Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 11/04/2011 SAK NR 020-2011 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 28.02.11 Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 28.02.11 Skien, 04. april 2011 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 6
Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Møtedato 28.02.11 Møtested Tid: Styreleder Referent Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS, Skien Kl 11.00-14.40 Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato 28.02.11 Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Per Holger Broch, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Tor-Arne Haug, nestleder, Helse Nord RHF Liv Marit Sundstøl, styremedlem, Sykehuset Østfold HF Marit Brokke, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Heidi Sønstebø, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Initialer SM PHB TAH LMS MB HS Fra brukerutvalg deltok Brit Haugdahl, observatør fra brukerutvalg Signe Ramberg, observatør fra brukerutvalg Forfall: Per Karlsen, styremedlem, Helse Vest RHF Ellers deltok: Revisor Tom Henry Olsen (sak 010-2011) Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, adm. direktør, Pasientreiser ANS Ole Magne Johnsen, IKT-sjef, Pasientreiser ANS Øystein Næss, økonomisjef, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS MK OMJ ØN EA Innkalling og saksliste ble godkjent. Ingen saker ble innmeldt til eventuelt. Side 2 av 6
Saker som ble behandlet: Sak 008-2011: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 17.01.11. Protokoller fra styremøtet 17.01.11 fremlegges. Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 17.01.11. Sak 009-2011: Virksomhetsrapportering pr 31.01.2011 I januar var saksinngangen på ca 65700 saker, og det er iht. budsjett. Saksbehandlingskøen pr. 31. januar var ca. 33000 saker, dvs. at den totale restansen er redusert med ca. 18000 saker fra 31.12.10. Trenden er en ytterligere reduksjon i køen i februar. Det er et positivt budsjettavvik på ca.5,8 % i januar og det skyldes i hovedsak avvik knyttet til periodisering. Tilstedeværelsen i januar var på 92,6 % som er lavere enn målet på 95 %. Ca. 50 % av fraværet er langtidssykemeldinger grunnet forhold som ikke er arbeidsrelaterte. Opplevd nedetid for programvaren NISSY har i januar vært svært høy og det er iverksatt en rekke tiltak og tett oppfølging mot leverandørene for å bedre stabiliteten. Det erfares at stabiliteten så langt har bedret seg første halvdel av februar. 1. Styret tar virksomhetsrapporteringen per 31.januar 2011 til etterretning. 2. Det utarbeides månedlige rapporteringer med risikovurdering på handlingsplan IKT til styret som del av den ordinære virksomhetsrapporteringen i hvert styremøte. Sak 010-2011: Årsberetning og regnskap 2010 Administrerende direktør inviterer styret til å godkjenne vedlagte årsberetning og årsregnskap 2010. Regnskap for 2010 er avlagt i henhold til regnskapsloven og god regnskapsskikk. 1) Styret godkjenner årsberetning og årsregnskap for 2010. 2) Styreleder får fullmakt til å avklare om det er behov for utvidelser i note 2 utover nåværende innhold. 3) Styret ber om en redegjørelse til neste møte om de forhold revisor påpekte i tilknytning til PRO og NISSY i sin gjennomgang av regnskap og balanse. Sak 011-2011: Strategiplanarbeidet status og videre prosess Fremdriften i arbeidet med revidert strategidokument er i tråd med prosess skissert for styret 08.12.10. Det er lagt vekt på involvering av samarbeidende aktører og brukersiden i pågående prosess. Hovedfokus i revidert dokument vil ikke avvike vesentlig fra gjeldende strategidokument. Sak om revidert dokument forelegges for styret 11.04.11 i tråd med oppsatt fremdriftsplan. Side 3 av 6
1) Styret tar fremlagte sak til etterretning 2) Styret slutter seg til foreslått prosess for videre arbeid med strategiplanen Sak 012-2011: Klagesaker - enkeltoppgjør Oppdatert status for klagesaksområdet viser at det er en for stor andel omgjøringer av de påklagede vedtak. Det vil nå bli satt fokus på å bidra til bedring av kvaliteten på de vedtak som fattes i 1. instans ved pasientreisekontorene og at andel omgjøringer reduseres. Det blir da viktig å etablere målbilder, løpende målinger og systematiske tiltak for å sikre en rimelig balanse mellom produktivitetskrav og kvalitetskrav, og at målingene kan bidra til å initiere de riktige tiltakene. Nå som det foreligger et datagrunnlag som det kan tas utgangspunkt i, legges det opp til månedlige målinger av klageandel og andel omgjøringer, med fokus på å redusere andelen omgjøringer. 1) Styret tar orienteringen om utviklingen på klagesaksområdet til etterretning. 2) Styret understreker viktigheten av felles opplæring som virkemiddel for å sikre lik nasjonal praksis og ber ANS-et om å fortsette dette arbeidet. Sak 013-2011: Styringsindikatorer 2011 Saken omhandler administrasjonens forslag til styringsindikatorer og målbilder for 2011. Det legges opp til å rapportere på de samme indikatorer som i 2010, men med justeringer av mål, grenseverdier og definisjoner. Indikatorene skal omgjøre selskapets strategi til operative tiltak, og skal sikre at det etableres riktige tiltak som bidrar til kvalitet for bruker og effektivitet for eier. Styret godkjenner forslagene til styringsindikatorer og mål for 2011. Sak 014-2011: Samling av enkelte sakstyper til Pasientreiser ANS Det er ønskelig å sikre at alle krav om refusjon knyttet til enkeltoppgjør behandles på en forsvarlig måte, er i tråd med god forvaltningsskikk og ivaretar pasientens rettssikkerhet. Det foreslås følgelig at styret slutter seg til at Pasientreiser ANS behandler enkelte sakstyper som ikke kan eller bør behandles i saksbehandlersystemet PRO og hvor det er hensiktsmessig å behandle kravene på ett sted. 1. Styret slutter seg til at saker av spesiell karakter omtalt i saken behandles i Pasientreiser ANS som en nasjonal løsning med virkning fra 01.05.2011. 2. Styret får seg forelagt beregnet ressursbehov og en presentasjon av hvordan arbeidet vil bli lagt opp og i neste styremøte 11.04.2011. Sak 015-2011: Ny forvaltningsmodell for pasientreiseområdet Saken beskriver forslag til ny løsning for samarbeid innenfor den delen av pasientreiseområdet der Pasientreiser ANS er ansvarlig. Eksisterende arenaer foreslås effektivisert ved å ta ned antall møteplasser og derigjennom redusere administrativ ressursbruk hos alle involverte aktører. Side 4 av 6
1. Styret slutter seg til ny forvaltningsmodell. 2. Styret godkjenner mandat for nytt samarbeidsforum pasientreiser. 3. Nytt mandat inntas som nytt vedlegg 2 til gjeldende SLA-avtale mellom RHF-ene og Pasientreiser ANS. Sak 016-2011: Forvaltning av oppgaver og samarbeid med HELFO Saken belyser enkelte utfordringer relatert til oppfølging av rapportering med mer i forbindelse med egenandeler for pasientreiser. Det foreslås at Pasientreiser ANS tillegges ansvar for oppfølging inn mot HELFO og at selskapet også får ansvar for utvikling og implementering av rutiner i tilknytning til administrering av egenadelsinnrapportering. Nødvendige justeringer av gjeldende avtale mellom de regionale helseforetakene og HELFO skjer i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF og forankres hos de øvrige RHF-ene før kontakt tas med HELFO om justering av avtalen. 1. Pasientreiser ANS ivaretar oppgaver og samarbeid mot HELFO slik det fremgår av saken. 2. Pasientreiser ANS sammen med Helse Sør-Øst RHF tar nødvendig initiativ for å justere gjeldende avtale mellom de fire RHF-ene og HELFO. Nødvendig forankring skjer mot de tre øvrige RHF-ene. 3. Med utgangspunkt i selskapsavtalens pkt 5 skal Pasientreiser ANS ivareta iverksetting av nye rutiner innenfor egenandelsområdet etter forutgående forankring mot helseforetak, og i de regionale helseforetakene der dette anses nødvendig. Sak 017-2011: Status for gjennomføring av tidligere styresaker Saken viser status for gjennomføring av tidligere behandlede styresaker t.o.m januar 2011. Styret tar den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m. 31.01.2011 til orientering. Sak 018-2011: Handlingsplan IKT Administrerende direktør ber om at styret tar vedlagte handlingsplan IKT til orientering. Saken presenterer tiltak til løsning av det utfordringsbildet for IKT- området som styret ble presentert i møtet den 8. desember 2010. Styret tar handlingsplan IKT til orientering. Sak 019-2011: Årsplan styresaker I denne saken fremlegges justert årsplan for 2011 til orientering Styret tar årsplan for styresaker 2011 til orientering. Side 5 av 6
Administrerende direktørs orientering Administrerende direktørs orientering var sendt ut til møtet med informasjon om midtveisrapportering for arbeidet med regelverksforenkling, IKT-løsninger med mer, prosess for ny finansieringsmodell for selskapet, status for overførte oppgaver fra nasjonalt prosjekt egenandeler, en midtveisrapportering for prosjekt kontinuerlig forbedrings fase 2 og 3, prosjekt ny webside inkl chatløsning og en redaksjonell endring av styreinstruksen. 1) Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. 2) Styret ber om å bli holdt løpende orientert om utviklingen i oppgaver overtatt fra nasjonalt prosjekt egenandeler. 3) Styret viser til muntlig orientering i møtet om praktisering av rutiner tilknyttet egenandeler og ber om å få en skriftlig redegjørelse for problemstillingen og risiko i tilknytning til området i neste møte. Andre orienteringer Brev delt ut i møtet: - Brev fra Pasientreiser ANS 11.02.11 til berørte helseforetak om praktisering av rutiner tilknyttet egenandeler ved pasientreiser. Tor-Arne Haug Nestleder Liv Marit Sundstøl Per Holger Broch Heidi Sønstebø Marit Brokke Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær Side 6 av 6