Sak 1/10 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF 63 82 53 00 Sak 1/10 Sakstittel: TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG NAV Arkivsaknr: 10/942 Saksbehandler: RKO/LPK/KGAAL Kari Gaalaas K-kode: 400 Saksnummer Utvalg Møtedato 1/10 Arbeidsmiljøutvalget 10.02.2010 Administrasjonens innstilling: 1. AMU tar Arbeidstilsynets rapport fra tilsyn i NAV (hele landet) til orientering. 2. AMU oppfordrer ansatte i NAV Sørum til å bidra positivt i arbeidet etter arbeidsmiljøundersøkelsen 2010. Tidligere behandlinger: Side 1 av 13
Sak 1/10 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 10/942-1 Sakstittel: TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG NAV K-kode: 400 Saksbehandler: Kari Gaalaas Innstilling: 3. AMU tar Arbeidstilsynets rapport fra tilsyn i NAV (hele landet) til orientering. 4. AMU oppfordrer ansatte i NAV Sørum til å bidra positivt i arbeidet etter arbeidsmiljøundersøkelsen 2010. Tilsynsrapport med varsel om pålegg for NAV sentralt legges fram for AMU til orientering Vedlegg: 1. Brev fra hovedtillitsvalgte FO og Fagforbundet 2. Arbeidstilsynets tilsynsrapport med varsel om pålegg Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Ingen Saksutredning: Bakgrunn for saken: Arbeidstilsynet gjennomførte i perioden 26.01.09 24.03.09 tilsyn med 25 virksomheter i NAV spredt over hele landet. NAV Sørum var ikke en del av dette. Arbeidstilsynets rapport fra tilsynet er datert 12.06.09. Den er sendt alle landets NAV-kontor. Hovedtillitsvalgte i FO og Fagforbundet i Sørum er kontaktet av plasstillitsvalgte i NAV-Sørum med anmodning om at rapporten blir behandlet i AMU. De ønsker også at kommentar fra hovedtillitsvalgte følger saken. Rapporten er foreløpig ikke behandlet lokalt. Hovedtillitsvalgte har i udatert brev anmodet seksjonsleder i Helse- og sosialseksjonen om å få rapporten behandlet i AMU. (Se vedlegg 2, siste avsnitt) Tilsatte i NAV Sørum ønsker å delta i kommunens arbeidsmiljøundersøkelse i 2010. Saksopplysninger: Arbeidstilsynet har levert en gjennomarbeidet, ryddig og balansert rapport hvor de gjør rede for saksgang, metode, funn og pålegg til NAV etter funnene. Det er satt frister for påleggene. I sammendraget viser Arbeidstilsynet til at ansatte og ledere i NAV i hovedsak sier at de har meningsfylte oppgaver, det er motiverende å bistå og veilede brukere, det er godt samhold og gode kollegaer. De fleste har også godt samarbeid med nærmeste leder samt at lederne uttrykker ønske om å ta vare på sine medarbeidere og skape et godt arbeidsmiljø. Samtidig påpeker Arbeidstilsynet at det er funnet forhold som vurderes som brudd på arbeidsmiljøloven; store og helseskadelige arbeidsbelastninger, utilstrekkelig medvirkning, manglende kartlegging av arbeidsmiljøkonsekvenser ved bruk av midlertidig ansatte. Side 2 av 13
Sak 1/10 På bakgrunn av funnene pålegger Arbeidstilsynet NAV å kartlegge omfang av uheldige arbeidsbelastninger, utarbeide handlingsplaner og iverksette tiltak. Funn og pålegg er grundig beskrevet i rapporten og gjentas ikke her. Alternative løsninger: Det kan være vanskelig å se alterntive løsninger til å ta den sentrale rapporten til orientering og når ansatte i NAV ønsker å delta i undersøkelsen og det er lagt til rette for det bør AMU støtte det. Vurdering: Formålet med NAV- reformen var et bedre tjenestetilbud til brukere av tjenestene fra sosialkontor, trygdekontor og arbeidskontor. En dør tankegang lå bak, det vil si brukeren skulle få raskere hjelp og all sin hjelp på ett sted fra kompetente ansatte. Det var ikke meningen at de ansatte skulle kunne alt i hverandres arbeidsområder, men være generalister nok til å ha en oversikt over hva den enkelte var i behov av og kunne koordinere dette. NAV-reformen innebar at tre kulturer og to styringslinjer ble slått sammen til en enhet i løpet av relativt kort tid. Det var begrensede muligheter til å jobbe med organisasjon, arbeidsmiljø og bedriftskultur på forhånd. I tillegg var reformen sammenfallende i tid med sterk økning i sykefraværet og en viss økning i ledigheten som en følge av finanskrisen. På bakgrunn av dette måtte en forvente at det ville ta litt tid før en hadde en strømlinjeformet organisasjon. Rapporten viser også dette. De påleggene Arbeidstilsynet har gitt er ment å skulle endre situasjonen til det bedre. Påleggene er i hovedsak rettet til ledelsen i NAV sentralt og ansvar og myndighet i gjennomføringsfasen er lagt dit. Det er til dels korte frister for gjennomføringen, det meste skal være gjort før sommeren 2010. Ledelsen sentralt vil imidlertid ikke kunne lykkes i dette arbeidet uten bred deltakelse fra alle ansatte. Og samtidig som man jobber med belastninger, arbeidsmiljø og kultur må fokus være på tjenestetilbudet og brukerne. For at dette arbeidet skal lykkes er det viktig at ledere og medarbeidere jobber sammen om å gjennomføre tiltakene, også på lokalt plan. Her er det utforinger til alle mht endringsvilje og vilje til å delta i tiltakene. Ansatte i NAV-Kommune i Sørum sier de kjenner seg igjen i beskrivelser i rapporten og ønsker å delta i kommunens arbeidsmiljøundersøkelse som går hvert år i månedsskiftet januar/februar. Det er også varslet en statlig undersøkelse i 2010. Det er lagt til rette for at alle ansatte; både statlige og kommunale, kan delta i begge undersøkelsene. NAV- kommune deltok sist i 2008, da med lav svarprosent, bare 28 %. Svarprosenten i kommunen som helhet var 81 % i 2008. Det er gledelig at NAV Sørum nå vil delta og de vil med sin deltakelse ha god anledning til å fokusere på sine egne utfordringer. Alle virksomheter skal lage HMS-plan og prioritere egne tiltak for forbedringer etter undersøkelsen. (Mal for plan ligger i Kvalitetssystemets HMS prosess Arbeidsmiljø). I etterkant av undersøkelsen kan NAV Sørum gjennom denne planen jobbe med egne tiltak hvor ansatte kan bruke sin rett til medvirkning på en konstruktiv måte og bidra til gode løsninger på lokale utfordringer. Planfestede tiltak med fastsatt frist er i samsvar med Arbeidstilsynets pålegg sentralt. På den måten kan NAV Sørum bidra til forbedringer i NAV totalt. Det anbefales at AMU tar rapporten til orientering og oppfordrer NAV lokalt til å delta konstruktivt i arbeidet etter undersøkelsen slik at evt arbeidsmiljøproblemer reduseres og tjenestetilbudet blir så godt som mulig. Utskrift av saken til: Leder i NAV Sørum Personal- og organisasjonsavdelingen Side 3 av 13
Sak 1/10 Sørumsand, den 20.01.2010 Rannveig E. Eidet, rådmann Side 4 av 13
Sak 2/10 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF 63 82 53 00 Sak 2/10 Sakstittel: Arkivsaknr: 10/1169 Saksbehandler: K-kode: 440 ÅRSRAPPORT FOR 2009 VERNE-OG MILJØARBEID I SØRUM KOMMUNE RKO/LPK/ISYVE Ingvild Helene Hougen Syversten Saksnummer Utvalg Møtedato 2/10 Arbeidsmiljøutvalget 10.02.2010 Administrasjonens innstilling: AMUs årsrapport 2009 tas til etteretning og oversendes lederforum og fagorganisasjonene. Tidligere behandlinger: Side 5 av 13
Sak 2/10 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 10/1169-1 Sakstittel: ÅRSRAPPORT FOR 2009 VERNE-OG MILJØARBEID I SØRUM KOMMUNE K-kode: 440 Saksbehandler: Ingvild Helene Hougen Syversten Innstilling: AMUs årsrapport 2009 tas til etteretning og oversendes lederforum og fagorganisasjonene. Årsrapport for 2009 verne-og miljøarbeid i Sørum kommune legges frem til orientering Vedlegg: 1. Årsrapport for 2009 Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Ingen Saksutredning: Bakgrunn for saken: I samsvar med arbeidsmiljøloven 7-2 skal AMU hvert år legge frem en rapport om sitt arbeid til virksomhetenes styrende organer og arbeidstakerenes organisasjoner. Rapporten sendes ikke til Arbeidstilsynet, men fremlegges dersom tilsynet ber om det. Vurdering: Rapporten gir en oversikt over HMS-arbeid som er gjennomført i kommunen i 2009 og de viktigste sakene som er behandlet i AMU i samme periode. Utskrift av saken til: Lederforum Fagorganisasjonene Sørumsand, den 29.01.2010 Rådmann Rannveig E. Eidet Side 6 av 13
Sak 3/10 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF 63 82 53 00 Sak 3/10 Sakstittel: FORDELING AV VELFERDSMIDLER 2010 Arkivsaknr: 10/1201 Saksbehandler: RKO/LPK/HELIA Heidi K. R. Eliassen K-kode: 450 Saksnummer Utvalg Møtedato 3/10 Arbeidsmiljøutvalget 10.02.2010 Administrasjonens innstilling: Velferdsmidler 2010 fordeles slik: Terminalbriller kr 30.000,- Sommerfest kr 85.000,- Psykologiavtalen kr 30.000,- Sørum BIL kr 18.400,- Julegave humanitært formål kr 10.000,- Vannhull kr 10.400,- Røykeavvenningskurs kr 40.000,- Totalt disponert kr 223.800,- Tidligere behandlinger: Side 7 av 13
Sak 3/10 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 10/1201-1 Sakstittel: FORDELING AV VELFERDSMIDLER 2010 K-kode: 450 Saksbehandler: Heidi K. R. Eliassen Innstilling: Velferdsmidler 2010 fordeles slik: Terminalbriller kr 30.000,- Sommerfest kr 85.000,- Psykologiavtalen kr 30.000,- Sørum BIL kr 18.400,- Julegave humanitært formål kr 10.000,- Vannhull kr 10.400,- Røykeavvenningskurs kr 40.000,- Totalt disponert kr 223.800,- Vedlegg: 1. Søknad fra Sørum BIL 2. Tilbud fra Bedriftspsykologen Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Ingen Saksutredning: Bakgrunn for saken: Rammen for velferdsmidler for 2010 er kr 223.800,- og følgende fordeling foreslås: Terminalbriller kr 30.000,- Sommerfest kr 85.000,- Psykologiavtalen kr 30.000,- Sørum BIL kr 18.400,- Julegave humanitært formål kr 10.000,- Vannhull kr 10.400,- Røykeavvenningskurs kr 40.000,- Totalt disponert kr 223.800,- Alternative løsninger: AMU fordeler annerledes. Vurdering: Det viser seg at ordningen med dekning av utgifter til terminalbrille/databrille blir mer og mer brukt. Det er derfor behov for ytterligere å øke denne summen. For 2010 anbefales det at ordningen videreføres og utgiftene dekkes med velferdsmidler kr 30.000,- Sommerfesten avholdes innenfor rammen av 85.000,- og samme beløp foreslås videreført for 2010. Side 8 av 13
Sak 3/10 Bedriftspsykologen sitt tilbud lyder også i 2010 på kr 30.000,- med samme vilkår som tidligere. Det anbefales at avtalen videreføres med samme behandlingsmodell B i tilbudet jfr pkt 7 om pris og betalingsmåte. Avtalen gjelder for ett år med oppstart 01.01.10, med unntak av 1 sommermåned. Sørum kommune har hatt god nytte av tilbudet som omfatter samtlige ledere og ansatte. Det rettes en skriftlig henvisning til Bedriftspsykologen, det er Personal og organisasjonsavdelingen som foretar henvendelsen etter som seksjonen melder inn behov. Henvisningen krever ikke helsefaglig vurdering eller legeerklæring, men fastlege må være konsultert og anbefale tilbudet. Det anbefales at Sørum kommune viderefører avtalen med bedriftspsykologen for 2010. Sørum bedriftsidrettslag søker om midler til drift av sitt tilbud til ansatte om fysisk aktivitet. Til leie av Bingsfosshallen for 2010 søkes det om kr 11.400,- som skal dekke 38 uker med fotball og innebandy. For aksjonen Sykle til jobben 2010 søkes det om kr 5.000,- Til sammen kr 18.400,- Årsrapport for 2009 er levert og det anbefales å innvilge midler totalt kr 18.400,- til Sørum bedriftsidrettslag. Julegave til humanitært formål kr. 10.000,- anbefales videreført også i 2010. AMU vil i sitt møte i november 2010 behandle sak om hvilke formål midlene skal gå til. Vannhull ble innført igjen i 2009 eller vedtak om dette i AMU 11.02.09. Det anbefales videreført for 2010 og beløpet som foreslås er kr 10.400,- I forbindelse med innføring av røykeforbud i Sørum kommune, kan det bli gjennomført 2 røykeavvenningskurs, som alle ansatte vil få tilbud om. Det anbefales å settes av kr 40.000,- til disse to kursene for 2010. Det har ikke vært søkt om midler til tiltak i virksomhetene i 2009. Alle midler er med dette forslaget disponert for 2010. Utskrift av saken til: Lederforum KF-lederne Sørumsand, den 01.02.2010 Rådmann Rannveig E. Eidet Side 9 av 13
Sak 4/10 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF 63 82 53 00 Sak 4/10 Sakstittel: INFORMASJONS- OG KOMMUNIKASJONSSTRATEGI 2010-2013 Arkivsaknr: 09/4773 Saksbehandler: RKO/RKO/HSL Helga Soldal K-kode: 062 &30 Saksnummer Utvalg Møtedato / Kommunestyret / Økonomi- og administrasjonsutvalget / Styret for Sørum kommunalteknikk KF / Styret for Sørum kommunale eiendomsselskap KF / Styret for Bingsfosshallen i Sørum KF / Miljø- og utviklingsutvalget / Sosial- og omsorgsutvalget / Oppvekstutvalget / Kulturutvalget 4/10 Arbeidsmiljøutvalget 10.02.2010 123/09 Økonomi- og administrasjonsutvalget 02.12.2009 Administrasjonens innstilling: 1. Informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Sørum kommune og kommunale foretak 2010 2013 vedtas. 2. Handlingsplanen rulleres årlig og vedtas av økonomi- og administrasjonsutvalget. Tidligere behandlinger: Utvalg: Økonomi- og administrasjonsutvalget Møtedato: 02.12.2009 Sak: 123/09 Behandling: Rådmannens innstilling ble vedtatt enstemmig. Vedtak: Informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Sørum kommune 2010-2013 legges ut til høring på kommunens hjemmesider fram til 17.01.2010. Saken legges fram for realitetsbehandling i økonomi- og administrasjonsutvalget i 1. kvartal 2010. Side 10 av 13
Sak 4/10 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 09/4773-4 Sakstittel: INFORMASJONS- OG KOMMUNIKASJONSSTRATEGI 2010-2013 K-kode: 062 &30 Saksbehandler: Helga Soldal Innstilling: 1. Informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Sørum kommune og kommunale foretak 2010 2013 vedtas. 2. Handlingsplanen rulleres årlig og vedtas av økonomi- og administrasjonsutvalget. For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Økonomi- og administrasjonsutvalget vedtok i sak 123/09 å legge forslag til informasjons- og kommunikasjonsstrategi Sørum kommune 2010-2013 ut på høring før endelig behandling. Planforslaget lå ute på høring på kommunens hjemmeside til 17.01.2010. Det kom dessverre ikke inn noen kommentarer. Økonomi- og administrasjonsutvalget vedtok å realitetsbehandle saken i løpet av 1. kvartal 2010. Saken fremmes nå til behandling i samtlige innstillingsutvalg og styrer for kommunale foretak før den kommer tilbake til økonomi- og administrasjonsutvalget og til sluttbehandling i kommunestyret. Vedlegg: 1. Informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Sørum kommune 2010-2013 Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: 1. Kommunestyresak 38/09: Handlingsprogram med økonomiplan for 2010-2013 Sørum kommune 2. Økonomi- og administrasjonsutvalget sak 123/09: Informasjons- og kommunikasjonsstrategi 2010-2013 3. Kjøreregler for samspill politisk og administrativt nivå 4. Etiske retningslinjer for Sørum kommune 5. Kvalitetskommunesamarbeidet: Verktøy og metoder kommunikasjon hvordan lage en kommunikasjonsstrategi. Saksutredning: Bakgrunn for saken: I kommunestyresak 38/09: Handlingsprogram med økonomiplan 2010-2013 for Sørum kommune ble følgende verbalforslag vedtatt: Sørum kommunestyre ønsker en klarere informasjonsstrategi mellom administrasjon, politikk og kommunens innbyggere. Rådmannen bes lage en egen sak over temaet. I tillegg til dette verbalvedtaket viser kommunens brukerundersøkelser at selv om resultatene fra disse undersøkelsene jevnt over har vært gode, har et gjennomgående forbedringsområde vært informasjon til og kommunikasjon med brukerne. Den samme trenden har forbrukerrådets undersøkelser av kommunale tjenester vist. Kommunen har også i løpet av 2009 vært involvert i flere saker i media som har synliggjort noen av utfordringene i forhold til informasjon og kommunikasjon med innbyggere, media og andre interessenter. Side 11 av 13
Sak 4/10 Saksopplysninger: Forslaget til strategiplan er utviklet gjennom prosesser i rådmannens ledergruppe og i workshop hvor økonomi- og administrasjonsutvalget, lederforum, daglig ledere i foretakene og andre ressurspersoner i organisasjonen deltok. Disse forberedende prosessene har gitt ekstra oppmerksomhet til hva som kreves av de ulike aktørene for å kunne ha en proaktiv og offensiv holdning til informasjon og kommunikasjon med omverden. Dette gjelder både i det å legge ut informasjon på kommunens hjemmeside, presentere det på en nyttig måte for mottakeren, delta i sosiale medier, invitere til dialog med innbyggere, media og andre gjennom ulike kanaler og på ulike arenaer. Internett/web har endret folks tilgang til informasjon og måter å kommunisere på. Strategien legger vekt på å fange opp disse trendene og legge til rette for at Sørum kommune skal kunne delta i utviklingen. Parallelt med dette er det viktig å opprettholde og utvikle de mer tradisjonelle felles møteplasser som kommunen har brukt, så som grendemøter, brukermøter og lignende. Økonomi- og administrasjonsutvalget vedtok i sak 123/09 den 02.12.09 å legge planforslaget ut til høring på kommunens hjemmeside før endelig behandling. Det kom dessverre ikke inn noen kommentarer til det. Det bør derfor vurderes om kommunen mer aktivt og målrettet skal be om tilbakemeldinger fra innbyggere, media eller andre interessenter når handlingsplanen skal rulleres. Informasjons- og kommunikasjonsstrategien skal støtte opp om kommunens visjon, verdier, mål- og resultatstyring, samt kommuneplan og handlingsprogram med økonomiplan. Ved å knytte strategien til kommunens øvrige plan- og styringsdokumenter vil rådmannen sikre at årlige handlingsplaner utvikles og at de inngår i kommunens resultatoppfølging. Strategien er todelt. På den ene siden skal den ivareta den kollektive og mer generelle informasjonen til innbyggere, media andre interessenter. På den andre siden skal den også ivareta den mer målrettede informasjonen til og kommunikasjonen med enkeltmennesket. Samtidig skal også rollefordelingen mellom politikk og administrasjon ivaretas. Målet er at strategien skal bidra til Å styrke og utvikle lokaldemokratiet Å bidra til enhetlig og helhetlig kommunikasjon med omgivelsene Å bidra til å forbedre kommunens omdømme Å bidra til å rekruttere og beholde kompetent arbeidskraft Å nyttiggjøre seg av offentlig meningsbrytning med hensikt å forbedre kommunal tjenesteproduksjon Alle målene i strategien er ikke like operasjonaliserbare, men gjennom årlige handlingsplaner vil selve tiltakene bli konkretisert. Tiltakene i handlingsplanen skal etableres innenfor ordinære driftsrammer i 2010. Tiltakene kan likevel være ressurskrevende fordi det handler om organisasjonsutvikling og kompetansebygging for å nå målene i strategidokumentet. Forhold til eksisterende plandokumenter: Verbalforslag fremmet i handlingsprogram med økonomiplan 2010-2013 for Sørum kommune. Forhold til gjeldende vedtak: Handlingsprogram med økonomiplan 2010-2013 for Sørum kommune. Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Ingen. Drift, vedlikehold: Tas innen vedtatte budsjettrammer. Side 12 av 13
Sak 4/10 Bærekraftig utvikling: God informasjon til og kommunikasjon med innbyggere, presse/media, næringsliv og andre interessenter er viktig for lokaldemokratiet, for tjenesteproduksjonen og for kommunens omdømme. Bemanningskonsekvenser: Ingen p.t., men informasjons- og kommunikasjonsfeltet er i stadig utvikling, og det kan bli behov for økte ressurser i løpet av planperioden. Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? Nei Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? Nei Barns og unges kommunestyre/arbeidsutvalget (ja/nei)? Nei Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? AMU, styrene for de kommunale foretakene Alternative løsninger: Det vedtas ingen felles informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Sørum kommune. Vurdering: Informasjon og kommunikasjon spiller en stadig større rolle overfor innbyggere, media og andre interessenter. Hvordan informasjons- og kommunikasjonsstrategien og tiltak utøves, påvirker kommunens omdømme både positivt og negativt. Etter rådmannens vurdering er det viktig å få vedtatt en informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Sørum kommune og foretakene slik at både politisk og administrativt nivå har et omforent syn på dette arbeidet og en proaktiv holdning til å informere og kommunisere om kommunens tjenester, tiltak og politiske vedtak. Med dette utgangspunktet fremmes saken til behandling i alle innstillingsutvalg og foretakenes styrer. Vedlagte forslag til strategi er kommunens første samlede strategi på området. Utvikling og forbedringer av strategien vil bli vurdert i forbindelse med rullering av handlingsplanen. Rullering av planen kan gjøres på ulike måter i samhandling med innbyggere, media og andre interessenter. Utskrift av saken til: Lederforum Daglig ledere i foretakene Virksomhetsleder for informasjons- og dokumentasjonsavdelingen Sørumsand, den 04.02.2010 Rådmann Rannveig E. Eidet Side 13 av 13