KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale for overføring og opptak av Riksrevisjonens arrangementer Saksnummer: 2015/00403 Side 1 av 10
Innhold 1. INNLEDNING 3 1.1 OPPDRAGSGIVER 3 1.2 KONTAKTPERSON 3 1.3 KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING 3 1.4 KUNNGJØRING 3 1.5 VIKTIGE DATOER 3 2. BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN 4 2.1 BESKRIVELSE AV LEVERANSENS BAKGRUNN OG INNHOLD 4 2.1.1 Bakgrunn for anskaffelsen 4 2.1.2 Lokasjon 4 2.1.3 Krav til leveransen 4 2.2 DELTILBUD 6 2.3 ALTERNATIVE TILBUD 6 3. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 6 3.1 REGLER FOR KONKURRANSEN 6 3.2 ANSKAFFELSESPROSEDYRE 6 3.3 TAUSHETSPLIKT 6 3.4 FORBEHOLD OG AVVIK 6 3.5 VEDSTÅELSESFRIST 6 3.6 TILLEGGSOPPLYSNINGER 6 3.7 FORMIDLING AV TILLEGGSOPPLYSNINGER OG ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET 7 3.8 KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD 7 3.9 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 7 4. KVALIFIKASJONSKRAV 7 4.1 OPPFYLLELSE AV KVALIFIKASJONSKRAV - AVVISNING AV LEVERANDØR 7 4.2 KRAV TIL SKATTE- OG MERVERDIAVGIFTSATTEST 7 4.3 KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING 7 4.4 KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET 7 4.5 BRUK AV UNDERLEVERANDØRER 8 5. TILDELING 8 5.1 TILDELINGSKRITERIER 8 5.2 VEKTINGSMODELL / NÆRMERE OM VURDERING AV KRITERIENE 8 6. LEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 9 6.1 LEVERING 9 6.2 TILBUDSFRIST 9 6.3 ANTALL EKSEMPLARER OG KOPIER OA. 9 6.4 UTFORMING AV TILBUDET 9 7. KONTRAKTSMESSIGE FORHOLD 10 7.1 AVTALE 10 7.2 AVTALEPERIODE 10 Side 2 av 10
1. Innledning 1.1 Oppdragsgiver Riksrevisjonen v/stabsseksjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Riksrevisjonen er Stortingets revisjons- og kontrollorgan. Riksrevisjonens overordnede oppgave er å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Riksrevisjonen har totalt ca. 465 ansatte. Hovedkontoret ligger i Oslo, men rundt 85 av de ansatte har kontor utenfor Oslo. Riksrevisjonen utfører tre typer av revisjon regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, fordelt på fem avdelinger. I tillegg har Riksrevisjonen en støtte- og utviklingsavdeling, en administrasjonsavdeling og en stabsseksjon. For nærmere informasjon om Riksrevisjonens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på www.riksrevisjonen.no. 1.2 Kontaktperson Kontaktperson: Sissel Helminsen Telefon: 22 24 11 06 E-post: postmottak@riksrevisjonen.no Eventuelle spørsmål skal rettes til nevnte epostadresse, og merkes Rammeavtale for overføring og opptak av Riksrevisjonens arrangementer, 2015/00403 og Sissel Helminsen. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Dette konkurransegrunnlaget består av følgende: Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Riksrevisjonens standardkontrakt Prisskjema 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i DOFFIN-basen den 9. juli 2015. 1.5 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 09.07.2015 Frist for å stille spørsmål til 13.08.2015 konkurransedokumentene Side 3 av 10
Frist for å levere tilbud 20.08.2015,kl 12:00 Evaluering uke 35 og 36 Meddelelse om tildeling uke 37 Vedståelsesfrist (bindende) 30.10.2015 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2. Beskrivelse av anskaffelsen 2.1 Beskrivelse av leveransens bakgrunn og innhold 2.1.1 Bakgrunn for anskaffelsen Riksrevisjonen har mål om tydelig og målrettet kommunikasjon av revisjonen og resultatene, at alle medarbeidere skal ha samme tilgang til informasjon, uavhengig av kontorsted, at relevant og utfyllende informasjon om Riksrevisjonen og revisjonsresultater skal være lett tilgjengelig i elektroniske kanaler og at Riksrevisjonen skal holde reviderte virksomheter orientert om offentliggjøring av resultater. For å nå ovennevnte mål, vil det blir foretatt overføring av offentliggjøringer, allmøter ol: 2.1.2 Lokasjon offentliggjøring (pressekonferanser) av dokumenter overføres direkte på Riksrevisjonens nettsted (eksternt arrangement) Målgruppe: Revidert virksomhet og allmenheten i tillegg produseres filmer der riksrevisor presenterer hvert dokuments funn og anbefalinger. (eksternt tilgjengelig i 1 år) Målgruppe: Allmenheten allmøter overføres direkte på Riksrevisjonens intranett for tilsatte som ikke er tilstede på hovedkontoret. (internt arrangement) Målgruppe: Ansatte i Riksrevisjonen opptak av alle arrangementer er tilgjengelige internt i Riksrevisjonen Målgruppe: Ansatte i Riksrevisjonen Alle arrangementer nevnt over, vil bli arrangert i Riksrevisjonens lokaler. Disse er for tiden Pilestredet 42 i Oslo, men vil fra høsten 2016 være Storgata 16 i Oslo. I tillegg kan det være sporadisk behov for storskjermproduksjoner av større Riksrevisjonen-arrangementer på andre lokasjoner, men disse vil i så tilfelle være i Stor-Oslo-området. 2.1.3 Krav til leveransen Produksjon og sending av direkte nett-tv og produksjon av opptak fra sendingene. Eksterne arrangementer: Formatet skal være i samsvar med Referansekatalog for IT-standarder i offentlig sektor. Side 4 av 10
Livestreaming skal også være tilgjengelig for håndholdte enheter. Presentasjonsfiler skal redigeres og gjøres eksternt tilgjengelig (1 år) Opptak av offentliggjøringer skal ha en annen lenke enn direktestreamingen hadde, opptaket skal altså være utilgjengelig for eksterne etter direkteoverføringen. Interne arrangementer: Kun ansatte i Riksrevisjonen skal ha tilgang til opptakene og streamingen. Felles for begge arrangementer: Mikrofoner til opptaket skal samordnes mellom videoproduksjon og PA-anlegg som eksisterer i Riksrevisjonens lokaler i dag. Leverandøren skal ha anlegg som kan kobles til Riksrevisjonens anlegg, enten for å levere lyd til eller tappe lyd fra vårt anlegg. Riksrevisjonen har mulighet for å tappe lyd i begge rom som brukes til arrangementene nevnt over. Tilkoblingen er standard XLR-kontakter. Riksrevisjonen har også XLR-innganger slik at lyd fra eksternt lydanlegg kan komme inn på vårt. Hvis du skal ha med noe om mikrofoner kan du si at vi bruker trådløst utstyr fra G3-serien til Sennheiser (EW 300 G3), vi har en blanding av mygg-, bøyle- og stavmikrofoner. På konferanserommet har vi også svanehalsmikrofoner fra Sennheiser i panelbordet og talerstolen, de er ikke trådløse. Tilbyder skal stå for drift av arkivet i godkjent arkivformat for video som er MPEG-2 (ISO 13818-2). Ved avslutning av kontrakt skal arkivet kunne overføres Riksrevisjonen. Leverandøren skal levere statistikk på bruk. Leverandøren må ha tilstrekkelig kapasitet på Livetjenestene. Ved behov, skal arkivkopi kunne leveres til Riksrevisjonen innen fem virkedager. Omfang Vi beregner 5-10 offentliggjøringer i året og samme antall allmøter. Varigheten kan være opp til to timer. Videre er det annethvert år behov for storskjermproduksjon og opptak av Riksrevisjonens fagdag. Dette er et 8-timers arrangement. Det kan også være behov for storskjermproduksjon og opptak av andre Riksrevisjonen-arrangementer, både for interne og eksterne målgrupper. Kvalitet Tilbyder skal levere link til (alt. levere inn) minimum 3 eksempler på opptak som er gjort hos kunder. Dette gir grunnlag for kvalitetsvurdering. Et opptak av streaming av presentasjoner m/pptx Et opptak av storskjermproduksjon m/pptx Et opptak av en presentasjonsfilm Bestillingsrutiner/servicegrad De aller fleste av oppdragene vil bestilles i god tid før arrangementet. For Riksrevisjonen er det allikevel viktig med en stor grad av fleksibilitet når det gjelder bestilling og eventuell avbestilling av oppdrag. Vi ber tilbyder om en beskrivelse av bestillings- og avbestillingsrutiner/frister under denne rammeavtalen, herunder eventuelle kostnader ved avbestilling. Vi ønsker også oppgitt kontaktpersoner hos to nåværende/tidligere kunder for referanseinnhenting på bestillingsrutiner, servicegrad og kvalitet. Side 5 av 10
2.2 Deltilbud Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 2.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. 3. Regler for gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA). For denne anskaffelsen, som er en nasjonal anskaffelse, gjelder forskriftens del I og II 3.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse". Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, og at det ikke er tillatt med forhandlinger. 3.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. Lov om Riksrevisjonen av 7.5.2004 nr. 21 15. 3.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Oversikt over alle forbehold og avvik skal tas inn i tilbudsbrevet. 3.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med fristen oppgitt i punkt 1.5. 3.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan leverandøren skriftlig stille spørsmål eller be om tilleggsopplysninger. Frist for å sende inn slike spørsmål er oppgitt i punkt 1.5. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig og merket som angitt, til oppdragsgivers kontaktperson oppgitt i punkt 1.2. Side 6 av 10
3.7 Formidling av tilleggsopplysninger og endring av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller andre endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet via Doffin.no. 3.8 Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere. 3.9 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. 4. Kvalifikasjonskrav 4.1 Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav - avvisning av leverandør Under angis de krav som Riksrevisjonen stiller til leverandøren i konkurransen samt hvilken dokumentasjon som kreves. Kravene skal sikre at leverandøren er i stand til å levere kontraktsgjenstanden i hele kontraktsperioden. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav vil eller kan føre til avvisning, jf FOA 11-10. 4.2 Krav til skatte- og merverdiavgiftsattest Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatte- og merverdiavgiftsinnbe taling. Dokumentasjonskrav Skatte- og merverdiavgiftsattest Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristen, jf. punkt 1.5. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 4.3 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.4 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet og soliditet til å gjennomføre kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Side 7 av 10
Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.5 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør må fremgå av tilbudet. Det må angis hvilke deler av oppdraget det vil tildeles underleverandør. Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dokumenteres ved erklæring fra underleverandør at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte underleverandørens resurser. Bruk av underleverandør fritar ikke hovedleverandøren for ansvar etter kontrakten. 5. Tildeling 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 50 % Ferdig utfylt prisskjema, se vedlegg 1 Kvalitet på tjenesten 30 % Eksempelvideoer, referanser Bestillingsrutiner/servicegrad 20 % Beskrivelse, referanser 5.2 Vektingsmodell / nærmere om vurdering av kriteriene Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på 0-5. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 5, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. Pris Vi vil beregne en totalpris for kontraktsperioden. Kvalitet Kvaliteten vurderes ut i fra eksempelvideoer og referanser. Bestillingsrutiner og servicegrad Kriteriet vuderes ut i fra tilbyders beskrivelse og referansenes erfaring. Side 8 av 10
6. Levering av tilbud og tilbudsutforming 6.1 Levering Tilbudet leveres i lukket forsendelse merket «Tilbud på Rammeavtale for overføring og opptak av Riksrevisjonens arrangementer. Saksnummer: 2015/00403» og sendes eller leveres til: Postadresse : Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Leveringsadresse: Riksrevisjonen Pilestredet 42 0167 Oslo For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 6.2 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er angitt i punkt 1.5 6.3 Antall eksemplarer og kopier oa. Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på norsk og leveres som følger: Tilbudsbrevet leveres på papir i original med signatur. De resterende dokumenter ønskes levert elektronisk på lagringsmedie (cd, minnepinne eller lignende) i samme forseglede forsendelse som tilbudsbrevet. Filene skal ha navn i samsvar med nummerering og dokumentinnhold som angitt i punkt 6.4. Dersom det er flere filer på ett av de angitte dokumentasjonskrav skal disse benevnes med desimal (eksempel: 2.1 attest for skatt og mva, 2.2 HMSegenerklæring). Dersom det ikke er mulig å levere elektronisk som angitt foran, kan tilbudet leveres skriftlig på papir. 6.4 Utforming av tilbudet Nr Dokument Veiledning til besvarelse 1 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert og skal inneholde: referanse til saksnummer/forespørselsnummer fullt juridisk navn, adresse, registreringskontor og foretaksnummer til tilbyder tilbyders kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte Side 9 av 10
2 Dokumentasjon vedrørende obligatoriske krav i punkt 4.2 3 Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling i punkt 4.3 4 Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens økonomiske og finansielle kapasitet i punkt 4.4 dokumenter og innbydelsen er akseptert. Dersom tilbyder har forbehold eller avvik skal oversikt over disse tydelig framgå av tilbudsbrevet, med referanse til hvor forbeholdet eller avviket er beskrevet. stadfestelse om potensielle habilitetsproblemer bekreftelse på at det ikke skal være kontakt med andre personer hos oppdragsgiver enn personen oppgitt i pkt 1.2 PDF/a PDF/a PDF/a 5 Dokumentasjon vedrørende krav Minimum 3 eksemplarer på opptak i pkt. 2.1.3. Beskrivelse av bestillingsrutiner 2 referanser for nåværende/tidligere kunder. 7 prisskjema PDF/a 7. Kontraktsmessige forhold 7.1 Avtale For denne anskaffelsen benyttes Riksrevisjonens avtale for konsulentbistand/konsulentoppdrag 7.2 Avtaleperiode Kontrakten løper i 3 år fra 1. oktober 2015. Side 10 av 10