1 Besvarelse fra Kontrollkomiteen i Lions Norge til stiftelsen Det er mitt valg, på oppdrag GJENNOMGÅ DISPONERINGER SOM STYRE I STIFTELSEN HAR GJORT, gitt 24. MARS 2015. Innhold: side 1. Oppdraget. 2 2. Kort resymé med hovedkonklusjon. 2 3. Stiftelsen. 3 4. Vedtekter, instrukser og protokoller. 3 5. Vedtak om LRF 2015. 4 6. Likviditet og økonomistyring. 6 7. Konklusjon og konflikt til overflata 28.august 2015. 8 Kontrollkomiteens medlemmer; Narvik, 23.05. 2015 Notodden, 23.05. 2015 Hamar, 23.05. 2015 Knut Eirik Wollan. (sign) Bjarne Bakken. (sign) Kåre Rise. (sign)
2 1. Innledning om oppdraget. Styret i stiftelsen Det er mitt valg (DMV) ba 24.mars 2015 Kontrollkomiteen (KK) i Lions Norge å gjennomgå disponeringer som tidligere styre i Stiftelsen har gjort. Styret viser til henstillingen fra Guvernørrådet (GR) i Lions Norge, som sier: Guvernørrådet henstiller styret i Stiftelsen Det er mitt valg om å be kontrollkomiteen gå gjennom det som har skjedd, herunder granske regnskapene. GRL anbefalte KK å ta oppgaven, selv om stiftelsene ligger utenfor komiteens arbeidområde. KK fant det meningsløst å gjennomgå kun handlingene til det siste styret, som fungerte fra 20.november 2014 til 4.mars 2015. Samtidig definerte KK at bakgrunnen for gjennomgangen berører handlinger både i styret i DMV og i GR. I tillegg mener KK at stiftelsens historie kan være nyttig bakgrunn for disponeringer i nyere tid. KK har derfor trukket linjer bakover til opprettelsen av stiftelsen i 2003, før Stiftelsesloven fra 2002 hadde trått i kraft. KK baserer sine vurderinger på innhenting av skriftlig informasjon i protokoller/referater og sakspapirer, i e- poster og ved en rekke samtaler med berørte nøkkelpersoner. Informasjonen er å finne på ulike steder, uten noe samlet arkiv, ingen samlet skriftlig dokumentasjon. KK har således samlet en god del muntlig informasjon, som i den grad vi har lykkes er blitt sammenholdt fra flere ledd. KK vurderer formaliteter og hvordan ting er behandlet og gjennomført, og har ingen mening om politiske valg. 2. Kort resymé med hovedkonklusjon. KK fikk oppdraget 24. mars 2015 og har arbeidet for å kunne gi sin besvarelse før RM 27. mai 2015. Stiftelsen DMV og Lions Norge fikk en åpen konfrontasjon 28. august 2014. Denne var tuftet på Lions misnøye med retningen DMV gikk i, både med veivalg og mangel på økonomisk styring, som etter GRLs mening brøt med Lions vedtatte planer. DMVs styreleder avviste dette og viste til vedtekter som partene hadde vedtatt i 2011. Samarbeidet mellom DMV og Lions har så langt KK har funnet fungert tilfredsstillende fram til 2014. Når det oppstår uoverensstemmelser kan det være nyttig med dokumentasjon til hjelp i å finne hva som er besluttet og ikke. KK har funnet mye uformelle avtaler og beslutninger som ikke er dokumentert hos noen av partene. Dette omfatter avtaler om lån, innkjøp av tjenester, hva som er besluttet i møter og samtaler. Dette er svakhet som KK anbefaler partene å endre. Økonomistyring har vært sentrale uavklarte temaer mellom partene. KK mener å ha fastslått at økonomiske konsekvenser ved iverksetting av tiltak ikke er tilstrekkelig belyst før igangsetting. På samme måten har det vært for enkelt i DMV å forskuttere inntekter, fra ventede, men ikke sikre inntekter. Formålet DMV ved LRF 2015 kan ha vært den utløsende faktor for konflikten. DMV satset offensivt på støttemateriell for aksjonen, utvikle kurs og materiell og forberede seg på tida etter at LRF-midlene var oppbrukt. Lions på sin side var opptatt av å planlegge hvordan de sammen med DMV skulle sikre framtida. Felles for begge var at de arbeidet hver for seg, og med ulike forventninger og løsninger medførte dette uoverensstemmelser. DMV følte innblanding i sitt ansvarsområde og Lions mente at DMV gikk i feil retning. KK mener dette var en viktig faktor for konflikten, og anbefaler partene som har et så viktig felles tiltak som MITT VALG, å arbeide sammen for omforenede løsninger i stedet for å sitte på hver sin tue. En viktig faktor
3 er å ha en løpende dialog og en felles, kjent og akseptert dokumentasjon, som partene innretter seg etter. Et vedtak gjelder inntil det er endret. KK understreker at de i arbeidet ikke har funnet noe i økonomien eller regnskapet som på noen måte inneholder misligheter eller gir mistanke om det.. Underskuddet for 2014 er framkommet ut fra disposisjoner som er gjort innenfor den virksomheten som DMV driver. Avslutningsvis beklager KK slik konflikt som tar mye energi, som vi igjen skulle sett brukt mer positivt. Når biter av hele prosessen blir brukt til sterke konklusjoner, beskyldninger og delvis sjikane er det sterkt å beklage. Derfor er KKs sluttord i resymeet: - La oss basere framtida på et utdrag fra Lions etiske norm: LA OSS BYGGE OPP. 3. Stiftelsen. Etter konkursen i Det er mitt valg (Lions Quest) i 2003 var Lions Norge opptatt av å finne en hensiktsmessig måte å sikre videre tilbud av de gode kursene til barn og ungdom. Valget falt på en stiftelse, som Lions Norge opprettet ved et stiftelsesbrev av 18. desember 2003 og tilhørende vedtekter og med en stiftelseskapital på 200.000 kroner. Stiftelsens navn er Det er mitt valg. DMV har rettighetene fra LCIF til kursene i Norge. I vedtektene hadde DMV og Lions Norge (Lions) definert hver sine funksjoner. I de første vedtektene var det definert at Lions skulle oppnevne styret. I årene etter opprettelsen av DMV ble vedtektene endret. Siste endring, som GR har godkjent var i 2011. I disse heter det bl.a. at styret skal oppnevnes av det sittende styret i stiftelsen, med forelegg for GR. KK har informasjon om at da Stiftelsesloven tråtte i kraft i 2005 ble habilitetskravet klarere. Helsedirektoratet informerte DMV ved to anledninger om at de, med den nærhet stiftelsen hadde til oppretteren (Lions) av stiftelsen, hadde vanskeligheter med å innvilge den årlige søknaden om støtte. Endringen av vedtektene i 2011 må ses i sammenheng med endringsbehov over tid, som ble oppdatert med godkjennelse i GR i februar 2011. 4. Vedtekter, instrukser og protokoller. Vedtektene har løpende vært sovende, partene har etterlevd de til en hver tid omforenede vedtekter. Samarbeidet mellom Lions og DMV har fungert rimelig godt over tid, uten særlig behov for å slå opp i vedtektene. Både Lions og DMV har hatt en felles målsetting om at kursene skal være attraktive og at flest mulig skal få nytte av dem. Vedtektene kom opp som et stridstema i 2014, når partene var uenig i veivalg for DMV. KK oppfatter at GR da mente at DMV hadde for stor selvstendighet i veivalg og styring av stiftelsen, samtidig som de var uenige i stiftelsens disposisjoner. Stiftelsen på sin side viste til sine vedtekter, hvor selvstendigheten, friheten og ansvaret er tillagt stiftelsens styre. Det heter i vedtektene bl.a. Styret er ansvarlig for stiftelsens organisering og drift. Styret skal påse at man har tilfredsstillende budsjett, regnskapsførsel, økonomisk forvaltning, samt kontorrutiner som gir styret muligheter til å kontrollere den løpende drift. KK forholder seg til de vedtektene partene hadde godkjent og som fram til 2014 ikke er registrert å være noe problem. Vedtekter for stiftelser skal godkjennes av Stiftelsestilsynet (Tilsynet). Vedtektene fra 2011 ble ikke sendt Tilsynet før september 2014 og endringene ble godkjent 17.12. 2014.
4 KK fastslår at dette formelt var feil fra stiftelsen. Likevel tillegger ikke KK dette noe vekt i saken, da partene over tid har arbeidet etter disse vedtektene, som de begge var enige om i 2011. Det er ingen dokumentasjon med ønske om endringer før høsten 2014. I tilsettingskontrakten for daglig leder vises det til arbeidsreglement for DMV. Dette dokumentet er ukjent, men det foreligger en stillingsbeskrivelse for daglig leder. Denne gir ansvarsområder og enkelte fullmakter. Styreleder i DMV har vært på formøter, uten agenda og uten referat, ved AUs møter,. KK oppfatter disse møtene som informasjonsutveksling uten føringer eller avtaler om tiltak fra noen av partene. Tidligere har MD NAC deltatt i styremøtene i DMV, og fra januar 2014 har AGRL/GRL og NAC deltatt i disse møtene. KK ser ikke noen synspunkter/innspill fra Lions representanter i referatene /protokollene fra disse møtene. KK oppfatter at disse tilstedeværelsene i begge foraene ikke har vært brukt til så betydningsfulle innspill eller avtaler at de er protokollert noe sted. Samarbeidet og saksbehandling synes for KK å ha vært relativt uformelt, både innad og i samarbeidet. I DMV inneholder protokollene i stor grad omtale av saker og meninger, svært lite om økonomi, lite om tiltak for å endre/bedre forhold og svært få vedtak eller konklusjoner. På den måten vurderer KK at oppfatningene etter en diskusjon gjerne kan være ulike, og hva skjer så videre? Beslutninger kan ha oppstått etter møtene. Så viktige ting som økonomiske forpliktelser, bestillinger eller opptak av lån synes å ha skjedd uten vedtak i styreprotokoller. Samspill med DMV skjer også uformelt i Lions. Vi finner ikke innvilgelse av lån til stiftelsen protokollert i perioder bakover, før det er protokollert et lån i mars i 2015. På samme måte finner ikke KK protokollerte vedtak angående viktige DMV-saker i GR høsten 2014 og februar/mars 2015. Det foreligger ingen protokoll fra GR om mistillit til DMV og heller ikke om Lions innstilling til nytt styre i DMV fra mars 2015. KK fastslår at det her er store forbedringspotensialer. Det må skrives og arkiveres referater og protokoller fra møter hvor partene har saker som berører hverandre eller hvor de er i felles møter, for å ha oversikt og en felles oppfatning av hendelser. KK minner om at MITT VALG er avhengig av at stiftelsen og Lions samarbeider godt for å sikre en langsiktig løsning. Det er derfor viktig at samarbeider fungerer, og at partene finner felles løsninger for å nå dette målet. Da må vedtekter, instrukser og referater/protokoller brukes som et tjenelig verktøy og ikke som en blokkering for et fruktbart samarbeid. Til syvende og sist er det kanskje personene, og deres evne til å samarbeide, som er viktigere enn de til enhver tid foreliggende verktøy. 5. Vedtak om LRF. RM i Loen 2013 vedtok at DMV skulle være formålet for LRF-aksjonen 2015. Forslaget fra LC Nordstrand innholdet en beskrivelse av hvordan midlene skulle brukes, Forutsatt at stiftelsen skulle bli tilført 20 mill. kr. skulle fordelingen være 40 % til skolering, oppfølging/veiledning, 25 % til programutvikling, 20 % til forskningsbasert evaluering og 15 % til markedsføring. Vedtaket ga styret i DMV en mulighet til å forsere fornyelsen av stiftelsen. I samarbeid med reklamebyrået Ludens ble det utarbeidet en detaljert merkevarebygging for å gjøre DMV bedre kjent via sosiale medier. Dette var en videreutvikling av kommunikasjonsplattformen fra oktober 2012 og som ble presentert for «pilotene» på samling i januar 2013. Likeså trengte foreldreboken, De viktige årene, en oppgradering.
5 Dette arbeid anså styret som sin oppgave og Lions ble jevnlig informert via styreleders deltakelse på det han oppfattet som AU-møter. KK registrerer at det ikke foreligger referater fra disse møtene og GRL bekrefter at det var «formøter» til AU-møtene og at det derfor ikke var hverken agenda eller protokoll. Første fase i planen var å fornye hjemmesiden og flytte den fra IDIUM. Ludens ivaretok redaktørtjenesten. DMV fikk en aktiv hjemmeside med nye artikler. Også facebook ble tatt i bruk for å promotere DMV. Samtlige bøker fikk nytt omslag og illustrasjonene i bøkene ble fornyet. For å posisjonere seg for LRF ble det laget en del brosjyrer, digitalbrosjyrer og rollup for LRF-aksjonen. Gunnar Malmin ble engasjert for å kvalitetssikre og lage det faglige grunnlag for markedsføringen av LRFprosjektet. I styremøtet 31. januar 2014 har LRF en sentral plass. Her diskuteres lobbyarbeid og profilering. Det diskuteres utkast til ny brosjyre rettet mot kommuner. Det er behov for oppfølgingskurs og det diskuteres hvordan dette skal finansieres. Dagens kurspris gir ikke rom for oppfølgingskurs. En ny kurspakke, hvor LRFmidler er en del av finansieringen, kan være en løsning. Forslaget skulle utredes. Styret i DMV starter et arbeid for å beskrive hvordan stiftelsen skal forvalte innsamlede midler. Stiftelsens deltagelse på den planlagte «kick-off» samling for LRF i januar 2014 er også tema. Styret ønsker at DMV skal være et av seminarene på RM 2014. LRF-koordinator Lise Gulbrandsen tar dette opp med Lions. I samme styremøte blir bokprosjektet «De viktige årene» vedtatt etter et budsjett fra Ludens på 390.000 eks mva, men iverksettes ikke før Helsedirektoratet har bekreftet tilskudd. Etter dette styremøtet mottok styreleder innkalling til et møte med AGRL Tore G. Hovde, Tore Lynau og MD NAC Hroar Thorsen, der det forelå et omfattende forslag til handlingsplan for Lions arbeid med DMV. Styreleder oppfattet deler av planen, utarbeidet uten kontakt med DMV, som inngripen i styrets arbeids- og ansvarsområde og avviste en slik handlingsplan ut fra stiftelsens vedtekter. Dette er starten på en uenighet om hvordan og av hvem DMV skal profileres og markedsføres. KK er forundret over den manglende kommunikasjon mellom stiftelsen og Lions i slike prosesser, hvor det er viktige planer som styrer den andre part. KK mener at både saksinteresse og nærhet i det daglige gir muligheter for gode felles prosesser. I styremøtet 3. april 2014 presenterte AGRL Tore Hovde en ny betraktning om Lions arbeid som medspiller til DMV. Et partsammensatt samarbeidsutvalg ble oppnevnt for å starte arbeidet med å konkretisere samarbeidet mellom Lions og stiftelsen og bruken av innsamlede midler som forventes å bli rundt 20 mill. Stiftelsen blir representert med to styremedlemmer, Lions med GRL og MD-NAC samt en representant fra LC Nordstrand. Ifølge protokollen fra styremøtet er styremedlemmene ikke gitt noen fullmakter ut over det som styreleder presiserte vedrørende stiftelsens ansvar ifølge vedtektene. Styremedlem Hilde Straumshein følger opp planarbeidet fra styremøtet i januar 2014 om hvordan stiftelsen skal forvalte midlene fra LRF. Det blir ingen vedtak ut over deltakelse i det nylig oppnevnte utvalget. Samarbeidsutvalget fremmer forslag til arbeidsdeling som innarbeides i pkt 4.4 i Lions handlingsplan for 2014/2015, og som blir vedtatt av RM. Forslaget beskriver hvem som skal selge kurs, men ikke hvem som skal produsere salgs og profileringsmaterialet. Utvalget hadde et par møter i april og juni 2014, hvor salg, markedsføring, ulike finansieringsmåter, arbeidsdeling ble drøftet, for å sikre framtida med og etter LRF 2015. Det avtalte møtet 21. august ble ikke holdt, og siden har ikke gruppa vært i funksjon. Det kom således lite ut av det gruppearbeidet. Styremøtet diskuterer også å engasjere en person til lobbyarbeid for DMV mot myndighetspersoner og ikke minst i media i form av kronikker og leserinnlegg. LRF-koordinator Lise Gulbrandsen blir engasjert i en periode for å gjøre denne jobben.
6 Parallelt med det oppnevnte samarbeidsutvalget presenterte Ludens til styremøtet i april 2014 en fase 2 av kommunikasjons-plattformen. Her kommer det nye navnet på kursene, «Mitt Valg», som styret har besluttet, men som KK ikke ser protokollert noe sted. Ludens skulle lage retningslinjer for bruken av programlogoen og stiftelsens logo i forskjellige sammenhenger, en profilhåndbok. Styret ville ha en oversikt over kostnadene ved en slik utvidelse av prosjektet. Noen dager senere foreligger et budsjett for merkevarebyggingen/kommunikasjonsplattformen, medregnet boken, De viktige årene, fra start i oktober 2012 og til ferdigstillelse ved utgangen av 2014 på nær 1.1 mill. kroner. Av dette er 370.000 rabatt for Ludens bruk av prosjektet i intern opplæring og profilering. I august 2014 blir budsjettet justert opp til nær 1.5 mill. kroner. KK finner ingen vedtak i styreprotokollene som gir signal om at Ludens tilbud aksepteres. I forslaget til LRF-aksjon fra LC Nordstrand er et av kriteriene en forskningsbasert evaluering av DMV. Styret har derfor inngått et faglig og økonomisk samarbeid med Høyskolen i Oslo/Akershus for å få finansiert en doktoravhandling om bruk og virkning av undervisningsopplegget DMV. En doktoravhandling vil koste ca 3.5 mill. og strekke seg over tre år. Styret vil se på muligheten for eksternt tilskudd til finansieringen av en slik doktoravhandling. Det fremkommer ikke noe i styreprotokollen at dette skal finansieres av LRF-midler. Neste styremøte i august 2014 er ingen saker vedr LRF behandlet fordi den åpne konflikten mellom GRL og styret i DMV ble tema i møtet.. I styremøtet 9.10.2014 har LRF en sentral plass. Lise Gulbrandsen har laget en rapport om lobbyarbeid og profilering. KK merker seg anbefalingen om et tydeligere skille mellom DMV og Lions. Tilknytningen til Lions skaper usikkerhet om DMV s faglige troverdighet i fagmiljøene. En status fra samarbeidsgruppen DMV og Lions blir presentert. En fordeling mellom klubber og Tulipanfondet skal fortsatt være hovedgrunnlaget for finansiering. Klubber som får til avtaler med en kommune om kursing av alle barnehager eller skoler, må kunne få tilskudd fra LRF-midlene. En rammeavtale med Adferds senteret ved Høyskolen i Oslo og Akershus blir undertegnet for finansiering av en doktorgradsavhandling på undervisningsopplegget Mitt Valg. Styrevedtaket har ingen informasjon om hvordan dette skal finansieres ut over at saken er behandlet under temaet Lions Røde Fjær 2015. Det vedtas samtidig at et forslag til bruk av LRF-midler skal diskuteres/vedtas sammen med Lions. Kommunikasjonsplattformen vedrørende nettsider og Facebook videreføres. Som følge av konflikten med Lions viser neste styreprotokoll 20.11.2014 kun valg av ny styreleder, Dagfinn Bakken. I protokollen fra styremøtet 21.1.2015 opplyser ny styreleder Dagfinn Bakken at dialogen med GRL nå er kommet godt i gang. Kommunikasjonen mellom daglig leder, instruktørene og klubbene har hele tiden vært god. Samarbeidet med LRF 2015 krever ressurser med hensyn til å nå ut med faglig informasjon til medlemmer og folk flest. Det orienteres om at samarbeidet med Ludens om kommunikasjonsplattformen, p.g.a den økonomiske situasjonen, er stanset, bortsett fra en oppdatering av hjemmesiden neste tre måneder, med en kostnadsramme på til sammen 45.000 kroner. 6. Likviditet og økonomistyring. Stiftelsens inntekter kommer fra tre kilder. Kurs dekkes med 50 % fra Lionsklubber og 50 % fra tulipanfondet. Helsedirektoratet tilfører 1.3 mill. kroner til utvikling og vedlikehold av programmet. Salg av brosjyrer og materiell utgjør ca 950.00 av en total inntekt på 6,3 mill. kroner.
7 Stiftelsens likviditet har helt fra starten i 2004 vært anstrengt i sommermånedene. Det har vært løst ved lån fra tulipanfondet. Tilbakebetalingen skjer ved fakturering av gjennomførte kurs ut over høsten slik at ved årsskiftet er lånene ajour. Dette ble gjennomført uten noen form for kontrakter. En samtale mellom GS og daglig leder var nok. Det årlige beløpet fra Helsedirektoratet overføres i to deler, en om våren og en om høsten. Styret har ikke sett behov for et likviditetsbudsjett da de variable kostnadene, lønn til instruktørene for gjennomført kurs, umiddelbart kunne faktureres mot tulipanfondet. I 2014 endrer stiftelsens likviditet seg i negativ retning. Kommunikasjonsplattformen har belastet regnskapet i 2013 med kr 375.000 og kr.155.000 for første halvår 2014. Beløpet er i regnskapet aktivert som LRF-prosjekt. Det påvirket derfor ikke resultatregnskapet. (Slik det var satt opp på det tidspunktet) Beløpet for 2013 er beskrevet i stiftelsens årsberetning som var vedlagt riksmøtepapirene for 2014. Revisjon av regnskapet for 2014 har senere ikke godtatt en slik aktivering og anbefalt utgiftsføring av hele beløpet. I samtaler med Lions våren 2014 blir stiftelsen enig med Lions om at 239.000 kroner av LRF-midler kunne brukes til markedsføring av foreldreboken. Også et beløp på 127.000 ble en enig om kunne dekkes inn via LRF-midler. I styremøtet april 2014 presenterer Ludens en omfattende plan for markedsføring og kommunikasjon. Styret ber om et budsjett for «fase 2». Tre dager senere presenterer Ludens et budsjett for hele merkevareprosjektet medregnet foreldreboken med en ramme på 1.1mill. kroner. Hvem som deltok i dette møtet er uklart da det ikke fremkommer i noen protokoll. KK finner ingen protokoll med godkjenning av tilbudet fra Ludens og heller ingen beskrivelse av hvordan denne utvidelsen skulle finansieres. I tillegg blir budsjettet oppjustert i august til en ramme på 1.5 mill. Faktum er at Ludens starter arbeidet med jevnlige redaktørmøter med stiftelsens daglige leder som en av deltakere uten en skriftlig kontrakt. KK har kontaktet Ludens for å få kopi av eventuelle kontrakter. Ludens henviser til en budsjettpresentasjon 6. april 2014 og status i september 2014 med beskrivelse av delprosjekt, fakturerte beløp, gjenstående beløp og et beløp som beskrives som avskrevet/rabatt, samt til prosjektrapporter. I april 2014 har stiftelsen akutt behov for likviditet for å kunne utbetale lønn og feriepenger. Dette har ikke vært tema i styremøtet ut fra protokollene. For KK synes dette å være overlatt til daglig leder. KK er også noe forundret over at dette ikke er referert i protokollen all den tid styret er i ferd med å behandle en betydelig utvidelse av kommunikasjonsplattformen uten finansiering. I daglig leders rapport til styret i august 2014 er underskuddet 55.000 kroner og forklart med lavere kursvirksomhet, lavere salg av foreldreboken og økt utgifter til regnskap og revisjon. Negativ egenkapital er ikke berørt i daglig leders rapport. Regnskapet som blir presentert for styret er utarbeidet av styrets leder og har ikke med regnskapet mot Helsedirektoratet og heller ikke utgifter relatert til LRF. Dette medfører at styret ikke får den reelle oversikten over stiftelsens likviditetsproblem. Eneste signal er i en note hvor kostnader til LRF i 2013 er aktivert med 376.000 og i første halvår 2014 med 154.000 kroner. Regnskapsfører rapporterer i regnskapet per 31.august 2014, etter daglig leders rapportering, at stiftelsen har en negativ egenkapital og et akutt behov for likviditet. Egenkapitalen er på dette tidspunkt negativ, men regnskapsfører mangler en del bilag for å ha en full oversikt. KK mener dette bekrefter en bekymring over faktaoversikten i styret og hos daglig ledelse. Konflikten mellom DMV og GRL, som blokkerte for saksbehandlingen 28.august 2014 er omtalt i pkt. 7. Innholdet i styremøtet 28.august 2014 ble begrenset til konflikten og saker ble skjøvet ut i tid. Et nytt styremøte blir innkalt i oktober 2014. Her blir halvårsregnskap og regnskap pr 31.8.2014 diskutert. Egenkapitalproblemet løses ved at en større del av utgiftene til kommunikasjonsplattformen aktiveres som LRF-prosjekt.
8 Likviditetsproblemet er nå kjent for styret iflg protokollen og må ha en rask løsning. Konflikten med Lions gjør at både størrelsen og klimaet mellom stiftelsen og Lions hindrer stiftelsen i å be Lions om likviditetslån fra tulipanfondet. Løsningen blir at et styremedlem gjennom sitt firma tilbyr et likviditetslån. Styreleder og daglig leder får fullmakt til å inngå en låneavtale på det beløp som er nødvendig. Noen dager senere er en låneavtale på 800.000 kroner undertegnet med innfrielse i april 2015 da stiftelsen beregner at LRF-midler er overført fra Lions til stiftelsen. Styremøtet 20.11.2015 velger ny styreformann, Dagfinn Bakken. Stiftelsens økonomi drøftes ikke. I styremøtet 21.1.2015 med ny styreleder, Dagfinn Bakken, blir stiftelsens økonomi diskutert. Styret er ikke tilfreds med dagens situasjon med hensyn til budsjett og regnskapsrapportering. De forventer at det fremlegges kvartalsvis regnskapsrapporter. Det skal videre utarbeides et budsjett for 2015 straks regnskapet for 2014 er klart og revidert. I løpet av november 2015 skal budsjett for 2016 være klart. Kostnadene for foreldreboken, De viktige årene, besluttes aktivert og utgiftsføres/avskrives over tre år. I løpet av 4. og 5. februar 2015 har styret flere samtaler via telefon og e-post hvor valg av nye styremedlemmer diskuteres. 5. februar konkluderer styret med at det ikke har lykkes stiftelsen å bli enig med Lions om en omforent løsning for valg av representanter til nytt styre. Til styremøtet 4. mars 2015 blir det kun en sak, valg av nytt styre, og det sittende styret fremmet ingen sak om økonomien. Den nye styrelederen og daglig leder medvirker til at et regnskap for 2014 ferdigstilles. Revisor bekrefter vår skepsis til styrets aktivering av en del kostnader knyttet til LRF. Regnskapet styret la frem er nå korrigert ved at hele beløpet stiftelsen hadde avsatt som forskudd av LRF-midler, er utgiftsført. Beholdning av materiell er justert opp etter lagertelling. Underskudd på driften er på hele 1.5 mill. kroner og balansen viser en negativ egenkapital på nær 800.000 kroner. Dette viser at stiftelsen ikke har skaffet seg nødvendige råd om hvilke utgifter som kan aktiveres og hva som må utgiftsføres. Det har vært en medvirkende årsak til det store underskuddet for 2014. 7. Konklusjoner og konflikten til overflata 28. august 2014. -28. august 2014 er en lei dag for Lionsbevegelsen i Norge. GRL, på vegne av GR, uttrykte mistillit til styret i DMV. - I samtale med KK beskriver GRL hvorfor han mente å ha rett til å reise mistillit. I langtidsplanen som RM i 2014 vedtok, var det i pkt 4.2. et mål å bedre økonomistyringen i Lions. Dette arbeid startet i 2013-2014 og fortsatte i 2014-2015. For stiftelsen fikk det konsekvenser for lån fra tulipanfondet. KK har ikke funnet noen dokumentasjon på at GRL på noen måte før august 2014 har gitt uttrykk for at stiftelsen ikke hadde god økonomisk styring. Derimot har GRL gitt uttrykk for at samarbeidet for en felles plan for markedsføring og salg av Mitt Valg ikke var i tråd med RM-vedtaket i 2014. GRL opplevde at DMV gikk i feil retning. Styreleders henvisning til vedtektene blokkerte for et konstruktivt samarbeid. Før styremøtet i august 2014 kontaktet GRL Ludens for å få en full oversikt over Ludens engasjement med DMV. Her fikk han pr telefon bekreftet at engasjementet hadde et budsjett på ca 1,5 mill. kroner. GRL kjente også til stiftelsens lån fra tulipanfondet og mente at stiftelsen hadde pådratt seg kostnader langt ut over stiftelsens økonomi. GRL fant også ved å undersøke i stiftelsesregisteret at stiftelsen ikke hadde sendt endringer i vedtektene fra 2011 til godkjennelse i Tilsynet. Det var vedtektene fra etableringen i 2003 som var registrert, og i følge dem skulle GR velge styremedlemmer og utpeke styreleder. Med dette som dokumentasjon mente GRL at GR hadde grunnlag til å reise mistillit til styrets leder og styret. I styremøtet endret GRL sin mistillit til bare å gjelde stiftelsens styreleder, som besluttet å trekke seg fra vervet. KK s undersøkelser viser at GR ikke har protokollert et vedtak om mistillit. Vedtaket er gjort i et distriktsledermøte uten protokoll og må derfor anses som ugyldig.
9 - KK konkluderer med at oppdraget fra DMV betinger bredere vurdering enn begrenset til disponeringer i det siste styret. - Faktainformasjon finner i begrenset grad i skriftlig form og KK har basert noe av sitt arbeid på muntlig tilleggsinformasjon. - Et relativt tilfredsstillende samarbeid mellom DMV og Lions har ikke medført løpende bruk av vedtektene for DMV. Vedtektene som både DMV og Lions var enige om i 2011 er lagt til grunn i KKs arbeid, selv om de ikke var sendt Tilsynet til godkjennelse før i september 2014 og godkjent 17.12. 2014. - KK mener det uformelle må dokumenteres i mye større grad enn hittil både for interne avtaler/beslutninger, i forhold til leverandører og mellom DMV og Lions - Det uformelle medvirker etter KKs mening til utilfredsstillende styring av økonomien, likviditetsproblemer og store underskudd. -KK mener en løpende dialog mellom DMV og Lions, bl.a. ved å bruke hverandre i DMVs styremøter og ved Lions formøter i AU vil kunne forebygge slike konflikter som kom til overflata i august. Dersom de likevel oppstår, bør de kunne løses på en annen måte enn ved mistillit. KK oppfatter at lykken ved at LRFs formål ble DMV ble en ulykke i samarbeidet mellom DMV og Lions. Lions var uenig i veivalget for DMV, mens DMV brukte LRF-midler på forskudd, uten at ei krone verken var innsamlet eller tildelt. Partene arbeidet i stor grad med hver sine planer uavhengig av vedtekter og hva den andre gjorde. - KK er kritisk til forløpet og prosessen ved valg av nytt styre 3. mars 2015. GRL fremmet forslag til nytt styre med føringer om at uten det foreslåtte styret ville LRF-midlene kunne bli frosset. KK har ikke funnet noe dokumentert vedtak om innstilling av kandidater til styret eller at valget ville påvirke tildeling av LRF-midler. - KK konstaterer at det sittende styret fram til valget 3. mars prioriterte stiftelsens framtid foran videre prosess for valget. De aksepterte innstillingen fra GRL for å legge til rette for et videre samarbeid mellom DMV og Lions, til beste for kurstilbudet. - KK beklager hva en slik konflikt fører med seg av spilt energi og ubehag. En sak som dette er sammensatt, det er minst to sider, to parter. Kanskje tre, din, min og den riktige. KK hevder at det i denne saken også er flere sider, og at vi må kunne lytte til hverandre, respektere hverandre og være mer tilbakeholde med skråsikre standpunkt bygd på delinformasjon. KK anbefaler at alle undersøker litt bredere før standpunkter med skråsikre syn og sågar beskyldninger flagrer rundt i organisasjonen, kanskje unntatt til de som er direkte berørt. - Sluttordet i KKs konklusjon er: La oss bassere framtida på et utdrag fra Lions etiske norm: LA OSS BYGGE OPP.