Oslo, 20.10.2015 Referat Møte i styret for CRIStin 19. oktober 2015 Deltagere: Leder Curt Rice Nestleder Ernst Kristiansen Styremedlemmer Tove Klæboe Nilsen Susanne Sundnes Anne Lise Fimreite Reidar Thorstensen Rune R. Schjølberg Knut Kalgraff Skjåk Fra CRIStin Fra UiO Katrine Weisteen Bjerde (Daglig leder) Gudleik Grimstad (observatør fra vertsinstitusjonen) Forfall Referat fra styremote 19 10 2015.docx 1
Dagsorden Forklaring: B = Beslutningssak D = Diskusjonssak O = Orienteringssak Sak 39 2015 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 40 2015 B Godkjenning av referat fra styremøte 11.6.2015 Sak 41 2015 O Driftsrapport for CRIStin pr 12.10.2015 Sak 42 2015 O Oppfølgingssak - Budsjettdisponeringsmyndighet Sak 43 2015 B Endringer i NVI-rapportering og publiseringsindikatoren Sak 44 2015 O Status for utvikling av CRIStin 2.0 Sak 45 2015 B Utvidelse av styringsgruppen for CRIStin 2.0 Sak 46 2015 D Overgangen fra abonnement til Open Access Siste utvikling Sak 47 2015 D Budsjett og planer 2016 Sak 48 2015 B Forslag til satsinger 2017 Sak 49 2015 D Strukturmeldingen Sak 50 2015 B Datoer for styremøter våren 2016 Sak 51 2015 B Åpenhet rundt styrepapirer for CRIStin Sak 52 2015 Eventuelt Referat fra styremote 19 10 2015.docx 2
Sak 39 2015 Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen saker ble meldt under eventuelt: Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes. Sak 40 2015 Godkjenning av referat fra styremøte 11. juni 2015 Referatet med innkomne kommentarer ble godkjent. Vedtak: Referatet godkjennes. Sak 41 2015 Driftsrapport fra CRIStin pr 12.10.2015 (inkludert regnskap etter september) Daglig leder besvarte spørsmål fra styret. Styret støtter forslaget om å justere mandat for strategigruppen for bibliotekkonsortiene og at mye av den strategiske diskusjonen videreføres for UH-sektoren gjennom UHRs bibliotekutvalg og BOTT-bibliotekene, for helsesektoren gjennom de regionale helseforetakenes strategigruppe for forskning og for instituttsektoren gjennom styret for Forskningsinstituttenes fellesarena (FFA). Daglig leder ønsker ideelt sett en modell for forhandlingene der institusjonene gjennom sine forskningsledere og bibliotekledere har mer direkte styring med prosessen. Involvering fra forskningsledelsen blir stadig viktigere når nå vekten i forhandlingene flyttes over mot Open Access fremfor rene abonnementsavtaler. Det er viktig for CRIStin at helsesektoren fortsetter arbeidet med å etablerere en kanal som CRIStin kan ha kommunikasjon med i den mer operative dialogen. Styret ber om jevnlig rapportering på hva som skjer rundt konsortieavtalene. Vedtak: Styret tar driftsrapporten til orientering. Sak 42 2015 Oppfølgingssak Budsjettdisponeringsmyndighet Vedtak: Styret tar saken til orientering. Sak 43 2015 Endringer i NVI-rapportering og publiseringsindikatoren Endringene i publiseringsindikatoren vedtas av departementene og er således ikke gjenstand for diskusjon eller vedtak i CRIStins styre. Derimot diskuterte man hvordan CRIStin best mulig skal håndtere de endringene som nå er vedtatt. Styret ber om at CRIStin legger vekt på å finne en løsning som ikke trekker ressurser bort fra CRIStin 2.0-utviklingen og som medfører minst mulig risiko for støtteverktøyene for NVIrapporteringen. Styret registrerer at det av over 20.000 publikasjoner ble meldt inn 8 tvistesaker. Dette ses som tegn på at veiledningene i rapporteringsinstruksen gir et godt grunnlag for institusjonene til å vurdere hva som skal og ikke skal gi publikasjonspoeng. Vedtak: Styret tar endringene i publiseringsindikatoren til orientering. CRIStin vil søke å finne en løsning for å håndtere endringene i tråd med styrets føringer. Styret ber CRIStin fortsette dialogen med Forskningsrådet for å få avklart snarest mulig om endringene også skal gjelde for instituttsektoren. Referat fra styremote 19 10 2015.docx 3
Sak 44 2015 Status for utvikling av CRIStin 2.0 Styret er bekymret for ytterligere forsinkelser i utviklingen av CRIStin 2.0 og ber daglig leder om å forsterke bruken av milepælsplaner med fastsatte tidsfrister og avviksrapportering i forhold til planene. Dette blir nå brukt i utviklingen av integrasjonen mellom SPREK og CRIStin og har gitt gode resultater. Daglig leder har også engasjert en erfaren ekstern kvalitetssikrer for å gjennomgå prosjektmetodikken og utviklingsmetodikken og komme med eventuelle forbedringsforslag. Daglig leder har i forslagene til satsinger for 2017 (se sak 48) trukket frem behovet for en dedikert prosjektleder til CRIStin-utviklingen. I dag utføres prosjektlederoppgavene ved samarbeid mellom en ansatt fristilt fra Open Accessteamet i CRIStin og utviklingsleder fra FSAT. Styret ber om at det lyses ut prosjektlederstilling i 2-3 års engasjement og ber daglig leder arbeide for å skaffe finansiering til denne. Stillingen vil ikke slå inn med helårseffekt før i 2017. Dersom det ikke er mulig å skaffe midler til stillingen på annen måte, må det vurderes å redusere kjøp av tjenester fra FSAT. Styret ønsker å se en første leveranse i nytt design før de trer av sommeren 2016. Vedtak: Styret oppfordrer til at det arbeides på basis av detaljerte milepælsplaner for det videre utviklingsarbeidet i CRIStin 2.0-prosjektet. Styret ber også om at det lyses ut 2-3 års engasjement som prosjektleder og at daglig leder søker å skaffe tilleggsfinansiering til dette.. Dersom det ikke lykkes å skaffe tilleggsfinansiering, må daglig leder foreslå inndekning ved omprioritering i budsjettet. Forøvrig tar styret saken til orientering. Sak 45 2015 Utvidelse av styringsgruppen for CRIStin 2.0 Styret støtter forslaget om utvidelse av styringsgruppen med en representant fra helsesektoren. Når det først skal gjøres endringer i styringsgruppen, foreslår daglig leder å øke størrelsen på styringsgruppen for å styrke forankringen i brukerinstitusjonene. Styret støtter forslaget. Vedtak: Styret ber daglig leder sørge for oppnevning av en representant fra helsesektoren i dialog med HOD. Styret ber også om at forslag til ytterligere utvidet styringsgruppe og mandat for denne legges frem i styremøte i desember. Sak 46 2015 Overgangen fra abonnement til Open Access Siste utvikling Daglig leder presenterte utfyllende informasjon i forhold til de utsendte notatene. Styret støtter planen om å involvere forskningslederne ved institusjonene tettere i det videre arbeidet med Open Access. Vedtak: Styret ber daglig leder videreføre arbeidet i tråd med diskusjonen i møtet. Sak 47 2015 Budsjett og planer 2016 De utsendte skissene ble diskutert. Styret hadde ingen forslag til store endringer i disse. Vedtak: Styret ber daglig leder ferdigstille forslag til årsplan og budsjett til styremøtet i desember basert på diskusjonen i møtet. Referat fra styremote 19 10 2015.docx 4
Sak 48 2015 Forslag til satsinger 2017 Styret ønsker å prioritere utviklingen av CRIStin 2.0, en 4. stilling i konsortieteamet samt innføring av ORCID i CRIStin 2.0. Styret er skeptisk til å ta inn nye institusjoner i CRIStin ennå, fordi det er en klar risiko for at dette vil trekke fokus bort fra videreutviklingen. Styret foreslår at videokonferanseutstyr anskaffes kun til noen få rom og at man ellers bruker løsninger som Lync eller lignende. Vedtak: Styret ber daglig leder ferdigstille forslag til KD på satsinger i 2017 basert på diskusjonen i møtet. Sak 49 2015 Strukturmeldingen Styreleder og daglig leder orienterte fra møte i Samhandlingsforum 25.9. Forumet tar mål av seg til å lage en samlet beskrivelse av tjenester og kompetanse i de ulike organisasjonene og samarbeid mellom disse. Beskrivelsen skal blant annet leveres som innspill til det IKT-utvalget KD har nedsatt. IKT-utvalget skal levere sine forslag til KD sommeren 2016. Etter dette må det antas at det fortsatt går en del tid før konkrete forslag til omorganisering settes ut i livet. Det har lenge vært et tema at konsortieteamet og Open Access-teamet i CRIStin samarbeider stadig mer og bør sees mer i sammenheng. Gitt at det vil ta tid å få en avklaring rundt eventuelle omorganiseringer som resultat av strukturmeldingen, ber styret om at det utredes å slå sammen de to teamene snarest mulig. Vedtak: Styret ber daglig leder videreføre arbeidet i tråd med diskusjonen i møtet. Utredning om eventuell sammenslåing av Konsortieteamet og Open Access-teamet bes presentert til styremøte i desember. Sak 50 2015 Datoer for styremøter høsten 2015 Styremøter for våren 2016 avtales som følger: 18.2. kl 14 til 19.2. kl 14.00 hos Helse Nord i Bodø. Vi starter med faglige presentasjoner fra institusjoner i Bodøområdet og tar styremiddag på kvelden. 17.6. kl 10 15 i CRIStins nye lokaler på Majorstuen. Siste styremøte for det sittende styret. Departementene inviteres til å delta. Vedtak: Datoer og sted for styremøter våren 2016 fastlegges som referert over. Sak 51 2015 Åpenhet rundt styrepapirer for CRIStin Vedtak: Styret støtter forslaget og ber om at saksdokumenter fra og med dette styremøtet gjøres tilgjengelig på CRIStins nettsider når de er sendt ut til styret. Sak 52 2015 Eventuelt Det var ikke meldt inn noen saker under dette punktet. Referat fra styremote 19 10 2015.docx 5