1 av 2 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Institutt for bioteknologi Dato 06.06.2013 Referanse Møteinnkalling Til: Medlemmer og varamedlemmer av styret, Institutt for bioteknologi Kopi til: Om: Styremøte Møtetid: tirsdag 11. juni 2013 Møtested: Kjemiblokk 3, rom 433 kl 08:00 Signatur: Innkalling til styremøte tirsdag 11. juni 2013 Det innkalles med dette til styremøte ved Institutt for bioteknologi tirsdag 11. juni kl 08:00 på rom 433, kjemiblokk 3. Innkallingen gjelder bare styrets medlemmer. Varamedlemmer får beskjed dersom noen av styrets faste medlemmer melder avbud. Saksliste: Ingen saker til behandling O-saker: - Økonomisituasjonen ved IBT (ingen saksvedlegg) Gjennomgang regnskapsrapport Nye eksternfinansierte prosjekter Søknader - Bemanningsplan for 2014 og retningsgivende plan for 2015-2017 ved NT-fak (ingen saksvedlegg) - Medbestemmelse og medvirkning ved NTNUs institutter Se følgende vedlegg: Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Instituttleder Sem Sælands vei 6/8 E-post: Kjemiblokk III/IV + 47 73 59 33 20 Kjetil Rasmussen 7491 Trondheim postmottak@biotech.ntnu.no Sem Sælands vei 6/8 Telefaks http://www.biotech.ntnu.no 7034 Trondheim + 47 73 59 12 83 Tlf: + 47 73594034 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 03.11.2009 Referanse 2 av 2 vedlegg 1: protokoll fra NTNUs styremøte 19.03, sak 15/13 vedlegg 2: Veiledende retningslinjer for å etablere medvirkningsordning ved instituttene Eventuelt Dersom noen har saker som ønskes tatt opp under eventuelt, vennligst gi beskjed til instituttleder på forhånd. Eventuelle forfall bes meldt til instituttkontoret snarest slik at vararepresentant kan innkalles.
NTNU Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 19.03. 2013 /BKR Foreløpig protokoll Blir godkjent av Styret 24.04. 2013 P R O T O K O L L fra møte tirsdag 19. mars 2013, kl. 10.00 15.20 Møtested: Styrerommet, rom 224, Hovedbygningen Deltakere: Styret: Professor Helge Holden Møteleder Professor Anne Kristine Børresen (Deltok ikke ved behandlingen av S-sak 19 og 23/13) Seksjonssjef Kristin Dæhli Professor Bjarne Foss Student Michael Johansen Seniorrådgiver Ingvild Vaggen Malvik Student Tina Melfjord Rektor Karin Röding Adm.dir. Anne Kathrine Slungård Forsker Magnus Steigedal (Deltok ikke ved behandlingen av S-sak 21/13) Forfall: Forsker Ådne Cappelen Seniorrådgiver Jon Øyvind Eriksen Direktør Morten Loktu Administrasjonen: Rektor Torbjørn Digernes Påtroppende rektor Gunnar Bovim (S-sakene 16 17, 19 24) Økonomidirektør Frank Arntsen (Ikke til stede på S-sakene 16 24) Seniorrådgiver Per E. Kjøl (O-sak 2, S-sakene 15 24) Organisasjonsdirektør Ida Munkeby Førstekonsulent Beate K. Reinertsen Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: O-sak 2, S-sakene 16 24, Orienteringer, S-sakene 12, 13, 15, 14 Side 1 av 7
Orienteringer: Styret ble gitt orientering om to saksforhold unntatt offentlighet S-sak 12/13 Protokoll fra Styrets møte 27.02. 2013 Protokoll fra Styrets møte 27.02. 2013 godkjennes uendret S-sak 13/13 Rapport og planer 2012-2013 Notat Styret tar vedlagte rapport- og plandokument til Kunnskapsdepartementet (KD) for 2012 2013 til etterretning. Rektor gis fullmakt til å gjøre eventuelle endringer i tråd med behandlingen i styret, samt å gjøre redaksjonelle endringer som ikke har vesentlig konsekvenser for betydningen av innholdet. S-sak 14/13 Endring av instituttstrukturen ved Det humanistiske fakultet Notat 1.NTNUs styre fastsetter følgende organisering av Det humanistiske fakultet med virkning fra 01.08.2013: Fakultetet organiseres i seks institutter: - Institutt for kunst- og medievitenskap - Institutt for musikk - Institutt for språk og litteratur - Institutt for arkeologi, historie og klassiske fag - Institutt for filosofi og religionsvitenskap - Institutt for tverrfaglige kulturstudier. Betegnelsen på de nye instituttene er foreløpige. Mot slutten av perioden 2013 2017 evaluerer fakultetet erfaringene med organiseringen i forhold til ytterligere sammenslåinger 2. Dekanus gis fullmakt til å fatte vedtak om organisering av enkeltansatte eller mindre grupper av ansatte innenfor den vedtatte instituttstrukturen. 3. Styret legger til grunn at fakultetsledelsen fører tilsyn med etablering av gode medvirknings-ordninger innenfor den nye instituttstrukturen. Side 2 av 7
S-sak 15/13 Medbestemmelse og medvirkning ved NTNUs institutter Notat Etter en grundig og dokumentert prosess ved instituttet, kan fakultetsstyret godkjenne følgende alternative ordninger for medbestemmelse: Utvidet ledergruppe Instituttstyre Instituttråd Instituttstyret er et beslutningsorgan som tar beslutninger innenfor det myndighetsområde som er delegert til instituttet, mens instituttråd og utvidet ledermøte er rådgivende organ for instituttleder. Institutt ved samme fakultet kan ha ulike medvirkningsordninger med mindre fakultetsstyret bestemmer noe annet. 2. Utvidet ledergruppe består av instituttets ledergruppe supplert minst med: To valgte representanter for fast tilsatte i undervisnings- og forskerstilling Én valgt representant for midlertidig tilsatte i undervisnings- og forskerstilling Én valgt representant for teknisk- administrativt personale To valgte representanter for studentene 3. Instituttstyre og instituttråd ledes av instituttleder og er for øvrig sammensatt slik: Tre valgte representanter for fast tilsatte i undervisnings- og forskerstilling Én valgt representant for midlertidig tilsatte i undervisnings- og forskerstilling Én valgt representant for teknisk-administrativt personale To valgte studentrepresentanter To eksterne medlemmer tilsatt ved et annet institutt på NTNU eller utenfor NTNU 4. Organene skal behandle følgende saker: Strategi og handlingsplaner Strategiske bemanningsplaner Budsjett og hovedfordeling Forskningssatsinger og profil Emneportefølje og studieprogram Økonomirapportering Intern organisering Saker av stor prinsipiell betydning 5. Disse fora kalles sammen minst 2 ganger i semesteret og ellers ved behov. Møtene skal legges til tidspunkt som sikrer medvirkning fra ansatte og studenter. Det lages innkalling og referat fra møtene som gjøres tilgjengelig for tilsatte og studenter. 6. I tillegg til disse skal hvert institutt ha følgende medvirkningsorganer: Personalmøte (alle tilsatte ved instituttet) Forum for tilsatte i undervisnings og forskerstilling Side 3 av 7
Disse fora møtes minst 1 gang i semesteret og kommer med tilrådning før behandling i utvidet ledergruppe, instituttstyre eller råd. Personalmøtet skal særlig gi råd i utarbeidelsen av strategiske bemanningsplaner Forum for tilsatte i undervisnings- og forskerstilling skal særlig gi råd vedrørende forskningssatsinger, emneportefølje og studieprogram Det skal i tråd med Hovedavtalen med tilpasningsavtalen skrives referat fra møtene. Referatene gjøres tilgjengelig for tilsatte og studenter. 7. Fakultetet skal systematisk følge opp hvordan medvirkningen fungerer ved instituttene. Medvirkning tas opp regelmessig som tema i instituttene og fakultetenes ledermøter og i de årlige styringsdialogene. 8. Styret ber rektor om å endre NTNUs styringsreglement i tråd med de øvrige punktene i vedtaket. S-sak 16/13 Tilsetting av prorektorer ved NTNU 1. Styret foretar en forenkling av dagens titler prorektor for utdanning og læringskvalitet og prorektor for nyskaping og eksterne relasjoner til: Prorektor for utdanning Prorektor for nyskaping 2. Styret tilsetter følgende prorektorer ved NTNU for perioden 01.08.2013 31.07.2017: Prorektor for utdanning: Berit Johanne Kjeldstad Prorektor for forskning: Kari Melby Prorektor for nyskaping: Johan Einar Hustad S-sak 17/13 Tilsetting av dekan ved Fakultet for arkitektur og billedkunst, NTNU Side 4 av 7
Styret tilsetter følgende dekan ved Fakultet for arkitektur og billedkunst, NTNU for perioden 01.08.2013 31.07.2017: Fredrik Shetelig S-sak 18/13 Tilsetting av dekan ved Det medisinske fakultet, NTNU Styret tilsetter følgende dekan ved Det medisinske fakultet, NTNU for perioden 01.08.2013 31.07.2017: Stig Slørdahl S-sak 19/13 Tilsetting av dekan ved Det humanistiske fakultet, NTNU Styret tilsetter følgende dekan ved Det humanistiske fakultet, NTNU for perioden 01.08.2013 31.07.2017: Anne Kristine Børresen Dersom Anne Kristine Børresen takker nei til stillingen, tilbys den til: Gunhild Vidén S-sak 20/13 Tilsetting av dekan ved Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk, NTNU Styret tilsetter følgende dekan ved Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk, NTNU for perioden 01.08.2013 31.07.2017: Geir Egil Øien S-sak 21/13 Tilsetting av dekan ved Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi, NTNU Side 5 av 7
Styret tilsetter følgende dekan ved Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi, NTNU for perioden 01.08.2013 31.07.2017: Ingvald Strømmen S-sak 22/13 Tilsetting av dekan ved Fakultet for naturvitenskap og teknologi, NTNU Styret tilsetter følgende dekan ved Fakultet for naturvitenskap og teknologi, NTNU for perioden 01.08.2013 31.07.2017: Anne Borg S-sak 23/13 Tilsetting av dekan ved Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse, NTNU Styret tilsetter følgende dekan ved Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse, NTNU for perioden 01.08.2013 31.07.2017: Marit Reitan Dersom Marit Reitan takker nei til stillingen, tilbys den til: Jan Morten Dyrstad S-sak 24/13 Tilsetting av direktør for Vitenskapsmuseet, NTNU Styret tilsetter følgende direktør for Vitenskapsmuseet NTNU for perioden 01.08.2013 31.07.2017: Reidar Andersen Dersom Reidar Andersen takker nei til stillingen, tilbys den til: Axel Christophersen Orienteringssak: Side 6 av 7
O-sak 2/13 Tilsetting av prorektorer, dekaner og direktør Vitenskapsmuseet Notat * * * * * Neste møte i Styret er onsdag 24.04. 2013 * * * * * Sakskart, saker og protokoller for styrets møter legges ut på flg. adresse: http://www.ntnu.no/styret/saker_prot2007 Side 7 av 7
1 av 2 Rektor Dato 28.5.2013 Referanse Notat Til: Fakultetene Kopi til: Fra: Signatur: Rektor AH/PW/PEK Veiledende retningslinjer for å etablere medvirkningsordning ved instituttene Bakgrunn Styret vedtok i møte 19/3 følgende (S-sak 15/13): 1. Etter en grundig og dokumentert prosess ved instituttet, kan fakultetsstyret godkjenne følgende alternative ordninger for medvirkning og medbestemmelse: Utvidet ledergruppe Instituttstyre Instituttråd Noen generelle vurderinger Veiledningen bygger på prinsippene og intensjonen som er nedfelt i Hovedavtale og styrets vedtak i S-sak 15/13. Det betyr bl.a. at saken skal drøftes i LOSAM før behandling i fakultetsstyret. Forankring hos de påtroppende dekanene er også viktig, fordi disse vil få en sentral rolle i vurdering, beslutning og ikke minst implementering og oppfølging. Tilsvarende bør de nye instituttlederne få anledning til å skaffe seg oversikt over virksomheten og ta en tydelig rolle i å sikre en «grundig og dokumentert prosess» før de avgir sin innstilling til fakultetets styre. Gjeldende medvirkningsordninger prolongeres inntil ny ordning er godkjent og implementert. Initiativtaker og forslagsstiller Sittende dekan bør ta ansvar for å sette i gang og skissere prosessen med milepæler fram til behandling i fakultetsstyret. Vi anbefaler at det tas høyde for lederskiftene, og spesielt at påtroppende dekan og instituttledere gis tilstrekkelig rom til å ta eierskap. Sittende instituttleder kan også sette i gang prosessen ved sitt institutt før sommeren av hensyn til framdriften. Nytilsatt dekan bør orientere nye instituttledere, ansatte og studenter så tidlig som mulig om eventuelle føringer og premisser som bør legges til grunn for instituttenes forslag Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon 7491 Trondheim E-post: Hovedbygget + 47 73 59 80 11 postmottak@adm.ntnu.no Høgskoleringen 1 Telefaks http://www.ntnu.no/administrasjon 7034 Trondheim + 47 73 59 80 90 Tlf: + 47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 28.5.2013 Referanse 2 av 2 Den nytilsatte instituttleder har særlig ansvar for innholdet og bør være den som foreslår ordning ved sitt institutt overfor fakultetet. «Grundig og dokumentert» For å tilfredsstille kravet om grundighet er det naturlig å oppfylle kriterier som: 1. LOSAM orienteres av dekanus om at prosessen settes i gang 2. Sittende instituttlederen bør orientere ansatte og studenter om hovedtrekkene i de tre ordningene og om den videre prosessen. Orienteringen kan gis i personalmøte, allmøter og ved store institutt i faggruppemøter. For at informasjonen skal nå ut til alle berørte bør den også legges ut på instituttets hjemmeside 3. ValgWeben bør benyttes til å gjennomføre en rådgivende avstemning om de tre alternative medvirkningsordningene. 4. Den nye dekanen bør så tidlig som mulig beskrive prosessen nærmere og gjøre rede for hvilke kriterier han/hun vil vektlegge i sin vurdering, for eksempel ønskeligheten av å ha én ordning ved fakultetet 5. På basis av kommentarer på møter, skriftlige innspill og den rådgivende avstemningen legger instituttlederen fram sin foretrukne ordning i personalmøte eller i faggruppemøter ved store institutt. Løsningen bør legges ut på instituttets hjemmeside. 6. Den foretrukne løsningen bør drøftes med instituttets ledergruppe 7. På basis av det samlede materialet konkluderer instituttlederen og oversender forslaget til fakultetet. Forslaget bør gjøres kjent for ansatte og studenter via instituttets hjemmeside. Hele prosessen dokumenteres med logg (når møter er gjennomført, deltakelse, antall innkomne merknader, skriftlig referater med oppsummering av synspunktene). Dette materialet legges ved forslaget til ordning. Fakultetets godkjenning Saken legges fram for LOSAM til drøfting før behandling i fakultetsstyret. Instituttenes forslag til ordninger legges samlet fram for fakultetsstyret til godkjenning. Dette gir grunnlag for å vurdere om fakultetet skal innføre samme ordning for alle institutter. Fakultetsstyret skal godkjenne ordningen. Dersom styret ikke er tilfreds med prosessen eller trenger ytterligere argumentasjon, sendes saken tilbake til instituttet. Tidsplan Den nye ordningen skal settes i verk 1. januar 2014. Prosessen bør settes i gang før sommeren ved at nåværende ledelse orienterer ansatte og studenter om de tre ordningene i personalmøte, allmøter eller via intranettet. Det er imidlertid den nye instituttlederen som må ta stilling til valg av ordning. Det vil si at den nye instituttlederen i alle fall bør lede arbeidet med pkt. 5-7 over. Rektor ønsker å bli orientert om hvilke ordninger som er valgt ved det enkelte fakultet/institutt innen 1. desember. SESAM vil bli orientert.