Referat fra møte nr. 8 i Styringsgruppa (SG) for hovedprosjektet Cruisenettverk Østfold Dato: 18.november 2015 Sted: Borg Havn, Fredrikstad Tid: kl. 11.30 14.00 Ordstyrer: SG-leder Tore Lundestad Tilstede SG: Tore Lundestad, Borg Havn IKS (SG-leder) Maya Nielsen, Visit Fredrikstad og Hvaler Bjørg Johnsrud Western, Fredrikstad kommune Hilde Martinsen, Østfoldmuseene (møtte som vara for Gunn-Mona Ekornes) Marit Bjørndalen, isarpsborg (møtte som rep. fra reiselivet i Østfold) Bente Kjenstad Jæger, VisitØstfold (møtte som rep. fra reiselivet i Østfold) Steinar Svendsen, Nettbuss avd. Østfold AS Morten Huth, Torvbyen Drift AS Forfall SG: Per Kristian Johansen, Borg Havn IKS Jens Brovold, Gamlebyen Handelsforening Tilstede PG: Ingrid Solberg Sætre, prosjektledelsen Cruisenettverket Østfold Tilstede observatører: Arne Østreng, Innovasjon Norge Forfall observatører: Helge Hasvold, Fredrikstad kommune Innlending v/sg-leder Tore Lundestad Tore startet møtet med en orientering fra Borg Havn sin side hvor han bekreftet at Borg Havn nå er optimister i forhold til den langsiktige cruisesatsingen. De opplevelser at det har «løsnet» denne høsten i forhold til flere henvendelser og større interesse fra rederiene. Timingen er god siden Oslo nå fryser sin cruisesatsingen, samtidig som Cruiseport Fredrikstad ble «relansert» i markedet med ny kai og ny tydeligere markedsposisjonering. Ytre Oslofjord er attraktivt og det har vært helt riktig at Cruisenettverk Østfold har satt som mål å ta posisjonen «Gateway to the Oslofjord». Formaliteter Sak 1 Godkjenning av referat fra SG møte nr.7 den 24.sept, se her. Vedtak: Godkjent uten kommentarer Sak 2 Godkjenning av dagens agenda Vedtak: Rekkefølgen på Sak 3 og Sak 4 byttes*, ellers godkjent uten ytterligere kommentarer 1
Orienteringer Sak 3* Økonomirapport ÅR 2 pr nov. 2015 ble presentert av Maya med bakgrunn i side 9-10 i tilsendte skriftlige rapport, samt ytterligere detaljer i møtet. Fremdrift, finansiering og kostnader knyttet til HA1-HA7 følger vedtatte prosjektplan for År 2. Det er derimot utfordringene knyttet til finansiering av HA8 Salgs- og markedstiltak i 2016. Hovedårsaken er omleggingen av søknadsprosesser og prioriteringer av de regionale utviklingsmidlene hos Østfold Fylkeskommune. SG ber prosjektledelsen utarbeide en oppdatert økonomirapport for prosjekt År 2 pr. 31.12.2015. Rapporten skal vise hovedsummer fordelt på: Kontanter Timer (egeninnsats) Innvilget finansiering Omsøkt finansiering SG ber prosjektledelsen utarbeide tre budsjettalternativer inkl. likviditetsbudsjett for siste halvår av prosjekt År 2, dvs. fra 1.1. 31.06.2016. SG uttrykte bekymring i forhold til manglende finansiering av HA8; aktiviteter som er avgjørende for å skape resultater i markedet. Konkrete og positive signaler fra rederier og agenter anses som det viktigste argumentet for å få aktører i en videre felles satsing på cruisenettverket i Østfold (HA1-HA7). SG ber prosjektledelsen konkretisere ulike løsninger for finansieringen av HA8 på kort sikt (2016) og starte arbeidet med finansieringsløsninger for varig cruisesatsingen på lengre sikt (fra 2017/18). Vedtak: Økonomirapporten og budsjettalternativer, som beskrevet over, skal legges frem for behandling på neste SG-møte. Konkrete løsninger for finansiering av HA8 i 2016 legges frem på neste SG-møte, samt skisser til hvordan en varig cruisesatsing kan finansieres. Sak 4* Statusrapport ÅR 2 pr nov. 2015 ble presentert av Ingrid med bakgrunn i tilsendte skriftlige rapport, samt et oversiktsskjema med status utdelt i møtet. Vedtak: SG takket for en ryddig og oversiktlig gjennomgang av status. 2
Sak 5 Prosjektorganisasjonen ÅR 2 pr. nov. 2015 ble presentert av Ingrid, se her. Vedtak: SG tar saken til orientering. Diskusjon Repetisjon av prosjektets kritiske suksessfaktorer ble utsatt til neste SG-møte. Sak 6 Strategiske samarbeidspartnere for Cruisenettverk Østfold. Tore og Maya innledet til saken, se presentasjon her, og SG kom med følgende innspill til det videre arbeidet: Cruisesatsingen er et meget godt samarbeidsprosjekt ifht internasjonalisering av hele Østfold som reisemål. Selv om Fredrikstad har tatt initiativet og ansvaret i startfasen, er det en forutsetning at hele fylket bidrar i det videre arbeidet. VisitØstfold ønsker å engasjere seg på en tydeligere måte. (Besøks-)næringen må være finansielle partnere i en varig satsing, mens andre offentlige og private partnere kan bidra med finansiering for å sikre det langsiktige arbeidet. Sak 7 Hvordan utvikle og formalisere Cruisenettverk Østfold ble innledet av Maya, se presentasjonen her. SG kom med følgende innspill til det videre arbeidet for å: LYKKES I MARKEDET: Det er avgjørende å opprettholde og aller helst styrke det målrettede salgsarbeidet til rederier og agenter, slik at det skapes konkrete resultater. UTVIDE NETTVERKET: Lag et kort notat om Cruisesatsingen i Østfold med fokus på resultater så langt og potensialet fremover. Sendes alle ordførere i Østfold, næringsforeninger og rette instanser i Østfold fylkeskommune. o Tallfest og konkretiser hva Borg Havn har gjort av investeringer og tilrettelegging for cruisetrafikk. o Tallfest og konkretiser hvem i nettverket som har deltatt på hvilke tiltak i cruiseprosjektet? Hvor kommer de fra? Hvorfor og hvordan har de deltatt? o Vektlegg betydningen (fotavtrykket) satsingen har for hele Østfold og Oslofjord-regionen utover antall cruisegjester på besøk: samarbeid, omdømme, internasjonalisering (trekk paralleller til Rygge) 3
FORPLIKTE AKTØRENE: Utarbeide avtaleforslag som presenteres prioriterte aktører. o PL nedsetter to arbeidsgrupper fra SG som tar på «kunde-brillene» fra hhv offentlig og private aktører og bidrar til å lage utkast. o PL utarbeider en prioriteringsliste ifht aktører og gjennomføre individuelle møter i løpet av Q1 2016. Det første møtet skal være med Borg Havn. Vedtak: Det blir en heldags strategisamling i løpet av Q1 2016, hvor det videre arbeidet med sak 6 og sak 7 skal stå i fokus. Sak 8 Organisering, styring og ledelse av prosjektet Cruisenettverk Østfold ble innledet av Maya, se presentasjon her. Det skjer nå et planlagt skifte i prosjektgruppens organisering og ressurser, ansvar og oppgaver. Flere av hovedaktivitetene er sluttført og overføres nå gradvis fra utviklingsfasen i prosjektet til ordinær drift i VisitFredrikstad&Hvaler, Borg Havn m.fl. Ekstern prosjektledelse vil prioritere oppgaver knyttet til nettverksutvikling og forpliktelse av aktørene for en videre cruisesatsing. Det etableres operative arbeidsgrupper etter behov. Faglige og operative ressurser fra nettverksmedlemmene deltar sammen med interne ressurser fra VisitFredrikstad&Hvaler. Arbeidsgruppene ledes av DPL som rapporterer til PL. Det har vært en del endringer av personer i respektive organisasjoner som har vært representert i SG frem til nå. I forbindelse med at prosjektet går inn i en ny fase, er det derfor hensiktsmessig å se på sammensetningen av SG nå. SG-leder Tore benyttet anledningen til å takke for innsatsen fra medlemmene i dagens SG og ser frem til videre samarbeid. Vedtak: Prosjektledelsen skal utarbeide et forslag til styring og ledelse av Cruisenettverk Østfold i neste fase av prosjektet. Forslaget fremlegges for behandling i SG på neste møte. Nåværende SG bes komme med innspill til PA v/maya innen 1. februar 2016 om hensiktsmessig sammensetning av ny SG (næringsforankring, kompetanse, strategiske partnere etc). 4
Avslutning Sak 9) Eventuelt Kurs i omviser- og formidlingsteknikk Ingrid presenterte planene for kurs i omviser- og formidlingsteknikk som gjennomføres i samarbeid med Regionalpark Haldenkanalen første halvår 2016. Skissen ble oversendt SG på e-post i møtet med oppfordring om å komme med innspill til prosjektledelsen så snart som mulig. Et videre utviklingsarbeid for økt guidekompetanse og guiderekruttering i Østfold ligger utenfor Cruiseprosjektet. Et slik initiativet vil det jobbes videre med av Østfoldmuseene og reiselivsorganisasjonene i Østfold. Samarbeid med andre cruisedestinasjoner i Oslofjord regionen Med bakgrunn i positive signaler på nettverksmøte i regi av Innovasjon Norge på Cruise Norway sin samling i Haugesund, samt ønske fra Cruise Norway om flere forslag til seilingsruter fra de ulike regionene i Norge, oppfordres Innovasjon Norge til å ta initiativet til et nettverksmøte for cruisedestinasjonene/- nettverkene i Oslofjord regionen. Arne Østereng støtter forslaget og tar saken videre til cruiseansvarlig Tore Johan Pedersen i Innovasjon Norge. Møtekalender for SG første halvår 2016: SG Q1 2016 i uke 9: Studietur våren 2016: SG Q2 2016 i uke 20: Onsdag 2. mars på Borg Havn Heldags felles møte med ny og gammel SG Tema: Strategisamling ifht veien videre ulike exit-strategier mulige strategiske samarbeidspartnere alternative driftsmodeller etter prosjektperioden For SG og nettverket (avventes ifht. mulig samarbeid med andre prosjekter) Tema: Utkast til prosjektplan ÅR 3 Forslag til finansiering ÅR 3 5