Beretning fra Kontrollkomiteen

Transkript

1 Beretning fra Kontrollkomiteen Kontrollkomiteen viser til NLM Ung sine vedtekter 5.2: 'Komiteen skal føre tilsyn med at landsstyret i NLM Ungs virksomhet er i samsvar med NLM Ungs vedtekter og handlinsplaner samt relevante lover og forskrifter. Komitéen skal gjennomgå landsstyrets referater/protokoller, landsstyrets melding til landsmøtet og NLM Ungs regnskap. Kontrollkomitéens beretning forelegges landsmøtet som fatter beslutning i sakens anledning (...)' Kontrollkomiteen har bestått av Ola Johan Settem (leder), Odd Inge Aas og Maria Celine Lundeby, med Olav Erik Dahl som varamedlem. Kontrollkomiteen har hatt to møter, og ellers kommunisert på e-post og telefon. Komiteen har gått gjennom landsstyrets protokoller fra årene 2012 og 2013, landsstyrets årsmelding for 2012, og stilt oppklarende spørsmål til Hans Kristian Skaar (leder for NLM Ung), Elin Austbø (administratsjonskonsulent for NLM Ung), og Gunnar Loland (leder for landsstyret i NLM Ung). Kontrollkomiteen har ikke gått gjennom NLM Ungs regnskap, av den enkle grunn at landsstyret har besluttet å slå sammen regnskapene for 2012 og Begrunnelsen for dette er at NLM Ung eksisterte kun i noen få måneder høsten Kontrollkomiteen har ikke noe å bemerke til dette annet enn å understreke viktigheten av at neste års kontrollkomite foretar en grundig gjennomgang av regnskapet for både år 2012 og år På bakgrunn av landsstyrets protokoller og landsstyrets årsmelding har så kontrollkomiteen vurdert om landsstyrets virksomhet har vært i samsvar med NLM Ungs vedtekter, NLM Ungs handlingsplan og relevante lover og forskrifter. Vi vil i fortsettelsen ta for oss disse i tur og orden. Siden årets kontrollkomite er den første i NLM Ungs historie, har vi nedenfor tatt med både noen generelle betraktninger om hvordan vi har forstått vårt mandat, i tillegg til den konkrete vurderingen av om årets landsstyre har opptrådt i samsvar med vedtekter, handlingsplan og lover / forskrifter. NLM Ungs vedtekter Det er en viktig oppgave for kontrollkomiteen å se til at NLM Ungs landsstyre forholder seg til NLM Ungs vedtekter. Kontrollkomiteen vil likevel understreke at spesielt når det gjelder formåls-og basisparagrafen i 1, som blant annet forplikter landsstyret til å 'utbre Guds rike blant barn og unge', vil kontrollkomiteen som et utgangspunkt spille en svært tilbaketrukken rolle. Kontrollkomiteen skal ikke vurdere på hvilke måter Guds rike best kan utbres. Dersom landsstyret imidertid skulle begynne å drive med noe helt annet enn hva som rimeligvis kan anses som 'utbredelse av Guds rike' (for eksempel bestemme at UL skal være et rent idrettsstevne, uten noen

2 forkynning eller annen kristen virksomhet), må kontrollkomiteen si fra til Landsmøtet om dette. Når det derimot gjelder mer konkrete saksbehandlingsregler for landsstyrets virksomhet, som vi spesielt finner i 3 (som landsstyret må forholde seg til ved forberedelsen av landsmøtet) og 4 (som regulerer landsstyrets virksomhet mellom landsmøtene), vil kontrollkomiteens kontroll være mer aktuell. Slik kontrollkomiteen ser det, viser landsstyrets protokoller og landsstyrets årsmelding for 2012 at de i all hovedsak har opptrådt i samsvar med NLM Ungs vedtekter. Kontrollkomiteen ser seg samtidig nødt til å påpeke to forhold. I) Det første er at innkallingen til årets landsmøte har blitt sendt ut for sent. I følge vedtektene 4.4 skal innkallingen til landsmøtet 'sendes senest tre måneder før landsmøtet'. Så langt kontrollkomiteen har brakt på det rene, ble innkallingen sendt til NLM Ungs fellesskap først i tidsrommet september, altså litt over en måned før landsmøtet. En del direktemedlemmer har antagelig fått innkalling på e-post noe før, men heller ikke de har fått innkalling mer enn 3 måneder før. Dette er beklagelig, både fordi folk som er aktuelle landsmøtedelegater kan få for lite tid til å sette av helgen og forberede seg, men framfor alt fordi fristen fellesskapene har til å fremme saker for landsmøtet, er satt til 2 måneder før landsmøtet. Det er generelt viktig for landsmøtets demokratiske legitimitet at frister av denne typen overholdes. Kontrollkomiteen har forståelse for at landsstyret og administrasjonen kan ha hatt gode grunner til å vente med innkallingen, slik som at sakspapirer ikke har vært klare. Samtidig er det i henhold til vedtektene ikke noe problem å sende innkallingen først, og vente til 1 måned før landsmøtet innen de fleste sakspapirene sendes. Kontrollkomiteen vil derfor understreke viktigheten av at rutinene for innkalling til landsmøtet skjerpes inn til neste år. II) Det andre er at landsmøtet hverken i 2012 eller nå i 2013 har blitt invitert av landsstyret til å vedta en strategi-og handlingsplan for NLM Ung. I lys av 3.3 fjerde strekpunkt, som slår fast at en av landsmøtets oppgaver er å 'vedta strategi-og handlingsplan', kan det stilles spørsmålstegn ved dette. Vedtak av strategi-og handlingsplan på landsmøtet innebærer at landsstyrets og administratsjonens virksomhet forankres i organisasjonen, og kan være et av landsmøtets viktigste virkemidler for å påvirke landsstyrets og administrasjonens virksomhet.

3 Det foreligger en strategi-og handlingsplan for NLM Ung, men denne er ikke vedtatt av NLM Ungs landsmøte. Den er dels vedtatt av NLMs generalforsamling, dels utarbeidet av administrasjonen selv. Samtidig har kontrollkomiteen merket seg at det legges opp til en samtale rundt den strategi-og handlingsplanen som foreligger på årets landsmøte. Ifølge sakslisten til landsmøtet punkt 6 skal man behandle to av de fire retningene i strategien 'som kreative drøftingssaker'. Etter seminarer og gruppesamtaler skal landsmøtet munne ut i en resolusjon. Så langt kontrollkomiteen har brakt på det rene, vil heller ikke denne resolusjonen innebære at landsmøtet selv vedtar en strategi-og handlingsplan. Uansett vil samtalene innebære at landsmøtedelegatene får en mulighet til å komme med innspill til det videre arbeidet med strategi-og handlingsplanen fra landsstyrets og administrasjonens side. Kontrollkomiteens mening er likevel at det ville vært best i samsvar med vedtektene om landsmøtet ble invitert til å vedta selve strategi-og handlingsplanen, og ikke kun en resolusjon. En slik strategi-og handlingsplan trenger ikke å være like detaljert som den handlingsplanen administrasjonen selv har utarbeidet (og som administrasjonen løpende justerer), men kan samtidig være mer konkret på en del punkter enn det generelle strategivedtaket som ble gjort av NLMs generalforsamling i Dersom en strategi-og handlingsplan først vedtas av et landsmøte, vil det heller ikke være nødvendig med vedtak av en helt ny strategi-og handlingsplan på hvert landsmøte. Man kan for eksempel vedta en plan som skal gjelde for en periode på flere år, og gjøre mindre justeringer i den på mellomliggende landsmøter. Andre modeller kan også tenkes. Kontrollkomiteen vil derfor be neste års landsstyre om å ta med seg erfaringene fra årets landsmøte, hvor det altså legges opp til en samtale og resolusjon rundt strategien, og vurdere om neste års landsmøte skal vedta en mer skikkelig strategi-og handlingsplan. NLM Ungs handlingsplan Det er også en viktig oppgave for kontrollkomiteen å se til at NLM Ungs landsstyre på en lojal måte følger opp de handlings-og strategiplaner som Landsmøtet vedtar. Så langt har altså ikke NLM Ungs landsmøte vedtatt noen strategi-og handlingsplan. For perioden foreligger det et strategidokument, som altså dels er vedtatt av NLMs generalforsamling (formålsdelen), dels utarbeidet av

4 administratsjonen selv (mål- og handlingsplandelen). Siden NLM Ungs vedtekter 1.3 sier at NLM Ung 'vil arbeide i samsvar med den teologiske og strategiske retning som Norsk Luthersk Misjonssambands genralforsamling (...) legger for arbeidet', ser kontrollkomiteen det slik at NLMs landsstyre er forpliktet til å forholde seg til den delen av strategidokumentet som ble vedtatt av NLMs generalforsamling. Slik kontrollkomiteen ser det, viser landsstyrets protokoller og landsstyrets årsmelding for 2012 at landsstyret og administratsjonen har vært opptatt av å følge opp den strategien som er vedtatt av NLMs generalforsamling. Relevante lover og forskrifter Kontrollkomitten antar at det er de regelverk som regulerer bruk av offentlige tilskudd man spesielt må være oppmerksom på i denne forbindelse. Når NLM Ung bevilges støtte fra forskjellige offentlige støtteordninger, må denne støtten brukes i tråd med det lov-og forskriftsfastsatte regelverk som gjelder, og i tråd med de forutsetninger som blir formulert for støtten. Dersom NLM Ungs regnskap og landsstyrets protokoller viser at offentlig tildelte midler kanskje er brukt på en annen måte enn det offentlige regelverket tillater, eller på en annen måte en forutsatt da støtten ble gitt, må kontrollkomiteen gjøre landsmøtet oppmerksom på slike forhold. Siden regnskapet for 2012 slås sammen med regnskapet for 2013, har kontrollkomiteen liten reell mulighet for å si noe om de offentlige midler NLM Ung så langt er tildelt, er brukt i tråd med forutsetningene for tildelingene. Det blir derfor opp til neste års kontrollkomite å gå nærmere inn i disse forholdene. Oppsummering og anbefalinger I det store og hele har NLM Ungs landsstyre arbeidet i samsvar med NLM Ungs vedtekter. Samtidig bør neste års landsstyre skjerpe inn rutinene for innkalling til landsmøtet, slik at fristen for innkalling overholdes. Neste års landsstyre bør også vurdere om landsmøtet i 2014 skal vedta en strategi-og handlingsplan for NLM Ung, og isåfall lage et utkast til en slik plan, som så kan vedtas på Landsmøtet.

5 Forslag til vedtak 1. Landsmøtet tar Kontrollkomiteens rapport til etterretning, 2. Landsmøtet ber landsstyret om å skjerpe inn rutinene for innkalling til landsmøtet. 3. Landsmøtet ber landsstyret vurdere om landsmøtet i 2014 skal vedta en strategi-og handlingsplan for NLM Ung. For Kontrollkomiteen Ola Johan Settem Odd Inge Aas Maria Celine Lundeby