Grenlandssamarbeidet og Midt-Telemarksrådet Prosjektbeskrivelse - Samspillkommune Forprosjekt innen e-samhandling i helse og omsorg
Godkjent av: Side 2 av 9 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Forankring i strategier/planer... 3 2.0 Forprosjektets mål og ramme... 4 2.1 Hovedmål... 4 2.2 Delmål... 4 2.3 Avgrensing i prosjektet... 5 3.0 Gjennomføring... 5 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling... 5 4.1 Prosjektansvarlig... 6 4.2 Styringsgruppe... 6 5.3 Prosjektleder... 6 5.4 Prosjektgruppen... 7 6.0 Budsjett og finansieringsplan... 7 6.1 Timerapportering... 7 7.0 Milepælsplan... 7 8.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering... 8 8.5 Rettigheter og taushetserklæringer... 8 8.6 Signatur... 8 9. Referanser... Feil! Bokmerke er ikke definert. 2
Godkjent av: Side 3 av 9 1.0 Innledning 1.1 Bakgrunn Forprosjektet er lokalt forankret i de samarbeidende kommuners felles og enkeltvise IKTstrategiske planer. Ønsket om deltakelse fra kommunene i Grenlandssamarbeidet har sitt utspring i forprosjekt for felles IKT-drift. Samspillprosjektet ses på som et delprosjekt i det pågående arbeidet med felles IKT-satsing i regionen. For Midt-Telemark er samspillprosjektet en del av de 3 kommunenes felles prosjekt for innføring av fagprogram. Situasjonen for alle de 8 kommunene er at vi i dag i liten eller ingen grad har etablert e- samhandling i helse- og omsorgssektoren. Kompetansenivået på området er også lavt. Hensikten med deltakelsen i forprosjektet er å øke den enkelte kommunes forberedthet på å ta i bruk ny samhandlingsteknologi. I tillegg er dette forprosjektet en utprøving av samarbeid innen IKT mellom flere kommuneregioner. 1.2 Forankring i strategier/planer Samspill 2.0 Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren 2008 2013 følger opp S@mspill 2007. Visjonen om helhetlige pasient- og brukerforløp gjennom elektronisk samarbeid ligger til grunn. Strategien er basert på videreføring av eksisterende og påbegynt arbeid. Satsning på samhandling mellom allmennleger og sykehus og kommunesatsning videreføres. Samspill 2.0 er forankret i Nasjonal helseplan (2007 2010) NFS ehelsestrategi, ehelse er alles ansvar og i alles interesse sykepleiernes bidrag Prosjektet er forankret i NSF sin ehelsestrategi 2008 2013. Overordnet mål i strategien er at ehelse understøtter et helhetlig pasientforløp og er integrert i sykepleiepraksis, ledelse og kompetanse- og kunnskapsutvikling. Delmål 3.4 handler om at elektronisk informasjonsutveksling og samhandling er formalisert i alle deler av helsetjenesten, riktig dimensjonert infrastruktur og tilkobling til Norsk Helsenett er tilgjengelig for sykepleietjenesten og at gode og brukervennlige elektroniske samhandlingsløsninger er utviklet og implementert i hele helsetjenesten. KS ekommune 2012 Prosjektet er også forankret i KS IKT-strategi ekommune 2012 i pkt. 5 Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten, der et av tiltakene er; KS vil bidra til å utvikle og implementere løsninger for elektronisk meldingsutveksling mellom helse- og omsorgstjenesten i kommunene og fastlegene, og mellom kommunene og helseforetakene. KS: Strategi og handlingsplan for pleie- og omsorgssektoren i kommunene Strategiplanen er en delplan til ekommune 2012 og setter opp mål for kommunene når det gjelder bruk av IKT til å kvalitetssikre pasientforløpet og bidra til effektive tjenester. Nasjonal IKT Prosjektet er i tillegg forankret i de regionale helseforetakenes overordnete IKT-strategi utarbeidet av Nasjonal IKT, tiltak 19, delprosjekt 2, som omhandler elektronisk samhandling i den omsorgsmessige samhandlingskjeden. 3
Godkjent av: Side 4 av 9 Statlig strategi 2004-2007, S@mspill 2007 2.0 Forprosjektets mål og ramme Gjennomføringen av forprosjektet skal legge et solid grunnlag for å få en velorganisert og effektiv innføring av e-samhandling i kommunene. Det skal etableres et faglig nettverk mellom kommunene innen dette relativt nye "fagområde" som ligger i et helsefaglig og IKTfaglig grenseland. Ved gjennomføringen av forprosjektet skal prosjektgruppen opparbeide spesialkompetanse som kan gi nyttig støtte i gjennomføringen av kommende hovedprosjekt. Forprosjektgruppen skal i prosjektperioden forsøke å opparbeide et bredt nasjonalt nettverk overfor både andre kommuner og sentrale aktører som SHdir, KS og Sykepleierforbundet. Gjennomføringen av forprosjektet skal også gi oss erfaringer med et så tett samarbeid innen fagutvikling mellom kommunene i Telemark. Det skal etableres tett kontakt mellom forprosjektet og de 3 kommunene som gjennomførte forprosjekt i 2007/2008 ( Skien, Vinje og Tokke) 2.1 Hovedmål Forprosjektet skal: klarlegge mulighetene for utnyttelse av de effektiviserings- og kvalitetsforbedringer som elektronisk utveksling av informasjon mellom fastleger, omsorgstjenester, kommunale helsetjenester og sykehus kan gi. beskrive hva som skal til for å komme i gang med elektronisk samhandling. 2.2 Delmål Premissene for resultatet av forprosjektet er gitt i avtalen som skal inngås med ELIN-k. Følgende objektmål kan utledes av disse premissene: Karltleggingsrapport som gir en oversikt over hvilke organisatoriske enheter i de forskjellige kommunene som skal inngå i e-samhandling med fastleger og sykehus. Rapport med beskrivelse av kommunenes behov for teknisk tilrettelegging m/kostnader i forbindelse med tilkobling til Norsk helsenett (NHN), bruk av elektronisk identifikasjon PKI og bruk av ELIN-k-standarder Forslag til plan for implementering av ELIN-k standarder i e-samhandling med fastleger i de ulike kommunene. Etablert formalisert samarbeid med aktuelle helseforetak omkring arbeid med elektronisk samhandling. Forslag til målemetoder og indikatorsett for å følge utviklingen i bruk av e-samhandling og gevinstene dette gir. 4
Godkjent av: Side 5 av 9 2.3 Avgrensing i prosjektet Forprosjektet kan kun handle innenfor de rammer som er gitt i avtalen med ELIN-k, og/eller direktiver gitt fra rådmannsutvalgene via styringsgruppen. Forprosjektet kan ikke inngå bindende avtaler på vegne av kommunene eller kommunesamarbeidene. De økonomiske rammene for forprosjektets prosjektgruppe tilsvarer tildelte midler fra ELIN-k. Deltakelse av ansatte i egen kommune dekkes av kommunen selv. Deltakelse av ansatte med spesialkompetanse fra enkeltkommuner, bestilt av prosjektleder til arbeid i forprosjektet som kommer alle deltagende kommuner til gode, kan dekkes av prosjektmidlene. Tildelte midler kan ikke benyttes til teknisk tilrettelegging i enkeltkommuner eller til dekning av etableringskostnader for henholdsvis tilkobling til helsenett eller anskaffelse av PKI. Tildelte midler kan benyttes til generelle kompetansehevingstiltak innen e-samhandling overfor ledere innen helse- og omsorg. Andre kommuner i Telemark kan inviteres til å delta i denne opplæringen. I første omgang er hovedfokus på kommunikasjon mellom fastleger og helse- og omsorgstjenesten. Kommunikasjon med sykehuset kommer i en senere fase, men etablering av planleggingssamarbeid med sykehuset inngår i dette forprosjektet 3.0 Gjennomføring - Utarbeide informasjonsplan for forprosjektet - Etablere kontakt med leverandørene av helse- og omsorgssystemer - Etablere kontaktnettverk med kommuneleger og fastleger i kommunene - Etablere kontaktnettverk med kommunale ledere innen helse- og omsorgstjenesten - Etablere kontaktnettverk med de kommunale IKT-avdelinger - Kartlegge organisatoriske enheter/ aktører som må ha egne adresser i helsenett - Kartlegge behovet for teknisk tilrettelegging for de enheter/aktører som skal delta i e- samhandlingen - Sende forespørsel til NHN med nødvendige opplysninger for å få et kostnadsoverslag for tilkobling til helsenettet for den enkelte kommune. - Etablere kontakt med aktuelle helseforetak - Tilby ledere i helse- og omsorg generell opplæring i elektronisk samhandling - Gjennomføre workshop med noen aktører fra alle kommuner som forberedelse til utvikling av et hovedprosjekt for implementering av e-samhandling. - Utarbeide forslag til plan for implementering av e-samhandling innen 2012 5
Godkjent av: Side 6 av 9 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Rådmannsutvalgene: Midt-Telemarksrådet Grenlandssamarbeidet Styringsgruppe Ledere av kommunesamarbeidene Prosjektgruppe Kontaktnettverk i kommunene Kontaktnettverkeksterne aktører 4.1 Prosjektansvarlig Rådmannsutvalgene 4.2 Styringsgruppe Adm.ledere av kommunesamarbeidene: Erling Rønnekleiv (leder) Midt-Telemarksrådet Karianne Resare - Grenlandssamarbeidet 5.3 Prosjektleder Ulf K. Rønneberg (Kragerø)60% Prosjektleders ansvar i prosessen er: Utarbeide milepæls- og aktivitetsplaner Etablere, styre og koordinere enkelttiltak i prosjektperioden Følge opp prosjektmedarbeidere Rapportere fremdrift til styringsgruppe og ELIN-k Utarbeide sluttrapport m/ forslag til plan for hovedprosjekt Utarbeide evalueringsrapport for forprosjektet Økonomiansvar 6
Godkjent av: Side 7 av 9 5.4 Prosjektmedarbeidere Birgit Pedersen (Porsgrunn) 20% Ingunn L. Stavsholt (Sauherad) 20% Prosjektgruppen har ansvar for å: Delta i planlegging og gjennomføring av enkelttiltak i prosjektperioden Være kontaktpersoner inn mot tildelte enkeltkommuner Delta i kvalitetssikring av løpende rapporter og forslag til planutkast for hovedprosjekt Delta i evalueringsprosessen 6.0 Budsjett og finansieringsplan Kostnadsplan Aktiviteter Prosjektledelse 300 000 Prosjektarbeid i den enkelte kommune (10% st) 480 000 Delprosjektledelse på bestilling - (f.eks. IT-avd ) 91 000 KOSTNADER i forb.med DIV INVESTERINGER føres her Tilrettelegging/Opplæring kommune 55 000 Tilrettelegging/Opplæring fastlege/pilotlegekontor 20 000 Reiser, overnatting/kost, div. adm. utg. 50 000 Sum 996 000 Finansieringsplan Tilskudd fra Sosial- og helsedirektoratet 516 000 Kommunens egeninnsats 10% stilling pr kommune i 6 mnd 480 000 inkl kommunens egeninnsats prosjektledelse i hht avtale: kr 25 000 Sum 996 000 6.1 Timerapportering Prosjektleder og prosjektmedarbeidere skal dokumentere timer brukt i prosjektet. Medgått tid skal dokumenteres og sendes til elin-k@sykepleierforbundet.no sammen med den månedlige fremdriftsrapporteringen. 7.0 Milepælsplan Innholdet i milepælene skal være beskrevet under kapitlet oppgaver tidligere i dokumentet, EKSEMPEL på milepælsplan 7
Godkjent av: Side 8 av 9 Aktivitet 1. mnd 2. mmd 3. mnd 4. mnd 5. mnd Godkjent prosjektplan foreligger. Kontaktnettverk er etablert, og informasjonsplan iverksatt Kartlegging av org.enheter som skal ha NHN-adr er gjennomført og rapport foreligger. Lederopplæring i e-samhandling er gjennomført Rapport teknisk tilretteleggingsbehov foreligger (inkludert bruk av PKI) Delrapport om betingelser ved NHN-tilkobling foreligger. Workshop plan for iverksetting - er gjennomført Utkast 1.0 til prosjektplan for implementering av e- samhandling foreligger og er sendt til høring Sluttrapport med implementeringsplan er oversendt ELIN-K Evaluering er påbegynt 8.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering Statusrapport ved oppstart leveres prosjektleder ELIN-k senest 1 mnd etter prosjektstart. Månedlig statusrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest dagen før avtalt telefonmøte. Sluttrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest 15.04.09 og hovedprosjektbeskrivelse senest 30.04.09. 8.5 Rettigheter og taushetserklæringer Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Prosjektets resultater skal være åpent tilgjengelig for alle interesserte. 8.6 Signatur et er gjennomgått og godkjent : : ------------------------------ ------------------------------------- Erling Rønnekleiv Karianne Resare 8
Godkjent av: Side 9 av 9 9