Bevaring av digitale arkiver - hvordan komme i gang? Ståle Prestøy IKT-rådgiver i IKA Trøndelag 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 1 En innledning... Og hvordan er tilstanden i kommunene? Vår digitale informasjon er jo lagret i et system på en sikret server! Digitalt lagret informasjon er der for bestandig! Vi har jo backuper mange år tilbake i tid!...og vi kan fylle på med flere slike utsagn. Hva er problemet? 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 4 AiN kontaktkonferanse 2008 1
En innledning... «Informasjonsforråtnelse» Gartner Group, et internasjonalt konsulentbyrå som alle store IT-bedrifter forholder seg til, har langsiktig lagring som en av de syv største ITutfordringene i framtiden. Link: http://www.idg.no/nyheter/article94363.ece Vint Cerf, en av «oppfinnerene» av basisteknologien som driver internett, «frykter at vår gave til framtiden kan bli en uendelig masse av uleselige data.» Link: http://www.idg.no/computerworld/article76124.ece 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 5 En innledning... Gjennomsnittstykkelsen på klient-mappene har minket Hvorfor? OBS! Det finnes ingen konkrete tall på dette. Grafen er kun en illustrasjon på en del innspill fra ulike kilder. 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 1980 1985 1990 1995 2000 2005 Tykkelse på klientmapper Flere og flere vil bruke epost og webskjema i sin kontakt med kommunen. Er alle saksdokumenter som kommer inn via epost journalført i din kommune? 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 6 AiN kontaktkonferanse 2008 2
En innledning... Den gode nyheten er at IKAene har en plan for hvordan vi skal ta vare på kommunens arkivverdige digitale informasjon. Den dårlige nyheten er at når det gjelder din private arkivverdige epost, facebookkonto, bilder og dokumenter er det ikke så mange som kan komme opp med en enkel og god løsning...enda! 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 7 Og løsningen er... Begynn å forberede avleveringer nå! 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 8 AiN kontaktkonferanse 2008 3
Kartlegg hva din enhet skal avlevere. Fokuser på serier, ikke systemer! Dokumentér i arkivplanen. Bestem periodiseringen. Gjelder kun der det er et Noark-system som brukes til å vedlikeholde serier. Hva gjør vi med systemene som ikke er basert på Noark? (heretter kalt fagsystemer) 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 9 «Periodisering» av fagsystemer. Hva er egentlig periodisering? Fagsystemer har ikke funksjoner for bortsetting av avsluttede saker. Hva innebærer det? Med periodisering Uten periodisering 2000 2004 2008 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 10 AiN kontaktkonferanse 2008 4
Hvordan fikser vi dette da? IKA Trøndelag-metoden: Vi tar jevnlig en en kopi av databasen til systemer som vedlikeholder klientserier. Turnus: et fagsystem skal «avleveres» hvert tredje år. 2007: Serier innenfor barnevern og sosial 2008: Serier innenfor oppvekst 2009: Serier innenfor helse og omsorg. 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 11 Hva oppnår vi med dette? I depotet vil det i løpet av 2013 befinne seg følgende avleveringer for en barnevernsserie fra en av våre kommuner: Barnevern 2013 2010 2010 2007 2007 2007 2007 2010 2013 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 12 AiN kontaktkonferanse 2008 5
OBS! Denne metoden innebærer flere problemer man må være klar over: Duplisering av saker over flere «perioder»! Risiko for at en sak vil være ulike over flere «perioder»! Men det er det beste vi kan få til med fagsystemene vi har nå. 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 13 Det finnes andre grunner for å avlevere enn ved jevnlige periodiseringstidspunkt. Bytte av fagsystem. Overgang fra Noark 3 til Noark 4 Overgang fra papirbasert til fullstendig digitalt arkiv. Prøvavleveringer etter ett års drift av fullstending digitalt arkiv. 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 14 AiN kontaktkonferanse 2008 6
AiN har avleveringsinstrukser...eller? Anbefaling til AiN: lag en avleveringsplan for hver eier. Gir forutsigbarhet ift Planlegging av arbeid. Dimensjonering av lagringsplass. Ta kontakt med AiN når du har noe å avlevere. 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 15 Avlevering av Noark-baserte systemer: Sørg for at saker blir avsluttet rutinemessig! Kjør statistikker og rapporter og gå gjennom saksmengden. Sørg for at eldre uavsluttede saker blir avsluttet. Kjør periodiseringsrutinene. Send en kopi av den historiske av basen til AiN. 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 16 AiN kontaktkonferanse 2008 7
Avlevering av fagsystemer Metadata skal trekkes ut av databasen til et passende format. IT-avdelingen kan kjøre uttrekket sjøl. AiN kan reise ut ved spesielle behov for bistand. Hvis systemet inneholder digitale dokumenter skal disse også kopieres. 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 17 Uttrekk (metadata og dokumenter) er ikke nok! En avlevering skal også inneholde: Systemdokume ntasjon (helst PDF) Beskrivelse av avleveringen 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 18 AiN kontaktkonferanse 2008 8
VIKTIG! Hvis den historiske basen/uttrekket og digitale dokumenter sendes på CD/DVD/USB-disk så skal data krypteres! 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 19 AiNs oppgaver Omforme informasjonen til formater bestemt av RA. Sette sammen en godkjent «avleveringspakke». Ta inn avleveringen i sitt digitale depot. Gjøre avleveringen tilgjengelig for innsyn. Når avleveringen er ferdig sender AiN en bekreftelse på at avleveringen er godkjent og tatt inn i depotet. 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 20 AiN kontaktkonferanse 2008 9
Oppsummering Metadata og dokumenter Dokumentasjon Leveransepakke 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 21 Oppsummering Hvis vi ikke avleverer kan vi anta at våre data råtner på rot! Kartlegg status og lag en avleveringsplan. AiN må gjøre tilgjengelig en avleveringsinstruks. Krypter data som skal sendes i posten! 15. april 2008 AiN kontaktkonferanse 2008 22 AiN kontaktkonferanse 2008 10
AiN kontaktkonferanse 2008 11