TIME KOMMUNE TRYGG OG FRAMTIDSRETTA Informasjonshandbok for arrangement på offentlege uteområde i Time kommune
Innhald Innhald...2 Forord...3 Kven skal kontaktast?...3 Arrangement (type og aktivitet)...3 Torghandel og små arrangement over kort tid knytte til torget...3 Arrangement over fleire dagar...3 Søknadsprosedyre:...4 Aktivitet:...4 Arealdisponering:...4 Tryggleik:...4 Sirkus/tivoli...4 Søknadsprosedyre:...5 Generelle retningslinjer...5 Sjekkliste for gjennomføring av arrangement...6 Handbok for arrangement på offentlege uteområde i Time kommune 2
Forord Time kommune ønskjer aktivitet og bruk av dei flotte uteområda i kommunen. Målet med handboka er å gjera søknadsprosessen før arrangement i Time kommune så enkel som råd. I tekstdelen finn du avklaringar i høve til viktige spørsmål, gjeldande rutinar for behandling av søknader, søknadsskjema og generell informasjon som vil vera nyttig i planlegginga av arrangement. Lukke til med arrangementet! Kven skal kontaktast? Ved arrangement på torget eller i Bryne sentrum skal du venda deg til Time kommune sitt servicetorg på telefon 51 77 60 06 eller på e-post: postmottak@time.kommune.no Servicetorget vil setja deg i kontakt med dei kommunale avdelingane som har ansvaret for å behandla søknaden og for tilrettelegginga. Arrangement (type og aktivitet) Før du søkjer om å få halda eit arrangement, er det viktig at du definerer type arrangement. Dette er viktig fordi typen arrangement og ikkje minst storleiken på arrangementet vil vera avgjerande for søkjeprosessen og saksbehandlinga. Time kommune har vald å dela inn arrangement i tre hovudtypar: 1. Torghandel og små arrangement over kortare tid knytte til torget 2. Arrangement over fleire dagar 3. Sirkus/tivoli Torghandel og små arrangement over kort tid knytte til torget Torghandel skal skje på Bryne torg. Det er utarbeidd eigne retningslinjer og eiget søknadsskjema for torghandel. Eventuelle spørsmål kan rettast til kommunen sitt servicetorg. Søknadsskjema og retningslinjer finn du på kommunen sine internettsider: www.time.kommune.no Små arrangement over kort tid har ein søknadsprosess som er lik søknadsprosessen for torghandel. Ved søknad vil servicetorget tilvisa plass på torget. Behandlingstid: 24 timer frå skriftlig søknad er mottatt Søknadsskjema: Søknad om plass for sal eller stand på Bryne torg Prisar: Sjå retningslinjer for bruk av Bryne torg Arrangement over fleire dagar Denne type arrangement kan være marknader, festivalar og andre større tilstellingar. Handbok for arrangement på offentlege uteområde i Time kommune 3
Søknadsprosedyre: Sjekk med kommunen sitt servicetorg om arealet er ledig. Gjer deg kjend med kommunen sin søknadsprosess Innhenting av godkjenning frå eksterne myndigheiter som politiet, brannvesenet og Mattilsynet. Søknadsskjema finn du på kommunen sine internettsider: www.time.kommune.no Vedlegg til søknaden skal innehalda informasjon om: Aktivitet: Installasjonar, behov for vatn og avløp, toalett, straum mm. Kulturelt innhald kortfatta beskriving av aktiviteten Arealdisponering: Plan for disponering av areal for arrangementet Plan for gatestenging skisser, set eventuelt opp namn på gater og/eller områd der stenging er ønskja Reinhald/renovasjonsplan informer om behov og korleis avfallshandteringa skal løysast Festing av installasjonar informasjon om korleis installasjonar skal sikrast Tilbakelevering av areal plan og tidspunkt for kva tid området vil vera tilbake i den standen et hadde før utleige Tryggleik: Godkjenningar frå myndigheiter som politiet, brannvesenet og Mattilsynet skal leggjast ved søknaden. Time kommune kan stille på førehandskonferanse ved behov. Arrangøren vurderer dette. Behandlingstid: 3 veker frå skriftleg søknad er mottatt Søknadsskjema: Søknadsskjema for større arrangement Prisar: Se retningslinjer for bruken av Bryne torg Sirkus/tivoli Time kommune har høve til å disponera eit areal som er eigna for sirkus/tivoli ved Bryne Vidaregåande skule. Ved søknad om bruk av dette arealet til sirkus/tivoli gjelder følgjande søknadsprosedyre. Handbok for arrangement på offentlege uteområde i Time kommune 4
Søknadsprosedyre: Søknad om bruk av areal må sendast Time kommune minimum 6 veker før arrangementet. Før sirkus/tivoli startar rigging skal kommunalteknikk kontaktas. Skjer dette etter arbeidstid skal VA-vakta kontaktast på telefon 901 68 099. Kommunalteknikk/VA-vakt vil hjelpa med opplåsing av port, oppkopling av vatn (ved behov) og gå gjennom eigne rutinar for bruk av plassen med den ansvarlege for sirkuset/tivoliet. Arrangøren er ansvarleg for å dekkja eventuelle skadar som måtte oppstå på plassen eller i skulen sitt nærområde. Behandlingstid: 3 veker frå skriftleg søknad er mottatt Søknadsskjema: Søknadsskjema for større arrangement Generelle retningslinjer Under planlegging av større arrangement er det mange vurderingar som må gjerast. Dette kan være tema som tilgang på vann og avløp, renovasjon og gatestenging. Time kommune har i punkta under prøvd å avklara ein del spørsmål som det er viktig å ta omsyn til i den tidlege fasen av planlegginga. Vatn og avløp Time kommune gjev assistanse til tilkopling av vatn og avløp i samband med servering/matlaging. Arrangøren må dekkja kostnadene for dette arbeidet. Toalett Arrangøren må sjølv vurdera om det er behov, eventuelt kor stort behovet vil vera.. Renovasjon Arrangøren er ansvarleg for at renovasjonskapasiteten er tilfredstillande i forhold til mengde produsert avfall. Kommunale søppelstativ blir tømde to gongar kvar helg (ein gong kvar helg om vinteren) av Time kommunen. Behov utover dette må arrangøren stå for. Nøkkel blir levert ut ved behov. Arrangøren dekkjer kostnadene for vald renovasjonsløysning. Straum Time kommune har straumkjelder på torget. Behov utover dette må dekkjast av arrangøren. Time kommune vil kunna hjelpa til i dialogen med LYSE. Gatestenging Søknad behandlast av avdeling kommunalteknikk, fagområde veg/trafikk. Behandlingstid er 14 dagar. Parkering Det er ikkje fritak for parkeringsavgift utover stengte gater. Opprydding Arrangøren er ansvarleg for at brukt område blir rydda og at eventuelle feil/manglar som har oppstått som følgje av arrangementet blir retta opp. Handbok for arrangement på offentlege uteområde i Time kommune 5
Formelle godkjenningar: Arrangøren er ansvarleg for å innhenta eksterne godkjenningar frå myndigheiter som politiet, brannvesenet og Mattilsynet. Eksterne godkjenningar skal leggjast ved søknaden. Alkoholservering eigen søknad. Arrangørar som held regelmessige møte, bør melda frå om tidspunkt til kommunen så snart datoen er kjend. Arrangøren skal vurdere tilgjengelegheten under arrangement, slik at personar med nedsett funksjonsevne skal kunne delta på lik line med andre. Avvikling av demonstrasjonar skjer gjerne på kort varsel. Innhenting av tillating skjer direkte til politiet. Gjer deg kjend med politivedtektene. Desse finn du på www.time.kommune.no. Sjekkliste for gjennomføring av arrangement Førearbeid Lag forslag til tidsramme, tidspunkt Avgjer form på arrangementet (stand, opptreden, festival osv.) Lag program Temaval, artistar, trekkplaster Økonomisk planlegging Kostnads- og inntektsoverslag/budsjett, kva har de råd til, kor mykje kostar leige av utstyr mm. Pris for deltaking, inngangspengar Eventuelle støtteordningar, sponsorar Kontraktar Praktisk planlegging Tillatingar Nabovarsel? Avtalar som må på plass Tryggleik, vakter (beredskapsplan?) Utstyr/materiell, kva trengst Bestilla: straum, vatn og avløp, renovasjon, benkar/utemøbel mm. Innkjøp Vurdere behov for tilrettelegging for personar med nedsett funksjonsevne Handbok for arrangement på offentlege uteområde i Time kommune 6
Marknadsføring/PR Plakatar, annonsar, presseomtale, internett Gjennomføring Transport Klargjering av staden for arrangementet Medisinsk beredskap og vakter Diverse utstyr som må på plass Artistar, overnatting, bevertning Reinhald, rydding i arrangementområdet Mottaking av publikum/deltakarar Kontakt med presse Etterarbeid Evaluering av innhald, gjennomføring, idear til neste arrangement Økonomi Evalueringsrapport Handbok for arrangement på offentlege uteområde i Time kommune 7