BRUKERVEILEDNING ASYFF Versjon 1.7 oppdatert april 2016. Copyright www.frivilligorg.org Elise Friberg
Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 2 Asyff... 3 Hva er det?... 3 Hva brukes det til?... 3 Kontaktinformasjon... 3 Autorisasjon... 3 Taushetsplikt... 3 Registrering av ny bruker... 4 Pålogging... 4 Husk meg - funksjonen... 5 Installere Asyff på datamaskinen... 5 Fjerne Asyff fra datamaskinen... 5 Hjem... 6 Bytt medlemsår... 6 Org. Info... 6 Legge til verv... 8 Lokalt tilskudd fordeles ut fra ajourholdt medlemsliste. Derfor er det svært viktig at den er riktig. Legge til nye medlemmer... 8 Listesortering... 8 Slette medlemmer... 9 Medlemsliste... 9 Verveliste... 9 Resultatregnskap... 10... 11 Årsresultat = Sum inntekter - Sum kostnader + Resultat finansposter... 11 Balanse... 11 Feilmelding... 12 Momskompensasjon... 12 Last opp dokumenter... 13 Ny versjon... 15 2
Asyff Hva er det? Asyff er et administrasjonssystem for frivillige foreninger som er gjort tilgjengelig for brukerne på www.frivilligorg.org. Systemet er et viktig verktøy som vil inneholde opplysninger på sentralt og lokalt nivå som vi er pliktige til å ha registrert overfor tilskuddsmyndigheter. Hver organisasjon, selvstendig forening og undergruppe skal registrere opplysninger i Asyff og sørge for å holde alle opplysninger ajour. Alternativet til Asyff hadde vært å levere årsrapport, regnskap, informasjon, endringer osv., per mail, og at alle lokallag måtte utarbeide egne arkiv og holde orden i disse. Asyff sparer alle foreningene mye papirarbeid, skanning, forvunnede dokumenter osv.! Hva brukes det til? Asyff yter service til foreningene fra sentralleddet. Administrasjonssystemet brukes til å registrere opplysninger om foreningen, hvem som sitter i styret, ajourføre medlemslister, samt registrering av årsregnskapet, signering av årsrapporten og grunnlag for momskompensasjonen. Asyff skal også benyttes til å søke om lokale tilskudd til lokallag og dokumentere tildelingen og bruken av det lokale tilskuddet. Myndighetene er blitt strenge på kontroll ved tilskudd og bruk, så dokumentasjon og ajourføring er viktig. Sentralleddet bruker også Asyff til fordeling av statlige midler. Kontaktinformasjon Hvis det skulle være noen spørsmål eller problemer i forbindelse med Asyff, kan vi kontaktes på post@aktivitetsklubben.org Autorisasjon Asyff er tilgjengelig for lokallagene via internett. For å kunne logge inn, må du være autorisert av et styremedlem i det lokallaget du skal ha tilgang til. Noen opplysninger i Asyff er sensitive, blant annet kan du gjøre oppslag i medlemssystemet på navn, adresse osv. Det kreves derfor at den som autoriseres, underskriver en taushetserklæring. Brukernavn og passord er privat og skal ikke lånes ut til andre, blant annet fordi det brukes som elektronisk signatur. Taushetsplikt Når du skriver under på taushetsplikten, forplikter du deg til ikke å utlevere, bruke eller på annen måte gjøre tilgjengelig sensitiv informasjon som du får kjennskap til ved ditt engasjement for lokallaget. Med sensitiv informasjon menes all informasjon som ikke er tilgjengelig for alle. Herunder kommer eksempelvis (listen er ikke utfyllende): Informasjon om lokallaget som ikke er offentlig, slik som økonomisk informasjon og annen informasjon som er ment for internt bruk Passord og brukernavn som gir tilgang til lokallagets datasystemer eller datasystemer knyttet til organisasjonens virksomhet 3
Data som ligger i lokallagets databaser og datasystemer så som organisasjonsopplysninger, medlemsopplysninger, navnelister, adresselister med mer Det er viktig å presisere at denne taushetsplikten ikke er tidsbegrenset, og vil derfor fortsatt gjelde selv om du ikke lenger har engasjement for organisasjonen. Registrering av ny bruker Gå inn på www.frivilligorg.org. Klikk på Logg inn oppe i høyre hjørne For førstegangs registrering må du klikke på Registrer nå Deretter fyller man inn alle opplysninger. Pass på at disse er korrekte. Passordet må være på minst 6 tegn og inneholde tegn fra minst to tegngrupper (små bokstaver, store bokstaver, tall og spesialtegn). Klikk OK Asyff vil nå registrere deg som en ny bruker. For at brukeren skal bli gyldig, vil Asyff-ansvarlig legge inn nødvendige opplysninger på bruker i henhold til autorisasjonsskjema. Ikke prøv å registrere flere ganger. Deretter vil vi gi deg beskjed når din bruker er klar. Dersom du ikke blir kontaktet ta kontakt med post@aktivitetsklubben.org. Dersom du ønsker en bruker så fort som mulig, kan du også kontakte denne adressen med en gang. 4
Pålogging Gå til www.frivilligorg.org Klikk på Logg inn oppe i høyre hjørne Fyll inn brukernavn og passord Dersom din bruker ikke er klar, vil du få feilmelding ved pålogging: Bruker nn har ikke en definert PMO PersonID i Asyff! Gi beskjed til Administrator om å oppdatere profilen! Endring av passord gjøres ved å trykke Bytt passord øverst til høyre når du er logget inn i Asyff. Husk meg - funksjonen Hvis du ønsker at datamaskinen skal huske brukernavnet og passordet, kan du huke av på husk meg. Det er da viktig å tenke på at andre kan bruke samme datamaskin, og at de da får tilgang til Asyff. Vær derfor obs på dette før du klikker på husk meg. Husk-meg virker slik at hvis du lukker Asyff uten å logge ut, vil du bli automatisk logget inn når Asyff startes på nytt. Husk-meg slettes hvis datamaskinen slås av. Installere Asyff på datamaskinen Dersom du ønsker det, kan du installere Asyff på din PC. Da slipper du å åpne nettsiden for å kjøre programmet. Vær oppmerksom på at installert versjon av Asyff krever en større skjerm. Hvis man får spørsmål om å installere Microsoft Silverlight på datamaskinen, skal man godta dette. Høyreklikk og velg Installer Asyff på denne datamaskinen Deretter må du velge hvor du vil plassere programmet Trykk så OK Når dette er gjort, er programmet installert på datamaskinen og du kan logge inn på vanlig måte. Fjerne Asyff fra datamaskinen Høyreklikk og velg Fjern dette programmet Programmet er da fjernet fra datamaskinen 5
Hjem Under Hjem får du en oversikt over navnet på foreningen, valgt medlemsår og antall medlemmer sortert etter alder og medlemsår. Dersom man har tilgang til flere foreninger eller undergrupper, så må riktig forening eller undergruppe velges via Bytt organisasjon-knapp under Hjem. Bytt medlemsår For å bytte medlemsår trykk Bytt medlemsår til venstre under hjem på menyen. Her er det viktig å være bevisst på hvilket årstall du velger når du skal ajourføre opplysninger, slik at all informasjon ligger under rett årstall. Dette er fordi opplysninger som ligger under søknad, medlem og årsrapport blir lagret på år. På Org.info er det ingen historiske data, så der oppdateres opplysningene etter hvert som det eventuelt blir forandringer. Org. Info Her skal du fylle inn generell kontaktinformasjon for gjeldende lokallag. Da er det viktig å fylle inn dette så riktig og utfyllende som mulig, og ajourføre eventuelle nye opplysninger, slik at dette til enhver tid er oppdatert. Kontaktinformasjonen dere oppgir her, vil sentralleddet bruke for å gi viktig informasjon til foreningen. Korrekt adresse, fylke, kontonummer er viktig fordi vi må rapportere det videre. Deretter klikker du på Lagre org.info, slik at all den nye informasjonen blir lagret. Dersom du vil slette det du har lagt til, kan du trykke Angre inntasting. Videre får du tre avhukingene. 1. Du kan huke av for at dere er registrert i Frivillighetsregisteret (alle bør registrere seg). 2. Huk av hvis dere benytter mønstervedtekter utsendt fra sentralledd. Huk ikke av hvis dere har egne vedtekter. 3. Innkrever en sentral årskontingent på vegne av sentral-leddet. Normalt skal dere ikke ha huket av dette, da sentral-leddet selv sender ut medlemskontingenter. Formål og hovedaktivitet må også beskrives. 6
Gruppe Under kategorien Gruppe skal foreningen legge inn valgte styrer, økonomiansvarlig, valgkomitéer andre komiteer og grupper for lokallaget. Alle foreninger og undergrupper skal registrere hvem som satt/sitter i styret som leder, medlem eller varamedlem i tidsrommet. Sentral-leddet i en forening må legge fram opplysninger om styret i foreningen og i alle lokallag når myndighetene krever det. For å få oversikt over tidligere grupper, kan du huke av List tidligere grupper. Vi ber dere også registrere hvem som er regnskapsansvarlig. Dette gjøres ved å opprette en Prosjektgruppe og legge inn Regnskapsansvarlig under verv Annet. NB! Når det velges nytt styre, er det viktig at man ikke endrer tidligere styre, men at man oppretter en ny gruppe. Hvis dere skulle valgt et nytt styre, men ikke har foreholdt et årsmøte, er det sittende styre som gjelder. Da kan man utvide tiden dette styret gjelder. Husk at årsrapporten krever et gyldig styre 31.12 for det året årsrapporten gjelder. Opprette ny gruppe For å lage ny gruppe klikker du Lag ny gruppe, her må du velge hva slags gruppe du skal lage og etablerings- og gyldighetsdato. Deretter klikker du OK og ny gruppe er opprettet. Du kan også endre eksisterende grupper, ved å klikke på Endre gruppe. Slett gruppe innebærer at hele gruppen med all informasjon blir slettet. For å oppdatere liste, for eksempel etter at nye opplysninger er lagt til, kan du klikke på Oppfrisk liste. Politiattester For registrering av politiattester, opprett en gruppe for «Frivillige» og legg til personer som «Frivillig». Dato for «Politiattest sist forevist» skal komme opp automatisk dersom du er inne på riktig sted. 7
Legge til verv Etter å ha etablert ny gruppe legger du til de verv som gjelder for det medlemsåret. Klikk først på Legg til verv Velg hvilken type verv gjeldende person skal ha. Medlemmet kan være leder, nestleder, medlem, varamedlem eller annet. Klikk på Velg for å søke opp personen Medlem Lokalt tilskudd fordeles ut fra ajourholdt medlemsliste. Derfor er det svært viktig at den er riktig. Legge til nye medlemmer Her skal du legge inn alle betalende medlemmer uansett alder. For å legge til nye medlemmer klikker du på Legg til medlemmer. Da får du opp et søkefelt. Sjekk først de to boksene til høyre for søkefeltet, disse fungerer som et filter. For et helt åpent søk bør disse stå tomme. Du kan søke på deler av navn og eventuelt adresse og klikker Søk. Det mest effektive vil være å søke på by (for eksempel «Oslo»). Da kommer det opp en liste med personer. Dersom du sorterer på sist betalt vil du se hvem som er sentrale medlemmer i år. Når du har valgt alle du vil legge til, avslutt med Velg. Vi legger vekt på at denne søkemotoren kun skal brukes til medlemsregistrering, og ønsker ikke at den misbrukt, eller brukt til andre ting. Listesortering Når du legger til medlemmer er det lett å finne ut hvor langt du var kommet i registreringen, ved å klikke på kolonnen Registrert. Da blir alle medlemmene sortert etter hvilken dato og tidspunkt de er registrert, slik at du enkelt kan finne ut hvem du registrerte sist. Du kan også søke opp medlemmer fra listen ved å sortere dem på navn, alder, adresse osv. Alle kolonnene kan brukes til sortering. 8
Slette medlemmer Hvis du ønsker å slette et eller flere medlemmer holder du Ctrl inne og bruker pilen for å markere de medlemmene du skal slette og klikker deretter på Slett valgte medlemmer. Medlemsliste Ønsker du å eksportere medlemslisten og lagre den på datamaskinen, klikker du på Eksporter medlemsliste. Da vil det komme opp et nytt vindu der det står: Filen er en tekstfil på cvs-format. Det anbefales å åpne filen i MS-Excel. Klikk OK og velg om du vil åpne eller lagre filen i Excel. Det er viktig å merke seg at det er sensitivt å legge denne informasjonen på datamaskinen, så det er viktig å tenke gjennom om dette vil være tilgjengelig for andre eller om det blir lagt på en trygg plass. Verveliste Verveliste er en liste med navn, adresse, alder og fødselsår på medlemmer som ikke har betalt sentral kontingent i området. Denne listen kan eksporteres ut i en Excel fil på lik måte som med medlemslisten. Klikk da på Eksporter verveliste. Bruk listen aktivt. Det er et godt verktøy for lokallag til å få/sjekke/oppfordre potensielle medlemmer til å betale sentral kontingenten. Tilskudd til foreningene beregnes ut fra antall som har betalt sentral årskontingent. 9
Årsregnskap Velg kategorien Årsregnskap. Husk å sjekke at du er inne på riktig medlemsår! Her må opplysningene rundt regnskap og bruk for året legges inn. Husk å legge til økonomi og regnskapsansvarlig under Gruppe, slik at vi kan ta direkte kontakt med dem dersom det skulle være noe. Årsregnskapet må være avsluttet, revidert av kontrollkomité eller revisor og godkjent av årsmøtet. Opplysninger registreres på organisasjon og medlemsår/regnskapsår (viktig at det er riktig år) Beløp skal legges inn med hele kroner med positivt fortegn Kun årets beløp og note kan registreres. Fjorårets beløp hentes hvis det er registrert. Årsregnskap har tre knapper Angre inntasting nullstiller skjema Lagre lagrer opplysninger som er lagt inn i skjema, f.eks. lagring under veis Send til godkjenning låser skjema for videre endring. Sentralleddet i organisasjonen overtar og kontrollerer opplysningene. Resultatregnskap Under Resultatregnskap registreres inntekter og kostnader med noter fra årsregnskapet. Sum inntekter og sum kostnader beregnes automatisk. 10
Årsresultat = Sum inntekter - Sum kostnader + Resultat finansposter Balanse Fordringer som ikke er langsiktige, skrives i feltet for interne fordringer. 11
Feilmelding Dersom det er feil i balansen vil det komme fram en feilmelding: «Sum eiendeler og Sum egenkapital og gjeld skal gå i balanse null. Beløp oppgis som positive beløp.» Sum eiendeler og Sum egenkapital og gjeld skal gå i balanse null. Beløp skal oppgis som positive beløp. Momskompensasjon Når dere fyller ut regnskapet, vil det automatisk fylles ut beregningsgrunnlag for momskompensasjon nederst på siden. Frivillige organisasjoner kan søke om å få kompensert kostnader til merverdiavgift ved kjøp av varer og tjenester, basert på årsregnskapet ett år tilbake i tid, se lottstift.no/momskompensasjon. Det er samlede kostnader i regnskapene som vil bli lagt til grunn, med fradrag for spesielle kostnader som er gitt nærmere rede for i egen forskrift. Overføring til egen organisasjon skal holdes utenfor og spesifiseres i eget dokument, ref. 11, 3.ledd. Dette dokumentet må eventuelt lastes opp. Momskompensasjon bygger på tall fra årsregnskapet som er registrert inn over. Det er sentralleddet i organisasjonen som sender inn søknaden på vegne av sine lokalledd/lokallag. De som søker om momskompensasjon kan være registrert i Frivillighetsregisteret, men det er ikke et krav. Lokalleddet må selv foreta en avgrensning i de tilfeller hvor det drives virksomhet som faller utenfor ordningen. 12
Last opp dokumenter Årsregnskap (kreves), årsberetning (kreves) og eventuelt årsmelding skal laste opp her. Dette skal gjøres i tillegg til registrering av beløp i feltene. Egne dokumenter som spesifiserer fordringer og lån, samt kontrollkomiteens beretning skal også lastes opp. Klikk Legg til dokumenter for å legge til nye dokumenter. Disse kan gjerne være i pdf-format. Marker og klikk Fjern valgt dokument for å slette et dokument som er lastet opp. Klikk Se på valgt dokument for å se på eller kontrollere dokumentet. Husk alltid å klikke Lagre for å lagre opplysninger som er lagt inn i skjema. Årsrapport Husk å endre medlemsår til korrekt år, det året man rapporterer for. Gå til Årsrapport på hovedmenyen. Opplysningene som er nødvendige for å signere årsrapport hentes fra opplysningene som er registrert i Asyff om forening og styre. Årsrapporten signeres av enten styreleder alene eller av to styremedlemmer. Huk av på om dere har brukt opp midler fra forrige tildeling, har dere ikke brukt de opp må dette forklares i kommentarfeltet under. Det er ingen lagringsfunksjon, så ha all informasjon klart slik at dere kan fylle ut og signere med en gang. Vi regner ut antall frivillige årsverk ut ifra et årsverk på 1700 timer. Da tar du et ca. antall timebeløp som deres frivillige medarbeidere jobber tilsammen i løpet av et år (ukentlige samlinger, turer, planlegging, forberedelser osv. IKKE inkludert dugnad) og deler dette på 1700. Hvis deres mentorer jobbet for eksempel 1000 timer til sammen i løpet av et år, utgjør dette 0,6 frivillig årsverk. Til slutt når alt er fylt ut, trykk på Signér. 13
Søknad Under kolonnen Søknad legger du inn søknad for tilskudd fra sentralleddet eller søknader som er sendt for andre tilskudd, for eksempel kommunal tilskudd som ikke går igjennom sentralleddet. Søke om tilskudd Hvert lokallag kan søke om driftstilskudd og eventuelt prosjekttilskudd. Nye lokallag kan søke om oppstartsmidler. Dette må du gjøre i Asyff: Velg medlemsår ved å klikke på Bytt medlemsår som ligger under Hjem Velg kategorien Søknad og klikk på Lag ny søknad Velg «Frifond Organisasjon» i Tilskuddsordning Lag en tittel på søknaden, for eksempel «Drift 20**», «Ny klubb» osv. Søknadsperioden er 01.01 31.12. I Anvendelse av beløp velger dere: o Driftsstøtte hvis dere søker om ordinær driftsstøtte. Driftstøtten beregnes ut fra antall betalende medlemmer under 26 år i ditt lokallag, man trenger derfor ikke sette inn noe beløp når man søker. o Oppstartsmidler hvis det gjelder oppstart av et nytt lokallag. o Prosjektmidler hvis du vil søke om tilskudd til et prosjekt eller aktivitet. Dersom du søker om prosjektmidler, må: Søknadsbeløp fylles ut Prosjektet beskrives i et dokument som vedlegges søknaden (klikk Legg til dokumenter )og last opp din beskrivelse av søknaden. Når søknaden er ferdig utfylt og klar til å sendes, endrer du Søknadsstatus til Til behandling. Kommentar-feltet kan brukes fritt etter behov. Dato for tildeling og Tildelt beløp fylles ut av sentralleddet. Husk alltid å klikke Lagre for å lagre søknaden 14
Krav til dokumentasjon Staten krever at dere dokumenterer hva tildelte midler er brukt til. Bruk feltet Tildelt beløp er brukt til for å beskrive dette i noen setninger. I tillegg kreves det at hvert lokallag beskriver én aktivitet/prosjekt/tiltak som får støtte i løpet av året, med både tekst og bilde. Tekst og bilde(r) kan lastes opp ved å klikke på Legg til dokumenter deretter på Velg filer og Last opp i vinduet som kommer opp. Kommunalt tilskudd Foreningen kan søke om kommunale tilskudd gjennom ordninger som er i kommunen, det gjøres direkte til ordningen. Det kan legges inn i Asyff som dokumentasjon hvis det er ønskelig for lokallaget. Tilskuddet gis normalt til alle typer foreninger i en eller annen form. Men hver kommune har sine egne frister og retningslinjer, som dere selv må sette dere inn i. Ordninger Ordninger inneholder en liste over tilskuddsordninger. Tilbyder er organisasjonen som tilbyr ordningen Tilskuddsordning er navnet på ordningen Webside er peker til en webside hvor man kan finne mer info Søknadsfrister er søknadsfrist(er) som tilbyder har satt for å levere søknad Minste beløp brukes av noen tilbydere. Det kan være at tilbyder krever for eksempel en minimumsomsetning hos søker for å kunne være aktuell. Feltet kan også benyttes hvis tilbyder har spesifikt sagt noe om minste søknadsbeløp Største beløp brukes hvis tilbyder har spesifikt sagt noe om største søknadsbeløp Dokumentasjonskrav er noen stikkord om dokumentasjon som må vedlegges søknaden Du kan regulere bredden på hver kolonne med musepekeren. Listen kan også sorteres ved å peke på kolonneoverskriften. Ved å peke på en ordning, får man opp detaljinfo om hver ordning. Ny versjon Det vil komme nye versjoner av Asyff med jevne mellomrom. Om oppdatering er tilfelle vil det komme opp et varsel om oppdatering, da må du starte opp Asyff på nytt på datamaskinen å få med de siste endringene. Versjonene kan også kreve programmet Silverlight. 15