EYPNAA v/ Anja Stensrud Elverum Wilsesgate 10 0178 Oslo Tlf: +47 92486485 Org.nr: 986523324 eypnaa@eyp.no www.eyp.no og www.eyp.org INFORMASJONSBREV VEDØRERENDE DELTAGELSE PÅ DEN 13. NASJONALSESJONEN I EUROPEAN YOUTH PARLIAMENT NORGE Det er en stor glede for oss å kunne gratulere deres skole som en av de utvalgte til å delta på den trettende nasjonale sesjonen i European Youth Parliament (EYP) Norge i Bergen 16.-18. september 2014. Vi vil også benytte anledningen til å takke for den engasjerende søknaden vi har mottatt fra dere. I dette brevet følger en del viktig informasjon om sesjonen i forbindelse med deltakelse. Det vil også komme ytterligere informasjon per e-post før og etter sommerferien, til den læreren som er oppført som kontaktperson. Vi oppfordrer både elever og lærere til jevnlig å sjekke www.eyp.no for oppdatert informasjon. På sidene for hhv. lærere og elever vil dere finne en undermappe som heter: The national session. Informasjon vil publiseres her med henvisning fra forsiden.
INNHOLDSFORTEGNELSE 1.0 PROGRAM... 3 1.1 TEAMBUILDING... 3 1.2 KOMITEARBEID... 4 1.3 GENERAL ASSEMBLY (GA)... 4 1.4 NORWEGIAN VILLAGE... 5 1.5 LÆRERPROGRAMMET... 5 2.0 REISE... 5 2.1 PRAKTISK REISEINFORMASJON... 6 2.2 ANKOMST... 6 2.3 AVREISE:... 7 3.0 DELTAKERAVGIFT... 8 3.1. INNBETALING AV DELTAKERAVGIFTEN... 8 3.2 REGISTRERING AV DELEGASJONEN... 8 4.0 INNKVARTERING... 9 5.0 LÆRERROLLEN FØR OG UNDER SESJONEN... 9 6.0 KOMITETEMAENE... 9 7.0 LOKALSESJON FOR UTVELGELSE AV DELEGATER... 11 8.0 EVALUERING OG JURYARBEID... 11 9.0 SJEKKLISTE... 12
1.0 PROGRAM Et foreløpig program for sesjonen følger under. Oppdatert program vil være tilgjengelig på våre nettsider da det kan forekomme små endringer i programmet. Arbeidsspråket under hele sesjonen og på alle programposter vil være engelsk. På grunn av et stramt program vil vi ikke kunne garantere lunsj for skoler som ankommer senere enn klokken 12.30 ankomstdagen. Resterende måltider blir servert i henhold til programmet. Kaffepauser er å regne som et lite mellommåltid. Ønsker elevene måltider utover dette, for eksempel på kveldstid, må de stå for dette selv. Onsdag 16. september Torsdag 17. september Fredag 18. september Før 12.00 Ankomst og registrering 07.00 Vekking og frokost på Montana 06.45 Vekking og frokost på Montana 12.00 Åpning med lett lunsj og informasjon 07.30 Avreise til komitearbeid 07.15 Utsjekk 12.30 Utendørs Teambuilding 08.00 Komitearbeid del 1 07.30 Avreise til General Assembly Fra 17.00 Middag serveres komitevis 10.30 Kaffepause 08.45 Åpning av General Assembly 17.00 Utendørs Teambuilding fortsetter 20.30 Forberedelse til Village 21.00 Village og delegasjonspresentasjoner 10.45 Komitearbeid del 2 09.15 Første og andre resolusjon 13.00 Lunsj 10.45 Kaffepause 13.45 Komitearbeid del 3 11.00 Tredje og fjerde resolusjon 23.00 Stille 16.00 Kaffepause 12.30 Lunsj 16.15 Komitearbeid del 4 13.15 Femte og sjette resolusjon 18.30 Komitearbeid avsluttes 14.45 Kaffepause 19.30 Middag og kveldsprogram 15.00 Syvende og åttende resolusjon 16.30 Avslutningsseremoni 17.15 Avreise for skolene 1.1 TEAMBUILDING Teambuildingen arrangeres for å bli bedre kjent med hverandre, bryte grenser og skape et godt samhold innad i komiteene. Dette vil skje på uteområdene til Montana vandrerhjem. Teambuildingen onsdag ettermiddag vil altså foregå utendørs. Dette innebærer at det er viktig at man kler seg for å være ute i vind og vær. Høstværet i Bergen kan være uforutsigbart, så det er viktig med klær som tåler å bli både skitne og våte, og som er gode å bevege seg i.
1.2 KOMITEARBEID Torsdagen vil gå med til arbeid i komiteer. Komitearbeidet vil bli ledet av to erfarne ungdomsledere (chairs), én norsk og én internasjonal. Diskusjonene vil resultere i resolusjoner som blir lagt frem og debattert under plemumsdebatten (GA) på fredagen. Under komitearbeidet vil forberedelsene elevene har gjort i forkant være essensielle ettersom komiteen skal diskutere seg frem til konsensus. Det er ikke meningen at elevene kommer til sesjonen med noen ferdig resolusjon, men det forventes at elevene er godt forberedt på å kunne diskutere de ulike aspektene ved sitt tema. Det forventes også at elevene har forberedt seg på et generelt nivå til temaene til de andre komiteene for å kunne delta konstruktivt i plenumsdebatten. Chairene vil hjelpe til med avanserte akademiske formuleringer på engelsk i resolusjonsutformingen under komitearbeidet. Hver skole vil fordeles på tre forskjellige komiteer. Det vil si at elevene ikke vil være i samme komite som andre elever fra egen skoledelegasjon. Under komitearbeid og General Assembly har vi kleskode. Dette er et virkemiddel som brukes for å sette et mer formelt preg på prosessen. Tilbakemelding fra elevene viser at dette er et viktig middel for å bygge rammene rundt selve prosessen. Kleskoden under komitearbeidet er smart/casual. For guttene betyr dette skjorte og mørke jeans eller lignende, og tilsvarende for jenter. Det vil si at joggeklær, joggesko, gjennomsiktige klær eller klær med hull i ikke er ønskelig. 1.3 GENERAL ASSEMBLY (GA) General Assembly er en plenumsdebatt der alle komiteene fremlegger sin resolusjon. Denne blir presentert for forsamlingen og forsvart av den fremleggende komiteen, og derettrr diskutert med delegater fra andre komiteer i åpen debatt. Etter debatten er det avstemning. Det er satt av ca. 45 minutter til hver resolusjon. Om resolusjonen passerer eller ikke har
ingen betydning for veien videre for elevene eller skolen. I denne delen av programmet vil elevene få bruk for generell kunnskap om alle de ulike komitetemaene. Kleskoden i GA er formell. Det vil si dress og slips, nasjonaldrakt eller liknende for guttene, med tilsvarende for jentene som også kan benytte kjole eller skjørt. I tråd med parlamentariske retningslinjer minner vi om at kjoler og skjørt bør rekke til knærne. Som i komitearbeidet er hullete og gjennomsiktige klær uønsket under GA. Lærere trenger ikke å stille i dress, men vi oppfordrer dere til å holde en formell stil som ikke skiller seg for mye ut fra elevene. 1.4 NORWEGIAN VILLAGE Vi planlegger Village på onsdagskvelden etter teambuilding og middag. Village er en kulturell og sosial aktivitet der man viser frem hva Norge har å by på av tradisjoner og lokale spesialiteter innenfor kultur, mat, klesdrakter, turisme med mer. Juryen (se nedenfor) evaluerer ikke denne programposten. For mer detaljert informasjon om hva Village er, viser vi til hjemmesiden vår. Village vil bli i spisehallen på Montana. 1.5 LÆRERPROGRAMMET Under sesjonen vil det også legges opp til et spennende program for lærerne, med både sosialt og faglig innhold. Lærerprogrammet vil hovedsakelig foregå på onsdag og torsdag. Programmet er frivillig, men vi oppfordrer alle til å delta. Lærerne vil også ha teambuilding på onsdags ettermiddag, parallelt med elevene, der det vil bli gitt informasjon om EYP. Det er forventet at alle lærere er til stede under GA. Et mer detaljert lærerprogram kommer senere. 2.0 REISE Så snart reisen deres er bestilt og betalt, skal vedlagt reiseskjema/travel form fylles ut og sendes per e-post til eypnaa@eyp.no. Vi ber om at skjemaet blir sendt inn så snart som mulig, og ikke senere enn 20.06.15 Ved ankomst en dag tidligere, eller avreise en dag senere, anbefaler vi dere å kontakte Montana vandrerhjem. Overnatting utover sesjonens program må betales på egenhånd, men vi har sørget for at dere får samme pris som våre bestillinger, om dere nevner at dere er deltagere til EYP.
2.1 PRAKTISK REISEINFORMASJON 2.2 ANKOMST Seneste tid for ankomst er kl. 12.00 onsdag 16. september på Montana vandrerhjem. Nedenfor følger det en oversikt over aktuelle flyvninger til Bergen lufthavn Flesland. Vi gjør oppmerksom på at dette kun er et forslag, da flyvningene kan endres og det også finnes alternative reisemuligheter. Fra Oslo går det for eksempel fint an å ta tog, og fra Stavanger og mange andre steder på Vestlandet går det selvsagt buss og/eller båt. Fly: Fra flyplass Avgang Ankomst BGO Flyselskap Tromsø 06:35 10:00 SAS Harstad/Narvik 06:45 06:35 10:00 09:50 SAS Trondheim Røros Stavanger Oslo Kristiansand 07:00 09:05 06:15 06:15 07:00 08:00 09:30 08:00 08:00 08:55 09:10 09:45 07:00 08:00 10:05 10:00 08:55 07:40 08:40 10:05 08:55 08:55 09:50 10:00 10:40 09:50 SAS SAS Widerøe SAS SAS SAS Widerøe Bergen Lufthavn Flesland til Montana vandrerhjem: Det finnes flere alternative ruter fra Flesland til Montana: - Alternativ 1 Ta Flybussen merket «Bergen sentrum o/fjøsanger» (ikke «Bergen sentrum o/fyllingsdalen») til stoppet «Minde». Bytt til buss nummer 25, merket «Haukeland sykehus». Ta buss nummer 25 til «Fridalen». Følg skilting til «Montana vandrerhjem» derfra. Det tar omtrent 20 minutter å gå opp til Montana derfra. Eventuelt kan man gå 5 minutter og så ta buss nummer 12 «Montana/Lægdene» i stedet for å gå hele veien. Samme billett som på buss nummer 25 kan brukes, men buss nummer 12 går svært sjelden. - Alternativ 2 Ta Flybussen merket «Bergen sentrum o/fjøsanger (ikke «Bergen sentrum o/fyllingsdalen») til Bystasjonen/Bergen busstasjon/festplassen. Bytt til buss
nummer 12, merket «Montana/Lægdene» til Montana vandrerhjem. Gå gjerne inn på hjemmesiden til busselskapet i Bergen, www.skyss.no, for å planlegge reisen når det nærmer seg. Vi vil prøve å ha mannskap stasjonert på busstoppet i sentrum eller på Minde for å hjelpe dere med busskifter og billettkjøp. Det vil komme nærmere informasjon om dette dersom det lar seg gjøre. Det anbefales at billetter bestilles i god tid før sesjonen. Det gis i utgangspunktet reisestøtte på inntil 1200 kroner per tilreisende fra Finnmark, Nordland og Troms. Skolene fra Buskerud, Oppland, Østfold, Nord- og Sør-Trøndelag, og Vest-Agder får refundert inntil 800 kroner per person. Skolene fra Rogaland, Sogn og Fjordane, Akershus og Oslo får inntil 600 kroner per person, mens skolene fra Hordaland får inntil 200 kroner per person i refusjon. Hvis budsjettet strekker til, så er det nytt av året at vi kan dekke reiseutgifter utover disse refusjonssatsene, forhåpentligvis 100%, av utgiftene for de som søker om reiserefusjon. Dette avgjøres når vi har fått svar på søknader fra alle våre økonomiske støttespillere. For å kunne kvalifisere til mer reiserefusjonsstøtte, må dere ta vare på både kvitteringer og boardingkort, billetter e.l. Reisestøtten utbetales i etterkant av sesjonen. Vi ser at reisestøtten for elever og lærer utbetales til samme konto. Vi ber om at alle kvitteringer og andre reisedeokumenter, i tillegg til en oppstilling av støtteberettigede utgifter og kontoinformasjon for tilbakebetaling, sendes til følgende adresse etter at reisen er foretatt og senest 01.11.2015. 2.3 AVREISE: Avreise er tidligst kl. 17.30 fredag 18. september direkte fra General Assembly på Fløien/Bergen sentrum (billetter med Fløibanen t/r er inkludert i deltakeravgiften). Nedenfor følger en veiledende oversikt over flyvninger fra Bergen Lufthavn Flesland. Vi vil på det sterkeste oppfordre dere til å bestille fly slik at dere får vært med på hele GA. Programmet er lagt opp slik at det er god tid til å rekke fly fra Flesland. Dersom dere av en eller annen grunn må reise før sesjonen er over må dere selv organisere billettendringer ned fra Fløien. Fly: Til flyplass Avgang fra BGO Ankomst Flyselskap Harstad/Narvik 18:15 21:40 SAS 18:20 22:30 Trondheim 21:30 22:30 SAS 19:30 22:55 Tromsø 20:45 23:55 SAS Stavanger 18:45 19:20 SAS 20:30 23:20 Oslo 18:15 19:05 SAS 20:45 21:35 SAS
Kristiansand 19:30 20:30 19:30 19:50 20:25 21:25 22:50 20:40 Widerøe Røros 17:30 19:43 Widerøe 3.0 DELTAKERAVGIFT Deltakeravgiften er på 700 kr per elev og 1000 kr pr lærer, det vil si kr 3100 kroner totalt. Denne dekker frokost torsdag og fredag, lunsj onsdag, torsdag og fredag samt middag onsdag og torsdag. Avgiften dekker også innkvartering og transportutgifter under selve sesjonen, men dekker ikke transport til Montana, og fra lokalet der General Assembly er ved avreise på fredag. 3.1. INNBETALING AV DELTAKERAVGIFTEN Fristen for innbetaling av deltakeravgiften er 01.06.15. Avgiften stadfester endelig påmelding. Hvis delegasjonen ikke er registrert innen fristen eller ved for sen innbetaling kan vi ikke garantere at skolen får delta på sesjonen, da vi må bekrefte endelig reservasjon av overnatting til Montana vandrerhjem. Se vedlegg med faktura og innbetalingsinformasjon. 3.2 REGISTRERING AV DELEGASJONEN Registrering av delegater vil skje via e-post. Vi ønsker at dere sender inn informasjon om deres delegater innen 01.06.15 til info@eyp.no. E-posten skal inneholde: Navn på delegater Fødselsdato E-postadresse til delegater Opplysninger om sykdommer, allergier, matrestriksjoner og lignende (f.eks vegetarianere) Passbilde av delegater Dere kan bruke vedlagte skjema for å fylle ut delegatinformasjonen (se vedlegg: Delegatinformasjon) Det skal ikke registreres eventuelle varadelegater. Opplysninger om kontaktinfo, sykdommer, allergier og lignende vil selvsagt bli behandlet konfidensielt. Vi vil også utarbeide adresselister på bakgrunn av registrert informasjon. Passbildene dere sender inn vil benyttes av juryen for å identifisere elevene under komitearbeid og i General Assembly.
4.0 INNKVARTERING Alle deltakerne vil bo på Montana vandrerhjem under sesjonen. Elevene vil bli innlosjert i 4-5-mannsrom, med felles bad mens lærerne blir innlosjert i enkeltrom. Både lærere og delegater må selv ha med håndklær og sengetøy. Dette kan også leies på Montana for 70 kroner per sett per natt, dersom det gis beskjed i god tid på forhånd. Det er ikke lov med sovepose på Montana vandrerhjem av hensyn til hygiene. 5.0 LÆRERROLLEN FØR OG UNDER SESJONEN Som lærer skal du først og fremst bistå og hjelpe elevene med de praktiske forberedelsene. De faglige forberedelsene er elevene sitt eget ansvar. Det er de som skal innhente og bearbeide informasjon og kunnskaper om komitetemaene. Vi forventer ikke at lærerne skal undervise sine elever, men det er selvsagt mulig å hjelpe dem med å finne frem til gode kilder, veilede og gi gode råd underveis i forberedelsesfasen. Læreren/skolen må dessuten stå for den praktiske organiseringen med å bestille reise, betale deltakeravgiften med mer. En EYP-sesjon er først og fremst for elevene med tanke på faglig utbytte og læringsverdi. Som nevnt er det imidlertid også et eget program for lærerne med faglig, kulturelt og sosialt innhold. Under selve sesjonen har læreren også en rolle som «sikkerhetsventil» for sine egne elever. EYP Norge tar seg av elevene på alle måter vedrørende overnatting, transport, mat, faglig innhold og utbytte. Det forventes at læreren bistår dersom det skulle oppstå problemer med sykdom, ulykker eller lignende. Læreren er også vår kontaktperson i forkant av og under arrangementet. Under sesjonen gjelder skolereglementet. I tillegg forventer vi generell god oppførsel og respekt for de beskjedene som blir gitt. Da mange av elevene ikke er myndige vil det ikke serveres alkohol i forbindelse med arrangementet. Hva elevene måtte finne på utenom programmet kan ikke EYP Norge påta seg ansvaret for. Vi forventer at elever ikke forlater sesjonsområdet verken under programmet eller på kveldstid. Det vil også være naturlig å involvere lærerne dersom elever ikke overholder regelverket. Tidligere avreise av enkeltelever og/eller skoledelegasjoner er ikke ønskelig. Dette både av respekt for de andre deltakerne, deres eget læringsutbytte, samt den ekstra organiseringen dette medfører for oss. På hjemmesiden vår www.eyp.no finner dere et noe mer utfyllende skriv om lærerrollen i EYP. 6.0 KOMITETEMAENE
Under sesjonen skal i alt åtte temaer diskuteres. Elevene bør forberede seg godt nok til å kunne diskutere samtlige emner på engelsk. I forkant av sesjonen må de fordype seg ekstra i det av temaene som vil være deres eget komitetema. I løpet av sesjonene skal elevene som nevnt utarbeide resolusjoner. 12 til 14 elever vil samarbeide om å skape resolusjonen med hjelp fra komitelederne. Komitelederne vil ikke medvirke på innholdet i resolusjonen, da dette skal være elevenes eget arbeid. Det vil ikke bli satt av tid til å finne informasjon under sesjonen, og det vil være svært begrensede muligheter for internettilgang og ekstra forberedelsestid under sesjonen. Av denne grunn er det særlig viktig at elevene har satt seg godt inn i sine egne tema. Vi anbefaler også at de tar med informasjon de finner interessant til bruk i komitearbeidet da det ikke vil være mulig å gjøre utskrifter under oppholdet i Bergen. Hvordan forberedelsene skjer i praksis, er opp til den enkelte elev og skolen selv. Vi har forsøkt å dekke sentrale deler av pensum i videregående skole, slik at dette om ønskelig kan gjøres som en integrert del av undervisningen. For å lette arbeidet, vil det sendes ut et forberedelseshefte i forkant av sesjonen, med en kort men grundig innføring i det enkelte tema, og lenker og forslag til videre lesning. Forberedelsesheftet er kun ment som starthjelp til å komme i gang med arbeidet og forberedelsene, og ikke som en uttømmende kildeliste over aktuelt stoff og materiale. På hjemmesiden vår finnes det eksempelresolusjoner. Mens formatet er fast for alle resolusjonene, avhenger innholdet selvsagt av hva den enkelte komite blir enig om. Komitetemaene er under utarbeidelse. Det vil komme et nytt informasjonsskriv før sommeren med fordeling av skolene og de forskjellige temaene. I etterkant av komitearbeidet vil resolusjonene renskrives og trykkes. Dette er en omfattende prosess som tar flere timer. Resolusjonsheftene blir utlevert så tidlig som mulig, men delegatene må være forberedt på at sene kveldstimer må tas i bruk for å forberede taler og lignende til fredagens plenumsdebatt. Denne typen «kveldsarbeid» er dessverre vanlig ved så korte EYP-arrangementer, men vår erfaring tilsier at delegatene synes det er en nyttig og spennende erfaring, og at de fleste er villige til å ofre noen timers søvn for å være godt forberedt og engasjert i plenumsdebatten.
7.0 LOKALSESJON FOR UTVELGELSE AV DELEGATER Som nevnt er det opp til hver enkelt skole å velge ut de delegatene som skal representere skolen på den nasjonale sesjonen. Det finnes mange måter å gjennomføre en slik utvelgelsesprosedyre på. EYP Finland har blant annet utarbeidet et opplegg for en endagssesjon som kan avholdes uten noen som helst forkunnskap om EYP. Både forberedelse, mål og gjennomføring er beskrevet i denne. Endagssesjonen vil gi delegatene en god innføring i hva EYP står for, og hva de ulike elementene som komitearbeid og General Assembly består av. En slik sesjon på skolene vil gi flere elever mulighet til å oppleve EYP enn kun de tre som velges ut som delegater til den nasjonale sesjonen. Dette er én måte man kan gjøre utvelgelsen på, men det finnes selvsagt andre måter å velge ut delegater på. EYPNAA kan bidra med assistanse både til forberedelse og gjennomføring så langt dette er mulig. Vi kan besvare spørsmål, oversende EYP Finland sin mal, være behjelpelige med å finne resolusjonstema og i enkelte tilfeller bistå skoler med gjennomføringen av en endagssesjon. Ta gjerne kontakt hvis dere ønsker å legge opp til et slikt opplegg. I tillegg har vi utformet et brev med tips om utvelgelse av motiverte og dyktige delegater. Dette ble sendt ut i forbindelse med den første informasjonen, og vil også være tilgjengelig fra vår hjemmeside. Da vi er pålagt rapporteringskrav fra hovedkontoret i Berlin, vil dere før sesjonen bli bedt om å sende et kort skriv som omfatter hvor mange elevere som totalt har vært involvert hos deres skole, samt hvordan utvelgelsen er blitt gjort. Dette kan sendes på e-post til oss, samtidig som dere gjør registrering av delegatene 8.0 EVALUERING OG JURYARBEID I etterkant av sesjonen vil skolene motta en skriftlig evaluering av delegasjonen fra juryen. Fire av delegasjonene vil få mulighet til å delta på de to kommende internasjonale sesjonene, høsten 2015 i Leipzig og våren 2016 i Dublin og Belfast. I tillegg blir det valgt en skole som får tilbud om å delta på en sesjon eller et forum organisert av en av våre europeiske partnerorganisasjoner. Informasjon om EYP internasjonalt finnes på www.eyp.org. Juryen vil bestå av svært erfarne nasjonale og internasjonale EYP-alumni, samt en representant for Nasjonalkomiteen for EYP Norge. Juryen vil evaluere delegatene i komitearbeid og General Assembly. I tillegg til delegatenes faglige nivå vil juryen blant annet vektlegge elevenes samarbeidsevner og kommunikative egenskaper, samt hvorvidt de er gode ambassadører for skolen og EYP Norge.
9.0 SJEKKLISTE passende klær for utendørs teambuilding, penere antrekk til komitearbeidet og formelt antrekk for General Assembly forberede stand til Village betale deltakeravgiften innen 01.06.15 (se vedlagt faktura) registrere elever og medfølgende lærer på e-post innen 01.06.15, herunder også allergier, matrestriksjoner og andre spesielle behov kan bruke vedlagte skjema Delegat informasjon sende inn passbilder av elevene på e-post innen 01.06.15 reisedetaljer (i travel form) skal sendes inn per e-post innen 20.06.15, dette inkluderer planlagt ankomsttid med tog eller buss, med ankomst Montana senest klokken 12:00 onsdag 16. september frist for å kreve reisestøtte er 01.11.2015 Alle billettkvitteringer sendes Nasjonalkomiteen for EYP Norge: nc@eyp.no Har dere spørsmål angående sesjonen kan vi kontaktes på e-post eypnaa@eyp.no, eller per telefon: Head Organiser Einar Stefánsson, 977 41 583, eller president for EYPNAA, Anja Stensrud Elverum, 924 86 485. Vi håper at dere vil få tre utfordrende og lærerike dager i Bergen. Vi ser fram til et videre samarbeid og håper at alle får en minneverdig opplevelse, og ønsker alle lykke til med forberedelsene og arbeidet i forkant av sesjonen. Med vennlig hilsen European Youth Parliament Norway Alumni Association (EYPNAA) Anja Stensrud Elverum Einar Stefánsson Olivia Rashidi President for EYPNAA Head Organiser Web- og informasjonsansvarlig Sign. Sign. Sign.