Innlegg på Kongsberg 1. mars 2006 Hilde Elvine Bjørnå, IKA Troms SAMARBEID SETT FRA EN INTERKOMMUNAL ARKIVINSTITUSJON Innledning IKA Troms ble etablert i 1992. 22 av 25 primærkommuner deltar i ordningen. Vi har kontorer og magasin på Statsarkivet i Tromsø. Vi er en liten institusjon med 3 (4) stillinger. Depotoppgavene er under utbygging. Institusjonen vokser som følge av dette. Samarbeid om digitalisering og formidling med utgangspunkt i eget arbeid IKA Troms kan ikke vise til omfattende erfaring med samarbeid om digitalisering av kommunale arkiv. Vi har ikke arbeidet mye med digitalisering heller. Årsaken er selvfølgelig at dette er svært ressurskrevende, og at vi har følt behov for ha en klar strategi og god begrunnelse før vi setter i gang slike prosjekt. Vi har stilt spørsmålene Hvilket kommunalt arkivmateriale bør vi velge og hvorfor? Hvem skal være brukerne, hvem er målgruppe? For hvem skal dette gjøres? Hvem er aktuelle samarbeidspartnere? Med digitalisering menes her all presentasjon av arkiv i elektronisk form. Både registre, katalog og selve materialet. Vår erfaring med digitalisering 1. Saksregister til møtebøker. Som et prøveprosjekt har vi utarbeidet saksregister til møtebøker for kommunestyre og formannskap for en kommune. Registreringsarbeidet er gjort hos oss, men ligger lagret i databasen over møtebokregistre hos Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane. Vi har brukt deres base vederlagsfritt som en forsøksordning. Arbeidet er ikke helt ferdig, og vi har foreløpig ikke avgjort hva vi skal gjøre med dette senere, og - 1 -
om vi skal prøve å digitalisere møtebøkene. Fylkesarkivet vil la oss presentere registret som vi vil, antakelig blir det lagt ut både på vår og på Kåfjord kommune sine hjemmesider. Basen er utmerket når det gjelder å besvare generelle spørsmål. Man kan f.eks. søke på kirker og få opp alle saker som er behandlet i kommunestyret om dette. Foreløpig har vi gjort alle søk for kommunen, og dette har vært utrolig god reklame for oss. Dette skal tilgjengeliggjøres for kommunen og for publikum etter hvert. Hovedsaklig et nyttig hjelpemiddel for kommunen selv, men på sikt også for publikum. Spørsmål fra publikum kan besvares fortere og slipper å gå direkte i arkivet for å leite. Vi kan ikke tilby å utarbeide slike registre til alle kommunene våre fordi det er for arbeidskrevende. Vi vil muligens tilby dette som en sjølfinansiert ekstratjeneste. Vår erfaring er at samarbeidet med Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane har vært fullstendig smertefritt. Vet ikke om de har hatt noen nytte av oss, men vi har i hvert fall hatt stor nytte av dem. Samarbeidet med Kåfjord kommune som eier av materialet har også vært problemfritt. 2. Personregisterdatabasen. IKA Troms har en hjemmesnekret Acess-database hvor vi legger inn opplysninger om alle personmapper kommunene avleverer til oss. Et uvurderlig hjelpemiddel og utrolig viktig for rettssikkerheten. Dette bekreftes gang på gang. Finner raskt fram og finner mapper personene selv ikke visste fantes. For eksempel dukket en forsvunnet barnevernsmappe opp i PPT-arkivet til nabokommunen. I en slik sammenheng er det viktig at alle kommunene deltar og at alle avleverer materialet. Det blir viktig for alle kommuner at de andre kommunene avleverer til en felles instans. Den enkelte kommune har bare oversikt over materialet de selv har avlevert, mens vi har oversikt over alle avleveringer fra alle kommunene som deltar i ordningen samt Tromsø kommune, som kjøper denne tjenesten. En sentraldepotordning bli i en slik sammenheng utrolig viktig for rettssikkerheten til den enkelte. Er det behov for en strategi for digitalisering av arkivmateriale? I IKA Troms har vi følt at vi bør tenke oss godt om før vi går i gang med digitaliseringsarbeidet, og at også en felles strategi for digitalisering av kommunearkiv er nødvendig. Årsaken til det er todelt: 1. På grunn av ressursene som kreves til utvalg, tilrettelegging og gjennomføring. Vi er en liten institusjon som trenger gode samarbeidspartnere, som har noe å bidra med. 2. Ved å velge hvilket arkivmateriale man framhever vil man uunngåelig bidra til å usynliggjøre annet. Vi antar at det som digitaliseres vil få stort fokus. - 2 -
Dette kan føre til større interesse for annet kommunalt materiale, men det kan også føre til det motsatte. Vi har hatt en diskusjon om hvilket materiale vi bør prioritere: Materialet som er mest brukt? Hvilket materiale er mest brukt? Hos IKA Troms er det utvilsomt personregistrene. Det hadde vært fantastisk om alle personregistrene våre var registret i databasen vår (ca. 50 % er registrert?). Viktig middel til å sikre enkeltpersoners rettigheter. På sikt ville det også vært fantastisk for publikum om alle mappene var digitalisert, men materialet (som er fra 70-, 80- og 90-tallet) vil ikke kunne publiseres i overskuelig framtid. Materiale som er skadet og trenger konservering? Det haster i mange tilfeller med å få gjort noe. Ingen tilgang på konserveringstjenester i Nord-Norge. Materiale som fra et lokalt synspunkt er viktig og samfunnsnyttig som byggesaker, delingssaker, reguleringsplaner, vei- og avløpskart osv.? Kommunene selv er svært interessert i å få digitalisert byggesaksarkivene på grunn av mengdene dette utgjør. Hovedsaklig vil dette være en administrativ fordel, men publikum vil også ha stor glede av disse arkivene. Materiale som kan ha interesse for slektsforskerne? Skoleprotokoller, fattigmanntall, ligningsprotokoller m.m. Materiale som er egnet til belyse sentrale historiske begivenheter og/eller som best kan integreres med informasjon fra bibliotek og museum? Historieformidling og kildesamlinger blir det sentrale. Strategien avhenger selvfølgelig av hva som er målet med digitaliseringen. Hva vil vi oppnå ved å presentere arkivmaterialet digitalt? Digitalarkivet som felles formidlingskanal? Kommunalt arkivmateriale er lite bruk, ikke bare fordi det ikke er tilgjengeliggjort, men fordi det er lite kjent. Store kunnskaper om kommunale arkiv som ligger ubrukt i de interkommunale arkivinstitusjonene. Vi ser det derfor som viktig at de regionale arkivinstitusjoner synliggjøres. Ved å digitalisere materiale kan vi gjøre kommunearkivene mer kjent, men ved å sentralisere tilgangen til digitalisert arkivmateriale kan vi risikere at de regionale arkivsinstitusjonene forblir usynlige for publikum. Målet må være å synliggjøre og bidra til at kunnskap om, og økt bruk av kommunalt arkivmateriale. Kan Digitalarkiv spilt en rolle i en slik målsetting? Trenger vi Digitalarkivet for å bli synliggjort? Kan vi bruke Digitalarkivet til å nå mange med informasjon om kommunalt arkivmateriale? - 3 -
Digitalisering er bare første skritt i en formidlingsprosess. For noen vil det være nok å få materialet publisert, andre vil trenge mer tilrettelegging og presentasjon for å kunne gjøre bruk av materialet. Hvordan skal dette kunne skje i regi av Digitalarkivet som presenterer materialet så og si uten kontekst? Kvaliteten på Digitalarkivet kan og bør diskuteres. Det er et problem med mye digitalisert arkivmateriale at konteksten er fjernet og informasjonen er fragmentarisk. Brukbarheten er begrenset til få formål. Vår erfaring er at både profesjonelle historieforskere og lokalhistorikere bruker originalkildene for å kunne stole på informasjonen. Spørsmålet må ikke være: Hvordan kan vi gjøre Digitalarkivet bedre, men hva kan Digitalarkivet være et svar på? Har vi et reelt behov for et felles publiseringssted for elektronisk tilgjengeliggjort arkivmateriale? Formannskapsprotokollene på nett? Vi synes dette er et positivt tiltak, men det er kommunene som eiere av materialet som må vinnes for ideen. IKAene eier ikke kommunearkivene selv om vi fungerer som depot for kommunene. Ekstern finansiering må til. Vi går ut fra det ikke er meningen at kommunene selv skal bære dette økonomisk. Digitalisering av formannskapsprotokollene vil si å tilgjengeliggjøre en arkivserie løsrevet fra arkivet forøvrig. Vil ikke gi kunnskaper om hva et arkiv er og sammenhengene i et enkeltarkiv. Vi oppfatter dette også som problematisk fordi formannskapsprotokollene bare viser slutten av en prosess. Det endelige vedtak. Materialet gir et bilde av hvilke saker som er behandlet i kommunestyre og formannskap, og en historisk oversikt over hva disse instansene befattet seg med. Ved å prioritere formannskapsprotokollene setter vi fokus på et sluttprodukt, og sier at de sakene som ble behandlet i kommunestyret/formannskapet er viktigst. Dette er svært tvilsomt sett fra et maktkritisk synspunkt. Før vi begynner å diskutere tekniske løsninger og presentasjon i Digitalarkivet bør vi diskutere hva vil ønsker å oppnå ved å digitalisere formannskapsprotokollene. Digital representasjon viser ikke arkivene slik de egentlig er og gir ikke den samme opplevelse av sammenheng, mengde og kontekst som befatning med det originale materialet. - 4 -
Hva er formålet med å digitalisere formannskapsprotokollene? Hva er nytteverdien? Hva vil vi oppnå med gjennom et slikt storstilt digitaliseringsprosjekt? Hva skal det brukes til og hvem skal bruke det? Riksarkivarens invitasjon til samarbeid om digitalisering og digital formidling Vi er positivt innstilt til alle former for samarbeid, men betingelsen for et godt samarbeid som gir gode resultater er at dette skjer mellom likeverdige parter. Et godt samarbeid betyr at likeverdige parter yter til et felles mål. Vi ønsker ikke å bli en passiv innholdsleverandører uten innflytelse over presentasjon o.l. Vi har tidligere opplevd et problem med informasjonsstrømmen mellom Arkivverket og resten av Arkiv-Norge. Den har vært tilfeldig og mangelfull. Ikke av ond vilje, men av gammel vane. Dette må forbedres. Informasjonen mellom LLP og kommunearkivinstitusjonene må også bedres. Selv om noen fra LLP har deltatt på et møte i Riksarkivet, vet ikke alle medlemmene automatisk noe om dette. Det er også institusjoner som ikke har noe godt forhold til LLP. Antar det er fordi de ikke aner hva LLP gjør. Noe bør gjøres med dette. Informasjonsutveksling og en fornuftig rollefordeling vil stå sentralt for et slikt samarbeid. Må minne om at kommunearkivene er ikke en enhet, men mange. Alle er ikke med i LLP, og alle kommuner er ikke deltaker i en interkommunal arkivordning. Vårt syn er: Samarbeid på dette området er nødvendig. Det er behov for en god strategi for digitalisering av kommunalt arkivmateriale. Vi må definere klart hva som er formålet med digitaliseringen, og hvordan dette best kan presenteres. Informasjonsutvekslinga mellom aktuelle samarbeidspartnere bør vies mye oppmerksomhet. - 5 -