Kommunikasjonsplan utredning kommunereform Holtålen, Os og Røros kommuner 1. Innledning Kommunikasjonsplanen skal belyse informasjonspunkter, milepæler, kanalvalg og målgrupper for hele prosjektperioden fra november 2015 til det fattes vedtak om retningsvalg i kommunestyrene 01.07.2016. I kommunikasjonsplanen har vi valgt å skille mellom prosjektintern kommunikasjon og prosjektekstern kommunikasjon. Prosjektekstern kommunikasjon forstås som all kommunikasjon som ikke er prosjektintern, altså kommunikasjon med innbyggere, presse m.m. Vi anser den prosjekteksterne kommunikasjonen for den viktigste, og kommunikasjonstiltakene i punkt 4 er avgrenset til å gjelde den prosjekteksterne kommunikasjonen. Vi ønsker likevel å si noe også om den prosjektinterne kommunikasjonen. 2. Prosjektintern kommunikasjon Prosjektet er lagt opp med følgende organisasjonsstruktur: Kommunsetyre/ Formannskap Holtålen AU i Regionrådet (Koordinering mot paralell utredning NØ Kommunestyre/ Formannskap Os Kommunestyre/ Formannskap Røros Politisk 3 ordførere 3 representanter for opposisjon m/sekretær (ekstrern ) Helse og omsorg Oppvekst og skole Teknisk og landbruk Administrasjon og Økonomi 1
Prosjektintern kommunikasjon bør følge prosjektets organisasjonsstruktur så langt det er mulig. Organisasjonsplanen har fire kommunikasjonsledd:. o Utarbeider sammen møteplan og informasjonsrutiner Styringsgruppe kommunestyre. o Ordførere informerer ved behov Styringsgruppe AU i Regionrådet. o Leder av styringsgruppa informerer ved behov faggrupper. o har ansvar for kommunikasjon med faggrupper, og videre med ansatte. o Det påpekes at de ansattes posisjon er ikke tydeliggjort i organisasjonsplanen. Denne ivaretas gjennom gjeldende kanaler. 3. Prosjektekstern kommunikasjon kommunikasjon er all kommunikasjon som ikke er internt i prosjektet, herunder finner vi informasjon til innbyggere, presse m.m. Ordførere og evt. rådmenn må være prosjektet ansikt utad, mens ekstern kan bidra med informasjon ved behov. 3.1. Målgrupper: Innbyggerne i kommunene er hovedmålgruppen for kommunikasjon knyttet til kommunereformprosess i Holtålen, Os og Røros kommuner. Innbyggerne i en kommune er en svært sammensatt gruppe, med utgangspunkt i hvilke interesser og behov de har, og hvilke av kommunens tjenester de benytter seg av. Målgrupper for kommunikasjon knyttet til kommunereformprosess kan være: Næringsliv Kommunale foretak og IKS/AS Media Ansatte Arbeidstakerorganisasjoner Lag og foreninger Politikere Ungdommer Eldre Barnefamilier Andre kommuner Lokalbefolkningen for øvrig Ulike målgrupper kan representere ulike interesser, for eksempel utviklingsinteresser eller verneinteresser, mens interesser også kan gå på tvers av målgrupper. Derfor er det viktig at alle som ønsker det får muligheten til å bli sett og hørt i løpet av prosessen. Det er lagt opp til gjennomføring av kommunevise folkemøter i april. Siden det skal gjennomføres folkemøter i tre kommuner over en periode på tre uker, er det ikke rom for mer enn to folkemøter i hver kommune. Med en større tidsramme kunne det ha vært ønskelig å avholde folkemøter rettet mot spesifikke målgrupper. 2
3.2. Kommunikasjonskanaler: Eksisterende kanaler og virkemidler bør benyttes. Det bør ikke opprettes nye kanaler såfremt det ikke er ressurser til å følge opp de henvendelser som kommer. Kommunenes nettsider Kommunenes intranett/ansattportal Media Informasjonsbrev Presentasjonsmateriell Åpne folkemøter Møter med interessegrupper Sosiale medier 3.3. Kommunikasjonsutfordringer Det er noen utfordringer det er viktig å være spesielt bevisst på i kommunikasjonsarbeidet. Blant disse finner vi: Formidle tilstrekkelig med fakta. Vi mener at totaliteten av informasjon som ligger i framdriftsplanen vil møte behovet for tilstrekkelig informasjon om prosessen. Gjøre kompliserte utredninger forståelige Det er viktig at informasjonen som utarbeides gjøres enkelt tilgjengelig for alle som ønsker det. Det viktigste enkelttiltaket her er utarbeidelse og utsendelse av en kortversjon av utredningen. I tillegg at utredningen skrives på en mest mulig lettlest måte. Nå ut til kommunens innbyggere For å nå ut til kommunens innbyggere er det viktig å ta i bruk flere kommunikasjonskanaler. Det viktigste enkelttiltaket er å sikre god informasjon og deltakelse på de folkemøter som skal arrangeres i mars. Den største kommunikasjonsutfordringen ligger allikevel i den begrensede tiden som er til rådighet. 3
4. Informasjon og involveringsaktivitet nedfelt i prosjektprogram Prosjektprogrammet har en fremdriftsplan som inneholder en kolonne for informasjons- og involveringsaktivitet. Vi har tatt utgangspunkt i denne ved utarbeidelsen av kommunikasjonsplan. Milepæl Utredningsaktivitet Informasjons- og involveringsaktivitet Innledende fase 05.11.15 Utkast til utredningsprogram utarbeidet 05.11.15 Drøftingsmøte med fylkesmannen i Sør- Trøndelag og Hedmark 25.11.15 Utredningsprogram ferdigstilt 11.12.15 Utkast til Det etableres rutiner for utredningsforutsetninger faste utarbeidet (tjenestestruktur orienteringspunkter fra og lokalisering i den nye rådmenn til kommunen) kommunestyrer / 11.12.15-18.12.15 Utredningsforutsetninger fastlagt av politisk Utredningsfase 01.01.16 Oppstart utredningsarbeid 01.06.16-22.01.16 formannskap Informasjonssak om utredningsarbeidet på kommunenes hjemmesider som holdes løpende oppdatert Drøfte detaljert opplegg for informasjon og innbyggermedvirkning i formannskap 01.02.16 Sende ut informasjonsbrev til alle husstander om status og videre arbeid. 01.02.16 Pressekonferanse. Informasjonskanaler Kommunenes sosiale medier. Informasjonsbrev, kommunens sosiale medier Lokale medier. Oppslag formidles også via kommunenes sosiale medier Ansvar Ordfører tekst. tekst, rådmenn sørger for utsendelse Leder av 15.02.16 Delutredninger ferdigstilt 18.03.16 Utkast til samlet utredning, med sammendrag / kortversjon, overleveres rådmenn Involveringsfase 29.03.16 22.04.16 Gjennomføre kommunevise folkemøter m/gruppearbeid og tilbakemelding. Målgruppen er Folkemøter - invitasjon til alle innbyggere ved avisannonse, melding på kommunens sosiale medier. og ekstern 4
innbyggere, privat næringsliv og lag/foreninger. Ledes av ordførere. 08.04.16 Kortversjon av utredning sendes alle husstander 25.04.16-01.06.16 Vedtaksfase 01.06.16 Oppstart saksforberedelse i kommuneadministrasjonene 17.06.16 Forberedende behandling i formannskap 01.07.16 Politisk vedtak om retningsvalg i kommunestyrene 01.07.16 10.07.16 Gjennomføring av eventuelle innbyggerundersøkelser Løpende oppdatering på kommunenes hjemmesider og i mediene Lokale medier kontaktes for oppslag Brosjyre/skriv Innbyggerundersøkelser Kommunens hjemmesider, lokale medier + evt. sosiale medier Lokale medier inviteres til å dekke behandlingen i kommunestyret Oppfølgende pressekonferanse Leder av kontakter lokale medier tekst, rådmenn sørger for utsendelse Styringsgruppe avgjør om dette er ønskelig Styringsgruppe 5