Innkalling til representantskapet Temark Representantskapet Nestleder av representantskapet kaller inn til representantskapsmøte for Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Dato: 20.04.2016 kl. 15:30-17:00 Møtested: Clarion hotel Tyholmen, Arendal Arkivsak: 15/10757 Arkivkode: 033 Før møtet arrangeres det Vårkonferanse 2016 som representantene inviteres til å delta på. Se vedlagt invitasjon om påmeldingsfrist 6. april. Utgiftene for den enkelte representant dekkes av eierkommunen. Forfall til representantskapet må snarest meldes til daglig leder Line Bosnes Hegna på mobil 90 65 64 26 eller epost: line.bosnes@temark.no. Vara møter kun etter egen innkalling. Vedlagt følger saken 1/16-7/16. Revisjonsberetningen og valgkomiteens innstilling ettersendes og deles ut på møtet. Sakene legges også ut på www.temark.no. Med vennlig hilsen Bjørg Staaland Nestleder i representantskapet Line Bones Hegna Daglig leder 1
Sakskart Side Møteinnkalling 1/16 15/10757-6 Godkjenning av innkalling og saksliste 20.04.2016 3 Møteprotokoll Saker til behandling 1/16 15/10757-7 Opptelling av representantskapsmedlemmer 20.04.2016 4 2/16 15/10757-8 Valg av to medlemmer til å underskrive protokollen 20.04.2016 6 3/16 16/03701-5 Årsregnskap 2015 7 4/16 16/03703-2 Årsmelding 2015 9 5/16 16/03705-1 Valg av leder og nestleder i representantskapet 10 6/16 16/03707-1 Valg av styre i Temark 11 7/16 16/03710-1 Valg av revisor 12 2
Møteinnkalling 1/16 Godkjenning av innkalling og saksliste 20.04.2016 Arkivsak-dok. 15/10757-6 Arkivkode. 033 1 Temark Representantskapet 20.04.2016 1/16 Forslag til vedtak: Representantskapet godkjenner innkallingen og sakslisten. Representantskapet skal godkjenne innkallingen og sakslisten i henhold til Selskapsavtalen 9. Representantskapets leder innkaller til representantskapsmøte. Innkalling til ordinært representantskapsmøte skal skje skriftlig og minst fire uker i forkant av møtet. Tilsvarende frist gjelder for varsling av deltakerne i selskapet. Innkallingen skal inneholde en saksliste. Ingen 3
Saker til behandling 1/16 Opptelling av representantskapsmedlemmer 20.04.2016 Arkivsak-dok. 15/10757-7 Arkivkode. 033 1 Temark Representantskapet 20.04.2016 1/16 Forslag til vedtak: Representantskapet er beslutningsdyktig ved at av medlemmene er til stede, inkludert møtende varamedlemmer, og disse representerer minst halvdelen av medlemmene og to tredeler av stemmene. Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til stede, inkludert møtende varamedlemmer, og disse representerer minst to tredeler av stemmene. Fra selskapsavtalen 8: Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Samtlige deltakerkommuner og fylkeskommunen velger hver sin representant med personlig vararepresentant. Vedkommende kommunestyre eller fylkesting oppnevner selv sine representanter. Daglig leder kan ikke velges til medlem av representantskapet. Ved voteringer vektes den enkelte deltakers stemme svarende til deltakerens eierandel i selskapet. Som representantskapets beslutning gjelder det som flertallet blant de møtende har stemt for, eller ved stemmelikhet det som møtelederen har stemt for. Og ved voteringer vektes den enkelte deltakers stemme svarende til deltakerens eierandel i selskapet i hht Selskapsavtalen 5, Innskuddsplikt og eierandel. 4
Deltakernes eierandel: Nr Eier: Innskudd kr: Eierandel %: 0800 Telemark 89 900 9,1 fylkeskommune 0805 Porsgrunn kommune 70 800 7,2 0807 Notodden kommune 35 100 3,5 0811 Siljan kommune 15 500 1,6 0814 Bamble kommune 38 100 3,8 0815 Kragerø kommune 32 700 3,3 0817 Drangedal kommune 20 800 2,1 0819 Nome kommune 24 400 2,5 0821 Bø kommune 22 000 2,2 0822 Sauherad kommune 20 800 2,1 0826 Tinn kommune 23 800 2,4 0827 Hjartdal kommune 14 300 1,4 0828 Seljord kommune 16 100 1,6 0829 Kviteseid kommune 15 500 1,6 0830 Nissedal kommune 13 700 1,4 0831 Fyresdal kommune 13 700 1,4 0833 Tokke kommune 15 500 1,6 0834 Vinje kommune 17 300 1,7 0900 Aust Agder 90 000 9,1 fylkeskommune 0901 Risør kommune 10 000 1,0 0904 Grimstad kommune 30 000 3,0 0906 Arendal kommune 60 000 6,1 0911 Gjerstad kommune 10 000 1,0 0912 Vegårshei kommune 10 000 1,0 0914 Tvedestrand kommune 10 000 1,0 0919 Froland kommune 10 000 1,0 0926 Lillesand kommune 20 000 2,0 0928 Birkenes kommune 10 000 1,0 0929 Åmli kommune 10 000 1,0 1000 Vest Agder 90 000 9,1 fylkeskommune 1001 Kristiansand kommune 80 000 8,1 1014 Vennesla kommune 20 000 2,0 1017 Songdalen kommune 10 000 1,0 1018 Søgne kommune 20 000 2,0 SUM 990 000 100,0 Ingen 5
2/16 Valg av to medlemmer til å underskrive protokollen 20.04.2016 Arkivsak-dok. 15/10757-8 Arkivkode. 033 1 Temark Representantskapet 20.04.2016 2/16 Forslag til vedtak: Til å underskrive protokollen sammen med møteleder velges..og I henhold til selskapsavtalen 9 skal det velges to representanter til å signere protokollen sammen med møtelederen. Representantene velges i begynnelsen av møtet. Ingen 6
3/16 Årsregnskap 2015 Arkivsak-dok. 16/03701-5 Arkivkode. 210 1 Temark Representantskapet 20.04.2016 3/16 Innstilling fra styret: 1. Regnskap 2015 for Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS godkjennes. 2. Regnskapsmessig mindreforbruk kr 286 355 avsettes til disposisjonsfond. 3. Udekket beløp kr 1 468 i investeringsregnskapet dekkes ved overføring fra driftsbudsjettet. Regnskapet føres etter kommunale regnskapsprinsipper. Budsjettet for 2015 ble vedtatt av representantskapet i møte 10.11.2014, sak 9/14 totalt kr 6 119 000. Driftsregnskapet 2015 viser driftsinntekter på kr 6 531 020, og viser totalt et mindreforbruk på kr 286 355. Mindreforbruket skyldes hovedsakelig økte inntekter i form av refusjon for lønn for ansatte som innehar politiske verv. I tillegg er det refusjon i forbindelse med en langtidssykemelding og at vedkommende er erstattet med en nytilsatt med lavere lønn. Mindreforbruket er derfor ikke budsjettert og er tilfeldig. I tillegg har vi drevet nøkternt. I 2013 og 2012 var det et merforbruk på hhv. kr 386 313 og kr 158 644. I 2014 og 2015 har vi hatt et mindreforbruk på hhv 442 460 og 286 355, som har gjort det mulig å bygge opp igjen disposisjonsfondet slik styret ønsket. De enkelte postene: Lønn: I 2015 har vi hatt to ansatte som har vært aktiver politikere. De har ikke redusert sin stilling, men Temark har mottatt refusjon for deres aktivitet. På høsten ble daglig leder Bergh sykemeldt og gikk av med pensjon ved årets utgang. En ny rådgiver ble tilsatt i 100% stilling f.o.m 1. november. Totalt har vi hatt et mindreforbruk på lønn i 2015. Drift: Sum driftsutgifter har gått i balanse. Investeringsregnskap: Investeringsregnskapet gjelder innbetaling til KLP, kr 1 468. Dette var det ikke budsjettert med. Det dekkes med overføring fra driftsregnskapet. 7
Leieavtaler for lokaler i 2015: Bø, 3 kontorer og arkiv Hellandtunet, Telemark Kompetansebygg AS. Arendal, fylkeshuset 3 kontorer og arkiv/gjestekontor, Aust-Agder fylkeskommune. Porsgrunn, 1 kontor, Porsgrunn kommune leieavtalen utgår 31.12.15 Avtaler om tjenester: Regnskap og lønn: Telemark fylkeskommune Revisjon: Buskerud kommunerevisjon IKS IT, epost og saksbehandlersystem: Telemark fylkeskommune Hjemmeside: Aplia AS, Skien HMS: Bedriftshelsetjenesten SAMT, Bø For mer informasjon vises det til årsmeldingen. Årsregnskap 2015 Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Revisjonsberetning fra Buskerud kommunerevisjon IKS ettersendes Vedlegg til sak 8
4/16 Årsmelding 2015 Arkivsak-dok. 16/03703-2 Arkivkode. 004 1 Temark Representantskapet 20.04.2016 4/16 Styrets innstilling: Årsmelding 2015 fra Agder og Telemark kontrollutvaglssekretariat IKS godkjennes. Styret for Temark har utarbeidet årsmelding for 2015. Den legges frem for representantskapet til godkjenning. Årsmelding 2015 fra Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Vedlegg til sak 9
5/16 Valg av leder og nestleder i representantskapet Arkivsak-dok. 16/03705-1 Arkivkode. 033 1 Temark Representantskapet 20.04.2016 5/16 Forslag fra sekretariatet: Representantskapet velger.som leder og.som nestleder. Etter selskapsavtalen 8 velges medlemmene til Representantskapet for 4 år. Representantskapet velger selv sin leder og nestleder. Representantskapet vedtok den 17.11.2015 i sak 13/15 å be valgkomiteen for valg av nytt styre, også finne kandidater til ny leder og nestleder i representantskapet til valg våren 2016. Valgkomiteen legger frem sin innstilling i møte. Ingen 10
6/16 Valg av styre i Temark Arkivsak-dok. 16/03707-1 Arkivkode. 033 1 Temark Representantskapet 20.04.2016 6/16 Valgkomiteens innstilling: Representantskapet velger til styre i Temark: Leder Nestleder Medlem Personlig vara Representantskapet vedtok 17.04.2015 i sak 7/15 å anmode Vest-Agder, Aust-Agder og Telemark fylkeskommune til å oppnevne hver sin representant til valgkomiteen. Fylkeskommunene valgte høsten 2015 hver sin representant til å sitte i valgkomiteen: Lise Wiik Tellef Inge Mørland Tore Askildsen Telemark fylkeskommune Aust-Agder fylkeskommune Vest-Agder fylkeskommune Fra etableringen av selskapet har det vært en forutsetning å velge personer til styret som også er med i styret av KS (Telemark). Nå som selskapet omfatter tre fylkeskommuner er det naturlig og også tenke representasjon fra hvert av områdene. Valgkomiteen presenterer sin innstilling i møtet- Valgkomiteens innstilling ettersendes/presenteres i møtet 11
7/16 Valg av revisor Arkivsak-dok. 16/03710-1 Arkivkode. 030 Sakbehandler Line Bosnes Hegna 1 Temark Representantskapet 20.04.2016 7/16 Forslag til vedtak: Representantskapet velger Buskerud kommunerevisjon IKS til revisor for Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS. Etter IKS-loven 28 og selskapsavtalen 15 velger representantskapet selv revisor til selskapet. Temark har benyttet Buskerud kommunerevisjon IKS i Drammen som revisor. Daglig leder og styreleder er godt fornøyd med sørvisen. Det er et godt samarbeid og revisor har en god dialog med regnskapsfører. I 2015 ble det utbetalt et honorar på kr 8 400. Ingen. 12