Protokoll 04/12 Tid: Fredag 4. mai 2012, kl. 17:00-19:30 Lørdag 5. mai 2012, kl. 09:00-14:30 Sted: Tilstede: Fra adm.: Forfall: Rica Ishavshotell, Tromsø Hanne Østby Granmo, Marit Westerås, Kirsten Steenberg, Hilde Karterud, Anne Glorvigen Hanstad, Tonje Granmo Henrik Peersen, Jørn Mandla Sibeko Sverre Rosmo, Espen Lahnstein, Roar Brunstad, Tobias Sundal SAK 34/12 Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen merknader til innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden godkjent SAK 35/12 Godkjenning av FS-protokoll 2/12 og 3/12 Ingen merknader til protokollene Protokoll 2/12 og 3/12 vedtatt SAK 36/12 Samarbeid NEF/NEFU Generalsekretær redegjorde for forholdet mellom NEF og NEFU i forbindelse med ansettelse av ny organisasjonskonsulent i NEFU. I arbeidet med ansettelsen er det fremkommet uklarheter i ansvarsfordelingen og de gjeldende økonomiske forhold mellom NEF og NEFU, samt manglende styrevedtak knyttet til samarbeidet.
Generalsekretær informerte om praksisen som foreligger i samarbeidet med NEFU og hva dette reelt innebærer av ansvar for NEF. Det ble videre anbefalt en formalisering av samarbeidet. NEF gir tilbud til NEFU om å påta seg arbeidsgiveransvaret formelt for deres organisasjonskonsulent, mot at det utarbeides en samarbeidsavtale om økonomisk ansvar og øvrige betingelser. AU i NEF utarbeider et forslag til avtale som må godkjennes av styret. SAK 37/12 Stillingsinstruks generalsekretær Medlem av ansettelsesutvalget, Kirsten Steenberg, presenterte forslag til stillingsinstruks for ny generalsekretær. Styret var positive til innholdet i instruksen og ba kun om enkelte presiseringer. Stillingsinstruks for generalsekretær vedtatt med endringer. SAK 38/12 Regnskap 1. kvartal 2012 Organisasjonskonsulent presenterte regnskap for 1. kvartal 2012. Det er ingen større uventede avvik i regnskapet som viser positivt resultat på 729 738,42 kroner. Regnskap for 1. kvartal 2012 tas til orientering. SAK 39/12 Arbeids- og strategiprogram 2012 2014 Generalsekretær presenterte programforslaget, slik det så ut etter å ha vært til høring hos lokalforeninger. Kun én lokalforening hadde gitt tilbakemelding. Styret kom med sine synspunkter knyttet til programmets målsetninger og måltall, samt til programmets struktur. Forbundsstyrets diskusjon legges til grunn for det videre arbeidet med arbeids- og strategiprogrammet.
SAK 40/12 Tvangsnedleggelse Generalsekretær redegjorde for innkalling og avholdelse av ekstraordinære årsmøter i lokalforeningene som stod i fare for tvangsnedleggelse etter vedtektenes 3.5. Innkalling var sendt ut til medlemmer av epilepsiforeningene i Fredrikstad, Kragerø, Molde, Namdal, Tromsø, Vestoppland og Kongsberg. I Tromsø ble det valgt et nytt styre, og denne lokalforeningen er nå aktiv. I de øvrige lokalforeningene lyktes det ikke å få valgt et nytt styre. Epilepsiforeningene i Fredrikstad, Kragerø, Molde, Namdal, Vestoppland og Kongsberg tvangsoppløses i henhold til siste ledd i 3.5. SAK 41/12 Vedtektsendringsforslag Tvangsoppløsning av fylkeslag Generalsekretær presenterte vedtektsendringsforslag 4.5, som skal åpne for at fylkeslag kan tvangsoppløses etter tilsvarende premisser som lokalforeninger. Vedtektsendringsforslag til ny 4.5 fremmes for landsmøtet 2012. SAK 42/12 Vedtektsendringsforslag Selvstendige grupper Generalsekretær la frem administrasjonens utredning om muligheten til å fjerne selvstendige grupper fra vedtektene. Administrasjonen fant at det ikke var noen slike grupper i organisasjonen i dag, samt reist spørsmål om slike grupper er i tråd med organisasjonens demokratiske oppbygning for øvrig. Styret kom frem til at det ikke er hensiktsmessig med mulighet for å danne selvstendige grupper innenfor NEF. Vedtektenes 3.6 foreslås fjernet ved landsmøtet 2012. Referanser til selvstendige grupper foreslås fjernet fra overskriften til vedtektenes 3, samt i teksten i 5.1. SAK 43/12 Vedtektsendringsforslag landsmøterepresentasjon Organisasjonskonsulent la frem vedtektsendringsforslaget som administrasjonen utarbeidet etter landsmøterepresentasjonsutvalgets rapport og påfølgende vedtak i
FS-møte 2/12. Styret ba om at forslaget omarbeides, slik at det garanterer minimum ett mandat for hvert fylke med lokalforeninger. Det ble også bedt om omformuleringer til enkelte punkter i vedtektsteksten. Vedtektsendring 5.1 fremmes for lovkomiteen med forbundsstyrets endringer. SAK 44/12 Landsmøteprogram Generalsekretær la frem forslag til landsmøteprogram. Styret kom med sine innspill til temaer, bidragsytere og innslag til landsmøtet 2012. Forbundsstyrets innspill legges til grunn for videre arbeid med landsmøteprogrammet. SAK 45/12 Kontingent landsmøteperioden 2012-2014 Styret tok stilling til om kontingentene skulle foreslås endret i neste landsmøteperiode. Kontingent for enkelt- og hovedmedlemskap foreslås øket til kr. 310,-. Kontingenten for familiemedlemskap foreslås uendret. SAK 46/12 Landsmøtesak honorering av forbundsstyret Styret tok stilling til om det skulle legge frem forslag om honorering av styreverv i NEF på landsmøtet 2012, etter at tilsvarende forslag ble nedstemt under forrige landsmøte. Det ble påpekt at styrearbeid medfører klare utgifter i form av tapt arbeidsinntekt, som særlig rammer de som må reise langt til møtene. Styret anså derfor at honorering er viktig for å sikre at medlemmer over hele landet kan stille til styreverv. For styremedlemmer ble 500 kroner per møte man deltar på vurdert som et passende nivå. Det var også enighet om at forbundslederrollen krever arbeid på dagtid spesielt ofte, og at denne rollen derfor bør ha noe høyere kompensasjon. For denne rollen ble 25 000 kroner per år vurdert som passende.
Forslag om honorering til styret fremlegges for NEFs landsmøte som egen landsmøtesak. SAK 47/12 Landsmøtesak epilepsimerket Styret tok stilling til om det skulle legges frem forslag for landsmøtet 2012 om at NEF skal slutte å markedsføre epilepsimerket, etter at tilsvarende forslag ble nedstemt under forrige landsmøte. Saken fremlegges ikke for NEFs landsmøte som egen landsmøtesak. SAK 48/12 Fadderordningen Det ble foretatt en gjennomgang av fordelingen av lokalforeninger mellom fadderne i forbundsstyret. Nedlagte foreninger ble fjernet fra listen, og Akershus fylkeslag av NEF ble tildelt fadder, siden foreningen ikke lenger er representert i forbundsstyret. Fadderfordeling vedtas og synliggjøres for lokalforeningene SAK 49/12 Lokallagsoversikt Generalsekretær la frem resultatet av administrasjonens arbeid med å utarbeide et kart over lokallagsgrenser. For en rekke av lokallagene har det ikke vært fattet korrekte styrevedtak om geografisk avgrensning i henhold til NEFs vedtekter. Da administrasjonen også er av den oppfatning at utfordringer knyttet til grenser først blir et faktum når man forsøker å tegne lokalforeningers utstrekning på et kart, ble det anbefalt en vedtektsendring som gjenspeiler organisasjonens praksis. Endringsforslaget omfattet 3.1 på en slik måte at forbundsstyret kunne godkjenne navn og tilholdssted fremfor endelig avgrensning. Styret anså det derimot som viktig at grensene mellom lokalforeninger er tydelige og forankret i forbundsstyrevedtak. Det ble avgjort at det skulle nedsettes et utvalg som utarbeider et fullstendig kart over grensene mellom lokalforeninger. Utvalget skal bestå av Marit Westeraas, Kirsten Steenberg og Jørn Sibeko. Styremedlemmer
som ikke deltok på FS-møtet vil få informasjon om utvalget og mulighet til å delta i utvalget etter ønske. 1. Vedtektsendringsforslag til 3.1 fremmes ikke for landsmøtet 2012. 2. Det nedsettes et utvalg for å avklare geografisk avgrensning for NEFs lokalforeninger. SAK 50/12 Prosjektsøknader ExtraStiftelsen Organisasjonskonsulent la frem en oversikt over prosjektidéene administrasjonen vil jobbe videre med frem til søknadsfristen i Extrastiftelsen 15. juni. Styret kom med sine synspunkter om prosjektene, og ba om at prioriteringer i søknader gjøres i tråd med foreslått arbeids- og strategiprogram. Forbundsstyrets diskusjon legges til grunn for administrasjonens videre arbeid med prosjektsøknader. SAK 51/12 Epilepsikongress 2012 ILAE arrangerer sin tiende europeiske epilepsikongress 30. september til 4. oktober i London. Tidligere har forbundsleder og to representanter fra administrasjonen blitt sendt til disse møtene. Styret fant at behovet for forsiktig bruk av midler tilsa en noe mindre representasjon i år. Forbundsleder og en representant fra administrasjonen deltar på ILAE sin epilepsikongress i London dersom representasjon ansees som aktuelt av generalsekretær. SAK 52/12 Orienteringssaker Nordisk møte NEF vil være representert ved Nordisk Møte første helg i juni. På grunn av at generalsekretær har flere andre ting i kalenderen sammen helg, vil Forbundsleder og organisasjonskonsulent være representantene fra NEF.
Suksesshistorier Administrasjonen har laget en ordning for avstemning i administrasjonen for kvartalets beste suksesshistorie. Premien for 1. kvartal 2012 gikk til Akershus fylkeslag for deres gode samarbeid med frivillighetssentralen på Ås. Organisasjonskonsulent Jørn Mandla Sibeko er fast ansatt som organisasjonskonsulent fra 1. mai. Terminologi Grunnet hendelser i fagmiljøene, kan ikke NEF lenger hevde at den nye terminologien er forankret i NES. Endelig avgjørelse på terminologi i fagmiljøene vil sannsynligvis ikke komme før 2013. NEF vil imidlertid fortsette å bruke terminologien vi har innført i eget materiell. Møtet hevet 5. mai kl. 14.30.