Varamedlemar får særskilt melding når dei skal møte.

VESTNES KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalet Innkalling til møte i Arbeidsmiljøutvalet Møtestad: Dato: Formannskapssalen, Rådhuset, 02.04.2009 Kl.14:00 Dei som er inhabile i ei sak vert bedne om å gje melding, slik at varamedlemar kan bli innkalla, - jf. 8, 3. ledd i forvaltningslova. Varamedlemar får særskilt melding når dei skal møte. Saksdokumenta ligg frå i dag til gjennomsyn i servicekontoret, biblioteket og på heimesidene til kommunen. Dersom du ikkje kan møte på grunn av lovleg forfall må du snarast melde frå til politisk sekretariat på e-post gunn.westnes@vestnes.kommune.no,tlf.: 71 18 40 12 eller til servicekontoret på e-post servicekontoret@vestnes.kommune.no, tlf.: 71 18 40 05. Ev. spørsmål til saksutgreiinga kan rettast til administrasjonssjefen før møtet enten på e-post: tone.roaldsnes@vestnes.kommune.no, eller tlf. 90 98 40 00. Side 1

Saksliste Saksnr Innhald Lukka PA 1/2009 PA 2/2009 Godkjenning av innkalling Godkjenning av protokoll frå siste møte RS 1/2009 Internt skademeldingsskjema frå hending den ***** X RS 2/2009 PA 3/2009 PA 4/2009 PA 5/2009 PA 6/2009 Gjennomføring av pålegg - (oppfylt) - Helland Skule Avsatt løyving til AMU tiltak - inndraging av restløyving Oppfølging av sjukefråver Rutiner for varsling etter Arbeidsmiljølova - Vestnes kommune Rutine for konflikthandtering - Vestnes kommune Side 2

PA 1/2009 Godkjenning av innkalling PA 2/2009 Godkjenning av protokoll frå siste møte Side 3

VAR DATO VAR REFERANSE 07.01.2009 2008/38929 1490/2009 DERES DATO DERES REFERANSE 1 Arbeidstilsynet VAR SAKSBEHANDLER Roar Hellem tlf 917 97 277 Vestnes kommune 6390 VESTNES Att. Rådmannen GJENNOMFØRING/ OPPFYLLELSE AV PÅLEGG Vi viser til varsel om tvangsmulkt av 11.11.2008. Vi viser videre til tilbakemelding fra virksomheten av 30.12.2008 ved Tone Roaldsnes. I tilbakemeldingen beskrives vedtak i Arbeidsmiljøutvalget AMU i Vestnes kommune om hvordan verneombud skal få tilstrekkelig med tid for vernearbeidet. På bakgrunn av tilbakemeldingen anser vi pålegget som oppfylt. Med hilsen Arbeidstilsynet Midt-Norge Tilsynsleder Tilsynsleder Roar Hellem (sign.) seniorinspektør (sign.) Date brevd ff gx*jent elektronisk i A rbeiøilsynet oghw derfa ingen sigudø Kopi til: Verneombud ved HELLAND SKULE 6390 VESTNES Hovedverneombud i Vestnes kommune 6390 VESTNES POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4368 Hospitalløkkan midt-norge@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771705 7417 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www. arbeidstilsynet.no 73 52 43 24 Side 4

VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 2008/2101 Saksbehandlar: Magne Værholm Dato: 23.03.2009 Avsatt løyving til AMU tiltak - inndraging av restløyving Utval Møtedato Utvalssak Arbeidsmiljøutvalet 02.04.2009 3/2009 Administrasjonssjefen si innstilling AMU tek til vitande at unytta løyving til HMS tiltak, kr 891.000,-, vert trekt tilbake og vert brukt til å dekke inn delar av underskott for 2008. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: I 2006 hadde kommunen eit rekneskapsmessig mindreforbruk på knapt 12,3 mill. kr. Når kommunestyret i sak KST 30/07 godkjente rekneskapen vart 1,0 mill. kr avsatt til AMU (HMS tiltak) tiltak. AMU har behandla bruken av desse midlane i fleire saker, m.a. i sak 1/08 der det vart vedtatt disponering til ulike føremål, nemner m.a. bedriftsmedlem i Holokleros, gratis bading i varmtvassbassenget på Myra, massasjestolar/puter. AMU er også orientert om bruken, seinast i desember 2008, sak 16/08. Ved utgangen av 2008 var det brukt knapt kr 110.000,-, resten kr 891.000,- står ubrukt på fondskonto. Kommunen har stort underskott i 2008, vel 50,0 mill. kr. Rekneskapsforskriftene krev at vi må bruke alle disposisjonsfond, der det ikkje er gjort konkrete vedtak om bruk, til å dekke inn underskottet. Difor må vi diverre trekke tilbake dei unytta midlane til HMS tiltak. Særutskrift til: Side 5

Side 6

VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 2009/390 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: 24.03.2009 Oppfølging av sjukefråver Utval Møtedato Utvalssak Arbeidsmiljøutvalet 02.04.2009 4/2009 Administrasjonssjefen si innstilling AMU vil ha framlagt kvartalsrapportar på sjukefråveret i kommunen. Rapportane bør bli kommenterte av driftsleiarane ved framlegginga. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Det er ei kjent sak at sjukefråveret i Vestnes kommune ligg høgt, og har gjort det over fleire år. AMU vart den 31.januar 2008 førelagt ei oversikt over fråveret i 2007. AMU fatta då samrøystes følgjande vedtak: AMU ber om at driftsleiarane studerer sjukefråveret i si driftseining og kjem med ei kort vurdering av hovudårsakene til langtidssjukefråveret for 2007. Frist 1.april 2008. AMU vil bruke dette for vurdering av tiltak og strategiar vidare. Vurderingane skal sendast leiar for AMU, Laila Langvatn. Driftsleiarane oversendte vurderingar til leiar for AMU, Laila Langvatn, som la desse fram til drøfting i AMU i april. AMU gjorde då følgjande vedtak: AMU ber adm.sjefen legge fram oversikt over sjukefråver. Driftsleiarane blir bedne om å kome med innspel for vidare behandling i AMU. Driftsleiarane har hatt sjukefråver på dagsorden mange gonger i 2008. Vi har hatt informasjon og rettleiing frå Arbeidslivssenteret om oppfølgjing av sjukefråver og tiltak frå NAV. I Vestnes kommune er det oppretta ei IA-gruppe (IA = Inkluderande Arbeidsliv). Arbeidgruppa er samansett av representantar frå vernetenesta, NAV, tillitsvalde og kommuneleiinga. Vedlegg 1 syner skjematisk oppsett frå arbeidet i denne gruppa slik status er i dag. Side 7

Administrasjonssjefen har samarbeidd med lønskontoret for å få oversikt over sjukefråveret på driftseiningsnivå. Vedlegg 2 syner ei samla oversikt over fråver i 2008. Slik rapporten no er laga kan den takast ut og følgjast opp fleire gonger pr år. Administrasjonssjefen vil også ha større fokus på sjukefråver i årsmeldinga for 2008. Vedlegg 3 syner korleis sjukefråveret vil bli rapportert. Malane for sektorane er noko forskjellige, men malen for fråver er lik for alle. Vurdering: Sjukefråveret er framleis høgt, og AMU bør kome med kreative innspel i forhold til innsats vidare. Vi har store utfordringar på dette området, og administrasjonssjefen må innrømme at utfordringane kan vere vanskeleg å kombinere med nedskjeringar av budsjett på alle sektorar. Realiteten er at vi må arbeide med reduksjon av sjukefråver trass ein krevande økonomisk situasjon. Særutskrift til: Vedlegg: 1 Arbeidsgruppe for inkluderande arbeidsliv 2 Oversikt over sjukefråver 2008 3 Døme på årsmeldingsmal Side 8

Side 9

Side 10

Oversikt over sjukefråver i Vestnes kommune i 2008 Fråver oppgitt i prosent Fråver barns sjukdom Eigenmeldt sjukefråver 1-24 dagar Legemeldt sjukefråver 1-9 dagar Legemeldt sjukefråver 10-39 dagar Legemeldt sjukefråver over 40 dagar Totalt for eininga Tekniske tenester 0,2 0,7 0,2 0,5 0,3 1,8 BUT 0,1 0,8 0,3 2,5 5,1 8,9 Heimetenestene 0,1 1 0,8 4,1 5,6 11,6 Sjukeh/Trygdeh/sent.kj 0,2 0,9 1 3,5 4,8 10,4 Hellandtunet 0,1 1,1 1 4,6 3,9 10,6 Helsetenestene 0,1 0,3 0,7 2,9 10,4 14,3 Skogstua 0,1 0,7 0,7 2,7 2,1 6,4 Vestnestunet 0,4 1,2 0,8 5 6,1 13,4 Myratunet 0 0,5 1,2 4 5,1 10,8 Karilia 0,1 0,9 1 4,5 8,8 15,3 Helland skule/sfo 0,2 0,9 0,5 3,4 3,9 8,9 Tresfjord skule/sfo 0,4 0,5 0,6 3,2 3 7,6 Tomrefjord skule/sfo 0,3 0,9 0,5 3,5 4,1 9,3 Fiksdal Oppvekstsenter 1,1 0,8 0,6 2,1 7,3 12 Helland barnehage 1 1,1 2,8 6,5 4,9 16,2 Tresfjord barnehage 0,4 2,2 1,4 0,3 4,4 8,7 Vike barnehage 1,3 1,6 2,3 11,8 6,9 24 Gardstunet barnehage 0,1 1,4 0,2 5,5 23,9 31,2 Tomrefjord barnehage 0,1 0,6 1,1 1,9 0,5 4,2 Servicektr/bibl/frivill 0 1,6 0,7 1,8 2 6,1 Sentraladm. 0,3 0,6 0,7 1,6 3,4 6,5 NAV kommune 0 0,2 0,5 1,6 0 2,3 Kulturskulen 0,3 0,4 0,3 2 4,5 7,4 Side 11

Årsmelding for 2008 Namn på driftseininga: Driftsleiar: 1. Presentasjon av eininga (generell orientering) Tenesteområde, lovheimel etc: 2. Målsetting / formål Vedtekne mål / målsetting (kort om driftseininga): 3. Oversikt over brukargruppe og tilsette 31.12.2007 31.12.2008 Tal på barn under 3 år Tal på barn over 3 år Tal på årsverk Totalt tal på menn i eininga Totalt tal på kvinner i eininga Tal på tilsette i deltid (samla begge kjønn) Evt. kommentarar: 4. Oversikt over sjukefråver For kommunen samla (%) Fråver barns sjukdom 0,3 Eigenmeldt sjukefråver (1-24 dagar) 0,9 Legemeldt sjukefråver 1-9 dagar 0,8 Legemeldt sjukefråver 10-39 dagar 3,5 Legemeldt sjukefråver over 40 dagar 4,8 Totalt fråver 10,3 For denne driftseininga (%) Side 12

Dersom driftseininga har færre enn 10 årsverk, vert det oppgitt om sjukefråveret i eininga ligg over eller under nivået for kommunen samla. 5. Budsjett og rekneskapstal Ansvarsnummer Ansvarsnamn Rekneskap 2008 Budsjett 2008 Avvik (neg. avvik er minus) Kommentarar: (avvik i høve til rekneskap/budsjett og resultat): 6. Driftsåret 2008 T.d. Kva har fungert godt og kva har fungert mindre godt. Utfordringar. Spesielle hendingar/endringar i løpet av året. 7. Avsluttande kommentarar Særlege forhold som driftsleiaren ynskjer å orientere politisk leiing om: Side 13

VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 2008/462 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: 23.03.2009 Rutiner for varsling etter Arbeidsmiljølova - Vestnes kommune Utval Møtedato Utvalssak Arbeidsmiljøutvalet 02.04.2009 5/2009 Administrasjonsutvalet Administrasjonssjefen si innstilling Arbeidsmiljøutvalet vedtek Varslingsplakaten datert 23.mars 2009 som gjeldande rutine for varsling etter Arbeidsmiljølova 2-4 og 2-5. Saka vert oversendt Administrasjonsutvalet for endeleg godkjenning. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: AMU behandla sak om rutiner for varsling første gong den 31.januar 2008. Saka vart teken opp på bakgrunn av brev frå kontrollutvalet som etterspurte interne rutiner for varsling. Saksutgreiinga frå den gong følgjer som vedlegg til denne saka (vedlegg 1) AMU gjorde følgjande samrøysta vedtak: AMU ønskjer å kome tilbake til rutiner for varsling tidleg i 2009. I perioden fram til dette vil ein samle erfaringar som blir gjort i andre kommunar. Etiske retningslinjer for Vestnes kommune skal rullerast i same periode, og rutiner for varsling skal leggast inn i desse retningslinjene. Saka må behandlast både av AMU, administrasjonsstyret og kommunestyret. Etter dette har det ikkje kome innspel i saka før hovudverneombod Hallvar Hellset la fram ein varslingsplakat for administrasjonssjefen. Denne følgjer vedlagt saka. Plakaten er brukt av ein del andre arbeidsgjevarar. Plakaten er omsett til nynorsk i sentraladministrasjonen og tilpassa organiseringa i Vestnes kommune. Side 14

Vurdering: I forrige vedtak meinte AMU at reglane for varsling skulle leggast inn i etiske retningslinjer og bli vedtekne politisk. Likevel vurderer administrasjonssjefen det som rett at AMU får ta stilling til dette. Denne plakaten greier på ein enkel måte å klargjere kva varsling er, korleis rutinene skal vere, og er lett å formidle ved oppslag og utdeling. Plakaten må bli gjennomgått i personalmøte og gjerast kjent ved oppslag på alle tenestestader. Driftsleiarane er ansvarlege for gjennomføring. Administrasjonssjefen vurderer det som nok å oversende saka til endeleg godkjenning i Administrasjonsutvalet som rette instans. Særutskrift til: Driftsleiarane Vedlegg: 1 Rutiner og tilrettelegging for varsling etter arbeidsmiljølova 2 Rutine for varsling i Vestnes kommune Side 15

VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 2008/462-1 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: 23.01.2008 Rutiner og tilrettelegging for varsling etter arbeidsmiljølova Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalet Administrasjonssjefen si innstilling Saka vert lagt fram til drøfting og utan innstilling til vedtak. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Kontrollutvalet i Vestnes kommune viser i brev av 5.desember 2007 til dei nye reglane i Arbeidsmiljølova om varsling, og ber administrasjonssjefen om ei lita utgreiing i forhold til korleis situasjonen er i Vestnes kommune, og korleis forholda er lagt til rette for dei som måtte finne forhold så klanderverdige at varsling synast naudsynt. Er det utarbeidd interne uttalereglement i kommunen, eller finnast det andre retningslinjer som dekkjer behovet for dei som vil eller må varsle? Reglane om varsling er heimla i Arbeidsmiljølova 2-4 og 2-5. Reglane vart vedtekne i desember 2006 og vart gjort gjeldande frå 1.januar 2007. Reglane har slik ordlyd : 2-4. Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen. 2-5. Vern mot gjengjeldelse ved varsling (1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet. (2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger. Side 16

(3) Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Erstatning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler. Kva er varsling? Å varsle er å seie frå om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Tilfelle der arbeidstakar har PLIKT å varsle : Etter arbeidsmiljølova 2-3 skal arbeidstakar melde frå til arbeidsgjevar og verneombod om trakassering, diskriminering og feil eller manglar som kan medføre fare for liv eller helse. Døme på kritikkverdige forhold det kan vere aktuelt å varsle om: Svikt i sikkerheitsrutiner Arbeidsforhold i strid med arbeidsmiljølova sine krav Uforsvarleg saksbehandling Korrupsjon eller andre kritikkverdige forhold som t.d. gjeld økonomiske disposisjonar. I det store og heile kan det varslast om forhold som kan vere i strid med lov og regelverk, i strid med Vestnes kommune sine eigne reglement, eller i strid med vedtak fatta av kommunen sine eigne politiske organ. På kva måte kan ein varsle? 1. Intern varsling Det vanlegaste er å gå tenesteveg. Dvs at ein går til nærmaste leiar, at ein nyttar verneombod og hovudverneombod, eller at ein nyttar tillitsvalte. Så er det vanskelege spørsmålet : Er dette tilfredstillande? Arbeidsgjevar er pliktig å styrke ytringsklimaet og legge til rette for varsling på arbeidsplassen. Det vert også påpeika et der det er behov, skal det utarbeidast eigne rutiner for varsling slik at arbeidstakarane veit kva dei skal gjere når dei oppdagar eller opplever forhold dei meiner er kritikkverdige. Det må også vere kjent for arbeidstakarane korleis meldingar om kritikkverdige forhold blir behandla av leiinga For arbeidstakar er det viktig å vere merksam på at ein ved varsling ikkje må gå fram på ein måte som er trakasserande eller som vil vere ei unødig belastning for arbeidsmiljøet. Dette gjeld t.d. dersom arbeidstakar mot bedre vitande fremjer grunnlause påstandar retta mot kollegar eller gjentek påstandar etter at det er rydda opp i forholda. 2. Varsling til tilsynsinstansar Arbeidstakar har alltid rett til å varsle til tilsynsinstansar eller andre offentlige instansar som t.d. Arbeidstilsynet, Økokrim, Konkurransetilsynet, Datatilsynet, Helsetilsynet, Fylkesmannen eller Statens forurensningstilsyn. 3. Varsling til media Arbeidstakaren skal melde frå på ein forsvarleg måte; ifølgje lova. Dette betyr normalt at han varslar arbeidsgjever før han går ut i media. Slik vil han gi arbeidsgjevar muligheit til å handtere og rydde opp i saka. Ein må likevel merke seg at det i alle høve er arbeidsgjevar som må føre bevis for at ein arbeidstakar evt. har handla uforsvarleg. Vurdering: Ein open kommunikasjonskultur på arbeidsplassane vil legge til rette for å seie frå om kritikkverdige forhold. Når forholda dessverre ikkje alltid er idèelle må ein ty til lovheimlar som denne ein finn om varsling i arbeidsmiljølova. Side 17

For administrasjonssjefen ville det enklaste sjølvsagt vere å kunne hevde at våre vanlege kanalar for dei tilsette er tilstrekkelege. Desse kanalane er for det første ordninga med verneombod og hovudverneombod. Vi har pr. i dag skolerte verneombod på alle tenestestader, og vi har eit hovudverneombod som syner interesse og engasjement. Vi har også kanalen der tillitsvalte kan kontaktast av dei tilsette. Eg har inntrykk at dei tillitsvalte får henvendingar frå dei tilsette når det gjeld kritikkverdige forhold, og at dei har mot og vilje til å ta dette opp med leiinga når det krevst. I ein del tilfelle går den tilsette også direkte til leiar. Dette kan sjølvsagt vere vanskeleg i dei tilfella der det er kritikkverdige forhold hos leiar det gjeld. I nokre tilfelle har tilsette komt direkte til administrsjonssjefen. Forholdet har då blitt teke opp med den leiaren det gjeld. Dette har blitt gjort også når den tilsette vil vere anonym. Det er svært vanskeleg å vurdere om ein skal innføre eigne rutiner for varsling. Administrasjonssjefen kan tenkje seg å vente for å få evaluert rutiner som ein del større kommunar no har innført. I stor grad gjeld desse forsøka rutiner som gir muligheit for anonyme meldingar pr epost. Ei forholdsvis enkel rutine kunne vere å innføre at kontrollutvalet i Vestnes vert instansen som skal vere mottakar ved varsling; både opne og anonyme varslar. Det som kan bli ei utfordring i eit varslingssystem er rettsvernet og arbeidssituasjonen for leiarar. Somme har spissformulert varsling som ein enkel måte å kjeppjage ein leiar frå jobben. I alle høve må dei tilsette få informasjon om dei nye reglane for varsling. Dette er eit ansvar arbeidsgjevar har. Ei første tilnærming må vere å legge reglane om varsling inn på heimesida vår under organisasjon og informasjon for tilsette. Det er også på tide å fornye dei etiske retningslinjene for Vestnes kommune som vart vedtekne i 1996 (vedlagt saka). Det må gå fram av desse retningslinjene korleis ein skal varsle om kritikkverdige forhold. Særutskrift til: Vedlegg: 1 Brev frå kontrollutvalet i Vestnes kommune 2 Etiske retningslinjer for Vestnes kommune Side 18

Første utgåve: 2.april 2009 - Arbeidsmiljøutvalet Varslingsplakat Vestnes kommune ARBEIDSMILJØLOVA har fått reglar om varsling. AML 3-6 lyder: Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det.. KVA VARSLING ER Å varsle er å melde frå om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen til nokon som kan gjere noko med saka. Eksempel på kritikkverdige forhold: brot på retningslinjer/lovverk trakassering/mobbing underslag/tjuveri/privat bruk av kommunale eigedelar fare for liv og helse RETT TIL Å VARSLE Arbeidsmiljølovas bestemming om rett til forsvarleg varsling har slik ordlyd i 2-4: 1. Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. 2. Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslinga skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. 3. Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen. Etter Arbeidsmiljølova skal varslingsmåten/rutinene for varsling vere forsvarleg for å verne arbeidsgjevar/ kommunen mot unødig skade som misbruk av varslingsretten kan føre til. Varsling kan gjerast anonymt, og kven varslaren er skal vere fortruleg. Normalt vil likevel det å vere open sikre betre saksgang og eit betre resultat for alle involverte partar. Arbeidsgjevar må arbeide for å skape ei haldning der varsling av kritikkverdige forhold blir sett på som lojalt og rett både frå arbeidsgjevar og tilsette si side. Det å vere open og ærleg er viktige verdiar i Vestnes kommune. Arbeidsgjevar tek difor varslaren på alvor samtidig som rettane til den det blir varsla om blir ivaretekne. VARSLINGSRUTINAR 1. Den som meiner det kan vere grunnlag for å varsle må vurdere nøye om det er sakleg grunn til å tru at det føreligg kritikkverdige forhold. Dersom den tilsette finn at det føreligg slike forhold, skal driftsieiar varslast. Alternativt kan verneombod eller tillitsvalt varslast. 2. Mottakar skriv ned opplysningane og vurderer alvoret i saka. Dersom saka ikkje kan løysast lokalt, går saka vidare til administrasjonssjefen. 3. Varslar skal ha tilbakemelding om utfallet. 4. Dersom det viser seg at kritikken er grunnlaus, skal varslar få ei forklaring. 5. Leiinga har også eit ansvar for å ivareta den som blir utsett for kritikk. VERN MOT GJENGJELD Gjengjeld mot arbeidstakar som varslar er forbode i høve til Arbeidsmiljølova 2-5. Med gjengjeld meiner ein alle negative reaksjonar på ytringar som har karakter av straff eller sanksjon. Side 19

VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 2009/384 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: 23.03.2009 Rutine for konflikthandtering - Vestnes kommune Utval Møtedato Utvalssak Arbeidsmiljøutvalet 02.04.2009 6/2009 Administrasjonssjefen si innstilling Arbeidsmiljøutvalet godkjenner rutine for konflikthandtering slik denne ligg føre som vedlegg til saka. Driftsleiarane er ansvarlege for å gjere rutinen kjent i si eining. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Arbeidstilsynet hadde i 2007 og 2008 tilsyn med to av skulane i Vestnes; Helland og Tomrefjord. Tilsynet hadde fokus på helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid. Skulane fekk fleire pålegg grunna avvik. Alle avvik er no lukka. Det er viktig at heile kommuneorganisasjonen lærer ved tilsyn. Dei erfaringane nokre av einingane gjer kan andre lære av. Følgande pålegg vart gitt: Utarbeidelse av konflikthåndteringrutiner. 1. Skolen har ikke rutiner for å håndtere konflikter. Det er i "fredstid" slike rutiner bør utarbeides. I utarbeidelsen av disse bør de ansatte medvirke. 2. Informasjon om rutine for konflikthåndtering Etter at virksomheten har utarbeidet rutine for konflikthåndtering skal de ansatte innformeres om denne. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter S 5, annet ledd, nr.2, sier at arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse -, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer. Side 20

Driftsleiar/rektor Gisela Smith-Nilsen tok tak i saka og fekk, i samarbeid med dei tilsette, utarbeidd rutiner for konflikthandtering for Helland skule. Arbeidstilsynet har godkjent rutinene og avviket er lukka. Administrasjonssjefen fann rutinene så enkle og gode at ho meiner dei kan gjerast gyldige for heile kommunen. Utfrå dette har ho gjort små endringar for å tilpasse dei kommunen slik den er organisert pr i dag. Rutinene vert lagt fram for AMU for godkjenning. Driftsleiarane må gjere rutinene kjent for dei tilsette. Særutskrift til: driftsleiarane Vedlegg: 1 Rutine for konflikthandtering - Vestnes kommune Side 21

Konflikthandtering i Vestnes kommune Kva er ein konfliktusemje, at nokon er usamde om noko? Vi skil mellom: indre konfliktar mellommenneskelege konfliktar interessekonfliktar verdikonfliktar Indre konflikt Dersom du har ein indre konflikt, har du motstridande kjensler for ein person eller ei sak. Du blir dregen mellom fleire omsyn. Tenk til dømes at du veit at kollegaen din alltid kjem 10 minutt for seint til undervisninga, til arbeidsstart, til eit møte. På den eine sida har du lyst til seie til kollegaen din at han/ho må kome tidsnok, på den andre sida er du redd for å setje venskapen dykkar på prøve. Skal du løyse ein slik konflikt, må du tenkje grundig igjennom kva som er viktigast for deg. Her må du altså vege ærlegdom opp mot venskap. Mellommenneskeleg konflikt Ein mellommenneskeleg konflikt er ein konflikt mellom to eller fleire personar. Tenk deg at du seier til kollegaen din: «Dersom du ikkje kjem tidsnok på arbeid, vil eg melde frå til nærmaste overordna!» Kollegaen din blir nok irritert på deg og sint for at du bryr deg om kva ho/han gjer. Slik utviklar det seg altså ein konflikt mellom deg og kollegaen din. I dette tilfellet må de snakke saman for at konflikten skal bli løyst. Du må forklare at du tykkjer ærlegdom er viktig, og ho må få forklare kvifor ho ikkje kjem tidsnok til undervisninga, til vakta si etter oppsett turnus, til arbeidsmøte eller liknande. Korleis reagerer du når du kjem i konflikt med nokon? Korleis reagerer du når du er vitne til at andre har ein konflikt? Meir djuptgåande konfliktar må handterast grundigare. Interessekonflikt Ein interessekonflikt er ein konflikt mellom fleire personar som har ulike interesser. Det kan til dømes vere ein konflikt mellom kollegaer: På arbeidsplassen skal ein ut på tur. Kvar skal turen med borna i barnehagen, elevane i skulen, dei utviklingshemma eller dei psykiatriske pasientane gå? Skal vi på fjelltur eller ein tur i fjøra? Nokre liker gledene i fjellet, andre set pris på opplevingar i fjøra. Andre gonger dreiar det seg om langt større ting. I slike konfliktar må partane diskutere seg fram til ei løysing. Ofte må dei prøve å møtast på halvvegen. Verdikonflikt Ein verdikonflikt kan utvikle seg når vi møter menneske som har ein annan livsstil eller ei anna haldning til politikk, religion og moral enn oss sjølve. I eit samarbeid er det nyttig å finne ut kvifor det blir konflikt, og kva konflikten eigentleg går ut på. Dersom vi greier å arbeide med konfliktar på ein god måte, kan det faktisk vere med på å utvikle samarbeidet i ei positiv retning. Dei som var usamde, har kanskje vorte betre kjende med kvarandre, og det kan styrkje samarbeidet. 1 Side 22

Konfliktløysing Når eit problem dukkar opp, jaktar vi ofte på «den skuldige». Kven har skulda for at situasjonen vart slik eller slik? Er det til dømes nokon som ikkje gjer jobben sin? Eller nokon som skaper negativ stemning? I konfliktar er det likevel ikkje alltid éin som har skulda for konflikten. Å jakte på syndebukkar hjelper ikkje til å løyse konflikten. Vi bør heller fokusere på korleis vi kan finne ei god løysing på den konflikten vi har. Kva type konflikt? Det er ulike måtar å handtere konfliktar på. Avhengig av kva slags konflikt vi har, vel vi ulik løysingsmetode. I ein konflikt mellom to kollegaer er det viktigaste kanskje raskt å finne ei løysing som begge kan leve med. Konfliktløysingsstrategi: innsjå at vi har ein konflikt kartleggje kva slags konflikt der er tale om, kva han går ut på sjå på alle synspunkta partane har diskutere fram fleire mogelege løysingar velje ei løysing og setje ho ut i livet Når ein konflikt utviklar seg, må vi altså først kartleggje kva slags konflikt vi står overfor. Det er leiaren på ein arbeidsplass som har hovudansvaret for å kartleggje og arbeide for å løyse konfliktar. Kor alvorleg er konflikta? Vi ser først på kor alvorleg konflikten er, kvifor det har vorte ein konflikt, og kven som er partar i konflikten. Somme gonger er det kanskje ikkje nødvendig å ta opp konflikten. Kanskje går problemet over av seg sjølv? Andre konfliktar er så store og kompliserte at vi ikkje kan gripe inn. Eller det kan vere at konflikten ikkje gjeld oss, og vi difor skal la han liggje. Dersom konflikten er alvorleg, må partane «forhandle» seg fram til ei løysing. Då må dei kome saman og leggje fram synspunkta sine. Her blir ofte mistydingar oppklarte. Dersom ikkje, må partane diskutere seg fram til mogelege løysingar. Forståing og respekt Forståing og respekt for korleis andre oppfattar situasjonen, er nødvendig for å kome fram til ei løysing. Det kan vere nyttig å finne synspunkt i konflikten som alle partar er samde om. Då blir det skapt eit godt grunnlag for vidare arbeid. Det er ikkje alltid at det er éi løysing som er rett. Men kanskje finst det framlegg som dei fleste kan leve med. Etter at ei løysing er funnen, må partane akseptere den løysinga som er vald, og gjere det beste ut av situasjonen. For å kome vidare etter ein konflikt er det viktig å snakke om korleis løysinga fungerer når det har gått ei tid. Kanskje må ein ny diskusjon til? Målet er at ingen skal kjenne seg som taparar etter at konflikten er løyst! 2 Side 23

Konfliktshandteringsrutiner Vestnes kommune Forskrift om systematisk helse,-miljø-og sikkerheitsarbeid i virksomheter 5, annet ledd, nr.2, sier at arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse,-ogmiljø-og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endring. Kjelder til konflikt personkonfliktar/emosjonelle konfliktar sakskonfliktar prosedyrekonfliktar misforståingar rollekonfliktar interessekonfliktar Korleis løyse konfliktar definer kva som er konflikten ha ei positiv haldning til å finne løysing sjå på vegen til løysing som ein samarbeidsretta prosess finn løysingar som gjer at ingen sit att som taparar Måloppnåing kome fram til felles reglar som skal følgjast endre og/eller betre relasjonen Arbeidsgjevar har det overordna ansvar og også formelle forpliktingar gjennom både arbeidsmiljølova og hovudavtalane. Arbeidsgjevar har og ansvar for å setje i verk praktiske tiltak Tillitsvalde har eit stort ansvar for å samarbeide med arbeidsgjevar for å ta del i å løyse konfliktar (jf. Hovudavtalane). Vidare skal tillitsvald ivareta medlemmane sine rettar når det gjeld lov- og avtaleverk. Alle medlemmar har krav på hjelp, ikkje nødvendigvis medhald. Arbeidstakar bør først prøve å løyse saka på det nivået den har oppstått. Det må likevel vurderast frå sak til sak om når ein bør gå til overordna nivå. Om konflikter ikkje vert løyste Kan følgjande vurderast: endring av åtferd/handlemåte ut frå skriftleg avtale omplassering intern omorganisering omskulering åtvaring sjølv seie opp stillinga si suspensjon/avskil Når ei konflikt ikkje vert løyst er det tillitsvalt og driftsleiar som har ansvaret for den vidare handteringa av saka. Verneombodet og hovudverneombodet bør også takast med i drøftingane. 3 Side 24

MAL FOR KONFLIKTLØYSING 1. Løysing på lågaste nivå Konflikten blir løyst Partane internt 2. Konflikten blir drøfta med nærmeste overordna (driftsleiar) 3. Konflikten blir drøfta med verneombod/tillitsvalt/ dr.leiar/amu 4. Konflikten blir meldt til arbeidstilsyn/tilsynslege eller de(n) tilsette sin organisasjon 4 Side 25