HEMNE KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget i Hemne kommune Møtedato/tid : Fredag 8. desember 2006, kl. 09.00 Møtested/lokaler : Hemne rådhus, møterom i 1. etasje (kulturbygget) Deltagere : Karl Erik Kaald leder John Lian nestleder Eldbjørg Røstvold Kopi Møteansvarlig : Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor : Karl Erik Kaald Sted Dato Hemne/Trondheim 30. november 2006 Sakliste: Sak 23/2006 Godkjenning av protokoll fra møte den 20.10.2006 Sak 24/2006 Referatsaker Sak 25/2006 3. gangs orientering om utbyggingen ved Sodin Skole Sak 26/2006 Oppfølging av Hemne kommunes eierinteresser i Svanem AS Sak 27/2006 Arkitektkonkurranse om nytt rådhus i Hemne - orientering Sak 28/2006 Plan for forvaltningsrevisjon for Hemne kommune for 2007 Sak 29/2006 Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Hemne kommune Sak 30/2006 Møteplan for kontrollutvalget for 2007 Sak 31/2006 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Per O. Johansen på telefon 73 86 61 22, mobil 908 64 799. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Karl Erik Kaald leder (sign) Per O. Johansen Rådgiver Hemne kommune kontrollutvalget Side 1
HEMNE KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 23/2006 Godkjenning av protokoll fra møte 20.10.2006 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 08.12.2006 23/2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 20.10.2006 godkjennes. Hemne kommune kontrollutvalget Side 2
Sak 23/2006 Godkjenning av protokoll fra møte 20.10.2006 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 20.10.2006 godkjennes. VEDLEGG 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 20.10.2006. SAKSUTREDNING Godkjenning av møtebok. Hemne kommune kontrollutvalget Side 3
HEMNE KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 24/2006 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 08.12.2006 24/2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Hemne kommune kontrollutvalget Side 4
Sak 24/2006 Referatsaker KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. VEDLEGG Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Sak KS-88/2006: Vurdering av kommunestyrets medlemstall behandlet av Hemne kommunestyre på møte den 21.11.2006. 2. Pressemelding av 10.11.2006 nr. 78/2006 fra Finansdepartementet vedrørende Lovutvalg skal vurdere forebyggende tiltak mot hvitvasking og regnskapsmanipulering. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. Hemne kommune kontrollutvalget Side 5
HEMNE KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 25/2006 3. gangs orientering om utbyggingen ved Sodin Skole Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 08.12.2006 25/2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar redegjørelsen om utbyggingen ved Sodin skole til orientering, og tar informasjonen med seg i den videre oppfølgingen av prosjektet. Hemne kommune kontrollutvalget Side 6
Sak 25/2006 3. gangs orientering om utbyggingen ved Sodin Skole KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar redegjørelsen om utbyggingen ved Sodin skole til orientering, og tar informasjonen med seg i den videre oppfølgingen av prosjektet. VEDLEGG Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-19/2006: 2. gangs orientering om utbyggingen ved Sodin skole. 2. Sak KU-16/2006: Eventuelt: Pkt a) Orientering om utbyggingen ved Sodin skole. 3. Sak KU-10/2006: Orientering om utbyggingen ved Sodin skole. 4. Sak KU- 4/2006: Bestilling av forvaltningsrevisjon om oppfølging av utbygging ved Sodin skole. SAKSUTREDNING I plan for forvaltningsrevisjon for 2006 som ble vedtatt av kommunestyret på møte den 21.02.2006 som sak KS-13/2006, er oppfølging av skoleutbyggingen ved Sodin skole et av de prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjektene for 2006. Prosjektet har ifølge investeringsbudsjettet for Hemne kommune en kostnadsramme på totalt 38,3 millioner kroner. Utbyggingen er i gang og kontrollutvalget følger arbeidet gjennom et forvaltningsrevisjonsprosjekt som ble initiert på møte den 10. mars 2006. For å kunne sette seg best mulig inn i prosjektet og for å avpasse kontrollutvalgets oppfølging av arbeidet har kontrollutvalget bedt om at rådmannen har orientert om status og fremdrift i prosjektet i utvalgets møter. Rådmannen har så langt orientert om utbyggingen i møter den 12. mai og den 20. oktober. Under siste orientering om byggeprosjektet på møte den 20. oktober, ba kontrollutvalget som en ny redegjørelse på utvalgets neste møte som er berammet til den 8. desember 2006. Hemne kommune kontrollutvalget Side 7
Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak KU-19/2006 2. gangs orientering om utbyggingen ved Sodin skole : Kontrollutvalget tar redegjørelsen om utbyggingen ved Sodin skole til orientering, og tar informasjonen med seg i den videre oppfølgingen av prosjektet. Kontrollutvalget ønsker fortsatt å følge opp utbyggingen ved Sodin skole og ber rådmannen om å gi en ny orientering om status og fremdrift i prosjektet på utvalgets neste møte, som er berammet til den 8. desember 2006. Kontrollutvalgets sekretariat har vært i kontakt med rådmannen, og bedt ham eller den han utpeker om å redegjøre om skoleutbyggingen på Sodin skole overfor kontrollutvalget på utvalgets møte den 8. desember 2006. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON: Sekretariatet viser til rådmannens orientering i møtet. Hemne kommune kontrollutvalget Side 8
HEMNE KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 26/2006 Oppfølging av Hemne kommunes eierinteresser i Svanem AS Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 08.12.2006 26/2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra daglig leder ved Svanem AS og rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS om begrenset selskapskontroll Svanem AS til etterretning. Kontrollutvalget oversender sender saken over til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS om begrenset selskapskontroll til etterretning og ber på generelt grunnlag rådmannen om å utarbeide rutiner, eller en eierstrategi, for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i utenforliggende selskaper og virksomheter. Hemne kommune kontrollutvalget Side 9
Sak 26/2006 Svanem AS orientering om virksomheten v/ daglig leder KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra daglig leder ved Svanem AS og rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS om begrenset selskapskontroll Svanem AS til etterretning. Kontrollutvalget oversender sender saken over til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS om begrenset selskapskontroll til etterretning og ber på generelt grunnlag rådmannen om å utarbeide rutiner, eller en eierstrategi, for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i utenforliggende selskaper og virksomheter. VEDLEGG: 1. Rapport fra Revisjon Midt-Norge IKS; Begrenset selskapskontroll Svanem AS. 2. Årsregnskap for regnskapsåret 2005 for Svanem AS. Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak 15/2006 Selskapskontroll i Hemne kommune i 2006. SAKSFREMSTILLING: Etter endringene i kommuneloven om tilsyn og kontroll som ble vedtatt med virkning fra 01.07.2004 ble tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det ble tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll. Reglene slår fast at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.v. (kommunelovens 77, nr. 5). Kontrollutvalget vedtok i henhold til kravene i kommuneloven en plan for selskapskontroll i Hemne kommune på møte den 18. november 2005 som sak KU-13/2005. Denne ble lagt frem for og vedtatt av kommunestyret på møte den 21.02.2006 som sak KS-14/2006. Med utgangspunkt i planen for selskapskontroll vedtok kontrollutvalget på møte den 12.05.2006 som sak KU-15/2006 å se nærmere på virksomheten ved Svanem AS, virksomhetens betydning for Hemne-samfunnet og hvordan Svanem AS fungerer sammen med øvrige virkemidler Hemne kommune har for arbeidstakere med særlige behov. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll som ble vedtatt av kommunestyret i Hemne kommune som sak KS 14/2006 og ber om å få seg forelagt årsregnskap for 2005, inkludert styrets beretning og revisjonsberetning, samt protokoll fra årets ordinære generalforsamling i selskapet Svanem AS. Kontrollutvalget ønsker å invitere daglig leder i Svanem AS til utvalgets neste møte som er berammet til 20. oktober 2006 for å orientere om selskapet og den virksomheten som drives i regi av selskapet. Hemne kommune kontrollutvalget Side 10
Rapport om begrenset selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS har med bakgrunn i kontrollutvalgets vedtak foretatt en undersøkelse av hvordan Hemne kommune som eier forvalter og følger opp sine interesser i Svanem AS. Rapporten konkluderer med at Svanem AS synes å ivareta sitt formål med å skape arbeidsplasser tilpasset yrkeshemmede og medvirke til yrkesmessig attføring på en god måte. Svanem AS synes også å ha en stabil økonomi og at selskapet forvaltes på en god måte. Revisor konkluderer videre med at kommunen ikke har skriftlige rutiner for oppfølging av selskapet, og for rapportering mellom selskapet, kommunens valgte representanter i selskapet og til kommunestyret. For å sikre at kommunens eierinteresser blir ivaretatt og at eieren forvalter sine eierinteresser på en god måte, anbefaler revisor at Hemne kommune bør utarbeide skriftlige rutiner som sikrer oppfølging av eierinteresser og rapportering fra selskaper, kommunens eierrepresentanter og til kommunen. Orientering fra daglig leder i Svanems AS til kontrollutvalget Kontrollutvalgets sekretariat har vært i kontakt med daglig leder i Svanem AS og bedt ham om å orientere om selskapet overfor kontrollutvalget på utvalgets møte den 8. desember 2006. Sekretariatet viser til orienteringen som blir gitt i møtet. Kontrollutvalgets sekretariat har for ordens skyld lagt ved årsregnskapet for Svanem AS med styrets beretning som gir ytterligere informasjon om virksomheten. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERINGER Oppfølging av kommunens forvaltning av eierinteresser i selskaper er blitt en ny oppgave for kontrollutvalget. Innfallsvinkelen for slike undersøkelser vil avhenge av hva som er kommunens formål med eierposisjonen, alt i fra selskaper som har tatt over kommunal tjenesteproduksjon til selskaper som kommunen har mer finansielt motiverte investeringer i. Svanem AS er et selskap som utfører tjenester som har stor betydning for Hemnesamfunnet og det er i så måte betryggende å konstatere at selskapet både virker veldrevet og ivaretar sine oppgaver på en god måte. På generelt grunnlag bør imidlertid Hemne kommune vurdere å etablere rutiner for hvordan kommunen skal forvalte sine eierinteresser i selskaper mv. Slike rutiner, eller eierstrategi, bør si noe om hva som er formålet med eierposisjonen, rapporteringsrutiner mellom selskapet og kommunen, hvem som representerer kommunen overfor selskapet m.v. Formålet med eierskapet kan ha karakter av i alt fra å utføre kommunal tjenesteproduksjon gjennom selskapet, støtte til etablering av ny virksomhet, til plasseringer der formålet i første rekke er utbytte. Gjennom å ha et bevisst forhold til hva som er formålet med eierskapet er det lettere å definere relasjonene mellom selskapet og kommunen og hvordan kommunen skal utøve sitt eierskap. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å ta saken til etterretning og fremme den for kommunestyret med sikte på å utarbeide rutiner for forvaltning av kommunens eierinteresser i selskaper mv. Hemne kommune kontrollutvalget Side 11
HEMNE KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 27/2006 Arkitektkonkurranse om nytt rådhus i Hemne - orientering Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 08.12.2006 27/2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering, og vil bruke redegjørelsen som grunnlag for videre oppfølging av saken. Hemne kommune kontrollutvalget Side 12
Sak 27/2006 Arkitektkonkurranse om nytt rådhus i Hemne - orientering KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering, og vil bruke redegjørelsen som grunnlag for videre oppfølging av saken. VEDLEGG Ingen. Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. 02.09.1997: Hemne kommunestyre: Sak KS-114/1997 Nytt rådhus oppnevning av plannemnd m.v.. 2. 14.04.2004: Publisering Norsk Lysingsblad: Tjenester Kunngjøring av plan- og designkonkurranse Begrenset konkurranse nytt rådhus. 3. 26.07.2004: Konkurransegrunnlag, Plan og designkonkurranse Hemne kommune Bygging av nytt rådhus, Hemne kommune v/rådmannen. 4. 27.01.2005: Møtereferat Nytt rådhus i Hemne 1. jurymøte. 5. 11.11.2005: Kritikk: Nytt rådhus Hemne kommune Presentasjon av juryens arbeide og kritikk. 6. 15.11.2005: Notat fra Haavind Vislie v/esther Lindalen vedrørende Nytt rådhus. Plan og designkonkurranse Forholdet til regelverket om offentlige anskaffelser. 7. 18.11.2005: Brev fra Norske Arkitekters Landsforbund v/per Rygh, konkurransesekretær, vedrørende Arkitektkonkurranse om Rådhus i Hemne valg av vinnerutkast. 8. 01.12.2005: E-post fra Hemne kommune v/gunnar Hynne til L2 Arkitekter v/jon Flatebø vedrørende Arkitektkonkurranse, Hemne rådhus. 9. 08.01.2006: Brev fra Giæver, Hegle & Co DA v/ Ole Birger Giæver til Hemne kommune vedrørende Nytt rådhus i Hemne kommune arkitektkonkurranse. 10. 20.01.2006: Brev fra Erbe & Co DA til Hemne kommune vedrørende Hemne kommune Arkitektkonkurranse Brudd på konkurransereglene. 11. 27.01.2006: Møte i plannemnda for nytt rådhus. 12. 07.03.2006: Brev fra Erbe & Co DA til Hemne kommune vedrørende Hemne kommune Arkitektkonkurranse Nytt rådhus. 13. 16.05.2006: Brev fra Bjerkan Stav ANS v/karl Bjørnar Olsen til Hemne kommune vedrørende Nytt rådhus i Hemne Arkitektkonkurranse. 14. 27.06.2006: E-post fra Bjerkan Stav ANS v/karl Bjørnar Olsen til Hemne kommune v/leif Lie vedrørende Rådhussaken. 15. 23.08.2006: Brev fra Erbe & Co DA til Hemne kommune vedrørende Hemne kommune Arkitektkonkurranse Nytt rådhus. 16. 25.08.2006: E-post fra Bjerkan Stav ANS v/karl Bjørnar Olsen til Hemne kommune v/leif Lie vedrørende Rådhussaken avlysning, unntatt off 5.2b. 17. 30.08.2006: Referat fra møte i Plannemnda for nytt rådhus i Hemne. Hemne kommune kontrollutvalget Side 13
18. 12.09.2006: Hemne formannskap: Sak FS-137/2006 Tildeling av tjenestekontrakt etter avholdt arkitektkonkurranse. 19. 18.09.2006: Brev fra Gunnar Hynne til Hemne kommunestyre vedrørende Ettersending av saksdokumenter K-sak 63/06 i møte 26.09.2006 Hemne kommunestyre. Tildeling av tjenestekontrakt etter avholdt arkitektkonkurranse. 20. 22.09.2006: Brev fra Erbe & Co DA v/roar Kjøsnes vedrørende Arkitektkonkurranse Brudd på konkurransereglene. 21. 22.09.2006: Uttalelse fra ansatte til politikerne i Hemne kommunestyre om rådhussaken. 22. 24.09.2006: Brev fra Norske Arkitekters Landsforbund v/per Rygh, konkurransesekretær, vedrørende Noen momenter vedr. arkitektkonkurranse Hemne rådhus. 23. 25.09.2006: E-post fra Bjerkan Stav ANS v/karl Bjørnar Olsen til Hemne kommune v/gunnar Hynne vedrørende rådhussaken. 24. 26.09.2006: Hemne kommunestyre: Sak KS-63/2006: Tildeling av tjenestekontrakt etter avholdt arkitektkonkurranse ny godkjenning nytt rådhus. 25. 12.10.2006: Stevning og begjæring om midlertidig forføyning til Sør-Trøndelag Tingrett vedrørende Brudd på konkurransereglene i forbindelse med plan- og designkonkurranse, begjæring om midlertidig forføyning, krav om erstatning. 26. 21.11.2006: Hemne kommunestyre: Sak KS-82/2006: Tildeling av tjenestekontrakt etter avholdt arkitektkonkurranse nytt rådhus Erklæring vedr. begjæring om midlertidig forføyning. SAKSUTREDNING Innledning Ved behandlingen av sak KU-21/2006 Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Hemne kommune rettet utvalget oppmerksomheten blant annet mot kommunestyrets behandling av sak KS-63/2006 om tildeling av tjenestekontrakt etter arkitektkonkurranse vedrørende nytt rådhus i Hemne. På bakgrunn av et omforent forslag fattet utvalget enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Hemne kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Kontrollutvalget vil under henvisning til sak KS-63/2006 i kommunestyret be om å få seg forelagt en orienteringssak til neste møte vedrørende tildeling av tjenestekontrakt etter avholdt arkitektkonkurranse om nytt rådhus i Hemne kommune. Kontrollutvalgets sekretariat fremmer herved en orienteringssak der vi oppsummerer fremdriften og viktige deler av hendelsesforløpet. På grunn av omfanget av saksdokumenter har sekretariatet ikke lagt dokumentene ved saken, men disse vil være tilgjengelige for utvalgets medlemmer under behandlingen av saken. Hemne kommune kontrollutvalget Side 14
Sekretariatet vil på dette tidspunktet kun gi et sammendrag av hendelsesforløpet slik det går frem av det vedlagte materialet. Siden kommunen ligger an for å komme i et rettslig gjennomgang av en del av problemstillingene som saken reiser, og siden det hersker ulike syn internt i Hemne kommune om hvilken løsning som burde vært valgt, må kontrollorganene unngå å komme i en situasjon som kan tas til inntekt for de ulike syn i saken. Kort gjennomgang av utviklingen i saken Planlegging av nytt kommune-/rådhus har vært på dagsorden siden 1970 tallet i Hemne kommune. Kommuneadministrasjonen har vært atskilt i lang tid, og ca ½ parten av sentraladministrasjonen er nå samlet i Lidalsbygget. Ordningen med en delt løsning er uheldig i den forstand at det er kostbart å spre kommunens administrasjon på flere steder, i tillegg er dette uheldig for de ansattes arbeidssituasjon og innbyggerne må forholde seg til kommunen på flere fysiske steder. Et funksjonelt rådhus, som samler og styrker kommunens administrasjon kunne også ha vært et moment for å fremheve Hemne som regionsenter i fylkets vestre deler. Utbyggingen har imidlertid ikke blitt igangsatt, da Hemne kommunestyre har valgt å prioritere kommunens kjerneoppgaver som skole og helsesenter i sine investeringsprosjekter. Historikk Hemne kommunestyre nedsatte i sak KS-114/1997 i møte den 02.09.1997 et utvalg på 5 medlemmer med oppdrag å planlegg og prosjektere nytt rådhus i Hemne. I økonomiplanen for 1997 og 1998 ble det i hvert av årene satt av kr 500.000 til planlegging av nytt rådhus i Hemne. I økonomiplanen for 1998 2001 ble anleggstart satt til 1999 med bevilgninger på 5-6 og 10 millioner kroner årene 1999, 2000 og 2001. I møte den 27.06.2000 vedtok Hemne kommunestyre nytt valg på medlemmer i plannemnda for nytt rådhus, og komiteen ble utvidet. Rådmannen ble valgt som leder, øvrige medlemmer var ordfører, teknisk sjef og 4 medlemmer fra kommunestyret. I tillegg skulle tillitsvalgte være representert. Nemnda diskuterte arbeidet med å lage romprogram, oppnevne jury etc. På møte den 14.10.2003, etter forrige kommunevalg, ble plannemnda valgt for 3. gang. Medlemmene i nemnda ble nå, rådmannen, kommunalsjef Oddbjørn Berg og medlemmene i formannskapet, samt representanter fra de tillitsvalgte. Prekvalifisering Etter vedtak i Hemne formannskap 22.10.2003 (sak FS-160/2003) og videre arbeid i plannemnda ble Begrenset plan- og designkonkurranse, nytt rådhus for Hemne kommune lagt ut på DOFFIN-basen og ble kunngjort i Norsk Lysingsblad 14.04.2004. Utlysningen gjaldt påmelding til prekvalifisering der inntil 5 firma/grupper skulle velges til å komme med forslag til nytt rådhus, inkludert pris på komplette arkitekt- og rådgivende ingeniørtjenester for bygget. Ved fristens utløp for prekvalifisering hadde 25 kvalifiserte arkitektsfirma meldt seg, og plannemnda valgte i møte den 08.06.2004 ut 5 firma som skulle få levere sitt bidrag i konkurransen. Hemne kommune kontrollutvalget Side 15
Plan og designkonkurranse - forutsetninger Rådmannen utarbeidet konkurransegrunnlag for plan og designkonkurranse datert 26.07.2004. Utsendelse av konkurransemateriell ble satt til 20.08.2004 og konkurransen skulle gjennomføres innen 29.10.2004. Prosjektets forutsetninger fremgikk av vedleggene til konkurransegrunnlaget, og som vi kommer tilbake til senere i saken, så er romprogrammet særlig relevant, der det i pkt 5.2. heter: Det tilligger de prosjekterende å vurdere å foreslå disponering av evt. tilleggsareal. Nytt bygg skal være på 2.600 m2 netto areal, eks kommunikasjonssoner, men inklusive tekniske rom, og oppføres i max 2 etasjer i tillegg til evt. kjeller/sokkel. Videre ble det vist til kommunedelplanen for Kyrksæterøra, som vektlegger at viktige siktlinjer til naturen omkring skal sikres, der utsiktslinjer til Hemnefjorden, åssidene, Søa og kirken er særskilt nevnt. Videre er det blant annet nevnt at byggehøyder og fasader på bygg i tilknytning til sentrale gaterom skal tilpasses gaterommets form og skala, behovet for lys ned i gaterommene og hensynet til viktige ut- og innsiktslinjer i Kyrksæterøra sentrum. Jury Den 21.12.2004 nedsatte plannemnda en jury for avgjørelse av konkurransen, som fikk følgende medlemmer: Ordfører Gunnar Hynne oppnevt av Hemne kommunestyre (leder) Ståle Vaag, oppnevnt av Hemne kommunestyre Rådmann Leif Lie, oppnevnt av byggherre Sivilarkitekt Svein Skibnes, oppnevnt av byggherre Sivilarkitekt Siri Røholt, oppnevnt av Norske Arkitekters Landsforbund (NAL) Enhetsleder Egil Hoem, oppnevnt av ansatte Juryens arbeid Juryen konstituerte seg på 1. møte den 26.01.2005 og ordfører Gunnar Hynne ble valgt som juryens leder. De 5 innkomne forslagene ble anonymisert og åpnet. Juryen holdt sitt 2. møte den 02.03.2005 og valgte enstemmig 2 av prosjektene Elvebølgen og Delta til å bli med videre i konkurransen. Videre vedtok juryen å engasjere firmaet Myklebust AS for å vurdere anleggs- og driftskostnader for de to prosjektene. På juryens 3. møte den 14.03.2005 ble Myklebust AS sin økonomivurdering gjennomgått, der man var kommet til at prosjekt Elvebølgen hadde en byggekostnad på ca. 7 millioner kroner og en driftskostnad på ca 0,225 millioner kroner høyere enn prosjekt Delta. Det var enighet i juryen om å godkjenne prosjektforslag med 3 etasjer, som lå i Delta sitt forslag. Arkitektfirmaene som utarbeidet forslagene Delta og Elvebølgen ble så anmodet om bearbeide sine forslag i tråd med anmerkninger gjort av juryen, og anonymiseringen av forslagene ble nå opphevet. Det viste seg at følgende arkitektfirmaer sto bak forslagene: Delta: Lunde og Løvseth Arkitekter AS, Oslo Elvebølgen: Sørli arkitekter AS, Kyrksæterøra Hemne kommune kontrollutvalget Side 16
Juryen hadde særmøter den 19.05.2005 med de to arkitektfirmaene hvor omarbeidede vinnerforslag ble presentert. Juryene fikk så frist til å levere sine bearbeidede prosjekt til 20.06.2005. En fullsatt jury behandlet på sitt møte den 23. juni 2006 de bearbeide prosjektene som stort sett var endret etter juryens ønsker. Juryen var delt i synet på hvilket forslag som skulle vinne arkitektkonkurransen og vi gjengir juryens vedtak: Ved avstemming ble 3 stemmer gitt til DELTA og 3 stemmer gitt til ELVEBØLGEN. Juryformannnen gjorde deretter bruk av sin dobbeltstemme med den følge at L2 Arkitekter AS s forslag DELTA ble kåret til konkurransens vinner. Juryens arkitekter utarbeider et forslag til kritikk av alle de 5 innleverte forslag. Denne kritikken sendes jurymedlemmene for evt. kommentarer/godkjenning før offentliggjøring. I denne kritikk må både mindretallets og flertallets merknader til de to vinnerutkast komme frem. Brev av 08.08.2005 fra Sørli Arkitekter AS I brev datert den 8. august 2005 uttrykker Sørli Arkitekter AS bekymring over valget av arkitekt som Hemne kommune har foretatt, og firmaet informerer om at en juridisk vurdering av saken vil bli foretatt. Etter varselet om påklaging av juryens vedtak tar etter hvert Hemne kommune v/rådmannen kontakt med advokatfirmaet Haavind Vislie i Oslo for å vurdere hvorvidt det er i strid med regelverket om offentlige anskaffelser å kåre Delta som vinner av arkitektkonkurransen. Notat av 15.11.2005 fra Haavind Vislie v/advokat Esther Lindalen I et notat av 15.11.2005 gir advokat Esther Lindalen en vurdering av spørsmål knyttet til valg av Delta som konkurransens vinner. Fokus settes særlig på at Delta innbærer at rådhuset bygges i 3 etasjer, mens det i konkurransegrunnlaget er en forutsetning om at rådhuset skal være på max 2 etasjer. Lindalen konkluderer med, til tross for stor skjønnsfrihet ved planog designkonkurranser, at forslag som har mer enn 2 etasjer ikke kan vinne konkurransen. Anbefalingen fra Haavind Vislie er at Hemne kommune ikke bør inngår kontrakt med Delta før det er foretatt en nærmere avklaring i forhold til eventuelle brudd på regelverket om offentlige anskaffelser. Brev av 18.11.2005 konkurransesekretær Per Rygh (NAL) Konkurransesekretær Per Rygh i Norske Arkitekters Landsforbund (NAL) skriver i et brev datert 18.11.2005 til Hemne kommunestyre der man uttrykker bekymring over at kommunen ennå ikke har valgt arkitekt etter arkitektkonkurransen. Rygh fremfører at det er helt utidig og ulogisk å reise kritikk mot Delta etter at konkurransen er avholdt. Dersom antall etasjer hadde vært et avgjørende poeng burde juryen ifølge Rygh ha avvist utkastet i 1. utvelgelse der 2 prosjekter ble valgt til å gå videre, dessuten burde juryen ha lagt inn som en forutsetning i runde 2 at byggehøyden ble redusert. Dessuten påpeker Rygh at den andre deltakeren i konkurransen kunne ha protestert mot at Delta med 3. etasjer ble valgt som delt vinner i runde 1, noe som ikke har skjedd. Norske Arkitekters Landsforbund v/ Per Rygh henstiller til Hemne kommunestyre om å følge det råd juryen har gitt gjennom avgjørelse av konkurransen. Hemne kommune kontrollutvalget Side 17
Møte i Hemne kommunestyre 22.11.2005 Medlem av juryen og sivilarkitekt Siri Rørholt redegjorde for juryens arbeid og konklusjon i kommunestyret. E-post av 01.12.2005 fra ordfører Gunnar Hynne til L2 Arkitekter Ordfører Gunnar Hynne informerer i en e-post av 01.12.2005 L2 Arkitekter AS om at juryens vedtak ble presentert for kommunestyret på møte 22.11.2005, men på grunn av en forverret økonomisk situasjon er det nå usikkert om Hemne kommune kan realisere et nytt rådhus. Brev av 08.01.2006 fra advokatfirmaet Giæver, Hegle & Co DA Den 10. januar mottar Hemne kommune et brev fra advokatfirmaet Giæver, Hegle & Co som sammen med Advokatfirmaet Erbe & Co er blitt engasjert fra Sørli arkitekter AS i forbindelse med den avsluttede arkitektkonkurransen. Giæver hevder at Delta er i strid med konkurransegrunnlagets begrensninger og kan ikke utpekes som vinner av konkurransen. Videre hevder Giæver at saksbehandlingen i juryen var i strid med premissene for arkitektkonkurransen ved at de ble utdelt 2 andrepremier og at forslagsstillernes navn ble gjort kjent for juryens medlemmer før endelig vinner ble utpekt. Giæver avslutter med varsle rettslig forfølging av saken dersom Hemne kommune inngår avtale med L2 Arkitekter AS. Brev av 20.01.2006 fra advokatfirmaet Erbe & Co DA Den 20. januar mottar Hemne kommune et brev av advokatfirmaet Erbe & Co. I brevet reises det kritikk mot saksbehandlingen og håndteringen av arkitektkonkurransen. Konklusjonen fra Erbe & Co er at Delta må avvises og at Elvebølgen står igjen som vinnerforslag og skal tildeles tjenestekontrakten om gjennomføringen av prosjektet. Møte i plannemnda for nytt rådhus 27.01.2006 Plannemnda uttrykker på møtet usikkerhet om konsekvenser knyttet til å velge Elvebølgen som vinner, altså en annen vinner enn den som juryen har utpekt. Nemnda vedtar å innhente ytterligere opplysninger fra L2 Arkitekter AS, konkurransesekretær Per Rygh og kommunens advokat, Bjerkan Stav ANS. Nemnda er opptatt av å ikke komme i en situasjon hvor kommunen kan bli stilt erstatningsansvarlig for feil valg. Brev av 07.03.2006 fra advokatfirmaet Erbe & Co DA Advokatfirmaet Erbe & Co DA presiserer i brev av 07.03.2006 at kommunens finansielle situasjon ikke gir grunnlag for avlyse arkitektkonkurransen, og at et eventuell avlysning vil bli sett på om en omgåelse av regelverket. Erbe ber om tilbakemelding på at Sørli Arkitekter tildeles tjenestekontraken og viser til at Sørli vil ta fatt på arbeidet, selv om byggestart skulle forskyves fremover i kommunens økonomiplanperiode. Hemne kommune kontrollutvalget Side 18
Brev av 16.05.2006 fra advokatfirmaet Bjerkan Stav ANS I brev av 16. mai 2006 gir kommunens advokat Bjerkan Stav ANS v/ advokat Karl Bjørnar Olsen en vurdering av arkitektkonkurransen som er gjennomført med hensyn til nytt rådhus. Advokat Olsen går igjennom saksforløpet, redegjør for reglene for designskonkurranser og går igjennom spørsmålene i saken. Advokat Olsen kommer under tvil frem til at prosjekt Delta burde vært avvist fra konkurransen. Når det gjelder prosdyrene i juryens saksbehandling, mener Olsen eventuelle mangler her ikke er så så alvorlige at de gir grunnlag for å underkjenne juryens avgjørelse. Avslutningsvis fremholder Olsen at et kommunalt organ uansett ikke kan overprøve juryens avgjørelse og velge en annen vinner. Saken må i så fall sendes tilbake til juryen med en klargjøring av rammene for konkurransen. I lys av at kommunen vurderte å utsette hele byggeprosjektet anbefalte advokat Olsen at Hemne kommune søker å få til en minnelig løsning med de to finalistene der kommunen betaler finalistene de reelle kostnadene ved utarbeidelsen av de to prosjektene (den negative kontraktsinteresse). E-post av 27.06.2006 fra Bjerkan Stav ANS I en post fra advokat Olsen til rådmann Lie anbefaler Olsen rådmannen å tilrå at kontraktsforhandlinger inngås med Sørli. Siden Delta etter Olsen sin oppfatning faller ut, anser han det ikke nødvendig for å sende saken tilbake til juryen. Brev av 23.08.2006 fra advokatfirmaet Erbe & co DA I brev av 23.08.2006 ber advokatfirmaet Erbe & Co Da på vegne av sin klient om at Sørli Arkitekter AS utpekes som vinner av arkitektkonkurransen og garanterer for at Sørli blir tildelt tjenestekontrakten ved gjennomføringen av prosjektet. I motsatt fall varsler Erbe & Co DA rettslige skritt i saken. 30.08.2006: Møte i Plannemnda for nytt rådhus i Hemne Plannemnda drøfter først et tilbud om Sagatun som rådhusalternativ, som oversendes kommunestyret. Deretter ble arkitektkonkurransen drøftet og plannemnda vedtok etter forslag fra rådmannen, med 6 mot 4 stemmer at det inngås forhandlinger om kontrakt med arkitektfirma Sørli Arkitekter AS med utgangspunkt i Elvebølgen. Etter vedtaket var fattet ble de ansattes stemmerett drøftet, der konklusjonen var at de ansatte deltar med fulle rettigheter. Ordfører Gunnar Hynne ba om følgende protokolltilførsel: På grunn av sakens natur er det ønskelig at iverksettelse av plannemndas vedtak utsettes, da den vil bli brakt inn for kommunestyret. Hemne kommune kontrollutvalget Side 19
12.09.2006: Hemne formannskap: sak FS-137/2006: I behandlingen av saken i formannskapet er ordfører Gunnar Hynne saksbehandler, og saksfremstillingen ble lagt frem for formannskapets medlemmer i møtet. Ordføreren mener at Plannemnda ikke har mandat til å omgjøre juryens vedtak, siden juryen er delegert myndighet i saken og viser til at dette fremgår av konkurransegrunnlaget. Ordføreren viser til at Plannemnda må være tro mot juryens vedtak og at juryen var sammensatt med faglig kompetanse, blant annet med 1/3 arkitektbakgrunn. Oppdragsgivers mulighet til å intervenere blir etter dette å sende saken tilbake til en opprinnelige jury med klargjøring av rammene for konkurransen og nødvendige orienteringer om de betenkninger som er fremkommet i etterkant av avsluttet konkurranse. Med 4 mot 3 stemmer fattet formannskapet i tråd med ordførers tilråding følgende vedtak: Vedtak i plannemnda 30.08.2006 om tildeling av tjenestekontrakt, annuleres. Plannemnda har ikke mandat til å fatte slikt vedtak. Hemne kommunestyre sender Plan- og designkonkurransen for nytt rådhus tilbake til juryen. Kommunestyret ber juryen foreta en ny gjennomgang av konkurransen før sluttbehandling i kommunestyret, sett i lys av de betenkninger som er framkommet i etterkant av juryens avgjørelse. Brev av 22.09.2006 fra advokatfirmaet Erbe & Co DA Erbe & Co Da viser til at Plannemndas avgjørelse av 30.08.2006 respekteres og at kommunestyret tildeler kontrakten til Sørli Arkitekter AS. Erbe & Co AS fremholder at med bakgrunn i at vedtaket i plannemnda er kunngjort så er kommunen bundet overfor Sørli arkitekter AS. Uttalelse fra ansatte i Hemne kommune av 22.09.2006 Ansatte i Hemne kommune ber i en uttalelse til kommunestyret om at man inngår kontrakt med arkitekt, uansett hvem, slik at nytt rådhus kan bli en realitet uten ytterligere forsinkelser og kostnader. Brev av 24.09.2006 fra Norske Arkitekters Landsforbund v/konkurransesekretær Per Rygh Konkurransesekretær Per Rygh drøfter en del momenter i saken og viser til at arkitekters innarbeidede konkurransekultur kan komme i konflikt med Lov om offentlige anskaffelser, når denne tolkes strengt og bokstavelig og uten forståelse for hva som kjennetegner en planog designkonkurranse i forhold til en anbudskonkurranse. Rygh antyder en løsning overfor kommunen der juryens avgjørelse opprettholdes, og samtidig akseptere en rettslig prøving av klagerens anførsler. Dette gir ifølge Rygh kommunen mulighet til å realisere et godt bygg, selv om man risikerer å måtte betale en økonomisk erstatning av en ikke ubetydelig størrelse. Norske arkitekters Landsforbund vil ifølge Rygh følge en rettslig behandling av saken med stor interesse, da den vedrører prinsipielt særdeles viktige forhold knyttet til fremtidig avvikling av arkitektkonkurranser. Hemne kommune kontrollutvalget Side 20