rundskriv nr. 1/15 Frå: Utdanningsavdelinga Til: Dei vidaregåande skolane Dato: Ref: 08.01.2015 1150/2015/ - Innhenting av halvårsvurdering - skoleåret 2014/2015 frå dei vidaregåande skolane i fylket Det er no tid for innhenting av karakterar frå 1. halvår for skoleåret 2014/2015. Frist: måndag 26. januar 2015 Før karakterane blir lasta over til Vigo inntak, skal skolane kvalitetssikre sine data etter retningslinjer som er utarbeidd for Extens-Vigo-SSB. Hjelpemiddel til sjekk før eksport til Vigo: Brukerhåndbok Extens, versjon 5.0. Om de ikkje har utskrift eller lagra siste versjon av brukerhandboka, finn de den på vigoiks.no: http://www.vigoiks.no/systeminformasjon/informasjon-sas/brukerdokumentasjon/brukerhaandbok-forregistrering-og-kvalitetssikring-av-data-i-extens Over pdf-dokumenta på denne sida, finn de direkte link til informasjon om nye reglar for føring av spesialundervisning. http://www.vigoiks.no/kvalitetssikring/brukerdokumentasjon/nye-regler-for-registrering-av-elever-medenkeltvedtak-om-spesialundervisning Karakterforsøket i norsk på Vg1 og Vg2 i studieførebuande utdanningsprogram Sjå informasjon frå Udanningsdirektoratet, og tidlegare korrespondanse i saka. http://www.udir.no/lareplaner/forsok-og-pagaende-arbeid/forsoksordning-med-en-eller-to-karakterer-i-norsk/ Sjølv om karakterane frå første halvår ikkje er teljande for elevane ved inntaket til skoleåret 2015/2016, er dei naudsynte for arbeidet vårt med å klargjere for inntak og for prøveinntak. Før hovudinntaket til vidaregåande opplæring har vi svært korte tidsfristar, og er derfor avhengig av at fagdata er av høg kvalitet. Standardfelt som må vere utfylt før eksport til Vigo Alle elevar og deira aktivitet skal ha årstrinn 1, 2 eller 3 Alle aktivitetar (fag) må ha utfylt Tildato, for at vi skal få rett skoleår registrert i Vigo. Feltet Aktivitetstype må vere T1 (H1 - halvårsvurdering) Berre gyldige karakterar Felta med fråvær (dag og timar) og orden- og åtferdskarakter skal vere utfylt Fylkes- og Kommunekode (Elevreg.) må vere rett (sjekk elevar med Kommunekode 00) Målform SKAL vere utfylt (Elevreg. i listeform, Målform: (tom)) (frå hjelpefila i Extens under) o N- nynorsk B-bokmål Merk at ved hurtiginntasting av målform i Oracledatabaser må ein markere alle elevar og nytte Gå til -Personregisteret og utføre hurtiginntastinga der. Postadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundveien 9 Telefon: 71 25 87 75 Telefaks: 71 25 87 99 e-post: post@mrfylke.no www.mrfylke.no
I Elevregisteret i Extens er det laga felles feltval (F11) og utval (F9) (*KONTROLL VIGO). Utvalet er laga med kontroll av årstrinn og utdanningskode (for Vg1). Bruk dette utvalet til å kontrollere at felta Utdanning og Årstrinn «harmonerer». Sjå døme nedanfor. Årstrinn må stemme med Utdanning Døme (gjeld Vg1): Hent opp utvalet i Elevregisteret (sjå over). Klikk på F9-Utvalg/sortering og hent opp *KONTROLL VIGO Desse felta ligg inne: Enhet = hovedenhet, Til Vigo = J (desse felta skal ikkje endrast i søket) I tillegg ligg det Årstrinn: 1 Utdanning: IKKE?????1???? Rett opp om de får opp nokre elevar her. Gjer tilsvarande søk for alle årstrinn. Unntak: Årstrinn 3 på 4. påbyggingsår er rett. Årstrinn 1 på GSGSK0VG er også «rett». Årstrinn 5 eller 6 er for Fagskolen NB: eigne reglar for registrering av elevar med IOP og opplæring i inntil 5 år. Sjå Brukerveiledning Extens, side 64-66 (Vg1 over inntil 5 år). Elevar som har slutta etter 1. september Desse elevane skal ligge i basisgruppa 1415-SLUTT på hovedenheten til skoleåret er omme. Sluttarar skal bli synkronisert kvar natt mellom Extens og Vigo. Det er viktig at skolane følgjer rutinane og legg inn avbrotsdato i Extens først, og deretter skal skjemaet underskrivast. Ligg det feil avbrotsdato i Extens, vil denne overskrive datoen som eventuelt er lagt inn i Vigo. NB: Avbrotsdato som blir tilbakedatert i Extens, vil ikkje bli eksportert på nytt. I slike tilfelle må de sende inn epost til inntak (inntak@mrfylke.no) Hugs: Elevar med ungdomsrett i Møre og Romsdal fylke, som sluttar etter 1. november bruker eitt år av opplæringsretten sin. Elevar som har starta etter 1. september Desse blir IKKJE synkronisert til Vigo, det er derfor viktig at de legg inn Oppstartsdato på eleven. Send epost til inntak (inntak@mrfylke.no) etter kvar innlegging av nye elevar i Extens. Sjekk avbrotsdato - Elevregister Bruk same feltval og utval i Elevregisteret som over (*KONTROLL VIGO), og sjekk på hovedenhet: (legg * i felta Utdanning og årstrinn) Til Vigo: J Basisgruppe: IKKE 1415-SLUTT Avbruddsdato: (UTFYLT) Sjekk om avbrotsdatoen er reell? Rett opp om du finn feil. Slike feil kan oppstå når du «låner kort» for ein elev, som skal ta til dømes haust-eksamen. Elevar som sluttar, skal avsluttast med rutinen «Slutter/flytter». Dersom eleven ikkje har slutta, må de fjerne data i felta Avbruddsdato, Avbruddsårsak, Elevstatus. Sjekk i tillegg om det ligg avbruddsdato (som ikkje er reell) på faga. Slett eventuelt også Elevskoleår (som automatisk blir oppretta) med fullførtkode = Sluttet. rundskriv nr. 1/15 Side 2
Kontroll av fag Serieendre tildelte aktiviteter I Verktøy Elev Serieendre tildelte aktiviteter, må du sjekke at alt er i orden før eksport. De finn oversikt over kva som blir eksportert til Vigo på side 7 (Overføringer til Vigo) i Brukerhåndbok Extens. Alle elevar skal ligge med korrekt programområdekode (utdanning) og korrekte fagkodar (gjeld og for elevar med spesialundervisning og IOP). Alle elevar skal ha fått karakterar i alle fag for første halvår. Her finn de lagra feltval og utval som kan nyttast til sjekk (på Hovedenhet): F11-Feltvalg: *KONTROLL TIL VIGO T1, F9-Utvalg/sort: *KONTROLL TIL VIGO T1 Sjekk at feltet Innskr.karakter er utfylt. Er feltet Avbruddsdato (på faget) utfylt, må du sjekke ekstra. Fag utan Off.fagkode skal i dei fleste tilfella ha N i feltet Til Vigo. Unntak = Orden og Atferd. Klassens time og liknande fag som ikkje skal eksporterast til Vigo, skal ha N til Vigo. Nokre skolar har brukt faget KLTR01 eller KLTR02, som ligg i fagregisteret med Hvordan = VP og benevning «Klassens time». MEN, dette er eit reelt fag som er i bruk i Steinerskolen, og det skal ikkje til Vigo. Det har blitt synkronisert ut til alle skolane frå Grep. Nokre skolar har brukt det fiktive faget KONTTIME, med Hvordan = FF og benevning «Kontaktlærers time», og merknad i fagregisteret: «til bruk for fraværsføring Skolearena». Desse må søkast opp særskilt (blir ikkje med i søket til venstre). Får du opp fag med desse utvala, må du markere alle (F7) og hurtiginntaste (F10) N i feltet Til Vigo. rundskriv nr. 1/15 Side 3
Ver merksam på spesielle reglar: For elevar som har IOP; sjå Brukerhåndbok Extens, side 64-66 (Spesialundervisning). Sjå nye reglar for føring av spesialundervisning på vigoiks.no (sjå lenke på side 1 i rundskrivet). Særskilt språkopplæring for elevar frå språklige minoritetar i Brukerhåndbok Extens, side 67-70 Styrket opplæring i norsk og engelsk for minoritetsspråklege elevar som har behov for styrking av den ordinære opplæringa i norsk og engelsk, i Brukerhåndbok Extens, side 71. Sjekk særskilt språkopplæring for elever fra språklige min. og Styrket opplæring i norsk og engelsk Verktøy Elev Serieendre tildelte aktiviteter F9-Utval/sort: *SÆRSKILT/STYRKA SPRÅKOPPL. Dette er ein sjekk på at det er lagt rett fagkode på elevar som skal ha særskilt språkopplæring for elevar frå språklege minoritetar, og elevar som skal ha styrka opplæring i norsk og engelsk. Dersom de har elevar som skal ha slik opplæring, må de sjekke om dei har rett fagkode. Off.fagkode: NOR1051..NOR1160,NOR1801..NOR1818,NOR3001..NOR3003,ENG3001..ENG3003 rundskriv nr. 1/15 Side 4
Bytte av utdanning etter import frå Vigo Dersom ein elev bytter utdanning i skoleåret, skal utdanningsavdelinga ha beskjed slik at Vigo blir oppdatert. Sjå meir i Brukerhåndbok Extens om bytte av utdanning på eleven: side 26 (utdrag i kursiv nedanfor) Som hovedregel skal gammelt elevkort avsluttes og nytt elevkort med ny kode for utdanningsprogram/programområde (utdanning) opprettes. Det kommer varsel når en forsøker å endre utdanning på elev. I noen tilfeller vil det være tilstrekkelig å endre utdanning på elevkortet i Extens *. Elev som bytter programområdekode innen samme skole: Bytter før 1. september: o Bytt kode i feltet Utdanning, legg inn ajourholdskode E. Bytter fra og med 1. september: o Gammel og ny kode har de 6 første tegn felles = bytt kode i feltet Utdanning og lagre. Overse advarsel. o Gammel og ny kode er et bytte mellom STREA og STSSA (begge veier på enten Vg2 eller Vg3) = bytt kode i feltet Utdanning og lagre. Overse advarsel. * Viktig å huske på: Ved endring av programområdekode (i feltet Utdanning) vil alle data som er registrert på (koblet til) elevkortet bli liggende. At inntakspoeng, fremmedspråk osv følger med er ok. Er det lagt inn startdato for utdanningen på det gamle kortet, må denne eventuelt oppdateres (husk evt også å oppdatere oppstartdato på fagene). Når skolen avslutter et kort for deretter å opprette ett nytt kort med ny programområdekode vil disse dataene mangle. Les om Avbruddsdato på programområdet; Brukerhåndbok Extens, side 42-45: (utdrag i kursiv nedanfor) Det må legges inn avbruddsdato på programområdet når eleven bytter programområde på samme skole hvor grunnkoden (de 6 første posisjonene) er forskjellig bytter skole Det er ikke nødvendig å legge inn avbruddsdato på programområdet når eleven bytter programområde med samme grunnkode (de 6 første posisjonene) bytter fra STREA til STSSA eller motsatt både på Vg2 og Vg3 rundskriv nr. 1/15 Side 5
Programområde over 2 år Enkeltvedtaket er styrande for kva for fag eleven skal ha vurdering i dei einskilde åra. Forskrift til Opplæringslova: 3-3. Grunnlaget for vurdering i fag: Grunnlaget for vurdering i fag er dei samla kompetansemåla i læreplanane for fag slik dei er fastsette i læreplanverket, jf. 1-1 eller 1-3. Ein elev som har fått innvilga programområde over 2 år skal vurderast med karakter i dei faga han/ho har oppnådd kompetanse i, etter krava i vurderingsforskrifta. Dersom eleven ikkje kan vurderast etter dei samla kompetansemåla for faget, skal han/ho ha IV i faget fram til den terminen han/ho kan bli vurdert etter dei samla kompetansemåla. Det vil seie at ein elev kan få vurdering i nokre av faga 1. året og resten av faga 2. året, uavhengig av om det er terminkarakter (T1/T2) eller standpunkt. Rød utheving på det som skal sjekkast for første halvår (T1). Det hender at elevar får innvilga programområde over 2 år, etter at dei er tatt inn som heilårselev. Ein elev som får vedtak om å bruke lenger tid på å fullføre eit år (Vg1, Vg2 eller Vg3), skal vere elev ved skolen heile skoleåret. (Elevstatus=E) Første år) Eleven skal ha alle faga for utdanninga. Det skal vere Fagstatus=E på alle faga. (Blank i feltet «Status» (blått felt), betyr Elev (E) i faget). Dei faga som eleven ikkje skal ha vurdering i dette skoleåret skal ha karakteren IV på H1 (T1). Fullførtkode etter 1. av 2 år = H Andre år) Eleven skal ha alle faga. Fagstatus=E på alle fag. Dei faga eleven har karakter i frå første året, skal ikkje ha karakter på H1 (T1). (I Vigo vil karakter frå det 1. året hentast inn og blir med i poengberekninga.) Fullførtkode etter 2. av 2 år: B, I eller M Unntaket er ein elev som av medisinske grunnar skal bruke to år på å fullføre eit programområde. Eleven får delvis permisjon og skal delta i undervisninga i nokre fag 1. år og resten av faga 2. år. Første år) Dei faga eleven har permisjon i får Fagstatus=S. Legg Avbruddsdato = skolestart på desse faga. (sjå Brukerhåndboka side 46, under avsnittet Registrering og rutiner i Extens) Fullførtkode etter 1. av 2 år = H Andre år) Eleven skal ha alle faga første halvår (H1/T1). Fagstatus=E på alle fag. Dei faga eleven har karakter i frå første året, skal ikkje ha karakter på H1 (T1). (I Vigo vil karakter frå det 1. året hentast inn og blir med i poengberekninga.) Fullførtkode etter 2. av 2 år: B, I eller M rundskriv nr. 1/15 Side 6
Tidsfrist for tilbakemelding om at karakterdata er klare for overføring til Vigo Så snart karakterdata frå skolen er kvalitetssikra i høve til overføring til Vigo, sender de tilbakemelding på e-post til denne adressa: istdrift@mrfylke.no Skriv Skolenamn (Enhet) og T1 i emnefeltet. Skolane har frist på seg til måndag 26. januar 2015 med å klargjere data frå første halvår for eksport. Det kjem melding med eigen frist for klargjering av fag frå hausteksamen. Eksport av desse vil bli gjort etter at halvårsvurderingane er eksportert til Vigo. Deretter vil det blir gjort ein eksport til Lånekassen. NB: Dette brevet er berre utsendt som vedlegg til epost til dei vidaregåande skolane. Rundskrivet blir også lagt ut på Intranettet: http://mrfylke.no/intranett/tenesteomraade/utdanning/rundskriv/ i mappe for 2015 Med helsing Sverre Hollen fylkesutdanningssjef Anita K. Waatvik rådgivar Gjenpart: Fylkesrådmannen Fylkesordføraren Lærarorganisasjonane Utdanningsutvalet Yrkesopplæringsnemnda rundskriv nr. 1/15 Side 7