viktig å diskutere for å sikre en god drift av Nav kontoret. I forbindelse med avviklingen av nevnte møter med kommunene i Troms våren 2015, presenterte Nav Troms ved leder et krav om at kommunene for fremtiden måtte ta sin del av ansvaret for lønnen til Nav lederne. Kravet begrunnes i at Nav Troms er i en vanskelig økonomisk situasjon og har en stor utfordring om ikke kommunene godtar en endring av systemet med fordeling av driftsutgifter til Nav kontoret som også innebærer en andel av lederløningen. Innspillet førte til stor diskusjon på snivå og mange kommuner signaliserte at de ikke kunne og ville akseptere den forslåtte løsningen. I et partnerskapsmøte høsten 2015 ble saken presentert for Gratangen kommune med den begrunnelsen at dette var en ordning som var kommet på plass overalt ellers i landet, men at Nav Troms hadde holdt igjen gjennomføringen. Side 10 av 27

Sak 17/16 Et avslag på forslaget om fordeling av utgiftene til lederne i Nav ville på sikt mest sannsynlig går ut over Nav kontorene. For flere opplysninger vises det til vedlagte brav datert 09.09.2015 fra Fylkesdirektøren samt ny driftsavtale for Nav-Gratangen. For Nav-kontoret i Gratangen foreslås det en deling av kostnadene til leder med 50 % på kommune og 50 % på Nav-Troms. Utgiftsfordelinge skjer i form av refusjonskrav fra Nav- Troms. Fordelingen baserer seg på av Nav-Gratangen har 2 kommunalt ansatte og 2 statlige ansatte. En kostnadsfordeling som foreslått fra Nav-Troms medfører ikke endring av tilsettingsforholdset til Nav-leder. Det vil fortsatt være Nav-Troms som er arbeidsgiver for Navleder. For 2016 er denne kostnaden beregnet til kr 317.000. Tiltaket var utredet og ble lagt inn som et tiltak til budsjettbehandlingen for 2016. Tiltaket ble ikke vedtatt. Rådmansutvalget i KS Troms har ssamling i Tromsø 1. og 2. mars 2016. På agendaen står bla. endringene i partnerskapsavtalen med Nav. Når dette saksframlegget skrives er behandlingsstatusen for kommunene i Troms følgende: Disse kommunene har underskrevet ny avtale: Ibestad, Bardu, Nordreisa, Torsken, Skjervøy. Disse kommunene har ikke skrevet under: Karlsøy, Lavangen Staus til øvrige kommuner er ikke kjent. Opplysningene baserer seg på tilbakemeldinger fra KS Troms. Formannskapet i Lavangen har i møtet 01.02.2016 i sak 11/16 fattet følgende vedtak: 4. Det vises til henvendelse fra NAV Troms med forslag til fordeling av driftsutgifter for det lokale NAV-kontoret for 2016. 5. Lavangen kommune aksepterer ikke å dekke deler av utgiftene til ledelse av kontoret. 6. Dette begrunnes med at det ikke oppfattes som rimelig og rettferdig at den enkelte kommune skal bidra til å finansiere et omstillingsbehov på fylkesnivå i Troms. Vurdering: En utgiftsfordeling mellom samarbeidende parter er vanlig i slike saker som et her er snakk om. I alle andre tilfeller er det slik at denne utgiftsfordelingen er en del av den avtalen som inngås og er kjent av partene fra dag en. I dette tilfellet dukker kravet om dekning av utgifter til lederlønn opp litt som en kanin av hatten. Den viktigste årsaken til behovet for å redusere driftsutgiftene i de lokale Nav kontorene er etter min oppfatning den prosessen som over år har blitt ført med en sentralisering av oppgaver. Kommunesektoren har ikke blitt spurt til råds i forhold til denne prosessen som på noen områder har ført til at lokale Nav kontorer er postekspedisjon for sentraliserte behandlingsenheter. Kommunesektoren er vel vant med endrigner av oppgavefordeling og i økonomi som for noen sitt vedkommende fører til store omstillingsbehov. Den enkelte kommune prøver etter beste evne å dimensjonere sin egen drift etter tilgjenglige økonomiske midler. Å be eksterne samarbeidsparter om å bidra til medfinansiering av egne behov for omstilling er ikke slik kommunene forvalter sin økonomiplanlegging. Samtidig er det mulig å se logikken i et prinsipp om fordeling av utgiftene til ledelse i de tilfeller man operer i fellesenheter innenfor rammene av et kontorfellesskap. Men Side 11 av 27

Sak 17/16 utgangspunktet er den avtalen som ble underskrevet av partene da Nav-Gratangen ble opprettet. Hele denne problemstillingen som gjelder nesten alle kommunene i Troms, burde vært forsøkt løat av KS på vegne av berørte kommuner. Nå går noen kommuner inn på ny avtale mens andre ikke gjør det. Kommunene bør kunne ta et felles standpunkt. Å si nei til avtalen kan medføre konsekvenser for samarbeidet mellom Gratangen komune og Nav-Troms. Hvilke konsekvenser er ikke kjent. Gratangen kommune bør følge vedtaket som formannskapet i Lavangen kommune har fattet. Som vedlegg til saken følger: Vedl. Utkast til Driftsavtale Nav-Gratangen og Nav-troms. Brev til Gratangen kommune fra fylkesdirektøren i Troms Gratangen kommune, 11.02.2016 Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver Side 12 av 27

Sak 18/16 SØKNAD OM ØKONOMISK STØTTE Saksbehandler: Karl Fredrik Normann Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 16/163 18/16 Formannskap 23.02.2016 / Kommunestyre Rådmannens innstilling: 1)Gratangen Husflidslag/prosjektgruppa for Eliborg, gis et tilskudd på kr 30.000 til fullføringen av oppussingen av kirkerommet i Eliborg. 2)Tilskuddet finansieres ved bruk av fond. Konto. No 251080007 Prosjekt museeum. 3) Tilskuddet utbetales til Husflidslaget etter anmodning. Gratangen Husflidslag/prosjektgruppa for Eliborg v/ann-j. Berthelsen og Sylvi Steinsvik søaker i brev datert 27.01.2016 om økonomisk støtte til oppussing av kirkerommet på Eliborg. Gruppa har lagt ned et betydelig dugnadsarbeid så langt og det er kalkulert med en samlet dugnadsinnsats på over 300 arbeidstimer før prosjektet er ferdig. Det er samlet inn til sammen kr 71.606 fra private firmaer samt lotteri. Det er så langt påløpt utgifter for kr 83.773. Gruppa søker om midler fra Gratangen kommune slik at arbeidet kan sluttføres. De ber ikke om et konkret beløp, men ut fra det søknaden beskriver, kan en gå ut fra at de trenger ca kr 30.000,-. Driftsbudsjettet for Eliborg inneholder ikke midler til omsøkte formål. Kirkerommet i Eliborg er vigslet til kirkelig bruk. Det kan ikke leies ut på ordinære leievilkår. Selv om rommet er lite brukt, så var det behov for en opppussing/oppgradering. Husflidlaget har tatt ansvar for oppussingen og ønsker å få prosjektet fullført. Kirkerommet har også tidligere blitt pusset opp/vedlikeholdt bla. av Kirkeforeninga. Vurdering: Søknad fra Husflidlaget Søknaden kommer inn på et tidspunkt da budsjettet for 2016 er vedtatt. Eliborg er en bygning som er en viktig del av lokalhistorien i Gratangen. Behovet for egen skole og egen kirke, var sentrale elementer for at Gratangen kunne bli egen kommune. Kirkerommet bør derfor holdes i tilfredsstillende stand og kunne brukes slik det opprinnelig var ment. I oversikten over fond, har Gratangen kommune et bundet fond til Prosjekt Museum som pr dato lyder på kr 141.500. Fondet ble opprettet til et formål som den gang ble direkte dekket over drift. Dermed ble midlene avsatt. Eliborg er i høyeste grad en bygning som faller inn under begrepet museal. Bygningen er en del av kulturarven i Gratangen og det vurderes derfor at deler av fondet kan anvendes til formålet som søknaden beskriver. Konklusjon Side 13 av 27

Sak 18/16 1)Gratangen Husflidslag/prosjektgruppa for Eliborg, gis et tilskudd på kr 30.000 til fullføringen av oppussingen av kirkerommet i Eliborg. 2)Tilskuddet finansieres ved bruk av fond. Konto. No 251080007 Prosjekt museeum. 3) Tilskuddet utbetales til Husflidslaget etter anmodning. Som vedlegg til saken følger: Vedl. Gratangen kommune, 12.02.2016 Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver Side 14 av 27

Sak 19/16 VEDR.FOLDVIK BRYGGE, OPPRETTELSE AV EIERSTIFTELSE, FRAFALL PANT Saksbehandler: Rune Hjallar Arkiv: 610 Arkivsaksnr.: 16/255 19/16 Formannskap 23.02.2016 Innstilling: Følgende budsjettregulering foretas Konto nr Konto navn Vedtatt budsjett Nyttt forslag Merinntekt mindre utgift Merutgift mindre inntekt Tiltaket finansieres slik: Konto nr Konto navn Saldo før belastning Saldo etter belastning Som vedlegg til saken følger: Vedl. Gratangen kommune, 15.02.2016 Rune Hjallar enhetsleder Side 15 av 27

Sak 20/16 REGLEMENT FOR AMU Saksbehandler: Yvonne Kvernmo Arkiv: 033 &00 Arkivsaksnr.: 12/218 4/12 Arbeidsmiljøutvalg 21.03.2012 20/16 Formannskap 23.02.2016 / Kommunestyre Rådmannens innstilling: Reglement for arbeidsmiljøutvalget (AMU) i Gratangen kommune vedtas. Eventuelle endringer i reglementet behandles i AMU. Saken ble bahandlet i AMU i sak 4/12. Saken har ikke vært behandlet i kommunestyret. Nedenfor følger saksframlegget i saken da den ble behandlet i 2012 Det vises til vedlagte forslag til reglement for AMU vedtas. Forslag til reglementet er stort sett i tråd med det som har vært praksis i AMU fram til nå. Den vesentligste endringen er ift. dagens sammensetning og antall medlemmer. I reglementet foreslås antall medlemmer til 6, for inneværende kommunestyreperiode er det 10 medlemmer. Det foreslås at arbeidsgiversiden har 3 representanter og arbeidstakerorganisasjonene 3 representanter inkludert hovedverneombudet. Politisk representasjon i utvalget blir da 1 medlem som velges av kommunestyret med personlig varamedlem (fortrinnsvis blant formannskapets medlemmer), se vedlagte forslag til reglement pkt. 1. Dersom forslaget vedtas vil vedkommende politiker sammen med og en enhetsleder, utgjør arbeidsgiversiden i AMU. Det vises for øvrig til vedlagte forslag til reglement for AMU Side 16 av 27

Sak 20/16 Som vedlegg til saken følger: Forslag til reglement for arbeidsmiljøutvalget (AMU) Gratangen kommune. Gratangen kommune, 16.02.2016 Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver Side 17 av 27

Sak 21/16 FORESPØRSEL OM KOMMUNAL INTERESSE, NY BRANNSTASJON Saksbehandler: Rune Hjallar Arkiv: M70 Arkivsaksnr.: 16/256 21/16 Formannskap 23.02.2016 Rpdmannens innstilling: 1. Gratangen kommune ser positivt på deres henvendelse om mulighet for leie av nødvendig areal på tiltenkt bygg i Gratangsbotn. 2. Gratangen kommune vil starte opp arbeidet med planlegging av ny brannstasjon i 2016, og vil komme tilbake til saken når dette arbeidet er sluttført. Firmaet Jensen Entreprenør har henvendt seg til Gratangen kommune, med en forespøsel om kommunal interresse for å leie areal i planlagt nybygg i Fjordbotn industriområde for etablering av ny branngarasje etc. Eksisterende branngarasje, som kommunen leier i dag, er uhensiktsmessig i forhold til dagens krav. Det er veldig trangt i denne garasjen, og den tilfredsstiller ikke dagens krav til ren/skitten sone med bl.a. dusjfasiliteter som det kreves for en brannstyrke etter aksjon. Kommunen kan derfor påvente at det vil komme et krav om utbedring av dagens fasiliteter. Innenfor eksisterende leide bygningsmasse er det ikke mulig å få til tilfredsstillende løsninger. Kommunen bør derfor starte opp arbeidet med å utrede plassering og størrelse på ny brannstasjon, der en imøtekommer de krav som settes til et slikt bygg. Arbeidet bør starte opp i 2016, slik at en kan vurdere kostnadene innarbeidet i budsjett 2017 og utover. Rådmannen anbefaler at en ser positivt på henvendelsen, og at en starter opp arbeidet med planlegging av ny brannstasjon i 2016. Her må en også hensynta Lov om anskaffelser, da en slik leie evt bygging i egenregi, vil bli av en slik størrelse at tjenesten må ut på anbud. Side 18 av 27

Sak 21/16 Som vedlegg til saken følger: 1. Brev fra Jensen Entreprenør AS av 18.01.2016 Gratangen kommune, 15.02.2016 Rune Hjallar enhetsleder Side 19 av 27

Sak 22/16 SØKNAD OM STØTTE TIL LYDAVIS FOR 2016 Saksbehandler: Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 16/84 22/16 Formannskap 23.02.2016 Rådmannens innstilling: Gratangen kommune innvilger Norges Blindeforbund, Troms kr. 2.500,-. Beløpet belastes formannskapets disposisjonskonto 1.4700.1990.100. Norges Blindeforbund Troms produserer og utgir ukentlig lydavis som et viktig og kulturellt nyhetstilbud til alle medlemmer i Troms fylke. Avisen inneholder avisartikler fra fylkets aviser, eget stoff, sånn som bøker, dikt, reportasjer og informasjon gjeldende aktiviteter. Det søkes om et tilskudd på kr. 500,- pr medlem. i Gratangen kommune er det 5 medlemmer, slik at totalsummen blir kr. 2.500,-. Som vedlegg til saken følger: Brev Norges Blindeforbund 7/1-2016. Gratangen kommune, 10.02.2016 Rådmann Side 20 av 27

Sak 23/16 STRATEGIPLAN FOR SØR-TROMS REGIONRÅD Saksbehandler: Arkiv: 026 &30 Arkivsaksnr.: 16/217 23/16 Formannskap 23.02.2016 Rådmannens innstilling: Vedlagte strategiplan for Sør-Troms regionråd vedtas. Viser til vedlegg: Strategiplan for Sør-Troms regionråd. Som vedlegg til saken følger: Strategiplan for Sør-Troms regionråd Gratangen kommune, 10.02.2016 Rådmann Side 21 av 27

Sak 24/16 MELDING OM POLITISK VEDTAK- K4- FELLES IKT-TJENESTE- NY IT PLATTFORM Saksbehandler: Karl Fredrik Normann Arkiv: 062 Arkivsaksnr.: 16/221 24/16 Formannskap 23.02.2016 / Kommunestyre Innstilling: 1. K4 velger alternativ 1 - tjenesteproduksjon i nettskyen 2. Salangen kommune ved administrasjonssjefen gis fullmakt til å gjennomføre anbudsrunden og anta beste tilbyder. Dette i samarbeid med styringsgruppen K4. Saksframleget er utarbeidet av administrasjonssjefen i Salangen etter enighet om dette i styringsgruppa. Sakens vedlegg: - Saksvedlegg - Fremtidig valg av IKT plattform for K4 Sakens fakta Bakgrunnen for denne saken er dagens IKT plattform for K4. IKT plattformen er lokalisert i Salangen kommunes Herredshus. IKT plattformen preges i dag av mange års drift uten vesentlige endringer eller investeringer i datarommet og den øvrige driftsstrukturen. Situasjonen har over tid medført ustabiliteter med driftsavbrudd og påfølgende produksjonstap i kommunene. Produksjonstapet har periodevis vært betydelig. Styringsgruppen K4 har med denne bakgrunnen fått utarbeidet en forstudie for å avklare og dokumentere dagens status, samt tilrettelegge for valg av ny IKT plattform for K4. Dette saksfremlegget må dermed leses i sammenheng med vedlegget. Vedlegget gir et korrekt bilde av dagens situasjon, hvilke forutsetninger som er lagt til grunn for arbeidet, økonomi, alternative løsninger samt oppsummering og anbefaling. Dette saksfremlegget vil dermed kun omfatte de vedtak som må treffes i K4. Rådmannens vurdering Sakens vedlegg gir et riktig bilde av dagens IKT plattform. Datahavariet i påsken 2014 hadde mange konsekvenser, men den kanskje viktigste konsekvensen var en felles grunnleggende forståelse og aksept av at dagens IKT situasjon ikke kan vedvare. Deler av styringsgruppen K4 var derfor på møte med Moss kommune, som er den kommunen i landet som har gått lengst i å ta skytjenester i bruk som grunnlag for tjenesteproduksjonen. I bakkant av besøket i Moss er det gjennomført en serie med møter mellom Moss kommune og K4. Dette administrative samarbeidet har vært viktig for å trekke opp linjene bak denne sakens vedlegg. Side 22 av 27

Sak 24/16 Basert på dagens situasjon må K4 overordnet sett ta et valg om en ønsker å fortsatt investere i dagens datarom med den teknologien som ligger der eller ta i bruk skytjenester som plattform for kommunenes IKT tjenester. Forstudien gir en klar anbefaling på å ta i bruk skytjenester. Det er flere faktorer som peker på at et slikt valg vil være gunstig for K4. Sakens vedlegg gir en oppstilling av de to alternativene med en vurdering av disse. K4 kjenner dagens løsning godt. Når det gjelder skytjenestene vil en i tillegg til de fagmessige vurderingene som er angitt i vedlegget, peke på følgende forhold: - økt fleksibilitet - lavere driftskostnader - forbedret driftsmessig stabilitet De økonomiske kalkylene for begge alternativene er omhandlet i vedlegget. Her har K4 kommunene et felles tydelig ønske om å ikke øke lånegjelden som en følge av en mulig overgang til skytjenester. Styringsgruppen K4 har på et tidlig stadium besluttet å forberede en sak til politisk beslutning der en gir et reelt alternativ til dagens datarom og den teknologien som ligger i et slikt datarom. I prosessen frem til den politiske beslutningen har det i tillegg til forstudie blitt arbeidet med risiko og sårbarhetsanalyser samt anbudsgrunnlag. Anbudsgrunnlaget tar hensyn til det felles økonomiske behovet for ikke å øke lånegjelden samt de rent faglige vurderingene som ligger til grunn for anskaffelsen. Anbudsprosessen gjennomføres av Finnut Consulting AS, i nært samarbeid med administrasjonssjef i Salangen kommune. Anbudet som legges ut med det aller første tar forbehold om politisk godkjenning. En slik vinkling av anbudet er vesentlig for å sikre fremdrift. Når det gjelder faktoren økonomi så vil resultatet fra anbudsrunden gi svar på hvilke alternativer markedet og tilbyderne har til en tradisjonell kommunal investering. Det er fra styringsgruppens synspunkt lite ønskelig med en tradisjonell lånebasert investering. Det ligger videre en klar forståelse av at investeringen deles likt mellom kommunene i K4. Driftsmessig vil den enkelte kommune kun betale for de tjenestene og de kvalitetene som hver enkelt kommune selv velger. Denne løsningen vil medføre lavere driftskostnader som synliggjort i sakens vedlegg. Rådmannen viser dermed til sakens vedlegg og vurderingene rundt de to alternativene. I et helhetlig bilde vil en anbefale løsningen med overgang til skytjenesten. Alternativet med reinvestering og videre drift av datarom vurderes som lite fremtidsrettet og dermed mindre hensiktsmessig for fremtidens K4 kommuner. Rådmannens tilrådning: 1. K4 velger alternativ 1 - tjenesteproduksjon i nettskyen 2. Salangen kommune ved administrasjonssjefen gis fullmakt til å gjennomføre anbudsrunden og anta beste tilbyder. Dette i samarbeid med styringsgruppen K4. Som vedlegg til saken følger: Fremtidig valg av IKT plattform for K4 Side 23 av 27

Sak 24/16 Gratangen kommune, 15.02.2016 Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver Side 24 av 27

Sak 25/16 HØRING- NYTT INNTEKSSYSTEM FOR KOMMUNENE Saksbehandler: Karl Fredrik Normann Arkiv: 233 Arkivsaksnr.: 16/200 25/16 Formannskap 23.02.2016 / Kommunestyre Innstilling: Regjeringen har sendt ut på høring forslag til nytt inntektssystem for kommunene. Høringsdokumentet er på hele 101 sider og er komplisert lesning. Høringsfristen er satt til 1. mars 2016. KS arbeider med høringsuttalelse og har i den forbindeles sendtut 2 dokumenter; Høring på forslag til nytt inntektssystem og laget en virkningstabeller for bla Troms. Begge disse legges ved saken som vedlegg. Saken legges fram uten innstilling. Som vedlegg til saken følger: Virkningstabell for Troms Høring på forslag - KS Gratangen kommune, 16.02.2016 Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver Side 25 av 27

Sak 26/16 SØKNAD OM KRAV OM 50% REDUKSJON PÅ VANNAVGIFT FOR TERMIN 02-2015 HELGE JOHNSEN GNR 60 BNR 5 Saksbehandler: Torbjørn Johnsen Arkiv: 231 &16 Arkivsaksnr.: 15/1525 26/16 Formannskap 23.02.2016 Innstilling: Gratangen kommune tar ikke klagen til følge. Det er ikke kommet nye momenter i saken som tilsier at klagen skal tas til følge. Vedtaket er endelig og kan ikke påklages. Det er lagt vekt på at Gratangen kommune tar månedlige prøver av Dudalen vannanlegg. Det framkommer ikke noe på disse prøvene som tilsier dårlig vannkvalitet. Det vises også til siste prøve tatt hos klager den 14.12.2015 hvor vannkvaliteten er god. 1. Innledning: Klager: Helge Johnsen, Sortebekkveien 2, 9470 GRATANGEN Eier av gnr 60 bnr 5 og er tilknytt kommunalt vannledningsnett fra Dudalen vannverk. Klager har i e-post 16.11.2015 fremmet krav om 50 % reduksjon på vannavgiften for termin 02-2015 på grunn av dårlig vannkvalitet. Klagers begrunnelse: "Vannet som Gratangen kommune har levert i denne perioden har ikke vært egnet som drikkevann og jeg har derfor måttet hentet vann i andre kommuner til drikkevann. 2. Faktadel: Gratangen kommune har i e-post 04.12.2015 svart på klagers e-post. Gratangen kommune tar vannprøver av drikkevannet hver måned. I Dudalen vannverk tas det prøver på råvann, filtrert vann, etter UV-anlegg og nettvann. Det er ikke blitt registrert noe dårlig vann kvalitet på anlegget det siste året. Vi er heller ikke blitt gjort kjent med at det har vært dårlig kvalitet på vannet. Administrasjon har den 14.12.2015 tatt vannprøve i boligen til Helge Johnsen gnr 60 bnr 5 (nettprøve). Prøven viser god vannkvalitet og er innenfor de fastsatte normer for god vannkvalitet. Klager er i e-post 22.12.2015 fra Gratangen kommune informert om resultatet av vannprøven som er tatt 14.12.2015, og som er av god vannkvalitet. samt at det ikke gis reduksjon i vannavgiften. Klager har påklaget dette vedtaket med følgende begrunnelse: "Viser til tidligere tilsendtet e- poster vedrørende vannavgiften. Vet ikke hvilke rutiner Gratangen kommune har når det tilkobles nye abonnementer til eksisterende vannledning med det er og har alltid vært et problem her hos meg forbi jeg ligger lavest og er sist på denne vannledningen og får dermed all humus og andre realiteter hit. Det er beklagelig at Gratangen kommune ikke gir beskjed før vannet stenges av og nye tilkoblinger blir gjennomført. Denne gangen gikk det flere måneder før jeg kunne bruke vannet som drikkevann. Mitt krav om 50% avslag på vannavgiften opprettholdes". Side 26 av 27

Sak 26/16 3.Rådmannens vurdering: Drikkevann skal, ved uttak fra kommunal ledning, oppfylle krav stilt i Drikkevannsforskriften, dvs. være hygienisk betryggende, klart og uten fremtredende lukt, smak eller farge. Det skal ikke inneholde fysiske, kjemiske eller biologiske komponenter som kan medføre risiko for helseskade ved vanlig bruk. Gratangen kommunen oppfyller kraven i drikkevannforskriften. Gratangen kommune tar månedlige prøver av Dudalen vannanlegg. Det framkommer ikke på noen av prøvene som er tatt det siste året, at anlegget har dårlig vannkvalitet. Det vises også til siste prøve tatt hos klager den 14.12.2015. Brudd eller tilkobling som skaper dårlig vannkvalitet gir ikke grunnlagt for reduksjon. Kommune har ikke mottatt klager fra andre abonnementsholdere på anlegget. Det har ikke vært klaget på vann kvalitet tidligere. Kommunen har hatt to stopp på anlegget. Brudd 28.07.2015 og stopp i produksjon pga teknisk svikt i anlegget den 26.07.2015. Det er ikke mottatt andre skriftlige klager i 2015. Tilkobling til anlegget skjer under trykk, og går ikke ut over vann kvaliteten. Rådmann tilrår ikke klagen tatt til følge. Som vedlegg til saken følger: Vedl. - kopi av prøvet tatt den 16.11.15 og 14.12.15 - e-post datert datert 16.11.15 og 06.01.2016 fra klager og kommune e-poster datert 04.12, 18.12 og 22.12.15. Gratangen kommune, 14.01.2016 Torbjørn Johnsen fagkonsulent Side 27 av 27