Møtested: PFI-bygget, rom 1103

1 av 10 Arbeidsmiljøutvalget Dato 11.04.2013 Referanse 2013/5164 Møtereferat Tilstede: Kopi til: Ida Munkeby, Geir Ivar Soleng, Judith Rødsten og Per Kjøl (arbeidsgiverrepr.) Sturla Søpstad, Morten Mørch, Gry Eva S. Alterskjær og Heidi Egseth (arbeidstakerrepr.) Anne-Beth Holte, Margunn Losnegard Karlsen, Ann Kristin Sjaastad (HMS) Læringsmiljøutvalget Om: Møte i Arbeidsmiljøutvalget Møtetid: Onsdag 10.04.2013 Møtested: PFI-bygget, rom 1103 kl. 08.30 11.30. Signatur: AJ AMU-sak 09/13 Godkjenning av sakslista Runde rundt bordet: Geir Ivar Soleng sitter på overtid i AMU, men er ønsket videre. Formaliteter må ordnes. Gry Eva Sinkaberg Alterskjær er ny hovedtillitsvalgt i Forskerforbundets lokallag ved NTNU. Hun stiller som representant i AMU. Bedriftshelsetjenesten v/ fysioterapeut har vært i dialog med Personalavd., tillitsvalgte og verneombud for å få til en plan for fysisk aktivitet. Dette vil bli presentert for AMU når man har kommet lenger i prosessen. HMS-matrisen skifter navn til «Sentralt HMS-forum» og startes opp igjen, da HMS-avd. ikke opplever at de når de som jobber med HMS via Personalforum. Det har vært god respons på dette og mange møtetema har blitt foreslått. Mandat, sammensetning og møtehyppighet vil bli klargjort i det første møtet, 16. april. Verneombudslinjen vil bli involvert. Et av de første temaene som vil bli tatt opp er hvordan HMS-innhold skal presenteres på Innsida. Informasjonsavd. v/ innholdsansvarlig Martin Fjeldvær vil delta. Prosjektet som skal sørge for innføring av et digitalt risikovurderingssystem venter med å lansere systemet til det Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Sekretær 7491 Trondheim E-post: arve.johansen@ntnu.no Høgskoleringen 6 + 47 73 59 80 24 Arve Johansen Geologibygget Telefaks http://www.ntnu.no/hms 7034 Trondheim + 47 73 59 80 10 Tlf: + 47 412 58 011 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 11.04.2013 Referanse 2013/5164 2 av 10 foreligger en ny versjon av systemet. Prosjektet jobber med å få våre behov og ønsker inn i den nye versjonen. NTNU har mottatt endelig rapport etter Statoil sin revisjon. Rapporten hadde ingen anmerkninger. Tillitsvalgte melder om mange saker vedr. arbeidstid/fleksitid. Man opplever flere ulike avtaler og varierende kunnskap. Ønsker å rydde opp i dette i løpet av våren. Årsrapport, med oversikt over strålekilder, ble innsendt til Statens strålevern i mars. Organisasjonsdirektør arbeider med å styrke beredskapsorganiseringen ved NTNU. Stillingen som sikkerhetsleder er utlyst. Det jobbes med ROS-vurdering i forhold til skyting på campus. Et notat blir sendt ut på høring blant rektorat, dekaner og hovedverneombud. Tiltak må iverksettes snarlig. Det har vært tilsyn fra DSB vedr. el-sikkerhet. Det har blitt funnet avvik og gitt anmerkninger. Pålegg er gitt med frist 15/6. Saken eies av Driftsavd. HVO etterlyste rapportering til AMU. Det er uklart hvem som orienteres ved tilsynssaker. Vedtak: Sakslista ble godkjent AMU-sak 10/13 Stikkskader v/ Margunn L. Karlsen En opplever at stikkskader behandles noe ulikt ved de ulike enhetene. Det lages mange lokale retningslinjer som ikke stemmer med sentrale retningslinjer. Viktig å sikre at alle følges opp likt. Uhell skjer som regel når hette skal tres over sprøytespiss. Vanskelig å fastslå smittefare vedr. sprøytespisser i parker. På lab. vet man gjerne hva en sprøytespiss har vært borti. Forebygging av stikkuhell er viktig. Risikovurdering må gjøres før man starter prosjekt. Må vite hva man holder på med. Opplæring og informasjon om at det er gjort risikovurdering og bruk av verneutstyr må gis. Kommer endringer i forskrift om utførelse av arbeid vedr. stikkskader som følge av EU-direktiv. I ny forskrift vil det komme krav om at man skal ha beholder for brukte sprøytespisser alle steder hvor man bruker sprøyter og recapping forbys. De som, ut i fra risikovurdering, kan bli eksponert for smittefare skal vaksineres på forhånd. De som har stukket seg følges opp i 6 mnd.

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 11.04.2013 Referanse 2013/5164 3 av 10 Arbeidstilsynet kommer med anbefalinger over hvem som trenger ulike vaksiner. Kommentarer: Viktig å ha en dialog med Personalavd. Informasjon om smittefare og vaksinasjon bør gis ved ansettelse når en person skal jobbe med smittefarlige stoffer. Det har vært bekymring for tuberkolosesmitte på Internasjonal seksjon. Bedriftshelsetjenesten skal sjekke opp hvilket regime smittevernkontoret hos Trondheim kommune har for screening av utenlandske studenter. AMU vil bli informert om dette. NTNU- og St. Olav deler renholdere på enkelte areal. Hvordan sikrer man at disse er klar over sentrale retningslinjer? Det var stort fokus på opplæring og rutiner ved siste tilsyn (Bedre kjemi) på Driftsavd. Vedtak: AMU støtter HMS-avdelingens arbeid med forebygging og håndtering av stikkskader. Driftsavdelingen inviteres inn til AMU for å orientere om opplæring, helsekontroll og hvordan man sikrer at rutiner følges, både blant egne ansatte og når man leier inn andre. Dette gjelder både renholdere og annet driftspersonell. AMU-sak 11/13 Avtrekksskap v/ Anne Beth Et eget prosjekt har jobbet med sikkerhet i forbindelse med avtrekksskap. Dette er en del av systematisk HMS-arbeid. Skal bringe alle avtrekksskap opp på samme nivå. Det er ca. 800 avtrekksskap. Prosjektet godt mottatt i dekanmøte. Viktig med beredskap ved evt. nedstenging. Ansvarsforhold mellom Driftsavd. og brukere av avtrekksskap er uklart. Grenseverdier i lab. og verkstedshåndbok lite kjent. Ønskes et felles nivå for avtrekksskap. Var opp i dekanmøtet i mars. Ikke fått noen tilb. Melding på at grenseverdier er noe problem. Kommunkiasjonsplan er lagd i samarbeid med Informasjonsavd. Driftssjef og HMS-sjef skal ut på alle fakulteter og informere om prosjektet. Dette arbeidet starter på nanolab. ved NT førstkommende mandag. Fare for at arbeidet kan skape uro blant de ansatte. Firmaet som gjør kartlegging skal kommunisere direkte til

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 11.04.2013 Referanse 2013/5164 4 av 10 instituttleder. Beskjed til ansatte skal komme fra instituttleder. De som er urolige kan ta kontakt med HMS-avd. for evt. kartlegging av eksponering. Prinsipielle spørsmål skal rettes til HMS-sjef eller dekan. Verneombud er orientert om prosjektet. Kommentarer: HVO ønsker å bli orientert v/ alvorlige funn. LOSAM og studenter bør informeres. Vi bør være åpne og ikke unnta for mye fra offentligheten. Vedlikeholdskostnader må håndteres når man får oversikt. Punktavsug må evt. sjekkes senere. Vedtak: AMU støtter arbeidet for å øke sikkerheten knyttet til avtrekksskap. AMU-sak 12/13 Byggesak Gamle fysikk oppgradering En ønsker å fjerne en stor trykktank fra Gamle Fysikk. Trykktanken går gjennom flere etasjer i bygget. Ønsker å få inn heis i bygget når trykktanken er fjernet. Gammel heis, som ikke fungerer, fjernes. I dette arealet er det ønskelig å etablere toaletter på grunn av dårlig toalettkapasitet i bygget. Fjerning av trykktank vil medføre mye støy, støv og vibrasjoner i bygget. Det vil også bli nødvendig å ta hull i fasade mot IT-bygget i forbindelse med etablering av ekstra inngangsparti. Gamle Fysikk inneholder IØT, Fakultetsadministrasjon for IME-fakultetet og Seksjon for arkeometri. En del instrumenter og aktiviteter i bygget er ømfintlige for vibrasjoner og støv. Det er noen bekymringer rundt dette med å kunne opprettholde aktivitet i lokalene med tanke på støvproblemer. Prosjektleder er gjort oppmerksom på at noe arbeid må gå utenfor arbeidstid. Noe arbeid må imidlertid foregå i arbeidstiden. Dette bør utføres i bestemte tidsperioder. Vedtak: AMU slutter seg til notatet fra AMUs byggearm. AMU-sak 13/13 Fullmaktssak Fylkesmannsboligen Bygget har tidligere blitt brukt av Artsdatabanken. NTNU og Det kongelige norske vitenskapers selskap blir nye brukere. Saken gjelder bygningsmessige endringer og oppgradering av

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 11.04.2013 Referanse 2013/5164 5 av 10 ventilasjon, samt noe el-arbeid. Det blir lagd en rampe i inngangsparti + heis (universell utforming). Det kongelige norske vitenskapers selskap har ikke eget AMU. NTNU ivaretar dem i vår AMU-behandling. Vedtak: AMU gir AMUs leder fullmakt til å godkjenne byggesak på bakgrunn av notat fra AMUs byggearm vedrørende fylkesmannsboligen. AMU-sak 14/13 (O-sak 3/13 ble omgjort til AMU-sak 14/13) Forsikring studenter v/ Anne Marie Snekvik En arbeidsgruppe, nedsatt av Universitets- og høgskolerådet, har utarbeidet rapporten «Forsikrings- og erstatningsrettslige spørsmål vedrørende studenter i universitets- og høgskolesektoren». Snekvik var leder i arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen anbefaler at det vurderes å innføre en yrkesskadedekning også for studenter, som kan gi dekning ut over folketrygden. Dette er spesielt viktig for studenter som gjennom studiene deltar på risikoundervisning (f.eks. arbeid i laboratorier, feltarbeid/ekskursjoner eller delstudier i utlandet). Økonomiske ytelser/erstatning gis ut i fra tre områder: 1. Yrkesskadedekning i folketrygdloven. 2. Alminnelige erstatningsrettslige ordninger. 3. Egne private forsikringer. Dersom man går under yrkesskadedekningen i folketrygdloven vil man få høyere utbetaling dersom man blir ufør. For å få utbetalt erstatning gjennom alminnelige erstatningsrettslige ordninger, må den skadelidte bevise at NTNU evt. var skyld i skaden ut i fra tre vilkår: ansvarsgrunnlag, økonomisk tap og årsakssammenheng. Dokumentasjon for de tre nevnte vilkårene kreves før erstatning gis. NTNU kan inngå forlik, eller innrømme ansvar for inntil kr. 250 000. Jurist hos NTNU bør kontaktes ved spørsmål om erstatning. Studenter går under yrkesskadedekningen i folketrygden hvis de blir skadet i undervisningstiden på undervisningsstedet. Undervisningsstedet trenger ikke være på campus. Undervisning kan skje et annet sted, f.eks. v/ feltarbeid/ekskursjoner. Utfordring v/ feltarbeid/ekskursjoner: Når er det undervisning? Når er det fritid? Det kan oppstå gråsoner. Studenter i praksis har antakelig

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 11.04.2013 Referanse 2013/5164 6 av 10 yrkesskadedekning i henhold til folketrygdloven dersom de utfører det samme arbeidet som de ansatte (lovavd. i Justisdepartementet har avklart dette, men det kan bli en diskusjon m/ forsikringsselskap). Studenter på utveksling, som tar et delstudium, er yrkesskadedekket i henhold til folketrygdloven dersom de har lån eller stipend fra Statens Lånekassen. Når det gjelder utenlandske studenter som studerer ved NTNU, så er det av stor betydning hvor de er fra. De går ikke under yrkesskadedekningen i folketrygdloven, men får dekket medisinsk behandling dersom deres hjemland er innenfor EØS. Dersom hjemlandet er utenfor EØS, er de ikke dekket og bør ha egen forsikring. Studenter har generelt dårlige rettigheter enn ansatte. NTNU er selvassurandør, og har ikke anledning til å tegne forsikring for studentene. Ansatte har en egen yrkesskadedekning gjennom arbeidet (ut over folketrygdens ytelser). Det samme gjelder elever i grunn- og videregående skole. Veldig mange er ikke klar over at studenter ikke har en slik dekning. Studenter har kun yrkesskadedekning i henhold til folketrygdloven. Norsk studentorganisasjon (NSO) jobber med denne problematikken, men det er vanskelig å få gjennomslag ovenfor Kunnskapsdepartementet (KD). KD viser til at staten er selvassurandør (betaler ut erstatning dersom staten var skyld i skaden). På 90-tallet gikk noe av semesteravgiften til forsikring. Denne ordningen er fjernet, og det er lagt opp til at den enkelte student må ordne forsikring selv. Kommentarer: Hos IME får ikke studentene utbetalt støtte til ekskursjoner før de kan dokumentere at de har ordnet seg forsikring. På laboratorier kan lab. ansvarlig bortvise folk som ikke har fulgt kurs/opplæring og/eller nekter å bruke verneutstyr. Studenter kan tegne forsikring gjennom NSO. Studenter kan også tegne forsikring gjennom studentmedlemsskap i fagforeninger, eller gjennom foreldre. Mange studenter er imidlertid dekket kun gjennom folketrygden. Saken gjøres om til en vedtakssak. Vedtak: AMU oppfordrer fakultetene til å informere om at studentene ikke har forsikring gjennom NTNU, og at studenter bør ordne seg egen forsikring, spesielt studenter som deltar på laboratoriearbeid, feltarbeid, eller tar delstudier i utlandet.

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 11.04.2013 Referanse 2013/5164 7 av 10 O-sak 2/13 Status kontorsjefprosjektet v/ Arne Hestnes Prosjekt ble nedsatt på bakgrunn av tilsyn frå Arbeidstilsynet i 2011. Det ble gitt tilbakemelding om uklare roller, stort arbeidspress og et misforhold mellom ressurser og kapasitet, spesielt blant kontorsjefer. Medarbeidersamtaler og arbeidsmiljøundersøkelsen brukes for å kartlegge alle ansatte, inkl. kontorsjefer. Dekaner har ansvar for kontorsjefene. Det varierer hvordan kontorsjefens rolle er avklart i forhold til instituttleder og seksjonssjef (fakultet) hos de ulike enhetene. Ulikt hvor mye arbeid som er lagt på kontorsjefene. Forholdet mellom instituttleder og kontorsjef kan også være noe uklart. Ulikt hva instituttleder legger på kontorsjef; alt fra sekretær til å være overordnet leder. Ulikt hvor mye fakultetene har jobbet med utviklingstiltak knyttet til kontorsjefrollen. God mulighet til å gi innspill i forbindelse med tilsetting av dekaner og instituttledere. Rolleavklaring og samhandling er viktig. Kontorsjefen har tre viktige roller: 1. Lederstøtte 2. Koordinator 3. Oversetter mellom fakultet og institutt. Store forskjeller mellom enhetene må være rom for lokal tilpassing. Mange tiltak må være lokale. Viktig at fakultetene også bruker kontorsjef og ikke bare instituttleder. Jevnlig lederopplæringsprogram tilbys. Onboarding for nyansatte kontorsjefer fra 2014. Det er etablert felles forum for kontorsjefene. Mange kontorsjefer ønsker kodeskifte til administrasjonssjef. Dette må forhandles i ulike organer. NTNU skal legge noen få felles føringer over hva som kreves og forventes, men må ikke begrense ledelsen for mye når det gjelder rolledefinisjon. NTNU bør ha en policy når det gjelder kontorsjefens rolle. En bør undersøke om man kan plukke ut kontorsjefenes svar i arbeidsmiljøundersøkelsen. En bør også tenke på hva slags spørsmål som er viktige å ha med i arbeidsmiljøundersøkelsen for å fange opp kontorsjefens arbeidssituasjon.

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 11.04.2013 Referanse 2013/5164 8 av 10 O-sak 4/13 Status tilsynssaker v/ Anne-Beth Bedre kjemi: Alle pålegg lukket hos AKM, unntatt krav om eksponeringsregister. CNC fikk ingen pålegg. NTNU har oversendt mange spørsmål til Arbeidstilsynet vedr. eksponeringsregister. En gruppe i departementet skal klargjøre bestemmelsene, men klargjøring har enda ikke kommet på plass. NTNU har kjørt et forprosjekt om eksponeringsregister. Det er også en modul i stoffkartoteket som kan benyttes som eksponeringsregister. NTNU avventer svar fra arbeidsgruppen før man gjør noe mer i forhold til eksponeringsregister. Dette gjelder blant annet svar på hvem som skal inn i registeret og hva det betyr det å stå i et slikt register. Kommentar: Kunne eksponeringsregister vært felter i Paga? Det kan være vanskelig å oppdatere mange systemer. Bedre kjemi, forsøksdyr: Alle pålegg er lukket, både på Avdeling for komparativ medisin og Centre for Neuronal Computation. Arbeid for helse: 5 av 7 pålegg er lukket. To har vi fått utsettelse på da NTNU ønsker å bruke medarbeidersamtaler, arbeidsmiljøundersøkelse og kontorsjefprosjekt for å redusere negative arbeidsbelastninger og psykososiale faktorer. Statens Strålevern: Ingen pålegg. Brann: Her gjøres fortløpende tilsyn. Helsedirektoratet (genteknologiloven): o Institutt for biologi fikk tre pålegg: merking av lokaler, ikke rette status på rom der det pågår aktivitet og en del prosedyrer for uhellshåndtering er for lite kjent blant ansatte. Når det gjelder status på nevnte rom, må instituttet enten finne andre organismer som kan erstatte de som brukes i dag, eller oppgradere laboratoriets godkjenning til nivå 3 (nivå 2 i dag). Nytt tilsyn om 5 år. o Avdeling for komparativ medisin hadde to avvik: Merking av rom med biologisk fare og frakting av dyr fra rom med godkjenning til annet sted. o Institutt for laboratoriemedisin, barne- og kvinnesykdommer fikk pålegg om at en I3-lab., som ikke er meldt inn, må registreres hos Helsedirektoratet. o Institutt for nevromedisin: Ingen avvik.

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 11.04.2013 Referanse 2013/5164 9 av 10 Kommentarer: Et tilsyn i forbindelse med et byggeprosjekt i kjemihallen hvor Eiendomsforvaltningen var mottaker, mangler i oversikten.. Med tanke på også nylig gjennomført tilsyn av DSB anses det som viktig at det etableres rutiner for at man rapporterer når det kommer tilsyn. Det er en noe uro blant ansatte knyttet til at NT har hatt økonomisk innstramming, noe som berører bemanning på laboratorier. Det har vært stilt spørsmål om NT klarer å oppfylle krav etter tilsyn. Det er gjennomført arbeid både på institutt og fakultet for å følge opp og ivareta HMS-sikkerheten. O-sak 5/13 5 etg. Kunnskapssenteret Saken har vært behandlet som fullmaktssak til leder i AMU. St. Olavs hospital, som eier Kunnskapssenteret sammen med NTNU, har fått midler til å innrede skallareal i 5. etg. Eventuelt Kort rapport fra evalueringsmøtet om Arbeidsmiljøundersøkelsen 20.03.2013 v/ Morten Mørch Er det en ulempe å bruke eksisterende LOSAM/AMU som referansegruppe? Suksesskriterium: referansegruppen må ha aksept. Prosessen kom for sent i gang. Neste gang bør LOSAM og evt. LAMU involveres for å få ut informasjon. Svarprosent varierer veldig mellom enhetene. Man har ikke oppnådd ønsket svarprosent. Stort spenn når det gjelder oppslutning. En del personer er fortsatt redd for å bli identifisert. Evaluering bør være grundigere og komme tidligere. NTNU-evaluering kommer til høsten. Styringsgruppen i ARK skal ha møte og legge opp dette. Vedr. ARK pilot: Blanding av nasjonal undersøkelse og NTNUs ARK. Burde vært et tydeligere skille mellom nasjonalt prosjekt og NTNUs ark. Ble mye fokus på nasjonalt prosjekt. Oppfølging bør være en viktig del av evalueringen. Positivt: Folk kjenner seg igjen og setter pris på bistand. Kommentarer: Det har ved tidligere arbeidsmiljøundersøkelser vært episoder hvor svar i forbindelse med arbeidsmiljøundersøkelsen har blitt brukt av leder i konflikthåndtering. Dette har ikke gitt noen konsekvenser for leder. Her bør det være nullaksept. Det har ved tidligere arbeidsmiljøundersøkelser også vært episoder ved enkelte enheter hvor ansatte har blitt kalt inn på medarbeidersamtaler

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 11.04.2013 Referanse 2013/5164 10 av 10 og spurt om hva de har svart i forbindelse med arbeidsmiljøundersøkelsen. Enkelte ansatte har opplevd at svarene de har gitt har kunnet gi negative konsekvenser for dem. Enkelte opplever at tiltakene etter tidligere arbeidsmiljøundersøkelser har vært overfladiske og at det kommer lite ut av undersøkelsen. Dette kan være en forklaring på lav svarprosent. Bruk av arbeidsmiljøundersøkelsen må tas med i lederopplæringen.

Stikkuhell Margunn Losnegard Karlsen Bedriftssykepleier BHT/HMS-avdelingen Tlf. 93041584 Besøksadresse: Høgskoleringen 6, Geologibygget 3 etg. 1

Forebygge stikkuhell Bruk av spisse eller skarpe instrumenter Risikovurdering Opplæring Tiltak Vaksinasjon 2

Yrkesvaksine Medisinske laboratorier Hepatitt B (Også rengjøringspersonell bør omfattes av tilbudet) Jakt/fangst på Svalbard Rabies Veterinærer Rabies, tetanus Arbeid med forsøksdyr Tetanus Avløp, kloakk Tetanus, poliomyelitt, Hepatitt A (Hepatitt B) Jordbruk, parkvesen, vaktmestre Tetanus (Hepatitt B) 3

Blodbårne infeksjoner etter stikkuhell Hepatitt B: Virus som kan gi leverbetennelse. Inkubasjonstid 45-180 dager, vanligvis 60-90 dager Hepatitt C: Virus som kan i 70-80% gi kronisk aktiv leverbetennelse. Inkubasjonstid 4-12 uker. HIV: Virus kan resultere i Aids. Inkubasjonstid, svært varierende. 50-80% utvikler skutt hivsykdom 2-4 uker etter smitte. 4

Oppfølging stikkuhell Førstehjelp: Hvis kuttskade, la det blø. Skyll/vask og desinfiser. Den eksponerte «tas vare på». Se Risikovurderingen hvis uhellet er på lab. Ta blodprøve (nullprøve), nye prøver etter 3 og 6 mnd. Vaksinasjonsstatus til den eksponerte Hepatitt B vaksinering/immunglobulin mot hepatitt B avhengig av eksponertes vaksinasjonsstatus. Identifisere kildens hiv-eller hepatitt status hvis mulig. 5

Oppfølging av stikkuhell på NTNU Stikkuhell skal følges opp av Bedriftshelsetjenesten på NTNU Fastlege/legevakt utenom bedriftshelsetjenestens arbeidstid. Stikkuhell meldes i avvikssytemet Målrettet helseundersøkelse til ansatte som skal arbeide med humant materiale Tilbud om opplæring/informasjon til ledere Se Arbeid med humant materiale: https://innsida.ntnu.no/wiki/- /wiki/norsk/arbeid+med+humant+materiale 6

Oppsummering Kartlegging/Risikovurdering Målrettet helseundersøkelser Opplæring Kanylebokser 7

- Drøye 800 skap på NTNU Prosjekt sikkerhet avtrekkskap - Knapt halvparten har hatt serviceavtale - Ikke drifts- og vedlikeholdsavtaler på resten - Manglende dokumentasjon på kontroll - Ansvarsforhold uklart - Grenseverdier i HMS-håndbok for dårlig kjent og fulgt opp - Ikke enhetlig system for bruk og kontroll av avtrekksskap - Gruppe med deltakere fra fakultet/sintef, HMS og drift jobbet fram forslag til videre håndtering

Forslag til forbedringer - Utarbeidet forslag til grenseverdier - samsvarer med Lab og verkstedhåndbok, Sintef og St Olav - Gjennomføre kontroll av alle skap - registrere - merke - kartlegge tilstand - Foreta umiddelbar justering der mulig - Etablere service- og vedlikeholdsavtale. - Avtalen forvaltes av Driftsavdelingen

- Grenseverdier besluttet Videre - Reaksjon når verdiene er utenfor grensene - Instituttleder/dekan beslutter stenging - Kommunikasjonsplan - tidspunkt for info - hvem informerer - hva informeres det om - hvem kan brukerne henvende seg til - prinsippielle spørsmål rettes til HMS-sjef - Tiltaksplan for utbedring finansiering

1 AMU 10.4.2013 Kontorsjefprosjektet hvordan gikk det? Om du ønsker, kan du sette inn navn, tittel på foredraget, o.l. her.

2 Historikk Våren 2011: Arbeidstilsynet påpeker funn knyttet til arbeidsbelastning for kontorsjefer på NTNU (HF). Personalsjefen beslutter å starte opp et prosjekt for å se nærmere på- og iverksette tiltak knyttet til kontorsjefrollen. Juni 2011: prosjektet etableres Oktober/november 2011: kartlegging av nåsituasjon kontorsjefer ved alle fakulteter Januar 2012: samling med kontorsjefer og samarbeidspartnere for målsettinger og mulige løsninger April 2012: Forslag til tiltak behandlet i dekanmøte Våren 2012: delprosjekt «onboarding» startet

3 Kartlegging nåsituasjon Pågikk i 1.- 8.november 2011 Fokusgrupper fakultetsvis på alle fakulteter Bakgrunnsundersøkelse via seksjonsledere HR 29 kontorsjefer deltok Temaer: Gjenkjennelighet fra tilsynet Samarbeid og arbeidsfordeling (ift andre roller inst/fak) Oppgavedefinisjoner og grenser Gode erfaringer

4 Overordnet analyse Gjenkjennelighet av arbeidstilsynets funn: Arbeidstilsynets funn er kun delvis gjenkjennbare for IVT, VM&AB, DMF og HF. For SVT er de i større grad gjenkjennbare og for IME er de i stor grad gjenkjennbare Samarbeid og arbeidsfordeling: Generelt fremstår det som om samarbeidet er best med de man samarbeider tettest med. Samarbeidet oppleves best med teknisk/administrativt ansatte og instituttleder og dårligst med sentralt nivå Samarbeidet med vitenskapelige kan oppleves som vanskelig spesielt når det gjelder de vitenskapelig ansattes forståelse for regler og rutiner. Det er viktig å presisere at det i mindre grad er gjenkjennbart at faglig personell tillegger kontorsjefrollen lavere status

5 Overordnet analyse forts. Oppgavedefinisjoner og grenser De fleste kontorsjefer opplever rollen som mer operativt orientert enn utviklingsorientert. Hvor operativ den er er imidlertid avhengig av; hvordan instituttleder utøver sin rolle, størrelsen på instituttet og størrelse/kompetanse på teknisk-administrativ stab. Rollen oppleves som bred, men hvor det innen enkelte områder også er behov for å gå i dybden. Rollen oppleves ikke som spesielt ensartet innen fakultetene ei heller på tvers av fakultetene. Erfaringer med tiltak Opplæringstiltak som lederutvikling og kompetansebyggende tiltak generelt trekkes frem som positive tiltak. Det samme gjelder tiltak hvor man bygger nettverk, spesielt innen eget fakultet. Enkelte nevner også stillingsinstrukser og tydeliggjøring av rollen som positive tiltak

6 Sammenlikning av fakulteter - arbeidssituasjon 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 Hvor gjenkjennelige er disse resultatene for din arbeidssituasjon? Opplevelse at kontorsjefenes oppgaver er samsvarende på tvers av instituttene? Opplevelse at endringsprosesser berører kontorsjefrollen? SVT IVT IME VM&Ku DMF HF Andel av arbeidsdagen med operative oppgaver? Skala: 1 = Ikke i det hele tatt / 0% 3 = Delvis / 50% 5 = I aller høyeste grad / 100%

7 Sammenlikning av fakulteter - samarbeid 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 Samarbeid med de tekniske og administrativt ansatte? Samarbeid med instituttlederen? Samarbeid med de vitenskapelige ansatte ved instituttet? SVT IVT IME VM&Ku DMF HF Samarbeid med fakultetsnivået? Samarbeid med sentralt nivå? Skala: 1 = Ikke bra i det hele tatt 3 = Til dels 5 = Veldig bra

8 Oppsummering målbilde og tiltak Det finnes ikke ett målbilde for kontorsjefrollen ved NTNU! Felles trekk målbilde: lederstøtte, administrasjon vedr økonomi, HR/HMS, studie og forskning. Større andel strategi og utvikling Utfordringene forskjellige avhengige av størrelse på institutt, organisering av fakultet (sentralisert/desentralisert modell), person/kompetanse instituttleder-kontorsjef Tiltak følgelig lokale på fakultet og instituttnivå Felles trekk tiltak: rolleavklaring (opprydning) og samhandling instituttleder-kontorsjef, institutt-fakultet, leder(team)utvikling, «onboarding», nettverk

9 Forslag til tiltak 1. Lokale utviklingstiltak knyttet til kontorsjefrollen 2. Videre vurdering av kontorsjefers arbeidsmiljø 3. Oppretting av felles forum for kontorsjefer ved NTNU 4. Videre utvikling av leder- og teamutviklingstiltak 5. Utvikling av oppstartprogram for nye tekn/adm ledere ved NTNU 6. Vurdere bruk av stillingsbenevnelser Etablering av styringsgruppe

10 «Styrings»-gruppe Ansvar: legge en plan for kontorsjefforum og sikre at dette blir gjennomført i en toårsperiode Anbefalte ressurser: Kontorsjef Instituttleder Leder fra administrative fagområder på fakultetsnivå Leder fra administrative fagområder på sentralt nivå (ikke HR) sekretærfunksjon fra personalavdelingen (sentralt nivå)

11 Kontorsjefrollen ved NTNU Forum for kontorsjefer Oppstartsseminar 27. august 2012

12 Styringsgruppe Første møte i styringsgruppa: 4.12.2012 Anne Rossvoll avdelingsdirektør (IVT) Elin Erdal seksjonssjef (Driftsavd.) Ragnar Hergum instituttleder (IME) Tom Helmersen kontorsjef (NT) Torill Naavik kontorsjef (DMF) Trine Knutsen instituttleder (HF) Marte Mostervik rådgiver (Persavd.)

13

14 1) Lokale utviklingstiltak knyttet til kontorsjefrollen Målbilde: Bred lederstøtte, administrasjon, økonomi, HR/HMS, studie og forskning. Mer strategi og utvikling, mindre tid på drift Utfordringene forskjellige: avhengige av størrelse på institutt, organisering av fakultet (sentralisert/desentralisert modell), person/kompetanse instituttleder-kontorsjef Ikke entydig lokal utvikling blir avgjørende! Lokal opprydning/avklaring: særlig samhandling instituttlederkontorsjef og institutt-fakultet. Stort ansvar lokalt behov for felles innsats og sentral bistand

15 Kontorsjefen «sentrale avhengigheter» Inst.lederen Kontorsjefen Fakultetet

16 Kontorsjefen i praksis? Tre viktige roller: Lederstøtter Koordinator Oversetter Hva kan dette innebære for instituttlederen, fakultetet og kontorsjefen?

17 2) Videre vurdering av kontorsjefers arbeidsmiljø Arbeidsmiljøundersøkelsen ved NTNU høsten 2012. Vurdere mulighet for analyse av kontorsjefers opplevelse av arbeidsmiljø og arbeidssituasjon. Web basert undersøkelse i målgruppa??: Er situasjon er endret ift resultatene av nåsituasjonskartleggingen i november 2011?

18 3) Oppretting av felles forum for kontorsjefer ved NTNU Behov for samhandling og erfaringsutveksling mellom kontorsjefene både på fakultetsnivå og NTNU-nivå. Styrke erfaringsutveksling og organisasjonslæring knyttet til videre utviklingsprosesser rundt kontorsjefrollen Temaer settes opp av styringsgruppe Temaene skal dekke bredden i kontorsjefens arbeidsområde Personalavdelingen tilbyr administrativ støtte og dekker lunsj og lignende.

19 4) Videre utvikling av leder- og teamutviklingstiltak Felles oppstartsamling lederutvikling perioden 2013 2017 3. sept. 2013 Kontorsjefene deltar i opplæringsdelen av periodens lederutviklingsprogram I regi av periodens lederutviklingsprogram legges det til rette for forventningsavklaring vs. instituttleder Det er planlagt to lederutviklingsprogram for administrative ledere i perioden 2013 2017

20 5) Utvikling av oppstartsprogram for nye tekn/adm ledere ved NTNU Behov for bedre oppfølging av nyansatte kontorsjefer. Onboardingprogram for nyansatte kontorsjefer fra 2014

21 6) Vurdere bruk av stillingskoder Differensiere kontorsjefrollen avhengig av instituttstørrelse og ansvarsomfang? (kontorsjef administrasjonssjef) Tema i styringsgruppa Notat utarbeidet Organisasjonsmessig behandling Forhandling i Sesam

1 Studenter og forsikring Orientering om rapport fra arbeidsgruppe oppnevnt av Universitets- og høyskolerådet (UHR) Seniorrådgiver Anne Marie Snekvik Studieavdelingen NTNU

2 Arbeidsgruppe oppnevnt av UHR Mandat: Utrede aktuelle situasjoner som kan fremkomme i forhold til forsikrings- og erstatningsrettslige spørsmål hvis studenter skader seg ifbm undervisning og forskning Rapporten ment å kunne fungere som en håndbok