O P P G A V E B E S K R I V E L S E Kraftsamling for ansatte i offentlig tjenesteyting Organisasjonsfellesskap Delta STAFO Godkjent av styringsgruppen per e-post i august 2014
Innhold Innledning... 3 Bakgrunn og behov... 3 Formål med oppgaven... 3 Kobling mot strategiske planer og mål... 4 Avhengigheter mot andre oppgaver og prosjekter... 4 Eventuelle avgrensninger... 4 Leveranser fra oppgaven... 4 Organisering av prosjektet... 5 Gjennomføringsplan... 6 Suksesskriterier... 7 Fallgruver... 7 Informasjonsplan... 7 Oppfølging og status... 7 2
Innledning STAFOs sentralstyre og Deltas hovedstyre har vedtatt å etablere et prosjekt som skal utrede et grunnlag for en felles organisasjonsstruktur for de to organisasjonene, herunder hvordan dette kan realiseres. Prosjektet skal også utarbeide en plan for hvordan de to organisasjonene skal informeres om arbeidet. Styringsgruppen er gitt fullmakt til å godkjenne et endelig prosjektmandat etter forslag fra prosjektgruppen. Denne oppgavebeskrivelsen er ment å være et utdypet prosjektmandat. Bakgrunn og behov Prosjektets hovedoppgave er å lage et beslutningsgrunnlag for en felles organisasjonsstruktur for Delta og STAFO. Bakgrunnen er organisasjonenes erkjennelse av framtidens utfordringer og endringer i omgivelsene: Samfunnet er i stadig endring og utvikling. Virksomheter omorganiseres og reorganiseres. Tjenesteyting flyttes mellom ulike forvaltningsnivåer og tariffområder. Arbeidsgiverstrukturer endres. YS planlegger strukturendringer. Andre arbeidstakerorganisasjoner forbereder sammenslåing. Delta og STAFO må følge med på utviklingen og gjøre veivalg som sikrer dagens og morgendagens medlemmer et best opplevd medlemstilbud. I et samfunn og arbeidsliv der endringene skjer stadig raskere, er det behov for en kraftsamling sentralt for å sikre den lokale ivaretakelsen av våre medlemmer. På denne bakgrunnen fattet Deltas hovedstyre og STAFOs sentralstyre tilnærmet likelydende vedtak 18.-19. juni. (Teksten nedenfor er hentet fra protokollen fra Deltas hovedstyremøte): «Styret mener at det bør være et mål for Delta og STAFO å inngå i en felles organisasjonsstruktur. Delta vil derfor i samarbeid med STAFO utrede hvordan dette kan gjøres i praksis. Målet er å legge frem et forslag om beslutning og gjennomføring av en slik prosess til behandling på de to organisasjonenes representantskapsmøter høsten 2014. Delta og STAFO etablerer et prosjekt som utreder et grunnlag for en felles organisasjonsstruktur for de to organisasjonene, herunder hvordan dette kan realiseres. Prosjektet skal levere sitt forslag slik at dette kan behandles av Deltas hovedstyre og STAFOs sentralstyre på respektive møter i oktober. Det legges til grunn at saken skal behandles på representantskapsmøtene i de to organisasjonene høsten 2014. ( ) Prosjektet skal også utarbeide en plan for hvordan de to organisasjonene skal informeres om arbeidet. ( )» Formål med oppgaven Formålet med oppgaven er å gi STAFO og Delta et godt grunnlag for å ta stilling til om de to organisasjonene skal inngå i en felles organisasjonsstruktur, og hvordan etableringen av en slik organisasjonsstruktur kan forberedes og gjennomføres i praksis. 3
Kobling mot strategiske planer og mål Det overordnede målet for begge organisasjonene er å ivareta medlemmenes interesser, og å sikre dem det best opplevede medlemstilbudet i bransjen. Dette krever at organisasjonene følger med på utviklingen og gjør nødvendige endringer. Planene om en felles organisasjonsstruktur er en konsekvens av dette. For STAFOs del er prosjektet en oppfølging av STAFOs overordnede styringsdokument, som ble vedtatt av Representantskapet 17. oktober 2005, samt aktivitets- og ressursplanen for 2014: «POLITISKE SATSINGSOMRÅDER STAFO vil legge vekt på YS Hovedsatsingsområder i vår informasjons og opplysningsvirksomhet. Områdene for 2014 er i skrivende stund ikke fastsatt. Vi vil fortsette å støtte opp under våre deltakere i YS forskjellige styrer, råd og utvalg. STAFOs ledelse og øvrig sentralstyre vil ta del i samfunnsdebatten, med vekt på arbeidslivspolitiske områder. Vi utøver det meste av vår politiske aktivitet gjennom våre verv i YS-systemet. Arbeidet med rettigheter til sentrale tariffavtaler fortsettes.» For Deltas del er prosjektet en oppfølging av Deltas prinsipprogram 2013 2016 med hovedvekt på målområde 4.1 Medlem, og oppfølgingen av dette i hovedstyrets hovedsatsning 4.1 b: «Utdype og stadfeste Deltas strategiske posisjon som arbeidstakerorganisasjon med tanke på medlemsgrupper, tariffområder, arbeids- og fagområder». I hovedstyrets handlingsprogram 2014 er denne hovedsatsningen fulgt opp med følgende tiltak: Forberede og gjennomføre en debatt om strategisk posisjon i hovedstyret Løpende forankre i hovedstyret Utarbeide forslag til strategi som fremmes for hovedstyret Starte implementeringen av de strategiske tiltakene Avhengigheter mot andre oppgaver og prosjekter Ingen kjente avhengigheter mot andre oppgaver og prosjekter. Eventuelle avgrensninger Prosjektet skal levere et beslutningsgrunnlag som er tilstrekkelig for å beslutte og gjennomføre den første fasen av prosessen (ref. fase 0 og milepæl 1 i Beslutningsgrunnlag juni 2014). Det innebærer at prosjektet ikke skal detaljutrede framtidige faser. Leveranser fra oppgaven Beskriv hva som er leveransene (de konkrete resultatene eller produktene) fra oppgaven. Prosjektet skal lage et beslutningsgrunnlag for et en felles organisasjonsstruktur for Delta og STAFO. Prosjektet skal også utarbeide en plan for hvordan de to organisasjonene skal informeres om arbeidet. Prosjektets hovedleveranse skal være et beslutningsgrunnlag for representantskapene i de to organisasjonene (STAFO: 17. november, Delta: 19.-20. november). Beslutningsgrunnlaget skal behandles av styrene helt i begynnelsen av oktober. Det betyr at papirene må være klare rundt 20. september. 4
Organisering av prosjektet Prosjekteiere: STAFOs sentralstyre og Deltas hovedstyre. Styringsgruppe: Politiske ledere og nestledere i Delta og STAFO Prosjektgruppe: Tre representanter fra styrene i hver av organisasjonene, administrativ leder i Delta og STAFO, en ansattrepresentant fra hver organisasjon, administrative ressurser. Arbeidsgrupper: Nedsettes av prosjektgruppa etter behov. Rolle Navn Tittel/ organisasjon E-post Telefon Prosjekteiere STAFOs sentralstyre & Deltas hovedstyre ingerid@stafo.no erik.kollerud@delta.no 905 67 519 932 44 204 Styringsgruppe Erik Kollerud Lizzie Ruud Thorkildsen Trond Ellefsen Forbundsleder, Delta 1. nestleder, Delta 2. nestleder, Delta erik.kollerud@delta.no lizzie.thorkildsen@delta.no trond.ellefsen@delta.no 932 44 204 996 27 248 92 03 77 70 Ingerid Bjercke Tor Egelien Elisabeth Borthen Forbundsleder, STAFO 1. nestleder, STAFO 2. nestleder, STAFO ingerid@stafo.no tor.egelien@nrk.no elisabeth.borthen@fiskeridir.no 905 67 519 913 22 096 975 86 908 Prosjektgruppe Prosjektleder: Arnstein Wekre Styremedl., Delta arnstein.wekre@delta.no 414 60 803 Øvrige medl.: Jette Dyrnes Elisabeth Langaas Styremedl., Delta Styrmedl., Delta jette.dyrnes@delta.no elisabeth.langas@horten.kommune.no 90 89 31 66 91 74 24 83 Frithjof Laupsa Elin Hoel Narve Leonardsen Styremedl., STAFO Styremedl., STAFO Styremedl., STAFO frithjof.laupsa@no.ibm.com Elin.Hoel@landbruksdirektoratet.no narve.leonhardsen@kystverket.no 981 01 511 932 54 162 915 17 941 Ingerid Bjercke Catharina Bjerke Adm. Leder, STAFO Adm.dir., Delta ingerid@stafo.no catharina.bjerke@delta.no 905 67 519 400 11 410 Else Marie Brodshaug Paul Pedersen Ansattes repr., Delta Ansattes repr., STAFO else.marie.brodshaug@delta.no paul@stafo.no 908 22 984 916 20 947 Sigurd Wefald Mona Johansen Adm. ressurs, Delta Adm. ressurs, Delta sigurd.wefald@delta.no mona.johansen@delta.no 908 29 622 918 27 542 5
Gjennomføringsplan Nr. Milepæl Datoer i 2014 Ansvar 1 Når prosjektgruppen har gjennomført møte nummer 1 (tlf. møte) 2 Når gjennomføringsskisse for sammenslåingsprosess er gjennomgått og evt. justert. Når informasjonsplan er behandlet første gang, og det evt. er nedsatt en arbeidsgruppe for å ferdigstille den. (Prosjektgruppemøte nr. 2) 3 Når informasjonsplanen er godkjent av prosjektgruppen (per e-post) og oversendt styringsgruppen. 4 Når tiltakene i fase 0 er gjennomgått, planlagt og ansvarsfordelt. Når behovet for arbeidsgrupper er vurdert første gang, og evt. besluttet nedsatt. (Prosjektgruppemøte nr. 3) 5 Når det er rapporter på arbeidet med tiltakene i fase 0 for først gang. Når første utkast til disposisjon for beslutningsgrunnlaget er laget. (Prosjektgruppemøte 4) 6 Når beslutningsgrunnlaget er sluttbehandlet av prosjektgruppen. (Prosjektgruppemøte 5) 7 Når prosjektgruppa har oversendt endelig beslutningsgrunnlag til styringsgruppen 8 Når styringsgruppen har behandlet beslutningsgrunnlaget 27. juni Prosjektgruppen 11. august 15. august 21. august 29. august 15. september? 18. september 19. september Styringsgruppen 9 Når beslutningsgrunnlaget er sendt til styrene 22. september 10 Når Deltas hovedstyre har behandlet beslutningsgrunnlaget 11 Når STAFOs sentralstyre har behandlet beslutningsgrunnlaget 12 Når et evt. vedtak er fattet på repskapsmøte i STAFO 1.-2. oktober Prosjekteier 16. oktober 17. november 13 Når et evt. vedtak på repskapsmøte i Delta 18.-19. november 6
Suksesskriterier Prosjektet må sikres tid, kompetanse og andre ressurser som er nødvendig for å ferdigstille beslutningsgrunnlaget. Prosjektet må prioriteres av alle involverte, slik at det ikke oppstår unødige forsinkelser. Det må være enighet i prosjektgruppen om prosjektets mål og oppgaver. Prosjektet må evne å se og ta ansvar for helheten. Fallgruver Mangel på informasjon og åpenhet kan føre til feiloppfatninger og mistillit. Forskjeller mellom organisasjonene kan gi grobunn for misforståelser og skinn(u)enighet. Unødig tidsbruk på mindre viktige detaljer kan true framdriften. Manglende leveranse fra ressurser utenfor prosjektgruppen kan forsinke/vanskeliggjøre arbeidet med beslutningsgrunnlaget. Informasjonsplan Av vedtakene i de to styrene fremgår det at prosjektet skal utarbeide en plan for hvordan de to organisasjonene skal informeres om arbeidet. Målgruppene for en slik plan blir de to organisasjonenes tillitsvalgte, øvrig medlemmer og ansatte. Planen skal inneholde mål, målgrupper, kanaler og budskap. Tidsrammene for arbeidet med beslutningsgrunnlaget er knappe. Følgelig vil muligheten for bred involvering være svært begrenset. Hovedmålet med informasjonsvirksomheten må derfor være å spre kunnskap om hvorfor arbeidet er igangsett og hvordan prosessen er tenkt lagt opp. Oppfølging og status Knappheten på tid til å sluttføre beslutningsgrunnlaget forutsetter ubyråkratisk og smidig kommunikasjon mellom prosjektgruppen og styringsgruppen, slik at nødvendige avklaringer kan gjøres uten at dyrebar tid går til spille. Prosjektleder rapporterer til styringsgruppen ved avvik fra gjennomføringsplanen. Styringsgruppen får referat fra prosjektgruppens møter, og vurderer eventuell videreformidling til respektive styrer. Utkast til beslutningsgrunnlag framlegges for styringsgruppen i henhold til gjennomføringsplanen. 7