Ullensvang herad Innkalling Formannskapet Møtedato: 14.07.2015 Møtestad: Telefonmøte Kode for innlogging sendt pr. sms/e-post Møtetid: Kl 09:00 Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melda frå snarast råd til tlf. 53 67 15 00. Varamedlem vert innkalla og møter etter nærare avtale. Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Risan, Gard Hjørnevik AP Ystanes, Kåre SP Sakliste Sak nr. Saktittel 39/2015 Drift av asylmottak Ullensvang herad 13. juli 2015 Borge, Solfrid ordførar
Ullensvang herad Sakspapir SAKSGANG Styre, utval, del. vedtaksmynde. Møtedato Saksnr Formannskapet 14.07.2015 39/2015 Endeleg vedtak i: Formannskapet Saksansv.: Øren, Hedvig Moe Arkiv: N - 391 Objekt: J.post id. 15/7303 Arkivsaknr 15/682-5 Drift av asylmottak Oppsummering av saksgang/innleiing Ullensvang herad driv i dag asylmottak på Sandvik i Kinsarvik. Heradet har ein driftsavtale med Utlendingsdirektoratet (UDI) på totalt 80 plassar som går ut 31.12.2015. 72 av dei 80 plassane er lokalisert i UDI sine bygningar på Sandvik, åtte plassar er i innleigde lokale hjå Kinsarvik brygge. Ny konkurranse om driftsavtale for statleg mottak frå 01.01.2016 vart kunngjort 13.05.2015. Tilbodsfrist var 04.06.2015. Konkurransen vart kunngjort på Doffin og gjaldt tre års kontrakt med tre års opsjon på 100 120 plassar + 30 tilleggsplassar (eventuelt 60 plassar) med ein månad varsel frå UDI om behov for tilleggsplassar. Konkurransen vart kunngjort med bakgrunn i at UDI stiller sine bygningar til disposisjon, det vil seia 72 plassar. Tilbydar må sjølv skaffa husvære til resterande 28 + 30 plassar. For å vurdera moglege husvære/bygningar tok heradet kontakt med private utleigarar, nabokommunar og lokale verksemder for å undersøkja kapasitet og moglegheiter. Me fann ikkje høvelege løysingar for heilårsbruk av ledige lokale. Såleis var alternativet å bygga nytt på Sandvik-området. Grunna kort tidsfrist frå utlysing av tilbod til innlevering av tilbod, vart lokal entreprenør kontakta. Han vurderte moglegheiter, og kostnadsreka nybygg utifrå UDI sine krav til innkvartering og lovmessige krav til bygg og tryggleik. Løysingane som vart skisserte vart omtala i heradsstyresak 51/2015 : HST- 51/2015 Vedtak: Heradsstyret i Ullensvang står ikkje ved innsendt tilbod på drift av statleg asylmottak. Ullensvang heradsstyre vil likevel gje UDI tilbod om at me vil driva noverande mottak vidare. Rådmannen får fullmakt til å forhandla med UDI for drift innanfor dagens bygningsmasse, med eventuelt tillegg av innleigde bygningar, opp til 100 plassar. Resultat av forhandlingane vert lagt fram for politisk handsaming. Rassikring av Sandvik-området som vart omtala i HST-51/2015 må gjennomførast uavhengig av prosjektet og vil handsamast som eiga heradsstyresak ved eit seinare høve. 2
For ytterlegare detaljar om saka og konsekvensar ved nedleggelse av asylmottak frå 01.01.2016 viser me til HST-51/2015. I saksutgreiinga under vil me konsentrera oss om korleis me kan busetja 28 ordinære plassar og 30 opsjonsplassar, og kor mykje kostnader det vil medføra i låne og driftsmidlar i 2015/2016. Saksutgreiing : Me tok kontakt med UDI og la fram heradsstyrevedtak 51/2015 og diskuterte kva moglegheiter me kunne sjå vidare på. UDI kan ikkje vika vesentleg frå konkurransegrunnlaget, men dei kunne gje oss ein lengre frist for eit revidert tilbod til 15. juli. Me fikk og høve til å endra tilbodet ned til 100 ordinære plassar + 30 opsjonsplassar, noko som er ei endring frå 120 + 30 plassar i det opphavlege tilbodet. Me fekk og signal om at opsjonsplassane uansett ikkje vil bli nytta det første året av drifta. Dette er ikkje noko me kan få kontraktsfesta. For å legga fram eit revidert tilbod har me kome fram til eit framlegg som nyttar kommunale bustader og innleigde hus. UDI sine hus på Sandvik har plass til 72 personar, det vil sei at heradet må finna plass til 28 ordinære plassar og 30 opsjonsplassar. For dei 28 ordinære plassane er framlegget at me nyttar kommunale bustader, samt vidareførar innleige av Kinsarvik Brygge. For å nytta kommunale bustader til asylsøkjarar, må me leiga inn private bustader/husvære for å dekka det ordinære behovet heradet har for bustader. Det same vil gjelda for opsjonsplassane. Forslag til busetjing av 28 ordinære plassar : Det er naudsynt med ulik grad av investeringar og vedlikehald av dei kommunale husværa, for å tilpassa dei bruk som asylmottak. Spesielt vil det gjelda helsehuset på Lofthus der me treng nytt røyropplegg og noko generell oppussing av eit bad og kjøkken. Både helsehuset og Sjursledvegen 9 treng investeringar og vedlikehald uavhengig av om dei blir nytta til ordinære kommunale bustader eller til asylmottak. I tillegg til husa nemnt i saka her har og heradet gåande eit prosjekt med husbankmidlar der ein skal pussa opp fleir kommunale boligar. I prosjektet ligg og blant anna Helsehuset i saman med Grytingsvegen. Generelt for alle husværa er det at ved bruk som asylmottak kan brannalarmar, ventilasjon og liknande. medføra at me må gjøre andre oppgraderingar/endringar enn enn ein ville gjort ved normal bruk/uleige. Noko som kan medføra ekstra kostnadar i høve normalen. 3
Forslag til investeringar og vedlikehald: Dette alternativet vil gje eit låneopptak på 1,15 millionar i 2015/2016 for auken i ordinære plassar. I tillegg er det naudsynt å nytta 1,0 million i driftsmidlar frå disposisjonsfondet i 2015. For opsjonsplassane er det naudsynt at me har ein plan for korleis me kan busetja 30 asylsøkjarar innanfor eit tidsrom på 30 dagar frå me får kravet frå UDI. Gamle Kinsarvik barnehage vil vera ledig frå sommaren 2016. Me vil føreslå at me bygger om barnehagen til mellombelse husvære med felles kjøkken, bad og opphaldsrom. I tillegg føreslår me å nytta kommunale husvære i 2. etasje på Bakkatun på Lofthus. For resten av plassane nyttar me dobbeltrom på Kinsarvik brygge, og i UDI sine bygg på Sandvik. Forslag til busetjing av 30 opsjonsplassar: Her er det spesielt i Kinsarvik Barnehage det er naudsynt med investeringar for å bygga barnehagen om til eit bygg som er eigna for asylmottak. For Bakkatun må me anten slå saman to husvære, eller pussa opp dei to små husværa som er der per i dag. Valet vil vera avhengig av totalkostnaden på dei to alternativa, og vil bli fatta seinare i prosessen. 4
Forslag til investeringar og vedlikehaldskostnadar : Totalt for opsjonsplassane vil det medføra eit låneopptak på 4,4 millionar kroner for opsjonsplassane i 2016. I tillegg kjem vedlikehald på 575 000 kroner som må overførast frå disposisjonsfondet. Administrative konsekvensar I dag er det 5 årsverk direkte inn mot drifta av asylmottak i Ullensvang herad. Årsverka er ikkje knytta opp imot flyktningarbeidet i Ullensvang herad. Ved eit nytt tilbod på drift vil ein antakelegvis auka opp eit halvt årsverk men ein vil og unngå at ein mistar dei fem årsverka i heradet samt at det ved ei nedlagt drift vil medføra at andre arbeidsplassar knytta til effektar av asylmottaket kan forsvinna, det vil sei assistentstillingar i skule, vaksenopplæring, helseteneste, reinhald m.m. Heradet vil fortsatt stå som ansvarleg for dei som har fast arbeid i heradet etter ei eventuell nedlegging av mottaket. Visar og til utgreiing i HST -51/2015 Økonomiske konsekvensar Eit låneopptak på 5,6 millionar i 2015/2016 vil medføra at me får ei større lånebelastning per. innbyggar, men me vil fortsatt ligge lågt sett i forhold til resten av landet. Økonomisk sett så er det bra og få oppgradert husvære me allereie eig i prosessen, det er og snakk om husvære me kan nytta vidare etter ei eventuell nedlegging av mottaket etter nokre års drift. Kinsarvik Barnehage vil me uansett få ei utfordring med etter at barnehagen flyttar inn i nytt bygg, ved ei oppgradering kan me forhåpentlegvis nytta den gamle barnehagen til midlertidig bustad for flyktningar eller andre i påvente av eventuelle opsjonsplassar. Oppsummering Samla sett for ordinære plassar og opsjonsplassar vil me be om ei ramma på 5,6 millionar i låneopptak, for å setja i stand kommunale husvære for å stå rusta til å ta imot asylsøkjarar frå 01.01.2016. Samla sett, med dagens rentenivå og 30 års nedbetalingstid, vil det medføra 232 000 kroner i årlege renter og avdrag det fyrste året. I tillegg vil drift og vedlikehald av bygningane medføra ei overføring frå disposisjonsfondet på 1,575 millionar i 2015/2016. 5
Rådmannen sitt framlegg: Alternativ A) Heradsstyret ynskjer ikkje å senda inn nytt revidert tilbod på drift av statleg asylmottak. Alternativ B) Heradsstyret ynskjer å senda inn nytt revidert tilbod på drift av statleg asylmottak for 100 ordinære plassar og 30 opsjonsplassar. Heradsstyret vedtek å ta opp lån på kroner 5,6 millionar til bygg og inventar for Helsehuset på Lofthus og gamle Kinsarvik barnehage. Heradsstyret vedtek å nytta 1,575 millionar frå disposisjonsfondet til vedlikehald av Sjursledvegen 9 og Bakkatun, samt inventar i alle omtala bygg i 2015/2016. Låna kjem i tillegg til gjennomførte, og planlagde, låneopptak i økonomiplanperioden 2015 2018. 6