BRUKERVEILEDNING E-HANDEL GODKJENNER
Om denne brukerveiledningen Brukerveiledningen hvordan man godkjenner bestillinger i det elektroniske bestillingssystemet i Agresso (Agresso e-handel). Veiledningen er aktuell for alle ledere/prosjektleder med BDM (Budsjettdisponeringsmyndighet) og som normalt godkjenner faktura i Agresso. Brukerveiledningen er oppdatert og utvidet i forbindelse med ny Agresso versjon, lansert i januar 2014. Versjon Sist oppdatert Oppdatert av Endringer i hovedtrekk 2.0 14.01.2014 G Rasmussen Revidert, oppdatert og utvidet i forbindelse med ny Agresso versjon for NMBU. 2.1 30.01.2014 G Rasmussen Generell utdypning og forbedring av illustrasjoner. 2.2 29.01.2015 G Rasmussen Mindre justeringer og oppdatering av formattering Innhold Om denne brukerveiledningen... 2 Varsel om godkjenning av rekvisisjon... 3 Logg inn i Agresso e-handel... 4 Enkel behandling av rekvisisjon... 5 GODKJENNE... 5 AVVISE... 6 INFORMERE... 6 PARKERE... 7 AVANSERT MODUS... 8 Ønsker du å justere på konteringen?... 9 Fordele kostnadene på flere prosjekter... 10 Sjekk arbeidsflyten på rekvisisjonen... 11 E-handel brukerveiledning Godkjenner Side 2 av 11
Varsel om godkjenning av rekvisisjon Når en Bestiller oppretter en rekvisisjon skal denne godkjennes i tråd med fullmaktstrukturene i Agresso før bestillingen sendes til leverandøren. Dette sikrer at kjøpet er godkjent av leder med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). Når en Bestiller har laget en rekvisisjon og sendt denne til godkjenning, vil du som BDM motta en epost i løpet av få minutter. Hei Grethelinn Rasmussen, Du har følgende nye rekvisisjoner til behandling / godkjenning: Leverandør Rekvisisjonsnr. Beløp Dato DELL COMPUTER AS 11402060 10832,40 16.12.2014 DELL COMPUTER AS 11402060 1203,60 16.12.2014 Ved eventuelle spørsmål kontakt ehandel@nmbu.no Med vennlig hilsen, e-handel Support Når du har mottatt en slik epost skal du snarest logge inn i Agresso Web for å ta stilling til og godkjenne rekvisisjonen. Som prosjektleder eller leder med BDM på kostnadsstedet, er det ditt ansvar å kvalitetssikre bruken av konteringsverdiene (arbeidsordre, prosjekt og mva kode). E-handel brukerveiledning Godkjenner Side 3 av 11
Logg inn i Agresso e-handel Dobbeltklikk på Agresso Web ikonet på NMBU Office Desktop Tast inn ditt Agresso brukernavn I feltet «Firma» taster man inn NU Tast inn ditt Agresso passord og klikk på «Logg Inn». Har du glemt passordet? Klikk på linken «Glemt passordet?» og følg trinnene så får du tilsendt et nytt i løpet av kort tid! Når du først logger inn i Agresso, velg menyen «Dine Oppgaver» Er du prosjektleder, vil du finne rekvisisjonene du skal godkjenne under «Rekvisisjon Prosjektleder» Er du annen leder med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM), vil det stå «Rekvisisjon BDM» E-handel brukerveiledning Godkjenner Side 4 av 11
Enkel behandling av rekvisisjon Klikk på en av rekvisisjonene som ligger til godkjenning Klikk på hver enkelt varelinje (så den blir mørkere grønn) for å se beskrivelse av varen, leverandørnavnet og sjekke konteringen. GODKJENNE Bifaller du kjøpet, klikk på «Godkjenne» for å godkjenne alle varelinjene og rekvisisjonen er godkjent. Hvis du er....prosjektleder, vil rekvisisjonen sendes videre til leder med Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) på koststedet.. leder med BDM, vil rekvisisjonen blir en ordre og sendes til leverandøren med mindre den er over 25 000,- (skal da godkjennes av Instituttleder) eller over 500 000,- (skal da også godkjennes av NMBUs Økonomidirektør) E-handel brukerveiledning Godkjenner Side 5 av 11
AVVISE Om du ikke vil godkjenne kjøpet, klikker du på «Avvis». Rekvisisjonen sendes så i retur til Rekvirenten så nødvendige endringer kan gjøres eller rekvisisjonen kan stenges/avsluttes. Det anbefales å legge inn en godt forklarende kommentar om årsaken til avvisningen (se rød klamme over). Du kan godkjenne eller avvise rekvisisjonen i sin helhet, eller på linjenivå. For å behandle rekvisisjonen på linjenivå, se informasjon om «Avansert modus» under. INFORMERE Gir deg mulighet til å informere andre Agresso brukere om hva du gjør. Du kan for eksempel informere andre prosjektledere om at dette nå kjøpes inn, så andre ikke trenger gjøre det samme. Det er ikke nødvendig å informere rekvirent (bestiller), da han/hun automatisk vil få beskjed så snart rekvisisjonen er godkjent og sendes til leverandøren. I hovedbildet, klikk på knappen «Informer» En dialogboks åpnes hvor du kan søke frem brukere du vil informere og skrive en felles eller individuelle beskjeder. Du legger til/fjerner brukere fra listen ved å bruke pilene mellom de to feltene. Klikk på «Send» når du er klar. Rekvisisijonsbildet og beskjeden sendes til valgte mottakere i Agresso, og kan finnes igjen på oppgavelisten deres. Det sendes ikke et eget mailvarsel til mottakere om dette, inforamsjon vises kun i Agresso. E-handel brukerveiledning Godkjenner Side 6 av 11
PARKERE Gir deg mulighet til å parkere rekvisisjonen (og andre oppgaver i Agresso, som faktura). Dette er praktisk når det er behov for å sjekke om kontering stemmer, om behovet for varen er reell, eller annet. Når rekvisisjonen får status «Parkert» kan andre se at det bevisst er gjort en handling til at rekvisisjonen ikke er endelig behandlet (godkjent / avvist). I hovedbildet, klikk på knappen «Parker» Tast inn en kommentar om hvorfor rekvisisjonen er parkert og ikke endelig behandlet. Klikk så knappen «Parker». Rekvisisjonen blir liggende på oppgavelisten din, klart merket som parkert. Kommentaren vedr parkeringen kommer også tydelig frem. E-handel brukerveiledning Godkjenner Side 7 av 11
AVANSERT MODUS Velger du «Avansert modus» vil du kunne velge å godkjenne/avvise/parkere hver enkelt linje i en rekvisisjon. Huk av i linjene og velg ønsket respons (Avvise, Godkjenne, Informere, Parkere). Når du har gjort dine valg, vil status bli synlig i kolonnen «Status». Klikk på «Lagre» for å gå videre. E-handel brukerveiledning Godkjenner Side 8 av 11
Ønsker du å justere på konteringen? Klikk på varelinjen du ønsker å endre så den vises mørkere grønn under «Rekvisisjonsdetaljer». Du kan se konteringsverdiene på linjenivå både øverst til høyre på topplinjen, og nederste skjermbildet. Ønsker du å gjøre endringer, kan du søke frem eller taste inn de nye verdiene direkte i de ulike konteringsfeltene. Du kan taste inn både selve verdien (for eksempel prosjektkoden) eller du kan søke på navn/beskrivelse i feltene. E-handel brukerveiledning Godkjenner Side 9 av 11
Fordele kostnadene på flere prosjekter Hvis du vil fordele kostnaden på flere prosjekt/arbeidsordre, så kan dette gjøres ved å dele opp varelinjen. Klikk på varelinjen det gjelder og på ikonet for å dele opp varelinjen Marker nederste linje av de to, og legg inn konteringsverdiene du ønsk.er MERK! Du må legge inn hvordan du ønsker å fordele kostnaden; om det er en prosentvis fordeling eller et kronebeløp. Totalen MÅ være lik 100 i kolonnen «Prosent». Ved store beløp, sjekk også at total på de to delte linjene og «hovedlinjen» er identisk. TIPS! Juster verdiene på nederste linje, så oppdateres linje 1 automatisk. Det er ikke nødvendig å mellomlagre endringene før du er klar til å godkjenne rekvisisjonen. Når endringen er gjort, klikk på GODKJENNE for å godkjenne konteringen. MERK! Hvis du har lagt inn verdier (prosjekter/koststed) som du ikke selv er ansvarlig for, vil rekvisisjonen måtte godkjennes av personene som er prosjektleder/har BDM på disse kostnadsstedene og prosjektene før det sendes en bestilling til leverandøren. E-handel brukerveiledning Godkjenner Side 10 av 11
Sjekk arbeidsflyten på rekvisisjonen Øverst i rekvisisjonsbildet ser du en rekke alternativer «Dokumenter» viser deg evt vedlegg til rekvisisjonen som sendes til leverandøren «Loggbok» viser deg flyten på rekvisisjonen. I neste bilde, huk av på linjen for Arbeidsflyten og klikk på ZOOM og du vil se hele arbeidsflyten og status på den. Du kan også følge status på rekvisisjoner og ordre på ditt institutt ved hjelp av rapportene som er tilgjengelig i mappen «Innkjøp» - «Innkjøpsspørringer». For mer informasjon om bruken av disse, se https://support.nmbu.no/agresso/brukerveiledninger-for-e-handel/ E-handel brukerveiledning Godkjenner Side 11 av 11