EID KOMMUNE Driftsutvalet Møteinnkalling Møtedato: 18.04.2013 Møtestad: Eid ungdomsskule (MERK STADEN) Møtetid: Kl. 14:00 Sakliste Sak nr. Saktittel 014/13 Referatsaker 015/13 Godkjenning av innkalling og saksliste 016/13 Godkjenning av møteprotokoll 017/13 Mindre endringar - Økonomireglementet og Reglar for styring av investeringsprosjekt 018/13 Politisk organisering - arbeidsdeling Orienteringar: 1) Orientering om Eid ungdomsskule ved elevrådet og rektor. 2) Orientering om Den Gode Skuleeigaren. Følgjande saker vert lagt ut på Poltikarportalen etter kvart dei vert ferdige: Kommuneplan, samfunnsdelen. Årsrapport 2012 Sak om omsorgssenter. Auka mottak av flyktningar. Bustadsosial handlingsplan. Skjenkeløyve Strandstaden.
Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melda frå så snart råd er, tlf. 57 88 58 00, slik at varamedlem kan bli innkalla. Varamedlemer møter etter nærare innkalling. Dokument som ikkje er tilsende, kan du få kopi av på rådhuset. Dokument som ikkje er offentlege, vil bli utleverte i møtet. Dersom medlemene på førehand ønskjer å gjere seg kjent med innhaldet i desse dokumenta, er dei tilgjengelege på rådhuset. Eid kommune Jostein Huneide /s Ordførar/leiar Terje Moldestad /s sekretariatet tlf:
EID KOMMUNE Møtebok SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Saksansv. Driftsutvalet 18.04.2013 014/13 TMO Avgjerd av: Saksansv.: Terje Moldestad REFERATSAKER Arkiv: Namn-, Namn- Objekt: Arkivsaknr 13/747 Nr Dok.ID T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 13/2481 I 03.03.2013 Utdanningsdirektorat et Vedtak om godkjenning etter privatskoleloven Kjølsdalen Privatskule SA 2 13/3785 I 04.04.2013 Eid ungdomskule referat frå møte i FAU 13.03.13 RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Refererte saker vert tekne til etterretning slik dei ligg føre.
EID KOMMUNE Møtebok SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Saksansv. Driftsutvalet 18.04.2013 015/13 TMO Avgjerd av: Saksansv.: Terje Moldestad Arkiv: Namn-, Namn- Objekt: Arkivsaknr 13/748 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Godkjenning av innkalling og sakliste vert godkjent.
EID KOMMUNE Møtebok SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Saksansv. Driftsutvalet 18.04.2013 016/13 TMO Avgjerd av: Saksansv.: Terje Moldestad Arkiv: Namn-, Namn- Objekt: Arkivsaknr 13/749 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Møtereferatet for driftsutvalet den 06. mars kan lesast under fana for «referater» på Politikarportalen RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Møteprotokollen frå siste møte vert teke til etterretning.
EID KOMMUNE Møtebok SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Saksansv. Formannskapet 07.03.2013 027/13 ELE Driftsutvalet 18.04.2013 017/13 ELE Samfunnsutviklingsutvalet 18.04.2013 ELE Formannskapet 25.04.2013 ELE Kommunestyret 02.05.2013 ELE Avgjerd av: Kommunestyret Saksbehandler: Elin Leikanger Arkiv: 031 Objekt: Arkivsaknr 11/320 Mindre endringar - Økonomireglementet og Reglar for styring av investeringsprosjekt Prenta vedlegg: 1. Økonomireglement for Eid kommune, framlegg 2. Reglar for styring av investeringsprosjekt, framlegg Kva saka gjeld: Saka gjeld mindre endringar i kommunale reglement. Bakgrunn for saka: Eid kommunestyre vedtok 17.03.2011 Reglar for styring av investeringsprosjekt innan bygg og anlegg, desse utdjupar kap 8. i Økonomireglementet. Reglar for styring av investeringsprosjekt har ført til ein betre struktur og kontroll i arbeidet med investeringar. Saksutgreiing:
Administrasjonen ønskjer å kome med framlegg til nokre mindre endringar i investeringsreglementet: Innføring av politisk styringsgruppe for større investeringsprosjekt Det er ønskjeleg med sterkare politisk forankring, og klare rapporteringsrutinar knytt til dei største investeringsprosjekta. Det går no fram av kap 2.1 at «Ved prosjekt med budsjett på meir kr 5 mill eks mva skal eit av utvala vere politisk styringsgruppe. Rutinar for rapportering til politisk styringsgruppe skal gå fram av prosjektplanen.» Politisk handsaming av rom- og funksjonsprogram Gjeldande reglement seier at rom- og funksjonsprogram (byggeprogram) skal godkjennast av kommunestyret. Her vert det gjort framlegg om at denne godkjenninga vert delegert til formannskapet. I fall finansieringa ikkje strekk til, må saka vidare til kommunestyre. Tilsvarande vert då også innarbeidd i Økonomireglementet pkt 8.8.2. Vurdering: Framlegg om politisk styringsgruppe vil gjelde følgjande vedtekne prosjekt: Prosjekt Ny kommunal vasskjelde/avløpsleiing (frå Hornindalsvatnet) Utfylling på Nordøyrane Bustadfelt i Hogaåsen Flyktningbustader Utviding av Stårheim skule Politisk styringsgruppe Samfunnsutviklingsutvalet Samfunnsutviklingsutvalet Samfunnsutviklingsutvalet Driftsutvalet Driftsutvalet Dersom formannskapet får fullmakt til å godkjenne rom- og funksjonsprogram, kan dette forkorte byggjetida for investeringsprosjekt. RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Framlegg til endringar i Økonomireglementet og Reglar for styring av investeringsprosjekt vert godkjende slik dei ligg føre, jf vedlegg. 07.03.2013 FORMANNSKAPET Saka er ikkje handsama i driftsutvalet og utval for samfunnsutvikling. Ordførar ynskjer å utsetje saka til møta i april. F-027/13 VEDTAK(SAMRØYSTES): Formannskapet utsett saka til dei politiske møta i april. Ørjan Raknes Forthun -rådmann-
EID KOMMUNE Møtebok SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Saksansv. Formannskapet 07.03.2013 026/13 ELE Kommunestyret 14.03.2013 ELE Samfunnsutviklingsutvalet 18.04.2013 ELE Driftsutvalet 18.04.2013 018/13 ELE Formannskapet 25.04.2013 ELE Kommunestyret 02.05.2013 ELE Avgjerd av: Saksbehandler: Elin Leikanger Politisk organisering - arbeidsdeling Arkiv: 033 Objekt: Arkivsaknr 13/404 Prenta vedlegg: KS - 73 /11 Politisk organisering Modeller for politisk organisering Delegeringsreglement for Eid kommune, sist oppdatert 13.12.12 Aktuelle lover, forskrifter, avtalar m.m.: Kommunelova Kva saka gjeld: Saka gjeld mindre endringar i arbeidsdeling mellom dei politiske utvala. Bakgrunn for saka: Kommunestyret handsama i sak KS 73/11 Ny politisk organisering. Det vart gjort følgjande vedtak: 1. Kommunestyret ber administrasjonen arbeide vidare med modell 3 2. Kommunestyret legg ned politisk forhandlingsutval. 3. Kommunestyret legg ned tingingsutvalet. 4. Kommunestyret oppretter eit finansutval.
5. Kommunestyret ber administrasjonen førebu ei revidering av delegasjonsreglementet til dei politiske møta i september 2011, i tråd med dette vedtaket. Delegeringsreglement ligg ved denne saka. Administrasjonen har no fått i oppgåve å vurdere følgjande: - Overføring av saker etter pbl frå formannskapet til samfunnsutviklingsutvalet - Utvala si involvering i budsjettprosessen Administrasjonen ønskjer elles at kommunestyret vurderer innhaldet i delegeringsreglementet pkt 2.7 Rapportering: «Administrative vedtak etter delegert myndigheit skal refererast i vedk. politiske organ saka sorterer under i første etterfølgjande møte.» På dette punktet har utvala hatt ulik praksis, og kommunestyret bør vurdere om slik rapportering er ønskjeleg eller ikkje. Saksutgreiing: Sak KS-73/11 Politisk organisering legg opp til følgjande arbeidsdeling mellom utvala: FORMANNSKAP DRIFTSSTYRE SAMFUNNSUTVIKLING Økonomiplan Årsbudsjett Årsrekneskap Skattevedtak Årsrapport Planstrategi Kommuneplan Reguleringsplanar Disp. frå K-plan Bygge- og deleforbod Klagebehandling (regulerings- og byggesaker) Årsrapport Bevillingar Sjukeheim Open omsorg Tildeling Bufellesskap Habilitering Rehabilitering NAV Sosial bustadutvikling Barnevern Avlastning Helsestasjon Integrering Skole Barnehage Voksen-opplæring PPT Kulturskulen Bevillingar Årsrapport Bibliotek Operahuset Lag og foreiningar Park Miljø Vei/samferdsle V/A ROS Eigedomsforvaltning Næringssaker Folkehelse Oppfølging av interkommunalt samarbeid. Det er stor skilnad i saksmengd mellom dei ulike utvala. I 2012 var fordelinga slik: Tal møte Tal saker Formannskap 16 193 Samfunnsutviklingsutval 4 36 Driftsutval 11 73 Ved gjennomgang av saker handsama i utvala, ser ein at fleire saker som etter vedtak i KS- 73/11 skulle ha vore handsama i samfunnsutviklingsutvalet i staden har gått til formannskapet. Dette gjeld primært næringssaker og samferdslesaker.
Saker etter plan og bygningslova I gjeldande delegeringsreglement mynde etter plan- og bygningslova delegert til formannskapet så langt kommunen har slik mynde, og såframt avgjerdsmynde ikkje ligg til kommunestyret i medhald av lov, forskrift eller reglement. Same mynde er delegert til rådmannen, men med følgjande avgrensing: «Mynde gjeld i enkeltsaker eller typar av saker som ikkje er av prinsipiell betydning så langt kommunen har slik mynde, og såframt avgjerdsmynde ikkje ligg til kommunestyret i medhald av lov, forskrift eller reglement.» Byggjesakshandsaming 2012 kan oppsummerast slik: Type sak Tal saker Politisk handsaming Rammesøknader 13 Eitt-trinnssøknader 22 Enkle tiltak 43 Dispensasjon frå plan 13 4 Klager 6 6 Tvangsmulkt 2 2 I praksis vert nær sagt alle enkeltsaker etter pbl (byggesaker) handsama administrativt. Klage på vedtak vert lagt fram for formannskapet, før evt oversending til Fylkesmannen. Plansaker vert i all hovudsak handsama politisk. Det er berre kurante «mindre endringar» etter pbl som vert godkjende administrativt. Dei siste åra før politisk omorganisering fungerte teknisk styre som planutval, og sat såleis med same ansvar som formannskapet har ved gjeldande organisering. Det er teoretisk mogeleg å dele politisk handsaming av plansaker og/eller byggesaker i to ulike utval. Dette har vore prøvd i tidlegare valperiodar, der overordna kommuneplanlegging har lagt til formannskapet, medan reguleringsplanlegging og byggesakshandsaming har lagt til teknisk styre. Budsjett og økonomiplan Følgjande går fram av vedlegg til sak KS-73/13: Vedtak knytt til årsbudsjett, økonomiplan og årsrekneskap vert berre gjort i formannskap og kommunestyre. Årsbudsjett, økonomiplan og årsrekneskap skal drøftast i eit finansutval som er sett saman av formannskapsmedlemmar, gruppeleiarar for parti som ikkje er representert i formannskapet og utvalsleiarar. Finansutvalet har møte når formannskapet handsamar dei nemnde sakene. Årsbudsjett og økonomiplan skal vere på sakslista på alle møter i Formannskapet fra august til desember etter nærare plan. Delegeringsreglementet pkt 2.7 Rapportering: Det er ikkje noko i kommunelova som tilseier at vedtak skal refererast i fagstyre eller formannskap. Vurdering:
Saker etter plan og bygningslova: Det er administrasjonen si vurdering at byggjesaker (inkl. dispensasjonar og klagesaker) bør ligge til same politiske utval som har ansvar for kommuneplanen sin arealdel (jf pbl kap 11) og reguleringsplan (pbl kap 12) Her er fleire grunnar til dette: - Ny plan- og bygningslov har sterkare binding enn før mellom plan- og byggesak, jf 1-7: «Søknad om rammetillatelse kan følge reguleringsplanforslaget og behandles sammen med planforslaget, jf. 12-15 og 21-4» - Søknad om dispensasjon frå reguleringsplan bør handsamast av det utvalet som har ansvar for utarbeiding av slik plan. - Klagesaker bør handsamast av det utvalet som har ansvar for andre saker etter plan- og bygningslova. Klagehandsaming etter pbl opnar ikkje for særleg grad av skjønn, kjennskap til lov- og planverk er avgjerande. Administrasjonen har forståing for ønskje om å redusere arbeidsbyrda for formannskapet, og sikre ei jamnare fordeling av saksmengd mellom dei ulike utvala. Ei mogeleg løysing kan vere å nytte utvala som styringsgrupper for planarbeid etter plan og bygningslova. Formannskapet kan ved ei slik løysing framleis ha ansvar for dei formelle vedtaka etter pbl, men det faglege ansvaret for oppfølgjing av planprosessane vert lagt til dei utvala som har det faglege ansvaret for tenesteytinga. Kva politisk prosess ein legg opp til bør innarbeidast i planprogrammet for dei ulike kommunedelplanane/temaplanane. Med grunnlag i vedteken planstrategi og arbeidsdeling mellom utvala gjer administrasjonen framlegg om følgjande fordeling av styringsgruppeansvar: Plan Oppstart Politisk styringsgruppe Kdp for oppvekst 2013 Driftsutvalet Kdp for helse og omsorg 2015 Driftsutvalet Kdp for idrett, friluftsliv, fysisk aktivitet og Pågår Samfunnsutviklingsutvalet folkehelse Kdp næringsutvikling (interkommunal) 2013 Samfunnsutviklingsutvalet Kdp veg- og trafikktrygging 2015 Samfunnsutviklingsutvalet Kdp klima- og energi 2013 Samfunnsutviklingsutvalet Kdp vatn- og avløp 2014 Samfunnsutviklingsutvalet Kdp kulturminne 2014 Samfunnsutviklingsutvalet Arealdelen Pågår Formannskapet Handlingsdel og økonomiplan Årleg Formannskapet Beredskapsplan Årleg Formannskapet Budsjett og økonomiplan Det er ønskjeleg at fagstyra får lagt fram budsjett og økonomiplan som drøftingssak. Dette kan innarbeidast i sakshandsamingsrutinane. Delegeringsreglementet pkt 2.7 Rapportering: Det er ei politisk vurdering kor vidt administrative vedtak skal refererast. Administrasjonen si vurdering er at kommunestyret sitt tilsynsansvar bør ivaretakast på andre måtar enn ved
referering av vedtak. Det er også slik at alle offentlege dokument no ligg tilgjengeleg for innsyn på kommunen si heimeside. RÅDMANNEN SI TILRÅDING: - Det vert ikkje gjort endringar i delegering etter plan- og bygningslova. - Fagstyra skal nyttast som politiske styringsgrupper i planarbeid etter plan- og bygningslova, jf saksutgreiinga - Budsjett og økonomiplan skal leggjast fram for fagstyra som drøftingssak. Rådmannen utarbeider rutiner som sikrar slik handsaming - Punkt 2.7 i delegeringsreglementet går ut. 07.03.2013 FORMANNSKAPET Saka er ikkje handsama i driftsutvalet og utval for samfunnsutvikling. Ordførar ynskjer å utsetje saka til møta i april. F-026/13 VEDTAK(SAMRØYSTES): Formannskapet utsett saka til dei politiske møta i april. Ørjan Raknes Forthun -rådmann-