SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Anne Brit Lauvsnes Arkiv: C61 Arkivsaksnr.: 15/1045-14 Folkebiblioteket Leige av lokale TILRÅDING: Leikanger kommunestyre vedtek: 1. Det blir inngått ei kortsiktig avtale med Saften AS på inntil 4 år for leige av lokale til biblioteket i Saftenbygget. 2. Ordførar får fullmakt til å underteikne ny leigeavtale DOKUMENT: Rapport etter synfaring 10.06.2015 (ikkje lagt ved) Tilbod frå Saften AS epost 1.12. 2015 (vedl) SAKSUTGREIING: Leikanger folkebibliotek sitt lokale var oppe til handsaming i kommunestyret 01.10.2015. Vedtaket vart å utsetje saka, og administrasjonen vart bedd om å utgreie følgjande problemstillingar: 1) Bankbygget: er det aktuelt at huseigar tek ansvar for investering i handicaptoalettet? 2) Innhente pristilbod frå Saften as på lokalet vis a vis dagens biblioteklokalet og for forlenging av dagens avtale fram til det nye arealet blir ledig. 3) Grovestimat for alternativ d) 3.etg Saften. Her ynskjer kommunestyret eit grovestimat på kostnader og investeringsbehov og oversikt over potensielle inntektsmoglegheiter ved fleirbruksløysing som t.d. frivilligsentral, flyktningopplæring, tippemidlar etc 4) Vurdering av ei to-fase løysing, der bankbygget vert trinn ein medan ein jobbar vidare med Saften 3.etg som langsiktig løysing, og ein lagar planar for alternativ bruk av bankbygget etter flytting, som t.d. aktivitetssenter for demente, flyktningopplæring etc. Kommentarar til desse problemstillingane: 1) Pristilbodet frå Sparebanken Sogn og Fjordane tok utgangspunkt i at biblioteket trengde eit rimeleg lokale å leige. Etter avtale med kommunen ga dei oss ikkje eit tilbod med ferdigstilt lokale, då dette ville vorte til ein høgare leigepris. Sparebanken
Sogn og Fjordane stiller seg positive til å arbeide vidare med saka dersom det vert lagt ut eit anbod på biblioteklokale. 2) Kommunen var i møte med leiar for Saften AS og medeigar Lars Nes 09.11.2015. Møtet inkluderte synfaring på aktuelle lokalet i Saften, og diskusjon om diverse kortsiktige og langsiktige løysingar. Saften skal kome med pristilbod innan 01.12.2015 på: Leige av noverande lokale ut 2016 + opsjon lokalet «systova» Tilbod om alternative lokale til biblioteket (gml sportsbutikk) frå 01.01.2017 3) Det vil bli sett ned ei arbeidsgruppe på nyåret som skal arbeide med ei fleirbruksløysing for kulturlokale. Lokalet i 3.etg vart diskutert med Saften AS i møtet 09.11, og dei er interessert i å finne ei løysing som dekkar både deira og kommunen sine behov. Det er likevel for tidleg å seie noko om kostnad og potensielle inntektsmoglegheiter på det noverande tidspunktet. 4) Det vil vere kostnadskrevjande og først setje i stand lokale i bankbygget, for så å flytte att etter 3-4 år. Med den økonomiske situasjonen til kommunen, er det vanskeleg å sjå at ei slik utgreiing er naudsynt. Dersom det likevel viser seg at kommunestyret ønskjer å gå for denne løysinga, vil ein arbeide vidare med ei slik to-fase-løysing. KORTSIKTIG LØYSING FOLKEBIBLIOTEK Leikanger folkebibliotek har avtale med Saften AS ut 2015. Frå 01.01.2016 står kommunen open til å halde fram med å leige lokalet som folkebiblioteket allereie er i, eller flytte til eit kommunalt bygg. Ut frå synfaring 10.06.2015, vart det ikkje sett på som ei god løysing å legge folkebiblioteket til ein av skulane. Sorenskrivargarden kan fungere som lokalitet til folkebibliotek, men det må gjerast ein del utbetringar, særleg med tanke på universell utforming. Bankbygget har eit tomt lokale på bakkenivå, men dette vart det ikkje fleirtal for i kommunestyret 01.10.2015. Saften har gitt kommunen tilbod om å halde fram i noverande lokalitetar, og eventuelt med andre alternativ frå 2017. Gjennom budsjettarbeidet i haust, har Leikanger folkebibliotek blitt kutta med kr 226 000,- frå 2015 til 2016. (Bibliotekbudsjettet var på kr 1 055 000,- i 2015.) Av dette er kuttet i husleiga på kr 145 000, resten er teke frå andre postar. Administrasjonen ser det som mogeleg å halde fram i dei eksisterande lokala på Saften i 2016, eventuelt flytte folkebiblioteket inn på Sorenskrivargarden. Alternativ Saften: Det er gitt to alternativ for å halde fram i lokalet i Saften: 10-årsavtale: Dersom kommunen inngår leigeavtale med Saften AS i 10 år, opnar det for utskifting av glasfasada. Dette vil løyse problema med kulde/varme og solskjerming. Husleiga vil då vere som den me har betalt fram til no (kr 300 000,- i året inkl.felleskostnader). Kortsiktig avtale: Med epost, dat 1.12.2015 har Saften AS gjevi tilbod om å forlenge eksisterande leigeavtale der kostnaden blir sett til kr 55.000 eks mva pr kvartal. I tilbodet ligg inne krotsiktige tiltak
for å betre arbeidsmiljøet med tanke på utfordringane med temperaturen. Desse går på at det vil det bli gjennomført heilt enkle løysingar mot varme/kulde og sol-utfordringane, som å setje inn ekstra omnar og film på vindusrutene. I høve nogjeldane leige vil reduksjonen utgjere om lag kr 30 000,- i året samanlikna med husleiga i 2015. Med evt ny avtale vil kostnaden for 2016 utgjere om lag 270.000 inkl mva. Tilbodet vil gjelde for noverande lokale i 2016 og 2017 der biblioteket evt kan flytte over i lokale til gml sportsbutikk frå 2018. SaftenAS tilbyr vidare at kommunen kan få ta over det tidlegare «systovelokalet» frå 1.1.2016 utan husleige mot å betale andel felleskostnader og straum. Lokalet er på 44 m2. Tilbodet for dette lokalet gjeld ut 2017. Å binde seg til ein langtidskontrakt med Saften AS er uheldig, då det ikkje er nokon garanti for at det heller ikkje vil bli gjort noko med lokala i neste leigeperiode. I tillegg gjer kommuneøkonomien at ein må gå for det rimelegaste alternativet. Det har i tillegg blitt spelt inn andre tankar om bibliotek frå politikarane i eit langsiktig perspektiv (sjå under). Det er derfor naturleg å vurdere ein 4-årsavtale, der kostnadsoverslaget for 2016 vil sjå slik ut: Pristilbod husleige inkl. felleskostnadar 2016: kr 270.000,- Budsjettert husleige og felleskostnadar 2016: kr 190.000,- Manglar i budsjettet for å dekke husleige: kr - 80.000,- Alternativ Sorenskrivargarden: Å ha biblioteket i Sorenskrivargarden kan vere mogleg, men det vil vere investeringskostnader og driftskostnader knytt til dette: Kostnadsestimat. 1 Opparbeide snuplass for bil ved å fylla mot vegg i sør, trafikk må gå gjennom tunet til Tinghus I 2 Opparbeide køyreveg frå Tinghus til Sorenskrivargarden 3 Ny platting framfor hovedinngangsdør, utbetring 4 Ny platting ved nødutgang 5 Straumutgifter (drift) 6 Reinhaldsutgifter (drift) 7 Snørydding (drift) 8 Uforutsett til investeringar Sum investering eksklusive m.v.a. Sum drift utover dagens drift av bygget, pr.år, ekskl. m.v.a. kr. 150.000,- kr. 50.000,- kr. 15.000,- kr. 35.000,- kr. 120.000,- kr. 60.000,- kr. 10.000,- kr. 20.000,- kr. 270.000,- kr. 190.000,- Ved å flytte inn i Sorenskrivargarden vil ein kunne dekke drift ut frå budsjettutkastet, men det vil kome store investeringskostnader det første året. Dette kunne vore ei grei investering
dersom folkebiblioteket vil bli verande i Sorenskrivargarden over lengre tid, men ikkje som ei kortsiktig løysing. Anna informasjon som kan spele inn på bibliotekbudsjettet 2016: Det er budsjettert med ein 40 % og ein 50% stilling for 2016. Grunna kombinasjon med annan stilling i kommunen, går ein arbeidstakar ned frå 50% til 30% frå 01.01.2016. Dersom ein ikkje erstattar stillinga, sparar ein inn kr 80 000 her. Dersom ein legg inn dette i husleigebudsjettet, har ein midlar nok til å klare å halde fram med leige i Saften i 2016. Då er budsjettet veldig stramt, biblioteket vil bli drive med minimalt med tilsette, ikkje ha midlar til kurs, arrangement, etc, og ein må kanskje ta noko frå bokinnkjøpsposten for å dekke inn evt.overskriding på andre postar. Det første resultatet vil bli at ein berre klarer å halde ope ein ettermiddag i veka (til 18.30), og stenge kl 15.30 og 17.00 dei to andre dagane det er ope. LANGSIKTIG LØYSING FOLKEBIBLIOTEK I møtet 01.10.2015 ba kommunestyret om eit grovestimat på kostnadar og investeringsbehov og oversikt over potensielle inntektsmoglegheiter ved fleirbruksløysing som t.d. frivilligsentral, flyktningopplæring, tippemidlar etc. Det vil bli sett ned ei arbeidsgruppe som skal arbeide med dette på nyåret. Rådmannen si vurdering: I og med at administrasjonen har fått i oppdrag å kartlegge ei fleirbruksløysing som inkluderer folkebibliotek, vil det vere tungvindt og gjere store endringar i biblioteklokalet no. Å flytte eit bibliotek er eit stort prosjekt, og bør ikkje vere noko ein gjer for ofte. I tillegg er det lite fruktbart å investere mykje i eit anna bygg dersom det er eit midlertidig lokale. Det vert derfor sett på som beste løysinga å halde fram i det eksisterande lokalet i Saften fram til ein har fått kartlagt ei langtidsløysing og sett kva økonomien til kommunen gjer rom for på lang sikt. Dersom ein skal inn i eit anna lokale som ikkje er kommunalt på sikt, må kommunen lyse ut anbod som alle interessentar kan gje tilbod på. Med tanke på arbeidsmiljølova og dei tilsette sitt ve og vel kan det vera at bibliteket må haldast stengt på dagar der temperaturen gjer det uhaldbart å arbeide i.