INNKALLING TIL ORDINÆRT SAMEIERMØTE 2009 Ordinært sameiermøte i Nydalen Kvarter sameie, avholdes torsdag 23. april 2009, kl. 18.00 i BI Nydalens lokaler. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av sekretær og en eller to sameiere til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR 2008 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2008 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSER A) Styret B) Revisor 5. INNKOMNE FORSLAG A) Tillegg til husordensregel 4, Avfallshåndtering. B) Tillegg til vedtektenes 3 om opplysningsplikt ved utleie. C) Vedtak i forbindelse med Avantors planer for Sandakerveien 113 119. Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg på sidene 22-23. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år B) Valg av 4 varamedlemmer for 1 år Styrets forslag til valg av medlemmer er vedlagt på side 24. Oslo, 2. april 2009 Styret i Nydalen Kvarter sameie Ole-Gerhard Røn /s/ Kari Moxnes Andexer /s/ Sturla Møller /s/ Solveig Gundersen /s/ Thomas Bjørnskau /s/ I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen. Innkalling og årsberetning for Nydalen Kvarter parkeringssameie står bakerst i heftet, på sidene 18-21.
2 TILLITSVALGTE ÅRSBERETNING FOR 2008 Siden forrige ekstraordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: STYRET Leder Ole-Gerhard Røn Gunnar Schjelderups V 11 E Styremedlem Kari Moxnes Andexer Gunnar Schjelderups V 11 N Styremedlem Sturla Møller Gunnar Schjelderups V 11 F Styremedlem Solveig Gundersen Gunnar Schjelderups V 11 H Styremedlem Thomas Bjørnskau Gunnar Schjelderups V 11 S Varamedlem Lars E G Svendsen Gunnar Schjelderups V 11 F Varamedlem Pål Reidar Svendsen Gunnar Schjelderups V 11 J Varamedlem Morten Sohlman Gunnar Schjelderups V 11 F Varamedlem Arne Worren Gunnar Schjelderups V 11 H GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET TILLITSVALGTE OG ANSATTE Av sameiets 5 styremedlemmer er det 2 kvinner og 3 menn. Sameiet er positiv til likestilling og tar sikte på at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er regnskapssjef Egil Havre, OBOS. Sameiets revisor er BDO Noraudit Oslo DA. EIENDOMMEN Sameiet består av 386 seksjoner. Sameiet er registrert i Brønnøysund med organisasjonsnummer 991081267. Sameiet ligger i Oslo kommune og har følgende gårds- og bruksnummer : 77-57 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Styret er ikke kjent med at det ytre miljøet forurenses i vesentlig grad. VAKTMESTERTJENESTE Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Vaktmester Andersen AS ivaretar den det løpende vedlikeholdet i sameiet i henhold til stillingsbeskrivelse.
3 FORSIKRING Sameiets eiendommer er fullverdiforsikret i If Skadeforsikring med polisenummer 5455709. Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvaret for at sameiet til enhver tid har de riktige forsikringssummer. En forutsetning for dette er at forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering eller påbygging. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse. Forsikringen omfatter også bygningsmessige forandringer som den enkelte seksjonseier gjør inne i boligen. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Hvis sameiets forsikring skal benyttes, må beboerne straks melde skaden til Forsikringsavdelingen i OBOS tlf 22 86 55 00 faks 22 86 57 04 E-post forsikring@obos.no. Oppfølging av forsikringsaker blir gjort av Forsikringsavdelingen i OBOS. BRANNSIKRINGSUTSTYR I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokningsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er tilstede og fungerer. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar 1997. Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplasser og elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: Sameiet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. EIENDELER OG GJELD OMSETNING OG TAKSTER Sameierne får tilsendt skjema med oppstilling over den enkelte seksjons andel av sameiets inntekter, utgifter, gjeld og eiendeler. Ligningsverdien får den enkelte oppgitt på ligningskontoret. Omsetning av seksjonene skjer til markedspris. Det finnes ikke takster for seksjonene verken hos styret eller forretningsfører. Så langt forretningsføreren får oppgitt omsetningspriser, blir disse registrert. Forretningsfører kan, på bakgrunn av disse opplysningene, gi antydning om prisnivået for seksjonene.
4 TELENOR Sameiet er tilsluttet samarbeidsavtalen mellom Telenor og OBOS Eiendomsforvaltning om rabattordning for beboere med telefonabonnement i Telenor. KABEL-TV Sameiet har kollektiv avtale med GET om levering av digital-tv og bredbånd. AVTALE OM LEVERANSE AV ELEKTRISK KRAFT OBOS har fremforhandlet avtale med LOS for leveranse av el-kraft. Opprinnelig avtale med LOS utløp den 31.12.2008. OBOS har forlenget avtalen fra 01.01.2009 31.12.2011 med de samme fordelene som i forrige periode. Sameiet har tiltrådt denne avtalen. Dette gjelder kun strøm til fellesområde og ikke privatabonnement for den enkelte leilighet. Resultatet av kraftforvaltningsavtalen har gitt besparelser også i 2008. Det har vært store områdemessige variasjoner i Norge i 2008, men målt mot gjennomsnittlig spotpris ser besparelsene ut til å bli ca 11 %.
5 Styrets arbeid - Boligsameiet Møtevirksomhet Det har generelt vært høy møteaktivitet i perioden. Styret har avholdt 16 styremøter og ett ekstraordinært sameiermøte. Det ekstraordinære møtet hadde sin bakgrunn i behovet for en avklaring om parkeringsameiets vedtekter. I tillegg har styret deltatt i regelmessige møter med utbygger og entreprenør. Det er også gjennomført møter med øvrige aktører i nærområdet vårt, som BSN, Nydalstoppen, Heilo vel, Politiet, Bydelsutvalget og Storo. Alle møtene har hatt fokus på sameiets beste. Styret har som målsetting å svare på all e-post som vi mottar. I perioden har det vært mer enn 8000 e- poster som er mottatt og sendt. Det er en god indikator på aktivitetsnivå og antall saker som vi har måttet håndtere. Målsetting Styret har tre hovedmål. Det første er å gjennomføre og avslutte alle garantiarbeider så raskt som mulig med så godt resultat som mulig. Det andre er å arbeide for økt trivsel i sameiet. Dette har både et kortsiktig og et langsiktig perspektiv. Det inkluderer mange saker, som sikkerhet, utvikling av grøntområdet, renhold og orden. Det tredje hovedmålet er å øke vårt engasjement i utviklingen av nærområdet til sameiet. Vi ønsker å kunne påvirke denne ved initiativ og samarbeid med relevante aktører. Status Sameiet er fortsatt i en overgangsfase mellom garantiarbeider og normal drift. Dette har medført store drifts- og vedlikeholdskostnader i 2008. Styret valgte imidlertid å se den økonomiske utviklingen i sameiet over en lengre periode enn ett år. Det var simpelthen så mange saker som måtte gjennomføres for at sameiets interesser kunne ivaretas på en skikkelig måte. Derfor er det et merforbruk i regnskapet for 2008. Men siden det nå er gjort så mange investeringer, viser budsjettet for 2009 et akseptabelt overskudd. Overgangsfasen mellom garantiarbeider og normal drift antar vi vil vare til sommeren 2009. Styret har som målsetting at de store arbeidene som krever maskiner på området, skal være ferdig før 17 mai. Samarbeidet med utbygger (Nydalen Bolig AS) er godt, og NCC arbeider målrettet for å ferdigstille sameiet. Utvidelsen av terrassene er ferdig, og skråningene er dekket med kompost. Tetting av lekkasje på balkongene er også avsluttet. Boder er bedre sikret, og videokontrollen av garasjeanlegget er operativ. Antall innbrudd og hærverk er kraftig redusert. Sameiets brannvarsling er nå knyttet opp mot brannvesenets sentral, slik at alle alarmer registreres direkte hos brannvesenet. Brannsystemet er gjennomgått, og er i god, forskriftsmessig stand. Mye arbeid og penger er nedlagt i grøntanlegget vårt. NCC bestemte seg, etter noen møter å øke antall planter og trær. Arbeidet vil gjøres til våren, og fører til at sameiet vil se frodigere ut. Vi skulle imidlertid ønske at vi hadde kommet lengre, 2 år etter ferdigstillelse av sameiet. Vi synes at det har blitt mindre forsøpling i området. Det er positivt, og bidrar til triveligere bomiljø. Samtidig er det mye penger som kan spares dersom søppelsystemet og miljøstasjonen brukes etter hensikten. Det har vært en del problemer med vannkvaliteten i sameiet, og mange beboere har hatt problemer med varmtvann og trykk i dusjen. Bakgrunnen for dette er dårlig
6 vannkvalitet fra kommunen. Det er gjort en rekke tiltak for å bedre dette. Det er bla montert filtre på vannledningene til alle husene i sameiet. Problemet anses nå som løst. Det ligger mye vann i miljøgaten og på sideveiene når det regner. Det er også dårlig drenering andre steder. Dette er vi i dialog med utbygger om. Pga kostnadene er det viktig for sameiet å få dette utbedret som garantiarbeider. Det ekstraordinære sameiermøtet ga god avklaring i forholdet mellom bolig- og parkeringsameiet. Beslutningen om å slå sammen styrene til de to sameiene til ett, er en klar fordel. Det ble også besluttet at det skal tas betaling for bruk av gjesteparkeringsplassene. Parkometer er innstallert og fungerer tilfredsstillende. For å få kontroll med fyllebråket fra BSN og Nydalstoppen måtte vi leie inn vektere, og samarbeidet også direkte med politiet om dette. Sameiet inngikk 1. august 2008 avtale med Norsk vektertjeneste om stasjonært vakthold. Avtalen innebærer at fast stasjonær vekter skal inspisere området og bygningene til Nydalen kvarter, herunder garasje, fellesterrasser og fellesområder og drive generelt tilsyn med tanke på sikkerhet og bråk/uro. Tjenesten utføres mandag-onsdag 22:00-00:00 og torsdag-lørdag 22:00-03:00. Mye ressurser er brukt på å få kontroll med situasjonen, og mange møter er holdt mellom BSN, BI, Nydalstoppen og oss. Det synes som forholdene er blitt noe bedre. Imidlertid vil dette dessverre fortsette å være en hovedutfordring for sameiet. Dette er en kostnad som vi gjerne skulle vært foruten. Videre arbeid Styret vil fortsette å arbeide med de tre målsettingene som er utarbeidet. Det er flere utfordringer som gjenstår, men de viktigste er avsluttet. Sameiet vil gradvis gå over til normal drift i løpet av året. Garantiarbeidene forventes da å være ferdige. Fokus blir lagt på miljø og trivsel. Det inkluderer videre utvikling av sameiets boligmasse og grøntanlegg, samt planene for nærområdet vårt. Budsjettmessig ønsker vi å redusere kostnadene slik at mer midler kan settes av til framtidig vedlikehold. Dette er reflektert i budsjettet for 2009. Samtidig er det klart at også 2009 blir et overgangsår før normal drift vil inntreffe fra regnskapsåret 2010. Først da vil vi ha en god målestokk på hva som er de reelle, løpende utgiftene i sameiet. Dessverre må vi fortsette å bruke mye tid og ressurser på bråk fra BSN, men vi har som ambisjon å få dette under kontroll og på et akseptabelt nivå. Vi ønsker et tettere samarbeid med sameierene, og vil derfor arbeide videre med en ordning med kontakt/tillitsperson i hver oppgang. Det mener vi vil være en styrke for sameiet og for hver enkelt. Vi ser et behov for noe oppgradering i oppgangene, og vil arbeide for å få dette gjort, til en akseptabel kostnad. Styret har som målsetting at sameiet skal fortsette å utvikle seg i positiv retning, til glede for oss alle. Vi ønsker at det skal være et kvalitetsstempel å kunne si; jeg bor i Nydalen Kvarter.
7 REGNSKAPET FOR 2008 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkter om kostnadsutvikling og budsjett for 2009. Årsregnskapet for 2008 er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Det bekreftes herved at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. RESULTAT Årets resultat på kr 149 703,- som fremkommer i resultatregnskapet foreslås overført til egenkapital. INNTEKTER Inntektene i 2008 var til sammen kr 7 636 923,- mot budsjettert med kr 7 170 000,-. KOSTNADER Driftskostnadene i 2008 var på kr 7 974 379,- mot budsjettert med kr 6 673 000,-. Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr 1 300 000,-, mens regnskapet viser kr 2 693 283,-. Hovedårsaken til avviket var en kombinasjon av behov for anskaffelser, og for lavt budsjetterte utgifter. Flere av disse kostnadene bærer mer preg av å være investeringer enn løpende kostnader, se note 8 i regnskapet for nærmere spesifisering. Revisors honorar for regnskapsåret 2008 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. Forøvrig vises til de enkelte tallene i regnskapet og den regnskapsmessige oversikt som fremkommer under noter til regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2008 som påvirker regnskapet i vesentlig grad.
8 KOSTNADSUTVIKLING Rentesatsene i OBOS Eiendomsforvaltning AS pr. den 26.1.2009: Renter på driftskonto : 0,10% Renter på sparekonto: 4,60% under 0,5 millioner 4,70% mellom 0,5 millioner og 2 millioner 5.00% over 2 millioner STRØMPRISENE Den totale strømprisen til en forbruker består av tre komponenter: Kraftpris som dekker kostnadene ved å produsere og selge den elektriske kraften utgjør ca. 44% av total strømpris (betales til kraftleverandør). Nettleie for transport av den elektriske kraften utgjør ca. 22% av total strømpris (betales til nettselskapet). Statlige avgifter dvs. forbrukeravgift, avgift til Energifondet og merverdiavgift utgjør ca. 34% av total strømpris. Strømprisen i Norge varierer med årstidene. Normalt stiger den i vinterhalvåret og reduseres i sommerhalvåret. Dette og andre faktorer som påvirker kraftprisene gjør det vanskelig å spå utviklingen i strømprisene FORSIKRING Bygningsforsikringen øker fra 2008 til 2009 med ca. 9,3%. Dette skyldes at indeksen som reflekterer prisoppgangen på håndverkstjenester har økt tilsvarende. Denne indeksøkningen er lik for alle forsikringsselskaper. Ut over dette foretar forsikringsselskapene individuell prisjustering med bakgrunn i sameiets egen skadesituasjon. KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgiften øker med 3,5% og renovasjonsavgiften øker med 4,6%.
9 INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG FOR ÅR 2009 (Budsjett) Styret har satt opp en oversikt over forventede inntekter og kostnader i 2009. Tallene er vist som egen kolonne ved siden av resultatregnskapet. (Budsjett 2009.) Oversikten er basert på 5% økning av felleskostnadene fra 01.01.2009. Oversikten gir et forventet årsresultat på kr 241 232,-. I oversikten er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. Forøvrig vises til de enkelte tallene i oversikten. Oslo, 2. april 2009 I styret for Ole-Gerhard Røn /s/ Kari Moxnes Andexer /s/ Sturla Møller /s/ Solveig Gundersen /s/ Thomas Bjørnskau /s/
BDO Noraudit Til årsmøte i Sameiet Nydalen Kvarter 10 BDO Noraudit Oslo DA Vika Atrium, Munkedamsveien 45 Postboks 1704 Vika N-0121 Oslo Telefon: (+47) 23 11 91 00 Fax: (+47) 23 11 91 01 oslo@bdonoraudit.no www.bdonoraudit.no REVISJONSBERETNING FOR 2008 Vi har revidert årsregnskapet for Sameiet Nydalen Kvarter for regnskapsåret 2008, som viser et underskudd på kr 149.703,-. Vi har også revidert opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet og forutsetningen om fortsatt drift. Årsregnskapet består av resultatregnskap, balanse og noteopplysninger. Regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge er anvendt ved utarbeidelsen av regnskapet. Årsregnskapet og årsberetningen er avgitt av selskapets styre og forretningsfører. Vår oppgave er å uttale oss om årsregnskapet og øvrige forhold i henhold til revisorlovens krav. Vi har utført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder revisjonsstandarder vedtatt av Den norske Revisorforening. Revisjonsstandardene krever at vi planlegger og utfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. Revisjon omfatter kontroll av utvalgte deler av materialet som underbygger informasjonen i årsregnskapet, vurdering av de benyttede regnskapsprinsipper og vesentlige regnskapsestimater, samt vurdering av innholdet i og presentasjonen av årsregnskapet. I den grad det følger av god revisjonskikk, omfatter revisjon også en gjennomgåelse av selskapets formuesforvaltning og regnskapsog intern kontroll-systemer. Vi mener at vår revisjon gir et forsvarlig grunnlag for vår uttalelse. Vi mener at årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av selskapets økonomiske stilling 31. desember 2008 og for resultatet og kontantstrømmene i regnskapsåret i overensstemmelse med god regnskapsskikk i Norge. ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet og forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Uten at det har konsekvenser for konklusjonen i avsnittet ovenfor presiseres at vedlagte årsberetning vedrørende Parkeringssameiet ikke er revidert av oss. Oslo, den 6. april 2009 BDO Noraudit Oslo DA Merete Otterstad Sandsnes/s/ statsautorisert revisor Foretaksregisteret: NO-875 926 632 MVA. Medlem av Den norske Revisorforening. BDO Noraudit har kontorer over hele landet. For oppdatert oversikt se www.bdonoraudit.no 17700
11 RESULTATREGNSKAP Note Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett 2008 2007 2008 2009 DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader 2 7 157 294 6 701 306 7 170 000 8 504 232 Andre inntekter 3 479 629 1 009 836 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 7 636 923 7 711 142 7 170 000 8 504 232 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-56 950-20 022-35 000-50 000 Styrehonorar 5-350 000-142 000-250 000-350 000 Avskrivninger 15-5 420 0 0 0 Revisjonshonorar 6-32 231-9 833-10 000-27 000 Andre honorarer -52 500 0 0 0 Forretningsførerhonorar -306 930-255 463-320 000-320 000 Konsulenthonorar 7-87 183 0-10 000-54 000 Drift og vedlikehold 8-2 693 283-1 753 539-1 300 000-1 913 000 Forsikringer -470 773-471 145-600 000-600 000 Kommunale avgifter 9-1 028 162-1 001 045-1 400 000-1 035 000 Garasjer 10-132 489 0 0 0 Energi/ fyring 11-912 922-1 185 499-1 200 000-1 400 000 Kabel- / TV-anlegg -523 971-421 058-470 000-961 000 Andre driftskostnader 12-1 321 566-617 706-1 078 000-1 653 000 SUM DRIFTSKOSTN. -7 974 379-5 877 311-6 673 000-8 363 000 DRIFTSRESULTAT: -337 456 1 833 831 497 000 141 232 FINANSINNTEKT/ KOSTNAD: Finansinntekter 13 188 750 34 825 0 100 000 Finanskostnader 14-997 -6 521 0 0 RES. FINANSINNT/KOSTN. 187 753 28 304 0 100 000 ÅRSRESULTAT -149 703 1 862 135 497 000 241 232 Overføringer: Til opptjent egenkapital 1 862 135 Fra opptjent egenkapital -149 703
12 BALANSE Note 2008 2007 EIENDELER ANLEGGSMIDLER Varige driftsmidler 15 222 280 0 SUM ANLEGGSMIDLER 222 280 0 OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader 25 049 37 494 Kundefordringer 206 496 31 606 Kortsiktige fordringer 16 130 470 0 Driftskonto i OBOS 628 692 4 315 469 Sparekonto i OBOS 2 948 898 0 SUM OMLØPSMIDLER 3 939 605 4 384 569 SUM EIENDELER 4 161 885 4 384 569 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 2 307 315 2 457 019 SUM EGENKAPITAL 2 307 315 2 457 019 GJELD LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskudd felleskostnader 206 055 188 668 Leverandørgjeld 1 647 616 1 738 883 Skyldig offentlig myndigheter 17 898 0 SUM KORTSIKTIG GJELD 1 854 569 1 927 551 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 4 161 885 4 384 569 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0
13 Oslo, 31.12.2008 / 2. april 2009 Styret for Nydalen Kvarter sameie Ole-Gerhard Røn /s/ Kari Moxnes Andexer /s/ Sturla Møller /s/ Solveig Gundersen /s/ Thomas Bjørnskau /s/
14 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader 6 676 674 Kabel TV 483 840 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 7 160 514 REDUKSJON GRUNNET TOMME LEIEFORHOLD Felleskostnader -1 800 Felleskostnader tap 2006-1 420 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 7 157 294 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Søppelgebyr 600 Nydalstoppen, andel renovasjon 19838 Nydalstoppen, andel drift 37171 Stift. Nydalen andel drift 130098 Nydalstoppen, andel renovasjon 40858 Stiftelsen Nydalen andel renovasjon 143 002 Garasjebrikker 10 stk. 5 000 NCC Contr, Refusjon nøkkelsystem 100 000 Mercur, Vannlekkasje 3 062 SUM ANDRE INNTEKTER 479 629 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -56 950 SUM PERSONALKOSTNADER -56 950 Det har ikke vært noen ansatte i selskapet gjennom året. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2007/2008, og er på kr 350 000. Andre Honorarer er godgjøring til J J Gudbrandsen med kr 52 500. I tillegg har styret fått dekket utlegg for kr. 3.863,29 jfr note 12.
15 NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er på kr 32 231 og er i sin helhet knyttet til revisjon. 32 231 Herav er kr 14.895 korreksjon for feilført revisjopnshonorar i 2007 NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand Obos -8 730 Honorarer OBOS -30 700 Honorarer OBOS Prosjekt AS -26 365 Honorarer OBOS Eiendomsforvaltning AS -21 388 SUM KONSULENTHONORAR -87 183 NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Andel videoovervåking -65802 Sikring av boder -210375 Drift/vedlikehold bygninger -183 522 Drift/vedlikehold VVS -2 525 Drift/vedlikehold elektro -117 627 Kompost -82 184 Gjerde -58 518 Fartsdempenere -110 498 Annet drift/vedlikehold utvend anlegg -791 863 Drift/vedlikehold heisanlegg -575 846 Drift/vedlikehold brannsikring -108 443 Drift/vedlikehold ventilasj.anl. -4 124 Drift/vedlikehold parker.anl. -13 688 Drift/vedlikehold søppelforbr.anlegg -337 958 Egenandel forsikring -30 000 Kostnader dugnader -310 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -2 693 283 NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift -773 196 Renovasjonsavgift -408 578 Kommunale avgifter 153 612 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -1 028 162
16 NOTE: 10 GARASJER Leie 243 plasser 436 530 Forsikring -81 130 Rep./vedlikehold -193 858 Elektrisk energi -228 230 Andel av videoovervåkning -65 802 SUM GARASJER -132 489 NOTE: 11 ENERGI / FYRING Elektrisk energi 2008-1 141 152 Dekkes av garasjesameiet 228 230 SUM ENERGI / FYRING -912 922 NOTE: 12 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -6 500 Container -64 713 Skadedyrarbeid/soppkontroll -18 750 Driftsmateriell -13 674 Lyspærer og sikringer -76 914 Vaktmestertjenester -533 849 Renhold ved firmaer -303 378 Snørydding/gressklipping -17 200 Vektertjeneste -184 196 Kontor- og datarekvisita -8 790 Kopieringsmateriell -2 290 Trykksaker -16 448 Møter, kurs, oppdateringer mv -2 250 Andre kostnader tillitsvalgte -3 863 Andre kontorkostnader -1 407 Telefon/bredbånd -25 059 Porto -33 508 Bank og kortgebyr -3 946 Velferdskostnader -4 832 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -1 321 566
17 NOTE: 13 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 35 708 Renter av sparekonto i OBOS 148 898 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 3 786 Renter fordringer 358 SUM FINANSINNTEKTER 188 750 NOTE: 14 FINANSKOSTNADER Renter leverandørgjeld -997 SUM FINANSKOSTNADER -997 NOTE: 15 VARIGE DRIFTSMIDLER Inventar Utemøbler Tilgang 2008 227 700 Avskrevet i år -5 420 222 280 SUM VARIGE DRIFTSMIDLER 222 280 NOTE: 16 KORTSIKTIGE FORDRINGER Utlegg skadesaker 18 870 Garasjeleie (leil 361) 2008 111 600 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 130 470 NOTE: 17 SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Forskuddstrekk -700 Skyldig arbeidsgiveravgift -198 SUM SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER -898
18 INNKALLING TIL ORDINÆRT PARKERINGSSAMEIERMØTE 2009 Ordinært sameiermøte i Nydalen Kvarter parkeringssameie, avholdes torsdag 23. april 2009, kl. 18.00 i BI Nydalens lokaler. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av sekretær og en eller to sameiere til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR 2008 3. ØKONOMI Oslo, 2. april 2009 Styret i Nydalen Kvarter parkeringssameie Ole-Gerhard Røn /s/ Kari Moxnes Andexer /s/ Sturla Møller /s/ Solveig Gundersen /s/ Thomas Bjørnskau /s/ I parkeringssameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver parkeringsplass de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
19 TILLITSVALGTE ÅRSBERETNING PARKERINGSSAMEIET FOR 2008 Siden ekstraordinært sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: STYRET Leder Ole-Gerhard Røn Gunnar Schjelderups V 11 E Styremedlem Kari Moxnes Andexer Gunnar Schjelderups V 11 N Styremedlem Sturla Møller Gunnar Schjelderups V 11 F Styremedlem Solveig Gundersen Gunnar Schjelderups V 11 H Styremedlem Thomas Bjørnskau Gunnar Schjelderups V 11 S Varamedlem Lars E G Svendsen Gunnar Schjelderups V 11 F Varamedlem Pål Reidar Svendsen Gunnar Schjelderups V 11 J Varamedlem Morten Sohlman Gunnar Schjelderups V 11 F Varamedlem Arne Worren Gunnar Schjelderups V 11 H GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET TILLITSVALGTE OG ANSATTE Av sameiets 5 styremedlemmer er det 2 kvinner og 3 menn. Sameiet er positiv til likestilling og tar sikte på at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. EIENDOMMEN Sameiet består av 244 + 61 garasjeplasser. Sameiet ligger i fellesarealene til Sameiet Nydalen Kvarter i gnr 77, bnr 57. STYRETS ARBEID Møtevirksomhet Det har generelt vært høy møteaktivitet i perioden. Styret har avholdt 16 styremøter og ett ekstraordinært sameiermøte. Det ekstraordinære møtet hadde sin bakgrunn i behovet for en avklaring om parkeringsameiets vedtekter. I tillegg har styret deltatt i regelmessige møter med utbygger og entreprenør. Det er også gjennomført møter med øvrige aktører i nærområdet vårt, som BSN, Nydalstoppen, Heilo vel, Politiet, Bydelsutvalget og Storo. Alle møtene har hatt fokus på sameiets beste. Styret har som målsetting å svare på all e-post som vi mottar. I perioden har det vært mer enn 8000 e-poster som er mottatt og sendt. Det er en god indikator på aktivitetsnivå og antall saker som vi har måttet håndtere.
20 Målsetting Styret har tre hovedmål. Det første er å gjennomføre og avslutte alle garantiarbeider så raskt som mulig med så godt resultat som mulig. Det andre er å arbeide for økt trivsel i sameiet. Dette har både et kortsiktig og et langsiktig perspektiv. Det inkluderer mange saker, som sikring av parkeringsplasser og boder, lettere innkjøring, renhold og orden. Det tredje hovedmålet er å øke vårt engasjement i utviklingen av nærområdet til sameiet. Det gjelder bla veier og parkering. Vi ønsker å kunne påvirke denne ved initiativ og samarbeid med relevante aktører. Status Bolig- og parkeringsmeiene er fortsatt i en overgangsfase mellom garantiarbeider og normal drift. Det er investert i videoovervåkning av garasjeanlegget. Vifteanlegget er justert slik at problemet med dugg er løst. Det har vært rengjøring av garasjen fire ganger i år. Drift av garasjeporten er kostbart. Grunnen er at porten brukes svært meget, også av fortgjengere. Dersom vi ikke finner et annet operasjonsmønster vil utgiftene sansynligvis fortsette. Siden vi ikke har egen strømmåler for garasjeområdet, har vi bedt utbygger å gi en vurdering av energiforbruket. 20% av strømkostnadene belastes parkeringssameiet. Forsikringssummen skal fordeles etter areal, og parkeringssameiets andel blir ca 15% av forsikringssummen. Til sammen betyr dette at regnskapet for 2008 viser et merforbruk på ca kr 130.000. Overgangsfasen mellom garantiarbeider og normal drift antar vi vil vare til sommeren 2009. Styret har som målsetting at de store arbeidene som krever maskiner på området, skal være ferdig før 17 mai. Samarbeidet med utbygger (Nydalen Bolig AS) er godt, og NCC arbeider målrettet for å ferdigstille sameiet. Boder er bedre sikret, og videokontrollen av garasjeanlegget er operativ. Antall innbrudd og hærverk er kraftig redusert. Brannsystemet er gjennomgått, og er nå i god, forskriftsmessig stand. Det ekstraordinære sameiermøtet ga god avklaring i forholdet mellom bolig- og parkeringsameiet. Beslutningen om å slå sammen styrene til de to sameiene til ett, er en klar fordel. Det ble også besluttet at det skal tas betaling for bruk av gjesteparkeringsplassene. Videre arbeid Styret vil fortsette å arbeide med de tre målsettingene som er utarbeidet. Det er flere utfordringer som gjenstår, men de viktigste er avsluttet. Sameiet vil gradvis gå over til normal drift i løpet av året. Garantiarbeidene forventes da å være ferdige. Videre utvikling av parkeringssameiet inkluderer merking av scooter- og motorsykkelplasser for utleie. Det vil da ikke lenger være tillatt å parkere disse andre steder. Det vil bidra til bedre kontroll og orden samtidig som det vil gi en inntektsøkning. Parkering for el-biler vurderes også. Sameiets brannvarsling er nå knyttet opp mot brannvesenets sentral, slik at alle alarmer i garasje og oppganger registreres direkte hos brannvesenet. Budsjettmessig ønsker vi å stabilisere kostnadene slik at mer midler kan settes av til framtidig vedlikehold. Dette er reflektert i budsjettet for 2009. Inntektene er beregnet ut ifra maksimalt antall parkeringsplasser (305). Samtidig er det klart at også 2009 blir et overgangsår før normal drift vil inntreffe fra regnskapsåret 2010. Først da vil vi ha en god målestokk på hva som er de reelle, løpende utgiftene i sameiet. Styret vil vurdere endring av utgiften for parkeringsplassene. Styret har som målsetting at sameiet skal fortsette å utvikle seg i positiv retning, til glede for oss alle. Vi ønsker at det skal være et kvalitetsstempel å kunne si; jeg bor i Nydalen Kvarter.