Helsesjekk for prosjekter - erfaringer fra bruk og uttesting hos Telenor utarbeidet av Helge Marheim, Telenor og Jan Alexander Langlo, SINTEF 1
Hovedpunkter Hva er Helsesjekk? Helsesjekk i Telenor i et nøtteskall Erfaringer fra Telenor 2
Hva er Helsesjekk? En form for tidlig varsling i prosjekter En hjelp til å sjekke "temperaturen" i prosjektet og hvordan denne utvikler seg over tid Utviklet gjennom PUS-prosjektet sammen med Telenor Tidlig versjon: Questback og Excel (manuelt arbeid) Beta-versjon: Web-grensesnitt Et verktøy som skal tilbys eksklusivt til organisasjoner som er medlemmer i Norsk senter for prosjektledelse 3
Hva er Helsesjekk? (forts) Hver organisasjon får tildelt konto som håndteres av en eller flere Company Admin oppretter Managers håndterer spørsmål har ellers samme rettigheter som Managers Managers oppretter HS for prosjekter inviterer respondenter initierer HS-runder henter ut resultater (grafisk visning og export-funksjon) 4
Dashboard Company Admin 5
"Portefølje"-perspektiv 6
Prosjektoversikt 7
Invitasjon 8
Velkomstbilde [Respondent] 9
Spørsmål [Respondent] 10
Fullført undersøkelse 11
Statistikk [Deltakelse] 12
Statistikk [Totalindeks] 13
Statistikk [Rundesummering] 14
Statistikk [Spørsmål] 15
Statistikk [Typer] 16
Statistikk [Eksportere] 17
Respondenter 18
Helsesjekk i Telenor i et nøtteskall Telenor har brukt tjenesten siden våren 2008 Ca 20 prosjekter har benyttet tjenesten de fleste ved besvarelse har vært med kjerneteam noen få også med deltagelse fra styringsgruppe ett prosjekt har prøvd det ut med underleverandører Det er kun PL (eller RM) som eier undersøkelse og ingen andre har innsikt om ikke vedkommende legger opp til det 19
Erfaringer fra Telenor Prosjekter med fungerende risikostyringsprosess og med dedikert ansvar for risikostyring opplever HS som nyttig Prosjekter som sliter med å identifisere risiko og følge opp ditto opplever HS som frustrerende HS repeterer samme frustrasjon far gang til gang uten at noe skjer Store prosjekter (med større kjerneteam) er mer positive til HS og rapporterer mer nytte enn små prosjekter Så langt har en sentral primus (Marheim) som påvirker og stimulere til bruk vært viktig - bl.a. krever det veiledning mht hvordan spørsmål skal forstås og veiledning/stimuli til hvordan svar kan/bør vurderes. Store hendelser (negative eller positive) får innvirkning på alle spørsmål ikke kun på de en skulle tro hadde relevans 20
Noen uttalelser (Telenor) Helsesjekk var den eneste arenaen for å ta opp spørsmål om trivsel i prosjektet. Helsesjekk har vært med på å fortelle at man er på rett spor. Tolkning av resultater fra Helsesjekk førte til økt fokus på interessenter. Helsesjekk førte til at en del folk som burde snakket sammen tidligere, ble satt sammen. Samarbeidet mellom noen av personene har blitt bedre. Over tid har noen områder av Helsesjekk vist en negativ trend. Oversikt over denne utviklingen har vært bevisstgjørende og negativ utvikling på enkeltområder har gjort det nødvendig å vurdere om en skal gjøre noe med det eller ikke. Helsesjekk viste at det var noe uklart med målene i prosjektet. Det var viktig. At styringsgruppen må svare på Helsesjekk er en suksesshistorie. 21
Helsesjekk er en av flere verktøy for tidlig varsling Formelle eller uformelle gjennomganger Usikkerhetsanalyser Intervju av kjerneressurser, etc Revisjoner eller helsesjekk Sammenligning mot en eller annen standard Benchmarking Sammenligning med andre prosjekter Post-prosjekt evalueringer Lessons learned 22
Oppsummering Helsesjekk er etablert som et eget web-basert verktøy Håndteres av organisasjonene selv Personvern er ivaretatt! Under uttesting hos Telenor Gode erfaringer Verktøyet skal fortsatt utvikles videre basert på erfaringene fra uttestingen Blir gjort tilgjengelig for organisasjoner som er medlemmer i Norsk senter for prosjektledelse 23