1 Kartlegging av kommunikasjonsfeltet Til: administrativ ledergruppe Fra: arbeidsgruppen for IHR på kommunikasjon Dato: 03.04.13 1. Oppsummering Kartleggingen peker mot en organisering som dekker disse forutsetningene: Tilrettelegge for større grad av spesialisering Økt kvalitet og kapasitet til eksterne kommunikasjonsoppgaver Mer strategisk orientering, ledelsesforankrede prioriteringer Dagens oppgaver skal fortsatt løses Endringene skal kunne gjøres innenfor dagens bemanning Tydelig lederansvar og avklarte myndighetsforhold 2. Kartlegginger Det er gjennomført fire kartlegginger i prosjektet, som brukes som bakgrunnsdokumentasjon for arbeidsgruppens modellforslag: 1. Kartlegging av oppgaver som utføres av kommunikasjonsmedarbeidere i dag Målet var å få opp et bilde av hvilke oppgaver som utføres, hva som gjøres mye og lite, og fordelingen mellom institutt og fakultet. Ansvar: Vibeke Nøkling og Anne Stovner. 2. Kartlegging av kommunikasjonsoppgaver som følger av UiOs og HFs planverk Målet var å få fram hvilke oppgaver kommunikasjonsfunksjonen er pålagt å dekke og hvilke som bør eller kan utføres for å bidra til å realisere planer og mål. Ansvar: Vibeke Nøkling og Olaf Christensen. 3. Kartlegging av instituttledernes vurderinger Målet var å få opp et bilde av nåsituasjonen sett fra faglig ledelse ved instituttene, og innspill til prioriteringer og organisering. Ansvar: Helene Wilberg. 4. Fellessamling mellom administrative ledere og kommunikasjonsnettverket Målet var å få opp et bilde av hva som fungerer godt og dårlig i dag, og drømmescenarier framover. Drømmescenariene er rangert. Ansvar: Arbeidsutvalg i arbeidsgruppen. I tillegg har en rekke analyser på kommunikasjonsfeltet de siste årene bidratt til å gi verdifull informasjon om nåsituasjonen: kommunikasjonsprofilen for HFs institutter 2011, nyhetsanalyser og nettstatistikk i Kommunikasjonsavdelingen og på HF, kommunikasjonsprofilen 2011, Relevansgruppen 2012, IHR-notat om nettorganisering ved UiO.
2 3. Bemanning Ved omorganiseringen i 2005 ble det øremerket ressurser til stilling som informasjonskonsulent ved alle institutter, 100 % ved de fem store instituttene, og 50 % ved IMK og IMV. I stillingsbeskrivelsen fra omstillingsprosessen ble den nye funksjonen beskrevet slik: Informere om instituttet og markedsføre instituttets kompetanseområder gjennom web, mediekontakt og andre egnede kanaler Oppfølging av instituttets, fakultetets og universitetets kommunikasjonsstrategier Intern informasjon Bistå instituttets ledelse, forskningskonsulent, fagmiljøer/forskningsprosjekter og enkeltforskere med o Kommunikasjonssstøtte o Å utvikle relasjoner med samfunns- og arbeidsliv Kommunikasjonsarbeid knyttet til EVU og alumninettverk kan også inngå i stillingen Informasjonskonsulentene vil inngå i en felles gruppe for fakultetets informasjonskonsulenter, og vil kunne ta del i fellesfakultære oppgaver. Fakultetet hadde etter omstillingen 2,5 faste stillinger: Avdelingsleder med følgende oppgaver: Utredning og utviklingsoppgaver innen kommunikasjon Koordinering av kommunikasjonsarbeid ved HF Kommunikasjonsrådgivning Redaktør for nettavis. Førstekonsulent med følgende oppgaver: Koordinere studieweb, Diverse webutvikling og drift Diverse studiesaker Førstekonsulent med grafiske oppgaver i 50 % stilling. Stillingen ble overført fra et institutt, og oppgavene var derfor ikke detaljert i omstillingsplanen. I tillegg hadde fakultetet på det tidspunktet en treårig stilling som prosjektleder for forskningsformidling, med ansvar bl.a. for forskningsnyheter. Dagens bemanning I dag er det ca. 8,6 årsverk på kommunikasjonsfeltet totalt ved fakultetet: 100 % informasjonsstillinger ved 4 av instituttene: IAKH, IKOS, ILN og ILOS 50 % stilling ved IMK noe mindre stillingsprosenter ved IFIKK og IMV (ca. 30%), i kombinasjon med henholdsvis ledelseskonsulent- og forskningsrådgiveroppgaver 3,5 stillinger på fakultetsnivå
3 Kartlegging av dagens oppgaver viser at informasjonskonsulentene i dag jobber mest med nettforvaltning og produksjon av interne nyheter, en del med arrangementspresentasjoner på nett, og mindre med utadrettet kommunikasjon. Majoriteten av bestillinger til informasjonskonsulentene kommer fra institutt. I volum er nettarbeid og internkommunikasjon de største oppgavene også på fakultetsnivå, i tillegg til rådgivning, kvalitetssikring og oppfølging av instituttene. Stillingene er imidlertid i større grad spesialisert på fakultetsnivå enn på instituttene, og dekker mange oppgavefelt. 4. Oppgavene på kommunikasjonsfeltet Det er forholdsvis høy grad av sammenfall mellom flere av kartleggingene, særlig mellom hva planverk og instituttlederne pekte mot av prioriteringer. Disse to kartleggingene er imidlertid ikke gjennomført ut fra bemanningsvurderinger, og antyder et høyere ambisjonsnivå enn hva som vil være mulig med dagens bemanningsressurser. Det var ikke mulig ut fra planverket å skille tydelig mellom oppgaver kommunikasjonsfunksjonen er pålagt å dekke, og hvilke som kan eller bør utføres. Intervju-undersøkelsen er dessuten gjennomført med forrige gruppe av instituttledere. Kartleggingene gir likevel viktige signaler for videre oppgaveprioriteringer. Nettarbeid Utarbeide planer for nettarbeidet Skrive, redigere, publisere stoff til nett (annet enn nyhetssaker) Brukerstøtte til publisister Opplæring av publisister Innholdsforvaltning og -administrasjon (forvalte IA, lenker, rettigheter m.m.) Rådgivning om bruk av nettflaten (herunder digitale kunnskapsressurser) Mye forefallende arbeid - drifting. Allikevel har vi forvaltningsutfordringer (for eksempel lenkebrudd). For stort nettsted i forhold til kapasitet. Ikke nok fokus på strategi og utvikling av nettsidene. Ikke kapasitet til rådgivning om publisering og bruk av nettflatene. Dobbeltarbeid og kontrollarbeid mellom nivåer. Nettarbeidet ikke dekket av intervjuguiden, men: Flere etterlyser rådgivning om bruk av nettflatene Flere som peker på at nettsidene ikke trekker deltakere til arrangementer Flere som peker på at nettsidene ikke dekker viktige forskningsområder godt nok
4 Mer målrettet med nettsider Understøtte prioriterte områder bedre Understøtte eksternt kontaktarbeid På samlingen måtte arbeidsgruppe for nettarbeid utgå pga. sykdom Formidling av kjernevirksomheten (studier og forskning) Utvalg og planlegging av nyhetssaker Skrive saker Publisere saker på nett Rådgivning til forskere, prosjekter og grunnenheter Forvaltning av sosiale medier Bistå i utarbeidelse av formidlingsplaner ved søknad om midler til forskningsprosjekter Formidler juniorforskningen, lite om instituttenes strategiske satsingsområder. Stor formidlingsaktivitet ved fakultetet, men mye tilfeldig og knyttet til enkeltforskere. Nyhetsproduksjon bør i større grad følges av medieinnsalg for å sikre gjennomslag. Gode erfaringer med bruk av frilansjournalister for å skrive forskningssaker. Produsere forskningsnyheter om resultater på prioriterte områder og arbeide mer målrettet med gjennomslag. Ønske om å ta i bruk nyhetsapparatet også på studiefeltet, blant annet til å markedsføre emner og programmer, og kommunisere kandidatenes kompetanse. mer strategisk med forskningsnyheter mer med publisering av nyheter på internasjonale flater som Sciencenordic og AlphaGalileo Langsiktig formidlingsstrategi som styres/ledes av instituttledelse. Prioritere kommunikasjon i henhold til strategisk plan. Ledelsen må melde inn hva som er strategisk viktig for instituttet (1. plass av rangering på tvers av alle oppgavefelt). Instituttet må være aktivt med i utvelgelse av saker føle eierskap (5. plass). Info- og forskningskonsulenten samarbeider godt. Gjerne også med forskningsleder (6. plass).
5 Samfunnskontakt Innsalg av saker til media/pressehenvendelser Rådgi ledere og forskere i mediehåndtering Medierigg for store saker (f.eks. lanseringer) Utkast til kronikk og debattinnlegg for ledelse Bistand til å identifisere eksterne samarbeidspartnere og interessenter Utarbeidelse av informasjonsmateriell Medier: Sosiale medier: Eksterne relasjoner: Stort sett passivt mottak av pressehenvendelser, heller enn aktivt utsalg av saker. Etterspørsel etter bistand til å få saker ut i mediene. Sosiale medier er tatt i bruk mange steder, men uten klare mål og målgrupper, med lite dialog og svakt gjennomslag. Behov for mer målrettet og strategisk arbeid med sosiale medier. Ansvaret for kontaktarbeid ligger hos faglig ledelse. Men de mangler et administrativt støtteapparat i kontaktarbeidet. Ønsker støtte fra fakultetet (ledelsen og kommunikasjon) til å jobbe profesjonelt og samordne interesser på tvers av institutter Mer målrettet profilering av kandidatenes kompetanse Mer målrettet arbeid for å etablere samarbeid Ønsker satsing på sosiale medier Ønsker spisskompetanse til medieinnsalg Mer målrettet med nyheter og innsalg Å jobbe profesjonelt med sosiale medier Rådgi forskere og forskningsprosjekter i forhold til medier og mulighetene på uio.no Bedre søkemotoroptimalisering, og kvalitetssikre omtale av enhetene i wikipedia, SNL mm. Sosiale medier brukes mer aktivt og strategisk både på institutt og fakultetsnivå. (4. plass av rangering på tvers av alle oppgavefelt).
6 Tilby instituttene kommunikasjonsfaglig kompetanse for å gi målgrupperettet informasjon om prioriterte satsinger (store forskningsprosjekter og sterke fagområder) (7. plass). At det finnes en person med kontakter i medieverdenen som forskerne kan bruke (9. plass) Internkommunikasjon Utvalg og planlegging av saker til nettet Skrive saker til nett Publisere saker på nett Rådgi ledelse Utarbeide og bidra til informasjonsplaner for store saker Produksjonsapparatet for interne nyheter fungerer godt. Det investeres mye i produksjon av interne nyheter, men det er vanskelig å nå ut med informasjon. Mye forefallende, lite rådgivning. Den administrative kommunikasjonsstøtten brukes i produksjon av saker, men lite til rådgivning om hvilke saker som bør løftes fram eller hvordan saker bør løses. Det er utfordringer knyttet til gjennomslag og oppslutning om interne kommunikasjonstiltak, og svak kultur for deltakelse. Utfordringer i forholdet mellom leders ansvar for å informere og ansattes ansvar for å holde seg informert, er utbredt. Mer med planmessig informasjon om store saker og beslutningsprosesser Mer med rådgivning Lukket intranett med forbedret og gjennomtenkt informasjonsarkitektur (3. plass av rangering på tvers av alle oppgavefelt). Ledelsen må vite hva som er infokonsulentens ansvarsområder og arbeidsoppgaver. Hvor bør de involveres? (11. plass) Økt kompetanse om internkommunikasjon hos infokonsulentene (12. plass) Arrangementer
7 Konseptutvikling, rådgivning og planer Ekstern markedsføring Praktisk organisering og tilrettelegging Arrangementspresentasjoner på nett Mye forsker-til-forsker arrangementer. Lite arrangementer rettet mot eksterne deltakere. Lite arbeid med å rådgi, utarbeide planer for, og markedsføre arrangementer. Gode erfaringer med å samarbeide med eksterne aktører om arrangementer. Ønske om å målrette arrangementer for eksterne interessenter bedre og markedsføre dem godt. Barrierer mot å lykkes: kostnader ved lokaler eksternt og ved arrangementer utenom arbeidstid. Nettsider, sosiale medier og nettverk er underbrukt for å trekke deltakere. Mer med arrangementer rettet mot forskningsbrukere og publikum Mer med konsepter og opplegg som sikrer dialog med eksterne Infokonsulent komme tidlig inn i planleggingen av arrangementer (2. plass av rangering på tvers av alle oppgavefelt). Forventningsavklaring rundt hva man ønsker å få ut av arrangementer (13. plass). Tydeligere prioriteringer av arrangementer (19. plass) Studieinformasjon og markedsføring av studier Rådgi publisister av studieinformasjon Kvalitetssikre presentasjon av studietilbudet på nett Markedsføring og rekruttering rettet mot søkere Markedsføre kandidatenes kompetanse mot arbeidslivet Problematisk at studieinformasjon ikke ligger i samme linje som annet kommunikasjonsarbeid. Behov for å ta i bruk nyhetsapparatet også på studiefeltet (for eksempel til markedsføring av emner og programmer og til å kommunisere studentenes kompetanse).
8 Flere etterlyste mer målrettet arbeid med formidling på studiesiden. Markedsføring av bestemte emner kom opp, likeså involvering og kunnskap om fakultetets arbeid med rekruttering til studiene. Mer med å rådgi/bidra til markedsføring og rekruttering Mer med å rådgi innholdseiere og utarbeide nettsider om studier og studietilbud Det var ikke nok kapasitet på samlingen til en gruppe for studieinformasjon Statistikk og analyse Forvalte medieovervåking Medieanalyse Nettstatistikk og -analyse (inkl. for sosiale medier) Brukerteste nettsider Undersøkelser og kartlegginger Statistikk og analyse foregår i hovedsak på fakultetsnivå Statistikk og analyse var ikke tema i instituttlederintervjuene, gjennomgang av planverket eller på fellessamlingen mellom administrative ledere. Arbeidsgruppa vurderer likevel statistikk og analyse som en nødvendig aktivitet for å sikre kvalitet på kommunikasjonsarbeidet. Visuell design Grafisk design (bøker, plakater, m.m.) Design av utstillinger Ivareta retningslinjer for visuell design Visuell design var ikke tema i instituttlederintervjuene, i gjennomgang av planverket eller på fellessamlingen mellom administrative ledere og informasjonskonsulenter. Området har ikke vært gjenstand for endringsforslag. Oppsummering Kartleggingene har avdekket utfordringer ved dagens situasjon. De fleste instituttlederne mente dagens organisering har vesentlige svakheter, særlig når det gjelder eksterne
9 kommunikasjonsoppgaver. Flertallet argumenterte for et mer spesialisert kommunikasjonsfaglig støtteapparat på fakultetsnivå. Informasjonskonsulentene på sin side har meldt om liten kontakt med ledelsen ved en del av enhetene, og opplever delvis uklare myndighetsforhold. Samlet peker kartleggingen mot en organisering som dekker disse forutsetningene: Tilrettelegge for større grad av spesialisering Økt kvalitet og kapasitet til eksterne kommunikasjonsoppgaver Mer strategisk orientering, ledelsesforankrede prioriteringer Dagens oppgaver skal fortsatt løses Endringene skal kunne gjøres innenfor dagens bemanning Tydelig lederansvar og avklarte myndighetsforhold