Organisasjonsutvalget i Eik IF, 2016 1. Utvalgets mandat. Utvalget har hatt vedtaket fra Årsmøtet 3.3.2016 som rettesnor. «Å gå gjennom Eik IF Tønsbergs organisasjonsplan. Komitêen legger frem sitt forslag i ekstraordinært årsmøte som avholdes innen 1.10.2016» Utvalget har gått gjennom de lover og vedtekter som er de gjeldene pr dd, retningslinjene som er satt opp i Klubbhåndboka og instruksene som er satt ned i ulike utvalg. Utvalget har hatt samtaler med mange av de som i dag har roller i klubben, og har fått innspill og tilbakemeldinger som er tatt med inn i arbeidet. Utvalget har også sammenlignet Eik IF Tønsberg med fotballklubber i tilsvarende situasjon/posisjon. For eksempel Flint IF, Sandefjord BK, Molde FK bredde, Tjølling IF og Teie IF. Utvalget har hatt som et bærende prinsipp i sitt arbeid at organisasjonsmodellen skal forenkle og klargjøre styringslinjene i organisasjonen, og at den nye organiseringen skal bidra til en helhetlig sportslig utvikling av Eik IF Tønsberg. Utvalget har også lagt til grunn NFF sin bok som beskriver hvordan best organiserer en klubb. Utvalget har bestått av Tore Lilleengen, leder senior, Espen Solemdal, leder dame senior, Gunhild Rui, leder ungdom og Hilde Bøhn, styremedlem. 2. Bakgrunn Det er over tid kommet frem ønsker om en gjennomgang av hvordan klubben er organisert for å bedre kunne utnytte de ressursene vi besitter på alle områder. Eik IF Tønsberg er blitt en stor fotballklubb med tilrettelagte aktiviteter for nesten 60 lag i alle aldersgrupper og på mange nivåer. Klubben driftes i dag til stor del av ildsjeler og frivillige med for liten forankring i klubbens styrende organer. Avgjørelser fattes uten at de videreformidles i resten av organisasjonen, og utenforstående har utfordringer med å vite hvem i klubben de skal kontakte. Det er flere utvalg, møtestrukturer og roller som mangler instrukser og klar forankring i ansvarsmatrisen til klubben. Dette skaper usikkerhet og en uoversiktlig organisasjon. 1
3.Forslag til vedtak Denne organisasjonsplanen er utarbeidet for å møte ambisjonene om flest mulig lengst mulig best mulig. Målet er at all skal trives i hverdagen og at alle skal få et godt tilbud. Samt at våre frivillige skal være godt ivaretatt og at de skal ha gode, forutsigbare og oversiktlige arbeidsforhold. A. Organisasjonsmodell Utvalget foreslår at klubben organiseres i team med ulike ansvarsområder, hvor lederne av teamene danner styret i klubben. Styrets medlemmer vil da ha faste oppgaver og roller som vil være synlige ut til medlemmer og også utenfor klubben, og vi vil i større grad ha erfaringskompetanse i klubben og ikke være avhengig av «tilfeldige» aktører i de ulike rollene og aktivitetene. Eik IF Tønsberg består av følgende organisasjonsenheter Senior Herre Senior dame Ungdom Barn Unified Organisasjonsenhetene er selvstendige økonomiske enheter og har hver sin økonomikoordinator, men ellers er ingen av rollene som forøvrig foreslås spesielt knyttet til noen av disse organisasjonsenhetene. For eksempel vil det være slik at sportslig leder tar seg av den sportslige utviklingen i alle enhetene, og har dialogen med trenere og spillere via sitt sportslige team. 2
Styret består av fem - 5 medlemmer valgt på årsmøte. Alle velges for to år(ved første valg må noen velges for et år). Styret møtes 6-8 ganger pr år eller oftere ved behov. Leder - ansvar for Kvalitetsklubb Leder for team sport Leder for team økonomi Leder for team Arrangement/dugnad Leder for team anlegg/utstyr Klubbens daglige drift styres av et Arbeidsutvalg(AU) som møtes hver 14. dag eller etter behov, og består av leder, sportslig leder og økonomiansvarlig. Team sport Sportslig leder(trenerkoordinator) Trenerutvikler Spillerutvikler Baneansvarlig Rekrutteringsansvarlig Fairplay og dommeransvarlig Team arrangement/dugnad Leder/Arrangementsansvarlig Dugnadsansvarlig Kioskansvarlig Webansvarlig Påmeldingsansvarlig 3
Team økonomi Leder Økonomi koordinator barn Økonomi koordinato ungdom Økonomi koordinato Herre senior Økonomi koordinato Dame senior Økonomi koordinato Unified Sponsoransvarlig/Markedsansvarlig Team Anlegg og utstyr Leder Anleggskoordinator Utstyrskoordinator Banemester Klubbhuskoordinator/ansvarlig 4
Organisasjonen kan ikke endres over natten, det er flere ting som må plass i tillegg til de valgte personer. Utvalget har derfor satt opp en liste over oppgaver og dokumenter som må på plass med tilhørende frister: Lover/vedtekter 1.2. 2017 Instrukser(de ulike rollene) 1.2.2017 Økonomiplan 1.2.2017 Klubbhåndbok 1.2.2018 Sportsplan 1.2.2018 Arrangement/dugnadsplan 1.2.2018 Anlegg/utviklingsplan 1.2.2018 Valg av nytt styre 1.2.2017 Alle dagens styremedlemmer er på valg. Klubbens uavhengige organer Valgkomite velges på årsmøtet og består av tre - 3 personer Stiftelsen består av styrets leder sportslig leder økonomiansvarlig Kontrollkomite velges på årsmøtet og består av tre 3 personer Utvalget mener at med bakgrunn i klubbens store medlemsmasse og økonomiske omsetning er behovet for en kontrollkomite stor. 5
Det er også ønskelig at frivillige ikke skal motta godtgjørelse over fribeløpet, med mindre de ansettes i klubben. Denne organiseringen innebærer også at senior utvalget utgår, og at årgangsledermøtene må organiseres på annen måte enn i dag da det ikke lenger legges opp til at det skal være ledere for hverken senior eller ungdom. Det betyr ikke at det ikke skal avholdes møter for årgangsledere eller ressurspersoner i senior, men at dette ansvaret påligger de ulike øvrige rollene å utføre avhengig av behov for å trekke på disse som en ressurs eller informere dem. Det samme gjelder laglederforum og trenerforum. Hva man har behov for av møteplasser for å sikre god samhandling og informasjon må styret vurdere og legge en plan for i samarbeid med det øvrige støtteapparatet. Det legges for øvrig ikke opp til at trener for Unified omtales som leder og ei heller må sitte i Eik IF sitt styre. 6
7
Nytt organisasjonskart Kontrollkomitéen Styret Valgkomiteen Arbeidsutvalg Kontoransatt Team sport Team økonomi Team arangement og dugnad Team anlegg og utstyr Senior Herrer Barn Unified Senior Damer Ungdom 8
9