EID KOMMUNE Driftsutvalet HOVUDUTSKRIFT

Transkript

1 EID KOMMUNE Driftsutvalet HOVUDUTSKRIFT Møtedato: Møtetid: Kl. 14:00 Møtestad: Formannskapssalen Saksnr.: 050/15-056/15 Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedl. Møtte Parti Sissel Ommedal KRF Åse Liv Lote SP Sonja Edvardsen AP Siri Sandvik AP Ugilde Sak Følgjande varamedl. Møtte Møteleiar: Frå adm. møtte: Utlevert i møtet: Orientering: Sp.mål/interpell.: Synfaring: Diverse: Jostein Huneide Harald Sivertsen, Marianne Salveson. Lisbeth F. Nord i orienteringssaka om La bygget. Informasjonsbrosjyre om omsorgssenteret og fleirbrukshallen LA Bygget, Omsorgssenteret, Fleirbrukshall administrativ høyringsuttale til Utdanningsdirektoratet i høve søknad frå Kjølsdalen Montessoriskulem Trafikksikker kommune. Skjenkeløyve Chen Underskrifter: Anne Britt Andersen Jostein Huneide Grethe D. Sandven

2 Sakliste Sak nr. Saktittel 050/15 Godkjenning av innkalling og saksliste 051/15 Godkjenning av møteprotokoll 052/15 Referatsaker 053/15 Orienteringssaker til driftsutvalet /15 Samhandlingsreforma - tre nye delavtalar mellom Helse Førde og Eid kommune: Psykisk helse og rus, beredskap og lærings- og meistringstilbod. 055/15 Klage på skyssreglar vedtekne i revidert skyssreglement - DFU 044/15 056/15 Politisk organisering - evaluering

3 EID KOMMUNE Møtebok SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Saksansv. Driftsutvalet /15 JEA Avgjerd av: Saksansv.: Janne Endal Andersson Arkiv: Namn-, Namn- Objekt: Arkivsaknr 15/1452 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Innkalling og sakliste vert godkjent DRIFTSUTVALET DFU-050/15 VEDTAK: Innkallinga og saklista til møtet den vart godkjent, samrøystes.

4 EID KOMMUNE Møtebok SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Saksansv. Driftsutvalet /15 JEA Avgjerd av: Saksansv.: Janne Endal Andersson Arkiv: Namn-, Namn- Objekt: Arkivsaknr 15/1453 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Møteprotokollen frå møte den vert godkjent DRIFTSUTVALET DFU-051/15 VEDTAK: Utvalet vil gje ein merknad på at saka kom seint ut på politikarportalen. Møteprotokollen frå den vart elles godkjent, samrøystes.

5 EID KOMMUNE Møtebok SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Saksansv. Driftsutvalet /15 JEA Avgjerd av: Saksansv.: Janne Endal Andersson REFERATSAKER Arkiv: Namn-, Namn- Objekt: Arkivsaknr 15/1451 Nr Dok.ID T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 15/8034 I Kommunal- og moderniseringsdepart ementet Høyring - Forslag til endring av forskrift om tilskudd til utleieboliger 2 15/7541 I Nordfjordeid skule Referat frå møte i samarbeidsutvalet ved Nordfjordeid skule /8967 I Helse Førde v/jan Vidar Roseth Samhandlingsreforma - oversyn over avtalar og prosjekt i Sogn og Fjordane 4 15/8899 I Helsedirektoratet Innvilger tilskudd til SLT koordinator over statsbudsjettet 2015 kap 718 post /9199 I Fylkesmannen i Sogn og Fjordane 6 15/9396 U Utdanningsdirektorat et 7 15/9681 U Utdanningsdirektorat et v/ Trude Rime 8 15/9871 I Barne- ungdoms- og familiedepartementet Eid kommune - Tilskot til Tilbod til vaksne med langvarige og samansette behov for tenester og barn og unge med samansette hjelpebehov Uttale frå Eid - høyring finansiering private barnehager Uttale i høve søknad får Kjølsdalen Montessoriskule Sa - søknad etter privatskoleloven Vedr. høring om utkast til reviderte retningslinjer for saksbehandling i barneverntjenesten,

6 rundskriv Q 1036 B RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Refererte saker vert tekne til etterretning slik dei ligg føre DRIFTSUTVALET DFU-052/15 VEDTAK: Driftsutvalet vil at referatsaka om skulevegen vert politisk handsama når uttalen frå Statens Vegvesenet ligg føre. Refererte saker vart elles tekne til etterretning slik dei låg føre, samrøystes.

7 EID KOMMUNE Møtebok SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Saksansv. Driftsutvalet /15 ÅKR Avgjerd av: Saksbehandler: Åslaug Krogsæter Arkiv: 033 Objekt: Arkivsaknr 15/239 Orienteringssaker til driftsutvalet Omsorgssenter 2. Fleirbrukshall 3. Høyringsuttale private barnehagar 4. Høyringsuttale ungdomstrinn ved Kjølsdalen Montessoriskule 5. Trafikksikker kommune 6. LA-bygget 7. Skjenkeløyve Chen RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Orienteringa vert teken til vitande DRIFTSUTVALET DFU-053/15 VEDTAK: Orienteringa vart teken til vitande, samrøystes.

8 Åslaug Krogsæter -rådmann-

9 EID KOMMUNE Møtebok SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Saksansv. Eid Eldreråd /15 KKR Eid råd for funksjonshemma /15 KKR Driftsutvalet /15 KKR Formannskapet KKR Kommunestyret KKR Avgjerd av: Saksbehandler: Kari Krogh Arkiv: Objekt: H00 Arkivsaknr 14/1333 Samhandlingsreforma - tre nye delavtalar mellom Helse Førde og Eid kommune: Psykisk helse og rus, beredskap og lærings- og meistringstilbod. Prenta vedlegg: Framlegg til avtalar mellom Eid kommune og Helse Førde HF: 1. Delavtale om psykiske helsetenester og rusbehandling 2. Delavtale om samarbeid om beredskap 3. Delavtale om lærings- og meistringstilbod Bakgrunn for saka: Rammeavtale mellom Helse Førde og kommunane i Sogn og Fjordane Koordineringsrådet Koordineringsrådet Aktuelle lover, forskrifter, avtalar m.m.: Helse- og omsorgstenestelova og spesialisthelsetenestelova. Saksopplysningar: Det er i inngått rammeavtale mellom Helse Førde og Eid kommune bestemt at det skal utarbeidast delavtalar på m.a. desse områda: Psykiske helsetenester og rusbehandling Samarbeid om beredskap Lærings- og meistringstilbod

10 Psykiske helsetenester og rusbehandling Med bakgrunn i gjeldande rammeavtal, har partane, gjennom ei felles arbeidsgruppe, utarbeidd framlegg til ein delavtale om psykiske helsetenester og rusbehandling. Avtalen omhandlar aktuelle fellestiltak og partane sitt ansvar. Dei fleste av punkta i avtalen er felles for psykiske helsetenester og rusbehandling, men det er i eit eige punkt omtalt nokre særskilte førsegner for rusbehandling. Avtaleframlegget har vore handsama i avtaleutvalet, fagrådet og koordineringsrådet. Koordineringsrådet godkjende avtalen med tilkomne endringar den Årsaka til at avtaleframlegget ikkje er blitt følgt opp vidare før no, er m.a. generelle kapasitetsutfordringar, og at ein har avventa arbeidet med andre relevante avtalar. Delavtalen går no til endeleg handsaming og underskrift hos partane. Avtalen erstattar gjeldande delavtale frå 2008 om psykiske helsetenester. Samarbeid om beredskap Også her har ei arbeidsgruppe med representantar for partane utarbeidd eit avtaleframlegg med bakgrunn i gjeldande rammeavtale. I tillegg har Fylkesmannen i Sogn og Fjordane delteke i arbeidet. Avtalen utfyller pkt 5 i rammeavtalen, og vektlegg m.a. ansvar og rutinar når det gjeld varsling, psykososial omsorg og støtte, forsyningsberedskap, deling av ROS-analysar og beredskapsplanar, evaluering og oppfølging av beredskapssituasjonar og plan for felles øvingar. Avtaleframlegget har vore handsama i avtaleutvalet, fagrådet og koordineringsrådet. Koordineringsrådet godkjende avtalen med tilkomne endringar den Delavtalen går no til endeleg handsaming og underskrift hos partane. Lærings- og meistringstilbod Med bakgrunn i gjeldande rammeavtale og delavtale nr 2 om koordinerte tenester, har ei arbeidsgruppe med representantar for partane og brukarutvalet utarbeidd eit avtaleframlegg. Delavtalen har som føremål å avklare partane sitt ansvar for å bidra til å førebyggje, meistre og lære å leve med sjukdom/nedsett funksjonsevne - og å utvikle samarbeidet på dette området. Dette er ein viktig del av den samla rehabiliteringsverksemda. Avtaleframlegget har vore handsama i avtaleutvalet, fagrådet og koordineringsrådet. Koordineringsrådet godkjende avtalen med tilkomne endringar den Delavtalen går no til endeleg handsaming og underskrift hos partane. Vurdering: Alle avtaleframlegga er ei oppfølging av føresetnader nedfelte i gjeldande rammeavtale mellom kommunen og Helse Førde. Avtalane må også vurderast som naudsynte for å kunne stette krava i helse- og omsorgstenestelova 6 om samarbeidsavtalar mellom spesialist- og kommunehelsetenesta. Rådmannen ser det difor slik at kommunen bør inngå avtalar med Helse Førde på desse områda. Avtalane har i tillegg til felles arbeidsgrupper vorte grundig vurderte i avtaleutvalet,

11 fagrådet og koordineringsrådet, som også er felles samhandlingsarenaer for kommunane og Helse Førde. Det er ønskjeleg at desse avtalane er mest mogleg like frå kommune til kommune. Rådmannen vurderer avtaleframlegga som tenlege for å kunne fremje samhandlinga på viktige område, og ser ikkje at dei på noko punkt har eit innhald som kan slå uheldig ut for Eid kommune. RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Eid kommune inngår følgjande delavtalar med Helse Førde, i samsvar med vedlegg til saka: 1. Delavtale om psykiske helsetenester og rusbehandling 2. Delavtale om samarbeid om beredskap 3. Delavtale om lærings- og meistringstilbod EID RÅD FOR FUNKSJONSHEMMA ERF-020/15 VEDTAK: Som rådmannen si tilråding, samrøystes EID ELDRERÅD EER-020/15 VEDTAK: Som rådmannen si tilråding, samrøystes DRIFTSUTVALET DFU-054/15 VEDTAK: Som rådmannen si tilråding, samrøystes. Eid kommune inngår følgjande delavtalar med Helse Førde, i samsvar med vedlegg til saka: 1. Delavtale om psykiske helsetenester og rusbehandling 2. Delavtale om samarbeid om beredskap 3. Delavtale om lærings- og meistringstilbod

12 Åslaug Krogsæter -rådmann-

13 EID KOMMUNE Møtebok SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Saksansv. Driftsutvalet /15 HSI Avgjerd av: Saksbehandler: Anne-Grete Eikås Arkiv: Objekt: N06 Arkivsaknr 13/907 Klage på skyssreglar vedtekne i revidert skyssreglement - DFU 044/15 Prenta vedlegg: - Skyssreglement for grunnskulen i Eid kommune Vedlegg 1 - Klage på vedtak om vinterskyss for barn i Vedvika Vedlegg 2 - Klage på avslag om heilårs skuleskyss på Engeland Vedlegg 3 Aktuelle lover, forskrifter, avtalar m.m.: Opplæringslova 7-1 og 13-4 Kva saka gjeld: Innkomne klager på skyssreglar vedtekne i revidert skyssreglement DFU 044/ Bakgrunn for saka: Sidan skyssreglementet for Eid kommune vart vedteke i 2013, har vi fått nye gang- og sykkelvegar, auka trafikk på enkelte strekningar, og klage og søknad om heilårsskyss på grunn av trafikkfarlege vegar. I tillegg har fylkeskommunen teke over som skyssansvarleg i Sogn og Fjordane. Det har etter denne overtakinga vore gjennomført nøyaktige målingar frå heim til skule, og det vert ikkje gjort unntak for nokon. Viss ikkje lengda på 2 km (1. klasse) og 4 km ( klasse) er innfridd, har eleven ikkje rett på skyss. Unntak kan vere trafikkfarleg veg. På bakgrunn av desse forholda, var det nødvendig med revisjon av skyssreglementet. Som førearbeid for revisjon av «Skyssreglement for grunnskulen i Eid kommune», var representantar frå Eid kommune ved avdelingane oppvekst og drift på synfaring på dei aktuelle strekningane som vart vurderte. Vi har og samanlikna strekningane for at skysselevane frå ulike delar av kommunen skal få ei mest mogleg lik behandling.

14 Saksutgreiing: I møte i Driftsutvalet , DFU 044/15, vart pkt. 10 «Særskilde skyssreglar for grunnskuleelevar i Eid kommune» vedtekne etter rådmannen si tilråding: Gjeldande vedtak om fri skyss: Elevar frå klasse med skuleveg langs riksveg med fartsgrense på 70 km/t og manglande gang/sykkelveg har rett til skuleskyss. Dersom det er alternativ skuleveg som er kortare enn grensa for skuleskyss, skal denne nyttast. Elevar som må gå gjennom Erviktunnelen. Elevar i klasse som må passere toppen av Gota aust for Nyttingnes gartneri. Elevar frå Remmedalen Elevar i klasse som bur på sørsida av rv.15 frå Alsaker til Hjelle vegkryss. Elevar i klasse frå Nordheim, Nordnes og Kviane til gangvegprosjektet ved Nor bru er ferdig, og deretter for elevar i klasse til brua ved mølla på fv. 663 er forbetra for gåande. Vinterskyss 15. oktober 15. mars: Elevar som bur ovanfor Hauebrua i Kjølsdalen Elevar frå Stårheimsæter Elevar frå vestsida av Hjelmelandsdalen som bur meir enn 2 km frå skulen. Elevar frå austsida av Hjelmelandsdalen som må passere svingen mellom Lidene og Balsnes. Elevar i klasse frå Taklo Elevar frå Rindane Elevar frå Vedvika I ettertid har det kome to klager på det reviderte skyssreglementet: 1. Klage på vedtak om skuleskyss for barn i Vedvika Elevane i Vedvika hadde før revisjon av reglementet full skyss. Det er 1,9 km mellom Vedvik og Hjelle skule, så avstanden er under skyssgrensa. Det har likevel i alle år vore praktisert full skyss på bakgrunn av skjønnsmessig vurdering om farleg skuleveg. Då vi no skulle gå inn i alle skysstrekningane på nytt, og samtidig vurdere skysstrekningar opp mot kvarandre i kommunen, vart vår konklusjon og tilråding i saka at elevane i Vedvika har rett på vinterskyss. Heimen til elevane i Vedvika vart munnleg informert om tilrådinga, og at endeleg vedtak ville bli gjort i møte i Driftsutvalet I brev datert har Eid kommune motteke klage på vedtaket om vinterskyss for elevane i Vedvika. Det vert vist til at fv. 664 er like farleg sommar som vinter, den manglar vegskulder, gatelys, har fartsgrense på 80 km/t og aukande anleggstrafikk. Det vert også vist til at vegarbeid på rv. 15 vil gjere trafikkbildet vanskelegare for ein 9-åring. (Vedlegg 2) 2. Klage på vedtak om skuleskyss for barn på Engeland

15 Elevane på Engeland hadde vinterskyss før revisjon av skyssreglementet. I brev datert kom det søknad om heilårs skuleskyss med grunngjeving i at fylkesveg 661 mellom Engeland og Haugen skule er smal og svingete, og den har ikkje gangfelt eller lys. Det er 80 km fartsgrense og mykje tungtransport. I tillegg må barna krysse riksveg 15 på bakketopp utan merka gangfelt. Eid kommune informerte heimen i brev om at saka ville bli vurdert saman med andre skyssaker i Eid kommune i samband med revisjon av skyssreglementet. Etter samla vurdering frå administrasjonen si side i sak DFU 044/15, vart det tilrådd vinterskyss som før for elevane i Hjelmelandsdalen. Vedtaket i Driftsutvalet vart som tilrådinga. I brev datert kom det klage på dette vedtaket der det vert påpeika at vegen er utrygg for barn å gå også utanom vinterskyssperioden frå 15. oktober til 15. mars. «Skulevegen består av einfeltsveg med 80-sone, mykje trafikk (av både bilar og hjort), ingen veglys, ingen gangveg og utan sikkert kryssingspunkt over bakketoppen ved Bjørlo Haugen.» (Vedlegg 3) Vurdering: Ut frå den grundige vurderinga av ulike skysstrekningar som vart gjort som førearbeid til politisk handsaming i Driftsutvalet , kan vi ikkje sjå at det har kome nye moment som endrar pkt. 10 i skyssreglementet. RÅDMANNEN SI TILRÅDING: 1. Klage på vedtak om vinterskyss for barn i Vedvika vert ikkje imøtekomen. 2. Klage på vedtak om vinterskyss for barn på Engeland vert ikkje imøtekomen. 3. Begge sakene vert sendt til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane som er klageinstans, jf. Forvaltningslova 33 fjerde ledd første punktum, jf. Opplæringslova 15-2 og delegasjon frå departementet DRIFTSUTVALET Eid Senterparti fremjar følgjande framlegg:: Punkt nr. 2 i rådmannen si tilråding vert endra til:»klage på vedtak om vinterskyss for barn på Engeland vert imøtekomen». Det vart røysta punktvis. Eid Sp sitt framlegg på punkt nr. 2 fall mot 6 stemmer DFU-055/15 VEDTAK: 1. Klage på vedtak om vinterskyss for barn i Vedvika vert ikkje imøtekomen. Samrøystes vedteke.

16 2. Klage på vedtak om vinterskyss for barn på Engeland vert ikkje imøtekomen. Vedtek mot 3 stemmer.. 3. Begge sakene vert sendt til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane som er klageinstans, jf. Forvaltningslova 33 fjerde ledd første punktum, jf. Opplæringslova 15-2 og delegasjon frå departementet. Samrøystes vedteke. Åslaug Krogsæter -rådmann-

17 EID KOMMUNE Møtebok SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Saksansv. Formannskapet ÅKR Eid Eldreråd /15 ÅKR Eid råd for funksjonshemma /15 ÅKR Driftsutvalet /15 ÅKR Samfunnsutviklingsutvalet /15 ÅKR Formannskapet /15 ÅKR Driftsutvalet /15 ÅKR Samfunnsutviklingsutvalet /15 ÅKR Formannskapet ÅKR Kommunestyret ÅKR Avgjerd av: Kommunestyret Saksbehandler: Åslaug Krogsæter Politisk organisering - evaluering Arkiv: 033 Objekt: Arkivsaknr 13/404 Prenta vedlegg: KS-73/11 Politisk organisering Modellar for politisk organisering Delegeringsreglement for Eid kommune, sist oppdatert KS-33/13 Politisk organisering - arbeidsdeling Aktuelle lover, forskrifter, avtalar m.m.: Kommunelova Arbeidsmiljølova Kva saka gjeld: Evaluering av den politiske organiseringa i Eid kommune. Bakgrunn for saka: Kommunestyret handsama i sak KS 33/13 Politisk organisering arbeidsdeling. Det vart gjort følgjande vedtak: 1. Det vert ikkje gjort endringar i delegering etter plan- og bygningslova

18 2. Fagstyra skal nyttast som politiske styringsgrupper i planarbeid etter plan- og bygningslova, jf saksutgreiinga 3. Budsjett og økonomiplan skal leggjast fram for fagstyra som drøftingssak. Rådmannen utarbeider rutiner som sikrar slik handsaming 4. Punkt 2.7 i delegeringsreglementet går ut 5. Den politiske organiseringa skal evaluerast i forkant av neste valperiode Gjeldande delegeringsreglement ligg ved denne saka. Administrasjonen følgjer no opp pkt. 5 og legg fram ei sak om evaluering av den politiske organiseringa i forkant av neste valperiode. Saksutgreiing: Sak KS-73/11 og KS-33/13 Politisk organisering arbeidsdeling legg til grunn at vi i dag har følgjande utval: Formannskap heimla i lov Driftsutval Samfunnsutviklingsutval Finansutval Kontrollutval heimla i lov Eldreråd heimla i lov Råd for funksjonshemma heimla i lov Arbeidsmiljøutval heimla i lov Administrasjonsutval heimla i lov Rådmannen vil i det følgjande gi ein kort omtale av dei ulike utvala sine oppgåver, tal medlemmer og tal møte i perioden Formannskap, driftsutval og samfunnsutviklingsutval: Formannskapet, driftsutvalet og samfunnsutviklingsutvalet har alle 9 medlemmer. Hovudstrukturen i arbeidsfordelinga er følgjande: Formannskapet legg rammer for Eid kommune gjennom økonomi- og planarbeid Driftsutvalet har fokus på rein individretta tenesteproduksjon Samfunnsutviklingsutvalet har fokus på utvikling av Eidasamfunnet, og tenester som kjem heile lokalsamfunnet til nytte Dette resulterer i følgjande ansvarsområde for utvala: Kommunestyre Formannskap Driftsutval Samfunnsutviklingsutval Økonomiplan Årsbudsjett Årsrekneskap Skattevedtak Årsrapport Planstrategi Kommuneplan Reguleringsplan Disp. frå K-plan Bygge- og deleforbod Klagehandsaming Årsrapport Bevillingar Sjukeheim Open omsorg Tildeling Bufellesskap Habilitering Rehabilitering NAV Sosial bustadutvikling Barnevern Årsrapport Bibliotek Operahuset Lag og foreiningar Park Miljø Veg/samferdsle V/A ROS Eigedomsforvaltning Næringssaker

19 (regulerings- og byggesaker) Avlasting Helsestasjon Integrering Skule Barnehage Vaksenopplæring PPT Kulturskulen Legetenesta Folkehelse Oppfølging av interkommunalt samarbeid I tidlegare sakshandsaming, jf. KS-33/13, var det ein premiss at det var viktig å sikre ei jamnare fordeling av saksmengd mellom dei ulike utvala. Det vart då lagt til grunn at driftsutvalet og samfunnsutviklingsutvalet i større grad skulle ta ansvar for oppfølging av planprosessar ved å vere styringsgruppe for kommunedelplanar som fall inn under utvala sine faglege ansvarsområde. Finansutval Dette utvalet vart oppretta gjennom vedtak i KS-73/11. Utvalet er sett saman av medlemmane i formannskapet, gruppeleiarar i parti som ikkje er representerte i formannskapet og utvalsleiarar. Utvalet handsamar årsbudsjett, økonomiplan og årsrekneskap. Utvalet gjer ikkje vedtak og skal berre drøfte desse sakene som innspel til endeleg handsaming i formannskapet. Kontrollutval Utvalet er heimla i kommunelova og har fem medlemmer. Kontrollutvalet utfører det løpande tilsynet med forvaltninga i kommunen på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalet er også revisjonen sitt styringsorgan, og kan mellom anna gi instruks om kva for område innan forvaltninga som skal vere gjenstand for forvaltningsrevisjon Eldreråd Utvalet er lovpålagt med heimel i Lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd, Utvalet har fire medlemmer. Eldrerådet er eit rådgjevande organ for kommunen. Alle saker som gjeld eldre sine levekår skal handsamast av eldrerådet før kommunestyret handsamar sakene. Rådet kan ta opp saker på eige initiativ. Råd for funksjonshemma Utvalet er lovpålagt med heimel i Lov om råd eller anna representasjonsordning i kommunar og fylkeskommunar for menneske med nedsett funksjonsevne m.m., Rådet har fire medlemmer. I medhald av denne lova er det ei formalisert ordning som med representasjon skal sikre brukarmedverknad. I Lov om råd for funksjonshemma heiter det i 5: «Der det blir oppretta råd som nemnt i 2 til 4, skal saker som er nemnde i 1, leggjast fram for rådet i god tid før dei skal avgjerast. Rådet kan også sjølv ta opp saker.» Administrasjonsutvalet Utvalet er lovpålagt med heimel i kommunelova og er partssamansett. Det har ansvar for handsaming av saker som gjeld tilhøve mellom kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Arbeidsmiljøutvalet Utvalet er lovpålagt med heimel i arbeidsmiljølova. Omtale av plikt til oppretting og oppgåver finn ein i 7-1 og 7-2. Utvalet skal virke for gjennomføring av eit fullt forsvarleg arbeidsmiljø.

20 Det er stor skilnad i saksmengd mellom dei ulike utvala. I perioden var fordelinga slik: Tal møte Tal saker Formannskap Driftsutval Samfunnsutviklingsutval 18* 130 Finansutval Kontrollutval 3 50 Eldreråd Råd for funksjonshemma Arbeidsmiljøutval 6 34 Administrasjonsutval 5 27 *11 møte i 2013, 7 møte i 2014 **manglar for 2013 Økonomiske konsekvensar: Framlegg til endring har ingen økonomiske konsekvensar av særleg karakter. Vurdering: Når vi no skal evaluere utvalsstrukturen i denne valperioden, så er det lagt til grunn at vi har både lovpålagte og sjølvvalde utval. Dette går fram av oversikten over. Utvalsstrukturen skal sikre at vi førebur og handsamar dei politiske sakene på ein forsvarleg måte. Dette inneber at arbeidsmengd må fordelast på dei politiske valde medlemmene slik at oppgåvene ikkje blir for omfattande. Det er også viktig at det er høve til å fordjupe seg innanfor ulike interessefelt. Det er difor viktig at utvala gjennom handsaming av denne saka får vurdere korleis dei sjølve oppfattar arbeidsvilkår og ansvar. Ved gjennomgang av saker handsama i utvala, ser vi at fleire saker som etter vedtak i KS- 73/11 skulle ha vore handsama i samfunnsutviklingsutvalet i staden har gått til formannskapet. Dette gjeld primært næringssaker og samferdslesaker. Det er rådmannen si vurdering at det er her vi har dei største utfordringane med dagens utvalsstruktur. Ein måte å endre dette på er å vitalisere samfunnsutviklingsutvalet ved å vere strengare i handsaminga av sakene og følgje gjeldande delegeringsreglement. Ein føresetnad for dette er at utvalet må ha fleire møte enn dei har hatt praksis for siste året. Det er også mogleg å la utvalet vere styringsgruppe for fleire kommunedelplanar og prosjekt. Ein annan måte å endre dette på er å endre utvalsstrukturen slik at formannskapet får ansvar for desse sakene som dei likevel ofte handsamar. Det vil då kunne vere eit alternativ å opprette eit planutval som får ansvar for alle plansakene. Dette vil kunne resultere i følgjande fordeling mellom utvala: Kommunestyre Formannskap Driftsutval Planutval Økonomiplan Årsbudsjett Årsrekneskap Skattevedtak Årsrapport Årsrapport Årsrapport Bevillingar Sjukeheim Open omsorg Tildeling Bufellesskap Planstrategi Kommuneplan Reguleringsplan Disp. frå plan Byggesak Klagebehandling

21 Bibliotek Operahuset Lag og organisasjonar Park Miljø Vei/samferdsle V/A ROS Eigedomsforvaltning Habilitering Rehabilitering NAV Sosial bustadutvikling Barnevern Avlasting Helsestasjon Integrering Skule Barnehage Vaksenopplæring PPT Kulturskulen Legetenesta (regulerings- og byggesaker) Formannskapet har eit overordna ansvar for kommunen sin økonomi, og bør difor også ha hand om den overordna planegginga. Plansakene legg føringar for økonomiske løyvingar. Det er difor rådmannen si vurdering at plan og økonomi bør ligge i same utval. Rådmannen si vurdering er at det vil vere mogleg å revitalisere samfunnsutviklingsutvalet ved å utvide tal møte og syte for at sakene blir handsama i rette utvalet. Det vil i tillegg vere mogleg å gi utvalet fleire styringsgruppeoppgåver. Erfaringane med eit driftsutval som har ansvar for all tenesteytinga har etter administrasjonen si vurdering vore svært gode. Det har vore ein stor fordel å sjå alle innbyggjarane sine behov for tenester i samanheng. Rådmannen ser at det er eit stort spenn i fagfeltet, men meiner at vi med ei slik organisering unngår «kampar» mellom sektorinteresser. Oppretting av finansutvalet vurderer vi som eit velfungerande tiltak som sikrar involvering av alle parti i arbeidet med økonomiplan, årsbudsjett og årsrekneskap. Dette skaper felles forståing og god medverknad. Kontrollutvalet finn vi ingen grunn til å evaluere då dette er lovpålagt og ikkje gjenstand for endring. Eldreråd og råd for funksjonshemma er også lovpålagte og har ein viktig funksjon. Det er likevel ikkje til hinder for at det kan organiserast på ein annan måte. Det er rådmannen si vurdering at det ville vore ein fordel å slå desse utvala saman til eitt felles utval med ansvar for dei same sakene. Det må sjølvsagt sikrast representasjon frå begge gruppene i eit slikt utval for å ivareta interessene til dei eldre og funksjonshemma. Det ville lette arbeidet til administrasjonen om desse kunne slåast saman. Administrasjonsutval og arbeidsmiljøutval må også Eid kommune oppretthalde, men her ser vi behov for å nytte desse utvala i større grad enn det er gjort til no. Det er elles rådmannen si vurdering at det er grunn til å gå gjennom dei administrative rutinane for å sikre at alle saker blir handsama i tråd med gjeldande delegasjonsreglement. RÅDMANNEN SI TILRÅDING: I komande valperiode blir følgjande politiske organisering lagt til grunn:

22 . 1. Gjeldande utvalsstruktur og arbeidsfordeling mellom formannskap, driftsutval og samfunnsutviklingsutval blir oppretthalden 2. Finansutvalet blir oppretthalde etter gjeldande ordning 3. Eid eldreråd og råd for funksjonshemma blir slått saman til råd for eldre og funksjonshemma EID ELDRERÅD Råda har ulike brukargrupper. Eid råd for funksjonshemma har fleire brukargrupper. EE og ERF meiner at møta kan samordnast betre, slik det også har vorte praktisert særleg dei to siste åra. T.d. orienteringssaker og nokre andre fellessaker kan handsamast felles, for t.d. å spare administrasjonen for tid. EER-016/15 VEDTAK: Eid Eldreråd vil ikkje tilrå at Eid Eldreråd og Eid råd for funksjonshemma vert samanslegne EID RÅD FOR FUNKSJONSHEMMA Råda har ulike brukargrupper. Eid råd for funksjonshemma har fleire brukargrupper. EE og ERF meiner at møta kan samordnast betre, slik det også har vore praktisert særleg dei to siste åra. T.d. orienteringssaker og nokre andre fellessaker kan handsamast felles, for t.d. å spare administrasjonen for tid. ERF-016/15 VEDTAK: ERF vil ikkje tilrå at Eid Eldreråd og Eid råd for funksjonshemma vert samanslegne DRIFTSUTVALET Fellesframlegg:: Nytt p. 1: Saka blir utsett og sendt tilbake til administrasjonen for meir utgreiing. Driftsutvalet ber administrasjonen gjere meir utgreiing om p. 1 i administrasjonen sitt forslag (rådmannen si tilråding). Driftsutvalet ber administrasjonen greie ut ein utvalsstruktur med fire utval: Formannskap, helse- og sosialutval, oppvekst- og kulturutval og teknisk-/samfunnsutval. p. 2 og 3 som rådmannen sitt framlegg. Det vart røysta alternativt over p 1 i rådmannen sitt framlegg og fellesframlegget. Fellesframlegget blei samrøystes vedteke. p. 2 og 3 i rådmannen sitt framlegg blei samrøystes vedteke.

23 DFU-049/15 VEDTAK: 1. Saka blir utsett og sendt tilbake til administrasjonen for meir utgreiing. Driftsutvalet ber administrasjonen gjere meir utgreiing om p. 1 i administrasjonen sitt forslag (rådmannen si tilråding). Driftsutvalet ber administrasjonen greie ut ein utvalsstruktur med fire utval: Formannskap, helse- og sosialutval, oppvekst og kulturutval og teknisk/samfunnsutval. 2. Finansutvalet blir oppretthalde etter gjeldande ordning 3. Eid eldreråd og råd for funksjonshemma blir slått saman til råd for eldre og funksjonshemma SAMFUNNSUTVIKLINGSUTVALET Framlegg frå Siv L. Rotevatn, V: 1. Saka blir utsett og sendt tilbake til administrasjonen for utgreiing 2. Samfunnsutviklingsutvalet ber administrasjonen gjer meir utgriing om punkt 1 i administrasjonen 3. samfunnsutviklingsutvalet ber administrasjonen greie ut ein utvalsstruktur med fire utval: Formannskapet, helse- og sosialutval, oppvekst og kulturutval og teknisk/samfunnsutviklingsutval Framlegget til Siv L. Rotevatn vart samrøystes vedteke. SU-030/15 VEDTAK, SOM INNSTILLING TIL FORMANNSKAPET: 1. Saka blir utsett og sendt tilbake til administrasjonen for utgreiing 2. Samfunnsutviklingsutvalet ber administrasjonen gjer meir utgriing om punkt 1 i administrasjonen 3. samfunnsutviklingsutvalet ber administrasjonen greie ut ein utvalsstruktur med fire utval: Formannskapet, helse- og sosialutval, oppvekst og kulturutval og teknisk/samfunnsutviklingsutval FORMANNSKAPET Fellesframlegg: 1. Saka blir utsett og sendt tilbake til administrasjonen. 2. Formannskapet ber administrasjonen om å vurdere andre utvalsmodellar der ein får ei betre politisk involvering og jamnare arbeidsbelastning for dei folkevalde. Formannskapet ber mellom anna administrasjonen greie ut ein utvalsstruktur med fire utval: Formannskap, helse- og sosialutval, oppvekst og kulturutval og teknisk/samfunnsutval. F-121/15 VEDTAK: 1. Saka blir utsett og sendt tilbake til administrasjonen.

24 2. Formannskapet ber administrasjonen gjere meir utgreiing om pkt 1 i. Formannskapet ber administrasjonen om å vurdere andre utvalsmodellar der ein får ei betre politisk involvering og jamnare arbeidsbelastning for dei folkevalde. Formannskapet ber mellom anna administrasjonen greie ut ein utvalsstruktur med fire utval: Formannskap, helse- og sosialutval, oppvekst og kulturutval og teknisk/samfunnsutval SAMFUNNSUTVIKLINGSUTVALET Framlegg frå Siv Rotevatn, V: Pkt 1: I komande periode skal Eid kommune ha ein utvalsstruktur med fire utval, modell 1, jfr saksutgriinga. Pkt 2: Som tilrådinga Pkt 3: Eid eldreråd og Eid råd for funksjonshemma held fram som to separate utval som no. Det vart røysta alternativt mellom dei to framlegga. Framlegget til Siv Rotevatn vart vedteke med 7 mot 1 røyst. SU-044/15 VEDTAK, SOM INNSTILLING TIL FORMANNSKAPET: 1. I komande periode skal Eid kommune ha ein utvalsstruktur med fire utval, modell 1, jfr saksutgreiinga. 2. Finansutvalet blir oppretthalde etter gjeldande ordning 3. Eid eldreråd og Eid råd for funksjonshemma held fram som to separate utval som no DRIFTSUTVALET Felles framlegg frå Driftsutvalet. På grunn av kort tid til saksførebuing tilrår Driftsutvalet at saka vert drøfta i kommunestyret. DFU-056/15 VEDTAK: På grunn av kort tid til saksførebuing tilrår Driftsutvalet at saka vert drøfta i kommunestyret. Samrøystes vedteke. Tilleggsutgreiing Saka om politisk organisering vart sendt tilbake til administrasjonen for meir utgreiing av pkt 1 i rådmannen si tilråding. Tilrådinga lydde slik: «I komande valperiode blir følgjande politiske organisering lagt til grunn:

25 1. Gjeldande utvalsstruktur og arbeidsfordeling mellom formannskap, driftsutval og samfunnsutviklingsutval blir oppretthalden» Det er eit ønskje frå driftsutvalet, samfunnsutviklingsutvalet og formannskapet om å vurdere andre utvalsmodellar der ein får ei betre politisk involvering og jamnare arbeidsbelastning for dei folkevalde. Det er også spesifikt bedt om å greie ut ein utvalsstruktur med fire utval: Formannskap, helse- og sosialutval, oppvekst og kulturutval og teknisk/samfunnsutval. Med fire utval vil ansvarsområda kunne fordelast på følgjande måte: Modell 1: Formannskap Økonomiplan Årsbudsjett Årsrekneskap Skattevedtak Årsrapport Planstrategi Kommuneplan Reguleringsplan Disp. frå K-plan Bygge- og deleforbod Klagehandsaming (regulerings- og byggesaker) Kulturminne Kommunestyre Helse- og sosialutval Årsrapport Bevillingar Institusjonar Open omsorg Tildeling Bufellesskap Habilitering Rehabilitering NAV Avlasting Helsestasjon Legetenesta Oppvekst- og kulturutval Årsrapport Skule Barnehage Vaksenopplæring PPT Kulturskulen Barnevern Bibliotek Operahuset Lag og foreiningar Integrering Teknisk- og samfunnsutval Årsrapport Park Miljø Veg/samferdsle Vatn og avløp (VA) Risiko og sårbarheitsanalyser (ROS) Eigedomsforvaltning Næringssaker Folkehelse Oppfølging av interkommunalt samarbeid Sosial bustadutvikling Modell 2: Formannskap Økonomiplan Årsbudsjett Årsrekneskap Skattevedtak Årsrapport Planstrategi Kommuneplan Klagehandsaming (regulerings- og Kommunestyre Helse- og sosialutval Årsrapport Bevillingar Institusjonar Open omsorg Tildeling Bufellesskap Habilitering Rehabilitering NAV Oppvekst- og kulturutval Årsrapport Skule Barnehage Vaksenopplæring PPT Kulturskulen Barnevern Bibliotek Operahuset Teknisk- og samfunnsutval Årsrapport Park Miljø Veg/samferdsle Vatn og avløp (VA) Risiko og sårbarheitsanalyser (ROS) Eigedomsforvaltning Næringssaker

26 byggesaker) Avlasting Helsestasjon Legetenesta Lag og foreiningar Integrering Folkehelse Reguleringsplan Disp. frå K-plan Bygge- og deleforbod Oppfølging av interkommunalt samarbeid Sosial bustadutvikling Kulturminne Vurdering: Det er tidlegare i saka gjort greie for to alternative modellar for utvalsstruktur. Gjennom to alternative modellar som vist ovanfor meiner rådmannen å ha vist korleis ein kan leggje til rette for betre politisk involvering og jamnare arbeidsbelastning for dei folkevalde. Formannskapet har til no i valperioden hatt nær dobbelt så mange møte som dei to andre utvala. Om arbeidsbelastninga skal jamnast ut verkar det innlysande at tal saker i formannskapet bør reduserast og fordelast på dei andre utvala. Ein gjennomgang av saker som har vore handsama i formannskapet viser at ein del av desse burde vore handsama i andre utval. Prinsipielt bør delegeringsreglementet klargjere korleis ulike saker skal handsamast i dei politiske utvala, men praksis syner at dette ikkje alltid er enkelt å avgjere. Gjennomgangen syner at særleg samfunnsutviklingsutvalet burde ha handsama fleire saker som har gått til formannskapet. Det kan vere fleire årsaker til dette, men møtefrekvens er ein vesentleg grunn. Det er enklare å få saka handsama i formannskapet, og møta der er betre koordinerte med kommunestyret. Når saker skal vidare frå utvala til kommunestyret, bør vi kritisk vurdere om det er naudsynt å sende sakene via formannskapet. Formannskapet er ikkje overordna utvala i faglege spørsmål, berre i økonomiske tilhøve. Sjølv med «rett fordeling» av sakene vil formannskapet ha ei mykje større arbeidsbelastning enn dei andre utvala. Det er difor viktig å unngå at formannskapet får ansvar for fleire fagfelt enn dei har i dag. Oppdatering av delegeringsreglementet må vi kome tilbake til i eiga sak når det er gjort vedtak om modell for politisk organisering i Eid kommune. Det er skissert to alternative modellar for ein struktur med fire hovudutval. Gjennom ei slik organisering går Eid kommune bort frå ei meir sektorovergripande og funksjonsorientert politisk styring til eit meir tradisjonelt hovudutvalsmodell med sektorstyring. Den politiske organiseringa vil framleis vere heimla i 10 i kommunelova: 1. Kommunestyret og fylkestinget kan selv opprette faste utvalg for kommunale og fylkeskommunale formål eller for deler av den kommunale eller fylkeskommunale virksomhet. Slike utvalg skal ha minst tre medlemmer. 2. Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv området for de faste utvalgs virksomhet. Slike

27 utvalg kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Med ei slik alternativ organisering i tråd med modell 1 og 2 oppnår vi betre fordeling av oppgåver, men vi er tilbake til ei sektorstyring med dei fordelar og ulemper dette medfører. Med modellen 1 beheld vi den heilskaplege overordna styringa gjennom budsjett og plan innanfor eit utval. I modell 2 deler vi ansvaret for plansakene ved at formannskapet får ansvar for saker som følgjer av kommuneplanen sin mål og strategidel, årsbudsjett og økonomiplan. Teknisk- og samfunnsutvalet får ansvar for saker som følgjer av kommuneplanen sin arealdel. På denne måten fordeler ein saksmengda innanfor planområdet på to utval. Erfaring frå tidlegare kommunestyreperiode med fire utval viser at det også då var stor skilnad i saksmengd/arbeidsmengd mellom dei ulike utvala. Helse og omsorgsstyret 176 saker Oppvekst og kulturstyret 169 saker Teknisk styre 587 saker Formannskapet 629 saker Politikarane var i større grad «sektorpolitikarar». Organiseringa gir rom for å utvikle god fagkunnskap, men er mindre bra for heilskapstenking og prioritering mellom behov. Driftsutvalet handsamar no i prinsippet dei same sakene som tidlegare var OK-styret og HO-styret sitt ansvar, med unntak av kultursaker. Formannskapet har overteke ein stor del av dei sakene som før vart handsama i teknisk styre. Dette forklarer bakgrunnen for at formannskapet no har mykje fleire saker enn dei andre utvala. Det er rådmannen si vurdering at organisatoriske tiltak aleine ikkje kan sikre god demokratisk styring med brei involvering og sterkt politisk engasjement. NIBR (Norsk institutt for by- og regionforskning) har på oppdrag frå KS gjennomført undersøkinga «Lokaldemokratiet og godt lokalt styre Innbyggernes og folkevalgtes vurderinger». KS har publisert ein artikkel den der det m.a. står: «Åpenhet og innsyn er viktig for både innbyggernes og de folkevalgtes tilfredshet med den lokaldemokratiske styringen. I kommuner med høy tillit fungerer nesten alle måter å organisere seg på, mens de med lav tillit krever mer av organiseringen.» Rapporten viser også at tydelege ansvarslinjer og god rolleavklaring gjer at mange ulike måtar å organisere seg på kan fungere godt. Dette gjeld både mellom dei politiske nivåa og mellom politikarar og administrasjonen. Informasjonstiltak er i følgje rapporten universalmedisin! Rådmannen har gitt tilråding om å behalde noverande utvalsstruktur og arbeidsfordeling mellom formannskap, driftsutval og samfunnsutviklingsutval på bakgrunn av administrasjonen si positive erfaring med ein sektorovergripande og funksjonsorientert utvalsmodell. Denne vart lagt til grunn for drøftingar i dei ulike utvala. Det står følgjande tidlegare i saksutgreiinga: «Utvalsstrukturen skal sikre at vi førebur og handsamar dei politiske sakene på ein forsvarleg måte. Dette inneber at arbeidsmengd må fordelast på dei politiske valde medlemmene slik at oppgåvene ikkje blir for omfattande. Det er også viktig at det er høve til å fordjupe seg innanfor ulike interessefelt. Det er difor viktig at utvala gjennom handsaming av denne saka får vurdere korleis dei sjølve oppfattar arbeidsvilkår og ansvar.» Det hadde vore mogleg å førebu denne saka på ein annan måte ved å innhente synspunkt frå utvala før rådmannen la fram si tilråding, men saka vart lagt fram slik for å få fram utvalsmedlemmene sitt syn gjennom drøftingane. Modellane som er lagt fram har alle sine sterke og svake sider. Formålet med å opprette faste utval er å avlaste dei øvste organa i kommunen, utnytte og utvikle sakkunnskap hos dei folkevalde og trekke innbyggarane inn i politisk arbeid. Dette formålet må ein sjå i

28 samanheng med behovet for heilskapstenking for å ivareta ein kommune sine mangfaldige oppgåver. Dette handlar ikkje berre om oppgåvefordeling mellom politiske nivå, men også om korleis administrasjonen organiserer sine oppgåver og ressursar. Rådmannen vel å oppretthalde si tilråding, men legg til grunn at kommunestyret vil vurdere å endre pkt 1 ved å velje ein av dei andre modellane som er skisserte i saksutgreiinga. Modell 1, 2 eller modellen med tre utval: formannskap, driftsutval og planutval. Heretter kalla modell 3 for oversikten si skuld. RÅDMANNEN SI TILRÅDING: I komande valperiode blir følgjande politiske organisering lagt til grunn: 1. Gjeldande utvalsstruktur og arbeidsfordeling mellom formannskap, driftsutval og samfunnsutviklingsutval blir oppretthalden 2. Finansutvalet blir oppretthalde etter gjeldande ordning 3. Eid eldreråd og råd for funksjonshemma blir slått saman til råd for eldre og funksjonshemma Åslaug Krogsæter -rådmann-

29