Møteprotokoll Sauherad kontrollutvalg Dato: 15.03.2016 kl. 10:00 Sted: Kommunestyresalen, Akkerhaugen Arkivsak: 15/09713 Til stede: Andre: Protokollfører: Leder Helge Aarnes (H) Nestleder Gunhild Kleven Ripegutu (Ap) Medlem Roar Darrud (Sp) Utvalgssekretær Beate Marie Dahl Eide, Temark Oppdragsrevisor Aud Solheim, TKR Oppdragsansvarlig revisor Kjell Ekman, TKR Ordfører Mette Haugholt Rådmann Hans Erik Utne (12-12.30) Kommunalsjef Næring, plan og teknikk Joar Sættem (sak 5,6,7/16) Beate Marie Dahl Eide Sakskart Side Møteinnkalling Møteprotokoll 1/16 15/09713-15 Godkjenning av møteprotokoll fra møte 14.12.2015 3 Saker til behandling 1/16 16/04204-1 Referatsaker 15.03.2016 - Sauherad kontrollutvalg 4 2/16 16/04127-2 Engasjementsbrev TKR IKS - Sauherad kommune 5 3/16 16/04124-2 Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet - forvaltningsrevisjon 2016 - Sauherad kommune 6 1
4/16 16/03779-1 Orientering fra revisor i møte 15.03.2016 - Sauherad kommune 7 5/16 16/04205-1 Orientering om asfaltarbeid ved Nes kirke 8 6/16 16/04206-1 Orientering om etablering av flisfyringsanlegg ved Sauherad barneog ungdomsskole 9 7/16 16/04207-1 Orientering om salget av Nordagutu skole 10 8/16 16/02839-1 Eventuelt 15.03.2016 - Sauherad kontrollutvalg 11 Daglig leder i Telemark kommunerevisjon IKS (TKR) Kjell Ekman holdt ved møtestart et 2- timers kurs i kommunalt regnskap. Rådmann Hans Erik Utne orienterte om status i Sauherad kommune, mtp aktuelle saker og svarte også på spørsmål i sak 6/16. Akkerhaugen/Bø, 15.03.2016 Helge Aarnes Kontrollutvalgsleder Beate Marie Dahl Eide Utvalgssekretær 2
Møteprotokoll 1/16 Godkjenning av møteprotokoll fra møte 14.12.2015 1 Sauherad kontrollutvalg 15.03.2016 1/16 Møteprotokollen fra møte 14.12.2015 godkjennes. Møteprotokollen fra møte 14.12.2015 godkjennes. 3
Saker til behandling 1/16 Referatsaker 15.03.2016 - Sauherad kontrollutvalg 1 Sauherad kontrollutvalg 15.03.2016 1/16 Kontrollutvalget tar sakene til orientering. - Møteplan: møtestart for møtet 19.04 ble satt til 13:00. Møtene må inn i møtekalenderen til kommunen. - Datoer for møtene oktober og november avklares senere. Tas ut av møteplanen i denne omgang. - Det enkelte medlem melder seg på fagkonferansen til FKT og/eller Temarks Vårkonferanse selv eller gjennom sekretariatet. - Kontrollutvalget tar sakene til orientering. 4
2/16 Engasjementsbrev TKR IKS - Sauherad kommune 1 Sauherad kontrollutvalg 15.03.2016 2/16 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Daglig leder i TKR Kjell Ekman orienterte om TKR og engasjementsbrevet som ble fremlagt. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 5
3/16 Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet - forvaltningsrevisjon 2016 - Sauherad kommune 1 Sauherad kontrollutvalg 15.03.2016 3/16 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 6
4/16 Orientering fra revisor i møte 15.03.2016 - Sauherad kommune 1 Sauherad kontrollutvalg 15.03.2016 4/16 Saken legges frem uten innstilling. Oppdragsrevisor Aud Solheim orienterte om revisjonsarbeidet i Sauherad kommune. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk svar. Forslag til vedtak fra leder: Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. 7
5/16 Orientering om asfaltarbeid ved Nes kirke 1 Sauherad kontrollutvalg 15.03.2016 5/16 Saken legges frem uten innstilling. Kommunalsjef Joar Sættem orienterte i saken. Leder i kontrollutvalget orienterte om bakgrunnen for saken. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk svar. Det er gjennomført asfalteringsarbeid der resultatet ikke er tilfredsstillende. Det stilles spørsmål ved tilstanden på grunnarbeidet da asfalten ble lagt. Saken er under oppfølging fra teknisk etat. Forslag til vedtak fra leder: Orienteringen tas til etterretning. Orienteringen tas til etterretning. 8
6/16 Orientering om etablering av flisfyringsanlegg ved Sauherad barne- og ungdomsskole 1 Sauherad kontrollutvalg 15.03.2016 6/16 Saken legges frem uten innstilling. Kommunalsjef Joar Sættem orienterte i saken Leder i kontrollutvalget orienterte om bakgrunnen for saken. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk svar. Kontrollutvalget fikk orientering om prosessen med etablering av flisfyringsanlegg fra planlegging og prosjektering til anbud, byggefase og drift. Administrasjonen ser flere punkter underveis i prosessen man kan lære av, spesielt med tanke på kommunikasjon og involvering til rett tid. Det jobbes med å bedre sikkerheten i forbindelse med leveranser av flis, og det miljømessige har blitt fulgt opp tett hele tiden. Forslag til vedtak fra leder: Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. 9
7/16 Orientering om salget av Nordagutu skole 1 Sauherad kontrollutvalg 15.03.2016 7/16 Saken legges frem uten innstilling. Leder i kontrollutvalget orienterte om bakgrunnen for saken. Kommunalsjef Sættem orienterte om prosessen rundt salg av Nordagutu skole. Sættem omdelte gjenkjøpsavtale mellom Sauherad kommune og kjøper, som gir kommunen mulighet til å kjøpe tilbake areal man har behov for (leikeplassen). Fylkesmannen har oppheva delingssaken, pga saksbehandlingsfeil. Saken er under regulering nå. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk svar. Rådmannen melder skriftlig tilbake om saken på et senere tidspunkt. Forslag til vedtak fra leder: Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. 10
8/16 Eventuelt 15.03.2016 - Sauherad kontrollutvalg 1 Sauherad kontrollutvalg 15.03.2016 8/16 Medlem Roar Darrud stilte spørsmål til rådmannen rundt salg av ei kommunal tomt på Gvarv. Rådmannen orienterte om vedtaka som lå til grunn, prosessen rundt salg og hvilke fullmakter rådmannen har fått. Forslag til vedtak fra leder: Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. 11
12