Universitetet i Stavanger Styret ved Universitetet i Stavanger US 25/15 Årsrapport 2015 - studentombudet Saksnr: 16/01468-1 Saksansvarlig: Sonja Meyer, Underdirektør Møtedag: 10.03.2016 Informasjonsansvarlig: Sonja Meyer, Underdirektør Dokumenter i saken: - Årsrapport 2015 fra studentombudet Saken gjelder: Studentombudet ble etablert av styret i 2014 med virkning fra 1.1.2015 og etter modell fra andre norske universiteter. Dette er med andre ord første rapport som oppsummerer erfaringer og gir oversikt over hvilke henvendelser ombudet mottar og hvordan de blir avklart eller løst. Som vi ser av rapporten ligger hovedvekten på henvendelser på saker knyttet til eksamen og studierett. Det er neppe overraskende siden disse forholdene er kritiske for studentenes opptak, studieprogresjon og mulighet til å fullføre til vitnemål. Det er interessant å merke seg mange saker lar seg løse eller avklare på et lavt nivå, ofte bare med en samtale med ombudet. Men vi ser også at noen saker har vært omfattende og avdekket uklare administrative ordninger som det har tatt lang tid å konkludere. Etter første års erfaring synes det som om ordningen er godt kommunisert, at studenter har benyttet seg av den og fått hjelp og at den har bidratt til å avdekke uheldige forhold fra UiS side i møtet med studentene. Sistnevnte er viktig informasjon med tanke på å utvikle god og entydig informasjon, yte bedre studentservice og sikre likebehandling. Forslag til vedtak: Styret tar årsrapport 2015 fra studentombudet til orientering. Stavanger, 29.02.2016 John B. Møst universitetsdirektør Sonja Meyer underdirektør 1
STUDENTOMBUDET Universitetet i Stavanger 4036 Stavanger Universitetet i Stavanger Dennis Aske, studentombud Universitetet i Stavanger 28. januar 2016 studentombudet@uis.no
Kortfattet sammendrag Studentombudet ved Universitetet i Stavanger ble opprettet med virkning fra og med 1.januar 2015, og har dermed eksistert i ett ar. Arsrapporten gir en kart oversikt over bakgrunnen for opprettelsen, erfaringene som er gjort og en oversikt over antall og hvilke typer saker som har kommet inn. Innhold Kortfattet sammendrag... 1 Innhold... 1 Bakgrunn... 2 Mandat... 3 Saker...5 Unders0kelser...7 Erfaringer...7 Andre studentombud... 8 Konklusjon... 8
Bakgrunn Livet som student kan f(i:1re til at man kommer i situasjoner man ikke er forberedt pa. Man m0ter uforutsette utfordringer og ma gjerne forholde seg til et omfattende sett med regelverk. Konsekvensene kan bli store og kanskje f0re til en vesentlig forsinkelse i studieprogresjonen. Ofte vii man da kunne ha behov for bistand. Etter initiativ fra Studentorganisasjonen ble det i m0te i Kvalitets- og l ringsmilj0utvalget den 29. januar 2013 behandlet en sak om etablering av studentombud ved Universitetet i Stavanger. Som f0lge av dette ble det opprettet en arbeidsgruppe som skulle utrede sp0rsmalet. Rapporten ble levert den 3. september samme ar. I 2014 ble etableringen av studentombudet behandlet i forbindelse med budsjettet. I desember samme ar ble juridisk seniorradgiver Dennis Aske ansatt i stillingen som studentombud med virkning fra 1. januar 2015. Jeg har v rt ansatt ved institusjonen siden 1998. I l0pet av denne tiden har jeg blitt kjent med organisasjonen og de utfordringene studentene m0ter pa. I mange ar har arbeidet som jurist ved UiS f0rt til at jeg ogsa har mattet radgi og bista studenter. Selv om tittelen fra og med 1. januar ble endret til studentombud er utfordringene som m0tes de samme. Det har vist seg at a ha denne erfaringen fra en undervisningsinstitusjon og a kjenne denne ogsa fra administrasjonens side har i mange tilfeller v rt avgj0rende for a kunne gi studentene tilstrekkelig bistand.
Mandat Mandatet ble utarbeidet i l(l)pet av november/desember 2014 pa bakgrunn av erfaringer med bistand i studentsaker, rapporten utarbeidet av utvalget som utredet sp0rsmalet om studentombudet samt innspill fra studentorganisasjonen StOr. Det ble lagt star vekt pa at studentombudet ikke skulle fremsta som en rent symbolsk funksjon, men at studentombudet skulle sikres bade uavhengighet samt en reell slagkraft. Studentombudets virkeomrade skulle vrere a ivareta studentenes interesser i saker knyttet til studiesituasjonen. Samtidig var det viktig at studentombudet ikke skulle fremsta som en instans som ukritisk tok studentenes parti i enhver sak. Studentombudet skulle ogsa fremsta bade som objektivt samt med en viss distanse. Disse momentene er ivaretatt gjennom mandatet. Mandat for studentombudet ved Universitetet i Stavanger 1) Studentombudet skal vrere en frittstaende instans som ikke er underlagt noen instruksjonsmyndighet. 2) Studentombudet er organisatorisk plassert under universitetsdirekt0ren. Studentombudet rapporterer direkte til styret gjennom arsrapporten. 3) Studentombudet skal vrere en uavhengig bistandsperson som skal bista og radgi studentene i saker knyttet til studiesituasjonen. Studentombudet skal bidra til at saker l(l)ses pa lavest mulig niva, men skal ikke vrere et klageorgan med vedtaksmyndighet. Studentombudet kan i utgangspunktet ta alle sakstyper som angar studentene, men tar ikke stilling til faglige sp0rsmal. Studentombudet skal heller ikke bista i saker som gjelder klage pa karakterer, men kan gi studentene informasjon om klagefrister og rettigheter ved klage. Dersom Studentombudet ikke selv kan behandle en sak, skal ombudet henvise studenten videre til rett instans. 4) Studentombudet kan ikke omgj(l)re eller oppheve vedtak som er fattet av de faste beslutningsorganer ved universitetet. 5) Bade studenter og ansatte skal kunne varsle studentombudet om kritikkverdige forhold som ber(l)rer studentenes situasjon. Det skal kunne varsles konfidensielt dersom det bes om det. Dersom det varsles konfidensielt, gj(l)r studentombudet oppmerksom pa at det vii vrere begrenset i hvilken grad saken kan forf0lges. 6) Studentombudet ska I pase at saker far en forsvarlig og korrekt behandling og at studentenes rettigheter og vanlige saksbehandlingsregler blir ivaretatt. 7) Studentombudet har anledning til a fremme saker direkte til styret eller andre organ med beslutningsmyndighet ved universitetet om n(l)dvendig. Studentombudet har imidlertid ikke m0teplikt i noe organ ved universitetet annet enn styret dersom styret i enkeltsaker selv skulle bestemme dette. Studentombudet kan ta saker opp direkte med
fakultetets ledelse. Studentombudet kan ogsa melde saker inn for HR-avdelingen dersom det finnes nq>dvendig. 8) Studentombudet skal fritt kunne ta opp saker pa eget initiativ og har rett til a avgi h0ringsuttalelser i alle saker som behandles pa alle niva, og som direkte eller indirekte ber0rer studentene. Studentombudet ska I fritt kunne avgi en uttalelse dersom ombudet finner det n0dvendig. 9) Studentombudet skal pa eget initiativ kunne iverksette og foreta unders0kelser og rimelighetsvurderinger i forbindelse med behandling av studentsaker og andre forhold som gjelder studentene pa bade konkret og generelt grunnlag. 10) Studentombudet har myndighet til a innkalle til l0sningsfokuserte m0ter mellom ber0rte parter. 11) Studentombudet kan synliggj0re og foresla tiltak det finner nq>dvendig. 12) Studentombudet skal informere om ombudets rolle og gi opplcering til studenttillitsvalgte. 13) Verken studenter eller nae organ ved universitetet har innsynsrett i studentombudets saker. 14) Studentombudet har tilgang til Felles studentsystem, utover dette har ombudet bare innsyn i studentopplysninger eller saksdokumenter i den grad studenten det gjelder har gitt samtykke til innsyn. Studentombudet har taushetsplikt etter Forvaltningsloven 13. (endret den 30.04.15, RF16/15). 15) Ombudet ska I selv fritt kunne avgj0re hvilke saker det vii ta, men hovedomradet ska I vcere saker som angar studentenes studiesituasjon. Studentombudets avgj0relse om a avvise en sak kan ikke paklages. Avgj0relsen skal likevel begrunnes. 16) Deter kun universitetsstyret som kan treffe beslutning om eventuell nedleggelse eller innskrenking av studentombudets mandat. Det ble gjort en endring i mandatet i april 2015 ved at studentombudet ble gitt tilgang til studentdatabasen. Dette har vist seg a vcere svcert arbeidsbesparende og har effektivisert arbeidet betraktelig. I de fleste sakene vii det vcere behov for a ha generell bakgrunninformasjon om studentens situasjon. Dette gjelder opplysninger om bl.a. studieprogram, emner, avlagte eksamener, studieprogresjon m.m. A ha denne informasjonen t0r det t0rste mqltet med en student har gjort at jeg har kunnet forberede meg og i mange tilfeller allerede fatten oversikt over problemet og ofte allerede kunnet utarbeide og presentere alternative l0sninger. F0r endringen kunne det ga med mye tid pa a fa klarhet i situasjonen, og det matte gjerne settes opp et nytt mq>te slik at studenten i mellomtiden selv matte fremskaffe den relevante
informasjonen. Studentombudet har ikke tilgang til journalen med studentens sakspapirer. I de fleste tilfellene har studenten selv tatt denne dokumentasjonen med seg enten av eget initiativ eller etter a ha blitt anbefalt a gj0re dette. Andre ganger har det f0rt til forsinkelser fordi studenten selv har mattet fremskaffe dokumentasjonen ved a henvende seg til ansatte ved universitetet som har tilgang til studentmappen. Saker Arbeidsmengden kan variere svrert mye fra sak til sak. I de tilfellene der sakene har krevet korrespondanse eller et noe mer omfattende arbeid, har sakene blitt registrert og arkivert. Disse sakene er registrert og dermed tatt med i oversikten. I flere av disse sakene har det etter hvert dukket opp flere problemstillinger slik at disse like gjerne kunne blitt registrert som flere saker pa samme student. Arbeidsmengden har i slike saker gjerne ogsa blitt omfattende og dratt ut i tid. Et eksempel er en sak som ble pabegynt tidlig i 2015. I denne saken ma studentombudet pr. januar 2016 fremdeles bista studenten, og saken har etter hvert utviklet seg til 4 forskjellige saksfohold. Da saksfoholdene griper inn i hverandre er dette likevel kun registrert som en sak. Dette da deter hensiktsmessig a ha alle dokumentene samlet i en og samme mappe. Den totale arbeidsmengden i slike saker kan komme opp i et ukeverk eller mer. I tillegg til disse har studentombudet ogsa mottatt en rekke henvendelser som det har latt seg gj0re a handtere pa en enklere mate. Disse kan ha blitt l0st pa telefon eller ved hjelp av a besvare en e-post. I andre tilfeller har det vrert tilstrekkelig med et m0te eller to med studenten. Saker av denne kategorien har ikke blitt registrert. Dette fordi det har blitt gitt prioritet til a bista studentene fremfor a ogsa bruke tid pa a registrere disse henvendelsene. Sakene som har blitt registrert fordeler seg i ulike kategorier. Enkelte faller ikke klart inn under den ene eller andre kategorien. Disse har dermed blitt registrert i den kategorien som ligger nrermest saksforholdet. Et par av sakene inneholder elementer som gj0r at de ogsa kunne registreres under fie re kategorier. Her har de blitt registrert under den kategorien som virket mest naturlig. lngen enkeltsaker har blitt splittet opp og registrert under fie re forskjellige kategorier. En rekke saker har latt seg handtere pa en relativt enkel og rask mate, og gjerne uten behov for st0rre mengder dokumentasjon. Dette har gjerne vrert i form av en samtale med studenten, telefonsamtaler med ansatte eller ved hjelp av noen fa e-poster, og har heller ikke f0rt til formell saksbehandling. Disse sakene har ikke blitt registrert. I antall vii disse sakene ligger pa omtrendt samme niva som registrerte saker. I tillegg har jeg mottatt henvendelser fra studenter som ber om juridisk bistand i forbindeelse med private forhold. Dette knytter seg gjerne til leie av hybel av privatpersoner. I den grad jeg har hatt ledig kapasitet har jeg her tatt meg tid til en samtale med studenten og gitt vedkommende generell veiledning i hvordan a ga frem.
Registrerte saker Kategori antall 1. Eksamen 1.1 Nektet eksamen/praksis/skriving av oppgave 4 1.2 Eksamen-kollisjon 2 1.3 Srerordning til eksamen 2 1.4 Fusk under eksamen 5 1.5 4. gangs eksamen/3. gangs praksis 5 1.6 Sensurfrist 1.7 Klage pa sensurvedtak 3 1.8 Formelle feil under eksamen/praksis/sensur 7 2. Studierett 2.1 Opptak 2 2.2 S0knad om linjebytte 2.3 Studierett/studieprogresjon 5 2.4 Godkjenning av emner 3 2.5 Endring av emnebeskrivelser/eksamensform 2.6 Nedlegging av emner 2.7 Tap av studierett 2 3. L ringsmilj0 3.1 Klage pa faglrerer/studiekvalitet 3 3.2 Klage pa administrative tjenester 3.3 Klage pa veiledning under oppgaveskriving 3.4 Klage pa opptreden 3.5 Konflikter med ansatte/praksisveiledere 3.6 Konflikter med andre studenter 4. Annet 4. 1 Valg av praksissted 4.2 Reiseutgifter 1 4.3 Klausulering av masteroppgave 1 4.4 Utl0pt stipend 1
4.5 Visum 4.6 Andre saker 1 Totalt antall registrerte saker 56 I tillegg kommer en rekke henvendelser som det ikke ble funnet nqldvendig eller hensiktsmessig a registrere. Dette pa bakgrunn av at sakene lot seg l0se pa en enkel mate eller at studenten kun hadde behov for veiledning. Tas disse med vii antallet henvendelser i 2015 ligge godt i overkant av 100. Underscztkelser Studentombudet har i 2015 oppdaget to forhold knyttet til saksbehandling ved Universitetet i Stavanger som det ble ansett nqldvendig a se ncermere pa. I et tilfelle ble det varslet om at det ville bli igangsatt en unders0kelse. Det vises her til egen rapport i saken. Dette forholdet er fremdeles under oppfqllging. Det andre forholdet er fremdeles under vurdering med henblikk pa videre tiltak fra studentombudets side. Erfaringer Det har i mange ar vcert klart at det har vcert behov for en funksjon som dette ved institusjonen, og i en arrekke har studentene ogsa blitt gitt bistand i forbindelse med saker knyttet til situasjonen som student. Det var likevel klart at det ville vcere en star fordel om en slik funksjon ble fristilt pa en slik mate at den som skulle ivareta studentenes interesser ikke samtidig ville vcere bundet ved a ogsa matte ivareta institusjonens interesser. I minst like star grad var det viktig at studentombudet ikke kunne vcere underlagt noen form for instruksjonsmyndighet fra universitetet sin side. Dette bade for a sikre nqldvendig handlefrihet men ogsa for a sikre distanse, objektivitet og den nqldvendige tillit hos studentene. L0sningen som ble valgt har vist seg a fungere svcert godt. Dette skyldes i star grad at bade stillingen og mandatet ble utformet pa bakgrunn av mange ars erfaring med denne typen arbeid. Utover a gi studentombudet tilgang til studentdatabasen har det ikke fra min side vcert behov for a endre mandatet. I startfasen virket det som om det var en del usikkerhet i organisasjonen knyttet til studentombudets rolle. Dette ga seg blant annet utslag i at det kunne ta tid fqlr henvendelser ble besvart, og nar de ble besvart kom svaret fra ncermeste leder. I andre tilfeller har imidlertid dialogen med den enkelte sakesbehandler fungert bra. Dette er da ogsa bade 0nskelig og nqldvendig med tanke pa a l0se sakene pa et lavest mulig niva og pa en sa enkel mate som mulig. I tillegg er det vanligvis den enkelte saksbehandler som sitter med detaljkunnskapene i en sak, ikke vedkommendes leder. Deter ikke studentombudets rolle a ukritisk ta studentens parti i en sak. Studentombudet skal fremsta som objektiv og vii dermed ogsa i mange tilfeller matte opplyse en student om at
vedkommende ikke har en sak. Dette har fungert uten problemer. Erfaring har vist at i mange tilfeller skyldes studentenes frustrasjon ikke at de ikke kan fa «medhold», men at de f0ler de ikke har blitt h0rt eller fatt svar pa sine sp0rsmal. Jeg har i mange tilfeller opplevd at en student blir tilfreds utelukkende ved at noen lytter og er villig til a besvare sp0rsmalene pa en forstaelig mate. I and re tilfeller har det vcert til god hjelp a initiere en konstruktiv dialog mellom studenten og den andre ber{ijrte part. Det som har blitt oppfattet som en konflikt har gjerne vist seg a ikke vcere annet enn en misforstaelse. Andre studentombud Det har ogsa blitt knyttet kontakt med de andre studentombudene i Norge. Pr. dato finnes slike ved Universitetet i Oslo, H0gskolen i Oslo og Akershus, Universitetet i Bergen og ved Universitetet i Troms{IJ og Handelsh0yskolen I Bergen. Det har blitt etablert et nettverk mellom studentombudene der formalet er a utveksle erfaringer og a bygge opp studentombudet til en instans som er i stand til a oppfylle den rollen deter tiltenkt. Konklusjon Deter min oppfatning og erfaring at deter helt n0dvendig med et studentombud ved h0yere undervisningsinstitusjoner. I en rekke tilfeller har studentenes rettigheter blitt tilsidesatt. I andre tilfeller har studentene hatt behov for veiledning og bistand. Tilbakemeldingene som er kommet fra studenter som har vcert i kontakt med studentombudet har vcert svcert positive. Stavanger 28. januar 2016 V --- Dennis Aske, jurist Studentombud