1 Studieadministrative prosesser Studieavdelingen - Internasjonal seksjon Innledende kartlegging
2 Innledende kartlegging - Tilnærming Det som presenteres i denne oppsummeringen er resultatet fra en innledende kartlegging av det studieadministrative prosessene ved NTNU I kartleggingen har vi hatt fokus på å identifisere Prosesser og hovedhovedaktiviteter Roller og ansvar i de ulike aktivitetene Støttesystemer som benyttes Videre har vi jobbet med å identifisere forbedringsområder i Prosess Teknologi og Organisasjons dimensjonen (PTO): Prosesser: Er den aktuelle prosessen etablert og fungerer optimalt i organisasjonen? Teknologi/Støttesystemer: Understøtter teknologien prosessen hensiktsmessig? Organisering: rolle og ansvars fordeling, kompetanse og ledelse og styring i prosessene Forbedringsområdene skal nå bearbeides og vil danne beslutningsunderlag for hvilke prosesser prosjektet skal jobbe videre med
3 Bidragsytere i prosessen Workshop gjennomført den 30.08.06, 31.08.06, 01.09.06 og 23.10.06 Deltakere fra Internasjonal seksjon: Ragnhild Ekren Brakstad, Nord-Sør Turid Bræk, Nord-Sør Guri Eggan, Nord-Sør Hans-Richard Sliwka, PhD Oddrun Walstad Maaø, Info/Adm Ingjerd Strand, Info/Adm Christel Vindenes, Info/Adm Gry Eva Sinkaberg Alterskjær, IFUS Godkjenning Kari Enge, Utveksling Bjørn Uno Kolstad, Utveksling Wolfgang Laschet, Utveksling Nina Moxnes, Utveksling
4 Hovedaktiviteter i prosessen Nord-Sør Rekruttering Inngå samarbeidsavtaler Deltakelse på konferanse Veiledning i forbindelse med søknad Kontakt med samarbeidsinstitusjoner Opptak Kvoteprogram. Nasjonale føringer fra departementet Internasjonale masterprogram Behandle preliminary søknad Sende ut søknadspakke. Be om vedlegg Behandle kvalifiserte søkere Sende forslag til innstilling til programansvarlig Møter med fagmiljø Sende ut svarbrev Bestille og sende ut billetter Bestille bolig SiT Fortløpende kontakt med UDI PhD IS lager innstilling til PRODEC om fordeling av kvoteprogramplasser PRODEC tildeler plasser IS i samarbeid med inst. følger opp søknaden mot fak. Fak. vedtar å ta opp studenten. Kopi av opptaksbrev til IS og oppfølging ved IS. Bestille bolig SiT Fortløpende kontakt med UDI Sandwish - del av grad Internasjonal sjekker kriteterier Sende ut søknadspapirer Sende ut svarbrev Bestille bolig SiT Fortløpende kontakt med UDI NORAD Søker via SIU. SIU registrerer søkere Sendes til NTNU Tilbakemelding til SIU Brev ut Mottak Praktisk tilrettelegging ved ankomst: Informasjonsskriv, Lånekassen, Utfylling av div. skjema, Organisere pirquet og røntgen, Info. om fastlegeordningen Organisere norskkurs Organisere Orientation week. 2 ulike program avh av studentkategori
5 Hovedaktiviteter i prosessen Nord-Sør Støtte til undervisning og veiledning Veiledning studenter: "Sosial" veiledning, sykdom, svangerskap, familiegjenforening, dokumentasjon og brev, hendelser i hjemland, kulturforskjeller, ISU og ICOT Støtte til kontakt med eksterne, off.myndigheter Veiledning av studenter som skal til universitet i sør Organisering av diverse sosiale arrangement Veiledning fagmiljø. Veiledning i forbindelse med søknader, kvotestudenter m.m. Feltarbeid: Søknader, skrive brev om godkjent plan, beskjed til lønn om utbetaling av forskudd, sende inn refusjonskrav til økonomi Oppfølging etter studieslutt Nettverksseminar NORAD Lånekassen: Bekrefte hjemreise. Ettergivelse av lån Gjennomgående Følge opp samarbeidsavtaler Programansvar NUFU, Kvote, NORAD. Søknader. Rapporter. Studieprogresjonsrapporter til UDI (årlig) Kontakt med kursmiljøene Pleie nettverk: Mottak av gjester. Tjenestereiser
6 Identifiserte forbedringsområder i prosessene Fra WS med Nord-Sør Opptak PhD Gå bort fra åpen søknadsprosess Koble opp mot NUFU-prosjekt Master og kvote Ved eventuell overføring av opptak. Hvordan ivareta strategier og sørge for at NTNU ikke mister kvoten sin? Opptaket på kvote ikke teknisk, men også forvaltning av program. Bemanning opptak Internasjonale masteropptak. For få ressurser gjør at prosessen tar for lang tid Gjennomgående Arbeidsmengde varierende Ønske om avlasting i topperioder Uklarhet i rolle mellom Prodec og Internasjonal seksjon. Hvem gjør hva? Spesielt på PhD-området Fører til forvirring i fagmiljø Sårbarhet Mange prosesser er avhengig av enkeltpersoner
7 Hovedaktiviteter i prosessen PhD Vurdere PhD-søkere med utenlandsk utdannelse Få søknader inn (ulike veier inn) Vurdere søknader Sende anbefaling til fakultet. PhD-reglement sier at fakultet skal avgjøre alt. I praksis endrer fakultet sjelden anbefaling. Veiledning og informasjon Henvendelser per telefon, e-post og personlig fremmøte Sende progresjonsrapporter til UDI Kun videreformidling fra faglærer Vedlikeholde oversikt over samarbeidsavtaler
8 Identifiserte forbedringsområder i prosessene Fra WS med PhD Får ikke tilbakemelding fra alle fakultet om hvem som blir opptatt Skal ifølge PhD-reglementet gå seks uker fra søknad til svar. Ikke mulig i praksis Administrasjonen begrenser akademisk frihet (ved valg av kandidat) Opplysning til politiet om progresjon har ikke juridisk grunnlag (i strid med personvern) PhD-kandidater ikke prioritert gruppe Jmf mottaket internasjonale studenter får. X: Får ikke bolig Mange praktiske utfordringer for PhD-kandidater og utenlandske forskere som kommer hit Er det hensiktsmessig at oppgaven løses på Internasjonal seksjon? Ja. Burde den vært knyttet til fakultet? I teori ja, i praksis nei
9 Hovedaktiviteter i prosessen Utveksling Innkommende Rekruttering Internasjonal markedsføring. Internasjonale nettverk. Konferanser. Info. til studenter, fagmiljø og int.seksjoner i ved andre universitet Lage avtaler som genererer søkere Div. enkelttiltak Opptak/mottak Registrere søknad (online). Kontroll av søknad Opprette sak i ephorte på hver søker. Sende til fakultetet/institutt. Får svar fra fakultet Sende svar til søker Student søker om hybel. Int. seksjon sender elektronisk til SiT Generere personnummer Registrere i FS Lage semesterkort og politibekreftelse Signere diverse skjemaer og sende til aktuelle mottakere Arrangere sommerkurs norsk Arrangere mottaksprogram (Orientation week) Støtte undervisning og veiledning Assistere med kontakt til fagmiljø Eksamen Studenten registrerer seg til eksamen elektronisk Manuell registrering i FS av Int.seksjon Arrangere eksamen Sensur og vitnemål Sende ut karakterutskrift av eksamener avlagt ved NTNU. Evnt. purring Gjennomgående (se neste side)
10 Hovedaktiviteter i prosessen Utveksling Utgående Rekruttering Informasjonsmøter Individuell veiledning Web Opptak/mottak: Forhåndsgodkjenning av fagplan. Hvor den godkjennes er avhengig av program og hvor de søker Behandle søknader NTNU-stipend. To frister i året Student fylle ut skjema som skal sendes til Lånekasse. Signeres av Int.seksjon Forberedelse til utenlandsopphold: Info. om språkkurs m.m. Utbetale stipend (første del) Godkjenne rapport Utbetale stipend (andre del) Støtte undervisning og veiledning Veiledning underveis. Div. henvendelser Sensur og vitnemål Sende karakterutskrift til fak. og/eller student Evnt. purring til utenlandsk lærested Gjennomgående Støtte fagmiljø i kontakt med utenlandske universitet. Inngåelse av avtaler Mottak av besøkende fra utenlandske universitet Koordinere program: Socrates og Leonardo (EU-program), Nordplus. Tildele midler (Internasjonaliseringsmidler, PhDstipend) Rapportere ifm sponsoravtaler. DNV, VNG, Veritas etc US Department of Education. Akkredetering NTNU. Følge opp amerikanske studenter. Deltakelse i div. prosjekt Konferanser Statistikk og innmelding til myndigheter (DBH)
11 Identifiserte forbedringsområder i prosessene Fra WS med Utveksling (s1) Rekruttering Starte rekruttering av utgående studenter tidligere i studieløpet Utvikle bedre samarbeid med Seksjon for rekruttering Har ikke bra nok internasjonalt rekrutteringsmateriale Opptak Adm. rutiner forsinker prosess. ephorte dramatisk forsinkende i startfasen. Tiltak for å forenkle ephorteregistrering. Forbedre elektroniske løsninger Tar ofte tid å få svar fra fakultet (gjennomgang av søknadene) Behov for diskusjon om enklere opptaksrutiner i forbindelse med innkommende utvekslingsstudenter Behov for økte ressurser i denne fasen Internasjonale studenter kan "glippe" i overgang mellom mottak på Internasjonal og oppstart på fakultet og institutt. Fagmiljø prioriterer de ordinære studentene. Har fullt opp med disse. Veiledning Få til bedre faglig veiledning på instituttnivå. Bruker tid på oppfølging av studenter som ikke følges opp godt nok av fagmiljø. Internasjonal seksjon sin rolle i veiledningen? Utfordring når institutt ikke har avtaler/internasjonale kontakter Effektivisere. Bruke stud.ass. som avlastning? Felles veiledning? Studenter kan ha urealistiske forventninger til hva Internasjonal seksjon skal gjøre for dem
12 Identifiserte forbedringsområder i prosessene Fra WS med Utveksling (s2) Eksamen Flytte eksamensregistrering ut av seksjonen Flytte mottak og utsendelse av karakterutskrift ut av seksjonen Gjennomgående Utvikle avtaledatabase. Målgruppe studenter og fagmiljø Koblinger mellom IT-systemer Koble Filemaker og FS FS og ephorte mer brukervennlig Skulle hatt internasjonale koordinatorer på instituttnivå. X: SVT Forståelse for og prioritering av internasjonalisering og internasjonale studenter på alle nivå Støttesystemer og andre enheter bør være forberedte til å motta internasjonale studenter Utvekslingsstudenter må meldes opp til eksamen via Internasjonal seksjon Ny profil for Internasjonal seksjon? Utfordring å nå fram med informasjon i NTNU-systemet
13 Hovedaktiviteter i prosessen IFUS Godkjenning Opptak IFUS Hele prosessen. Ikke noe opptaksreglement Søknader inn. Preliminary. Endelig Regne karaktersnitt Sende ut svarbrev Studieprogresjonsrapport Oppfølging gjennom hele studiet Godkjenning Vurdere studiekompetanse for utenlandske søkere som ønsker opptak på NTNU Motta søknad og kontrollere om de har generell studiekompetanse Sende ut svarbrev Forhåndsgodkjenning av utvekslingsstudenter før de reiser ut (norske studenter som skal reise til utlandet) Valgfrie emner og Bachelor: Student sender søknad til IS, IS sender svar til student Fordypning og Master: Student sender søknad til IS eller fak., IS gir anbefaling om omfangsvurdering, Fak. foretar vurdering av faglig innhold, Fak. sender svar til student Endelig godkjenning av utvekslingsstudenter når de kommer tilbake (norske studenter som har vært i utlandet) Student sender søknad til IS eller fak. IS foretar omfangsvurdering og Fak. foretar vurdering av faglig innhold Fak. sender svar til student Fakultetet gjør dette selv for siv.ing og siv.ark, men IS yter hjelp når det er behov Int. seksjon sender brev til studenter for valgfrie emner IFUS Foreta omfangsvurdering Sende innstilling til fakultet Faglig vurdering og vedtak hos fakultetet Fakultet sender vedtak til student Student må bestå IFUS Student tas opp på fakultet Opptakskontor legger inn i FS Søknader om jevngodhet med graden (Siv.ing og Siv.ark.) Foreta omfangsvurdering Sende innstilling til fakultet Faglig vurdering og vedtak hos fakultetet Får vedtak fra fakultet Skriver vedtaksbrev Sender vedtaksbrev til fakultetet for signering Fakultet sender tilbake med underskrift Sende vedtak til søker Søknader om jevngodhet med graden (AVH): Samme prosess som endelig godkjenning av studier i utlandet Veiledning Innvandrere som ønsker å søke NTNU Norske studenter som skal reise til utlandet Gjennomgående Yte støtte til Aetat og kvalifiseringssenteret
14 Identifiserte forbedringsområder i prosessene Fra WS med IFUS Godkjenning Godkjenningssøknader Søknader om jevngodhet med graden Fakultet eier saken. IS fungerer som rådgiver Fakultetene vil ikke overta oppgaven Fakultetene har ikke kunnskap om feltet Uforståelig prosess for søker Tar lang tid Behov for forenklede og like søknadsprosedyrer Online søknad Lik søknadsprosedyre for alle Ulik behandling i dag - bør sikre likebehandling Enten: Internasjonalt ta alt. Eller: Sikre likebehandling ved opplæring av saksbehandlere på fakultetene Behov for enda tettere samarbeid med fakultetene Formalisering/klargjøring av ansvar Trinndelte språkkurs Problemer i overføring av oppgaven til opptak Må ivaretas på en god måte jmf internasjonalisering Organisering Sårbart med tanke på kompetanse Kulturforskjeller AVH-Gløshaugen Mye å hente på samordning
15 Hovedaktiviteter i prosessen Info./Adm. Rekruttering Besvare henvendelser om studier ved NTNU Informasjon til norske studenter som ønsker å reise ut Produksjon av diverse informasjonsmateriale Informasjon på web Forberede søknadsmateriell Informasjon om norskkurs Opptak Opptak til internasjonale masterprogram Opptak til norskkurs Klagebehandling Mottak Mottak av nye utvekslingsstudenter Henvendelser i forbindelse med Orientation week Besvare generelle henvendelser. Fag, eksamen, bolig, praktiske ting Støtte til undervisning og veiledning Økonomi. Stipendutbetaling utvekslingsstudenter Tildeling og utbetaling av støtte til internasjonale studentgrupper Registrere utreisende studenter i utvekslingsmodulen Eksamen Registrering i FS Oppfølging etter studieslutt Oppgjør forskertermin Utsending av karakterutskrift Gjennomgående Adm/drift: Personal og økonomi
16 Identifiserte forbedringsområder i prosessene Fra WS med Info./Adm. Rekruttering Behov for strategi og handlingsplan For vilkårlig i dag. Behov for mer målrettet rekruttering ihht strategi Hva betyr det at vi skal være internasjonalt fremragende? Få flere søkere til Internasjonale mastergrader Opptak Opptaksprosessen må forenkles Tar for lang tid Fører til at NTNU mister studenter fordi de får svar for sent Forenkling av adm. rutiner ved omlegging til kun ett datasystem Ikke både Filemaker og FS Mottak Bedre samarbeid med fakultet og institutt Koordinere program i Orientation week Studenter kan gå glipp av faglig informasjon fordi program ikke er koordinert Mottaksprogram på Internasjonal har blitt veldig omfattende Går det utover integrasjon i fagmiljø? Fakultetene inkludere de internasjonale studentene på en bedre måte ifm immatrikulering Kontakt fra førstelinje og studieveiledere i Internasjonal og fak/inst. Ressurser i resepsjonen behov for å øke bemanning i hektiske perioder Kølapper
17 Identifiserte forbedringsområder i prosessene Fra WS med Info./Adm. Støttesystemer Ingen kobling mellom Filemaker og FS Fører til dobbeltregistrering og mye merarbeid jmf forsinkelser i opptaksprosessen Filemaker Ingen loggfunksjon, fare for feilgrep, går på husk Avklaring av drift og ansvar Databaser i Filemaker er ikke brukervennlige for eksterne Utvekslingsstudenter må kunne bruke Studweb og It's learning Gjøres manuelt i dag Internt Behov for kompetanseoverføring Dele arbeidsoppgaver. Ikke "dine" og "mine" studenter Behov for mer samarbeid
18 Oppsummering av de viktigste forbedringsområdene i et PTO perspektiv Perspektiv Evaluering Kommentarer DRAFT Prosess Teknologi Organisasjon Kompetanse Målstyring & ledelse Internasjonal rekruttering ikke godt nok etablert Opptaksprosessen må forenkles (og gis mer ressurser). Tar for lang tid og fører til at NTNU mister studenter fordi de får svar for sent. Omfattende sosialt mottaksprogram. Bør forbedre integrasjon i fagmiljø i samarbeid med fakultet/institutt. Godkjenningssøknader. For søker uforståelig prosess som tar lang tid. Ulik behandling i dag. Bør sikre likebehandling Internasjonal seksjon sin rolle i veiledningsprosessen er uavklart. Prosessen er tidkrevende og kan effektiviseres. Studenter kan ha urealistiske forventninger til hva Internasjonal seksjon skal gjøre for dem Oppgaver i eksamensprosessen som ikke trenger å ligge hos Int. seksjon (eksamensregistrering og mottak og utsendelse av karakterutskrift) Potensial for forenkling av administrative rutiner ved omlegging til kun ett datasystem. Manglende kobling mellom Filemaker og FS fører til dobbeltregistrering og merarbeid (jmf forsinkelser i opptaksprosessen). Usikkerhet knyttet til system: Filemaker har ingen loggfunksjon. Uklarhet rundt drift og ansvar. Manglende brukervennlighet i databaser Utvekslingsstudenter bør kunne bruke Studweb og It's learning. Gjøres manuelt i dag. ephorte dramatisk forsinkende i startfasen ved opptak. Forståelse for og prioritering av internasjonalisering og internasjonale studenter på alle nivå. Støttesystemer og andre enheter bør være forberedte til å motta internasjonale studenter Skulle hatt internasjonale koordinatorer på instituttnivå. X: SVT Utfordring å nå fram med informasjon i NTNU-systemet Kulturforskjeller AVH-Gløshaugen. Mye å hente på samordning Kompetanse og prosesser i stor grad knyttet til enkeltpersoner. Sårbart. Viktig å sørge for kompetanseoverføring ved flytting av oppgaver til andre enheter og fakultet Behov for mer målrettet rekruttering ihht strategi. Behov for handlingsplan. Hva betyr det at NTNU skal være internasjonalt fremragende?