Revisjonsrapport Rapport Rapporttittel Rapport etter tilsyn med G4S Nyhamna på arbeidsmiljø og beredskap Aktivitetsnummer 005921010 Gradering Offentlig Unntatt offentlighet Begrenset Fortrolig Strengt fortrolig Involverte Hovedgruppe T-Land Deltakere i revisjonslaget Oppgaveleder Eva Hølmebakk E. Hølmebakk, T. Guldbrandsen, Å.O. Larsen og B.A. Kaldberg 11.9.2013 Dato 1 Innledning Petroleumstilsynet (Ptil) gjennomførte tilsyn med styring av arbeidsmiljø og beredskap, rettet mot personell fra G4S på Nyhamna 19.-21.8.2013. Tilsynsaktiviteten startet med et formøte hos G4S i deres lokaler 19.8.2013. Verifikasjon og møte med Shell og G4S ansatte ble gjennomført på Nyhamna den 20.8 til 21.8.2013. Vaktselskapet G4S har ansvaret for å ivareta kontroll med inn- og utpassering på anlegget. Selskapet har i tillegg til vakttjeneste for Shell Nyhamna også beredskapsoppgaver på anlegget. Beredskapsoppgavene innebærer tett samhandling med Shell sin beredskapsorganisasjon. G4S-personellet på Nyhamna er inndelt og ansatt i to ulike kategorier; 1.Resepsjonstjenester og portvakt 2.Beredskapstjenester som innebærer brann- og redningslag. 2 Bakgrunn Denne tilsynsaktiviteten inngår i Ptils hovedprioriteringer for 2013: Risikoutsatte grupper. Dette har vært en av Ptils hovedprioriteringer siden 2007. Målet for Ptils satsning er at Ptil skal bidra til reduksjon av risiko for skade og sykdom for særlig risikoutsatte grupper ved å: Følge opp at selskapene videreutvikler et helhetlig bilde av risiko for sykdom og skade for grupper av arbeidstakere, og at ny kunnskap brukes aktivt i en risikobasert tilnærming der innsats rettes mot grupper hvor behov og effekt er størst. Bidra til å klargjøre sammenhenger mellom rammebetingelser og risiko.
2 3 Mål Målet med tilsynsaktiviteten var å verifisere at G4S og Shell Nyhamna hadde etablert et fungerende styringssystem som medførte at risikoforhold for gruppen arbeidstakere var identifisert, kartlagt og fulgt opp slik at arbeidsmiljø- og personellsikkerhetsforhold er fullt ut forsvarlig. Følgende tema ble berørt: kartlegginger, tiltak og oppfølging av risikofaktorer for G4S personellet på Nyhamna tilrettelegging for arbeidstakermedvirkning opplæring i risikoforhold anvendelse av HMS-kompetanse hos G4S, Shell og deres BHTer planlegging og oppfølging av arbeidstid rollebeskrivelse og rollefordeling mellom Shell og G4S på beredskap 4 Resultat Det ble funnet fem avvik og ett forbedringspunkt i tilsynet. 5 Observasjoner Ptils observasjoner deles generelt i to kategorier: Knyttes til de observasjonene hvor vi mener å påvise brudd på regelverket. Forbedringspunkt: Knyttes til observasjoner hvor vi ser mangler, men ikke har nok opplysninger til å kunne påvise brudd på regelverket. 5.1 Avvik 5.1.1 Kartlegging og risikovurdering av arbeidsmiljøfaktorer G4S har ikke gjennomført systematiske kartlegginger og risikovurderinger av arbeidsmiljøfaktorer som på sikt kan medføre helseskade for personell i G4S på Nyhamna. Ifølge Arbeidsmiljøloven skal arbeidsmiljøet være fullt forsvarlig utifra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer. Dette krever at det foreligger kvalitative data fra kartlegginger og at disse ses i sammenheng med organisatorisk arbeidsmiljø og rammefaktorer gruppen jobber under. G4S har hatt personell på anlegget siden 2008. I denne perioden har selskapet gjennomført trivselsmålinger og HMS-målinger i form av spørreundersøkelser. Spørsmålene i undersøkelsene er likt utformet for hele selskapet og lite tilpasset de risikoforhold og arbeidsoppgavene personellet har på Nyhamna. Det ble gjennomført en såkalt ROS-analyse (Risiko og Sårbarhets analyse) av mannskapene på anlegget den 5. juni 2013 for redningslaget på Nyhamna. Analysen kan fungere som et supplement til kartlegging og vurdering av arbeidsmiljørisiko for gruppen, men imøtekommer ikke de krav det er til denne type analyser eller til den
3 arbeidsmiljøfaglige kompetanse som er nødvendig for slike kartlegginger og vurderinger. Beredskapslaget er kjent med støysonene inne på anlegget og har fått opplæring i kjemikalier de kan komme i kontakt med av operatøren. Derimot er det vanskelig å se at arbeidsgiver har oversikt og kunnskap om de risikofaktorer oppgavene innebærer. Det kom frem i intervju at utfordringer med inneklima for resepsjonspersonellet har vært adressert både til G4S og til Shell. Det var på tidspunkt for tilsynet uklart hva status var med hensyn til kartlegging og tiltak. Mangelfull kartlegging gir ufullstendig kunnskapsgrunnlag for å vurdere det samlede risikobildet. Gruppen går blant annet en rotasjonsordning med et svært høyt timetall pr døgn og pr uke. De har også beredskap hver natt den uken de er på jobb. Arbeidsomfanget er nevnt i ROS-analysen uten at dette blir gitt noen vurdering opp i mot risiko for gruppen. Arbeidsmiljøloven 3-1 om krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid 3-1 punkt 2 c om virkemidler i arbeidsmiljøet, og 4-1 Generelle krav til arbeidsmiljøet, 4-1 punkt 1 om krav til enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd Teknisk og operasjonell forskrift 46 om tilrettelegging av arbeidet, 48 om fysisk og kjemisk arbeidsmiljø 5.1.2 Tiltak Mangelfull vurdering, prioritering og verifisering av tiltak for å redusere arbeidsmiljørisiko På grunn av manglende oversikt over faktisk eksponering for støy, kjemikalier og ergonomi, forelå det ikke et tilstrekkelig grunnlag for å vurdere og å prioritere tiltak for verken resepsjons personellet eller beredskapslaget. Etter at de ansatte hadde gitt tilbakemelding på at det var vanskelig å kommunisere i støyende områder under øvelser, var et nytt spesialtilpasset hørselvern for røykdykkere innkjøpt av Shell og tatt i bruk av beredskapslaget. Kommunikasjonsproblemet skyldtes konflikt mellom de tekniske kommunikasjonsmidlene laget hadde til rådighet og verneutstyret som er påkrevd for røykdykkere. Det har ikke vært gjort målinger av støyeksponeringen for gruppen verken før eller etter implementert tiltak, som innebærer at tiltakets nytte og effekt ikke er målt eller dokumentert. Arbeidsmiljøloven 3-1 om krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid 3-1 punkt 2 c om virkemidler i arbeidsmiljøet, og 4-1 Generelle krav til arbeidsmiljøet.
4 5.1.3 Kompetanse Mangelfull bruk av arbeidsmiljøkompetanse i kartlegging og vurdering av risiko. Det kom frem i tilsynet at BHTene ikke benyttes i forbindelse med kartlegging. Det er uklart om hvilke roller og hva slags samarbeid som er forventet av de tre involverte bedriftshelsetjenestene som G4S benytter. Vi kan ikke se at G4S har arbeidsmiljøkompetanse i eget selskap, eller at de i kartlegging og vurdering av arbeidsmiljørisiko for ansatte på Nyhamna har benyttet seg av bedriftshelsetjenestene sine - Molde BHT eller Stamina Helse i Molde og i Oslo. Det kom frem i intervju at Molde BHT ikke har noen rutine for å sende resultater fra helseundersøkelser til Stamina Helse som er G4S sin hovedbedriftshelsetjeneste. Innspill fra den BHTen som kjenner helseundersøkelsen blir dermed ikke systematisk innlemmet i G4S sine HMS-undersøkelser eller handlingsplaner. Molde BHT bidrar til innspill til tiltaksplanen lokalt som iverksettes etter den årlige medarbeider-undersøkelsen. De har ikke vært på anlegget for å kartlegge og kjenner derfor i liten grad til hvilke faktorer de ansatte blir eksponert for. G4S sin sentrale HMS-plan adresserer i liten grad risikofaktorer på arbeidsplassen på landanlegget. Flere av utfordringene i planen er ikke relevante for de ansatte på Nyhamna. Stedspesifikke risikofaktorer blir dermed ikke i tilstrekkelig grad kommunisert, synliggjort, kartlagt eller vurdert. Arbeidsmiljøloven 3-1 om krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, 3-1 punkt 2 (b og c) om virkemidler i arbeidsmiljøet, 3-3 punkt 2, og 4-1 Generelle krav til arbeidsmiljøet, 4-1 punkt 1 om krav til enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd Teknisk og operasjonell forskrift 46 om tilrettelegging av arbeidet, 48 om fysisk og kjemisk arbeidsmiljø, 49 om bedriftshelsetjeneste, og 50 om kompetanse 5.1.4 Arbeidstid Arbeidstidsordningen som følges av personellet fra G4S er utenfor de alminnelige rammene i arbeidsmiljøloven, og er heller ikke i samsvar med godkjenning fra fagforening (NAF) Det kom frem i møte med G4S og i intervju at ordningen beredskapspersonellet fra G4S benytter på Nyhamna innebærer både arbeid på dagtid og beredskapsvakt på natt. Beredskapsvakten kan ikke bevege seg vekk fra anleggets campområde da det er krav om maksimum 5 minutters mønstringstid for beredskapslaget. Arbeidstidsordningen for beredskapspersonellet innebærer dermed 12 timers beredskapsvakt på natt etter endt 12 timers dag skift, 7 dager i strekk i løpet av arbeidsperioden. G4S søkte i 2011 Ptil tillatelse for tilsvarende ordning for beredskapspersonellet. Denne ble avslått, og G4S klagde inn avgjørelsen til Arbeidsdepartementet. Departementet opprettholdt Ptils vedtak i brev med referanse 12/242 den 20.02.2012. Kopi av dette brevet ble sendt til Ptil (Ptil referanse 11/1070) og Norske Shell
5 Nyhamna. Departementet la i saken til grunn at nattevaktene må regnes som arbeidstid fullt ut, med den konsekvens at den aktuelle arbeidstidsordningen innebar en alminnelig arbeidstid på 24 timer i døgnet. I godkjenningen gitt av NAF står det spesifikt at denne ikke omfatter nattarbeid. Det fremkom under tilsynet at godkjennelsen fra NAF ikke gjelder for resepsjons- og portvakten. Arbeidsmiljøloven 10-4 5.1.5 Påserolle Norske Shell har ikke fulgt opp om det har blitt gjennomført systematisk kartlegging og vurdering av arbeidsmiljøfaktorer i arbeidete for ansatte i G4S på Nyhamna. G4S-personellet har ikke vært kartlagt før juni 2013 innen risikofaktorer i sitt arbeidsmiljø på anlegget. Shell har ikke påsett at G4S har etterlevd krav om styring av arbeidsmiljøet. Shell sin BHT og Molde BHT for G4S har hatt møter sammen med jevne mellomrom, men det har ikke vært adressert om og hvordan personellet har vært kartlagt. Rammeforskriften 7 andre ledd om ansvar etter denne forskrift 5.2 Forbedringspunkter 5.2.1 Rolle og ansvarsavklaring Forbedringspunkt: Rolle- og ansvarsavklaring for personell som har oppgaver knyttet til G4S ansatte på Nyhamna Tre ulike BHTer har kontrakt med G4S. Rolle og ansvarsavklaring, samt samarbeidet mellom disse kan bedres slik at det blir tydeligere hva som skal kartlegges og hvordan resultater fra kartlegginger kan brukes i det forebyggende arbeidet. G4S-personellet på anlegget forholder seg til to ulike deler av Shell sin organisasjon. Alt som har med beredskap å gjøre hører inn under HMS-ansvarlig på Nyhamna, og alle andre sider av oppdraget og arbeidsoppgavene hører inn under kontraktsansvarlig (Realestate holder). Kommunikasjonen og rolleavklaring mellom HMS-ansvarlig og kontraktsansvarlig kunne vært bedre. Enkelte spørsmål fra G4S-personellet knyttet til arbeidshverdagen og ansvarsoppgavene deres ble besvart etter svært lang tid som følge av uklarheter i Shell sin organisasjon på hvem sitt ansvar dette faktisk var. Grensen mellom beredskap og andre oppgaver er heller ikke alltid så klar at det var lett for G4S personellet å vite hvor de skulle rette sine henvendelser.
6 G4S har plassledelse på Nyhamna. Organisasjonsmessig avstand mellom lokal leder og HMS-avdelingen til selskapet sentralt ser også ut til å være stor. Dette innebærer at innspill til og fra HMS-avdelingen til styring av arbeidsmiljø på Nyhamna blir svak. Styringsforskriften 6 om styring av helse, miljø og sikkerhet Teknisk og operasjonell forskrift 46 om tilrettelegging av arbeidet, 48 om fysisk og kjemisk arbeidsmiljø, og 49 om bedriftshelsetjeneste 6 Deltakere fra Petroleumstilsynet Eva Hølmebakk - Arbeidsmiljø (oppgaveleder) Tone Guldbrandsen - Arbeidsmiljø Åse Ohrstrand Larsen - Arbeidsmiljø Bryn Aril Kalberg - Beredskap 7 Dokumenter Følgende dokumenter ble benyttet under planlegging og gjennomføringen av aktiviteten: G4S HMS Policy Miljøpolicy Systembeskrivelse HMS HMS håndbok for ansatte Sentral HMS-egenerklæring Lokal HMS prosess Overordnede momenter til HMS aksjonsplan Lokal HMS-egenerklæring Dokumentasjon på godkjent arbeidstidsbestemmelser for lokasjon Årlig oppsummering HMS Kartlegging og risikovurderinger Risikotenkning i arbeidsutførelse Prosess for vernerunde Veiledning for vernerunde Prosess for forenklet risikovurdering av arbeidssted Vernerundeskjema Skjema for forenklet risikovurdering Avvikshåndtering Prosess for skadetilfeller i G4S Veiledning i avvikshåndtering i CIM Skjema for undersøkelse av uønsket hendelse Skjema for melding om alvorlig arbeidsulykke arbeidstilsynet Folketrygdens skjema for melding om yrkesskade Skjema for personalforsikring HMS på møter HMS agenda personalmøter
7 HMS agenda VO møter Medarbeidersamtaler i G4S Skjema for medarbeidersamtale HMS-opplæring Nyansattprogram sjekkliste Opplæringsplan verneombud Brann og beredskap Plan for faste HMS aktiviteter øvelser Lokal øvingsplan Miljøtiltak Oppfølging av sykefravær Utføre IA arbeid Innrapportering av sykdom IA prosessen Presentasjon av G4S 19.8.2013 Organisasjonskart G4S Master scope of works for Nyhamna (Security & reception services 22.1.2010) Arbeidsoppgaver til redningslag og Resepsjon på Nyhamna Div. kartlegginger, helseundersøkelser og risikovurderinger Kompetanseoversikt G4S Oversikt over støttefunksjoner for arbeidstakere i G4S Vedlegg A Oversikt over intervjuet personell.