Eid kontrollutval SEKOM-sekretariat Møtebok Møtestad: Eid kommunehus, møterom Jektehola Dato: 16.03.2016 Tid: Kl. 10:00-15:30 Faste representantar som møtte: Arve Dahl Jorunn Sandvik, permisjon frå sak 09/16 Kjell Haugland Ole Reinhardt Bugjerde Forfall faste representantar: Brit Eltvik Lien Fylgjande vararep. møtte: Arild Lillebø Opsal Sakliste Sak nr. Sakstittel 01/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/16 Skriv og meldingar 16.3.2016 03/16 Rådmannen informerer om masseuttak i Eid kommune 04/16 Forventningsavklaring med ordførar og rådmann 05/16 Overordna analyse 06/16 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Samhandlingsreforma 07/16 Revisor sin eigenvurdering av ubundenskap 08/16 Saker og oppgåver for kontrollutvalet 09/16 Årsmelding 2015 - Eid kontrollutval 10/16 Oppfølgingslister 1-2016 11/16 Eventuelt Andre som møtte: SEKOM-sekretariat v/arnar Helgheim og Audhild Ragni Vie Alme Kommunerevisjonen i Nordfjord v/markvard Sunde og Gunnar Ryste. Plan- og utviklingssjef Kristine Dahl i sak 03/16 Rådmann Åslaug Krogsæter i sakene 04-06/16. Ordførar Alfred Bjørlo i sakene 03-05/16. Underskrifter: Ole Reinhardt Bugjerde Arve Dahl Arild L. Opsal Kjell Haugland
01/16: Godkjenning av innkalling og sakliste SEKOM-sekretariat melde frå om at eit varamedlem ikkje ville møte, då vedkommande ikkje hadde fått vore med på opplæring for kontrollutvalet. Innkalling og sakliste vert godkjent. EID- 01/16 VEDTAK: Innkalling og sakliste vert godkjent. 02/16: Skriv og meldingar 16.3.2016 SEKOM-sekretariat leverte ut Kontrollutvalsboka. Skriv og meldingar vert teke til vitande. EID- 02/16 VEDTAK: Skriv og meldingar vert teke til vitande. Side 2
03/16: Rådmannen informerer om masseuttak i Eid kommune Orienteringa frå rådmannen vert teke til vitande. Rådmannen v/plan- og utviklingssjef Kristine Dahl møtte i saka og informerte om masseuttak i Eid kommune. EID- 03/16 VEDTAK: Orienteringa frå rådmannen vert teke til vitande. 04/16: Forventningsavklaring med ordførar og rådmann Saka vert lagt fram til drøfting. Ordførar Alfred Bjørlo og rådmann Åslaug Krogsæter møtte i saka. Kontrollutvalet kallar inn ordførar og rådmann i aktuelle saker. Ordførar og rådmann møter i starten av kontrollutvalsmøta når det høver. EID- 04/16 VEDTAK: Kontrollutvalet kallar inn ordførar og rådmann i aktuelle saker. Ordførar og rådmann møter i starten av kontrollutvalsmøta når det høver. Side 3
05/16: Overordna analyse Saka vert lagt fram til drøfting. Kommunerevisjonen i Nordfjord v/markvard Sunde og Gunnar Ryste møtte i saka, og gjekk gjennom overordna analyse. Ordførar Alfred Bjørlo og rådmann Åslaug Krogsæter møtte i saka. Kontrollutvalet drøftar saka vidare i neste møte. EID- 05/16 VEDTAK: Kontrollutvalet drøftar saka vidare i neste møte. 06/16: Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Samhandlingsreforma (Saka går vidare til kommunestyret). Rapport frå forvaltningsrevisjon om samhandlingsreforma vert teken til orientering. Innhaldet vert teke med som grunnlag for vidare folkehelsearbeid i kommunen. Kommunerevisjonen i Nordfjord v/markvard Sunde og Gunnar Ryste møtte i saka, og revisor gjekk gjennom rapport for Samhandlingsreforma. Rådmann Åslaug Krogsæter møtte i saka. EID- 06/16 VEDTAK: Rapport frå forvaltningsrevisjon om samhandlingsreforma vert teken til orientering. Innhaldet vert teke med som grunnlag for vidare folkehelsearbeid i kommunen. Side 4
07/16: Revisor sin eigenvurdering av ubundenskap Kontrollutvalet tek oppdragsansvarleg revisor for Eid kommune, Markvard Sunde, si eiga vurdering av revisor sin ubundenskap datert 12.1.2016 til vitande. Kommunerevisjonen i Nordfjord v/markvard Sunde og Gunnar Ryste møtte i saka. Tilrådinga vart samrøystes vedteken. EID- 07/16 VEDTAK: Kontrollutvalet tek oppdragsansvarleg revisor for Eid kommune, Markvard Sunde, si eiga vurdering av revisor sin ubundenskap datert 12.1.2016 til vitande. 08/16: Saker og oppgåver for kontrollutvalet Kontrollutvalet ber sekretariatet om å førebu og legge fram saker i tråd med oversiktene i saksutgreiinga. EID- 08/16 VEDTAK: Kontrollutvalet ber sekretariatet om å førebu og legge fram saker i tråd med oversiktene i saksutgreiinga. Side 5
09/16: Årsmelding 2015 - Eid kontrollutval (Saka går vidare til kommunestyret). Årsmelding 2015 frå Eid kontrollutval vert godkjent. EID- 09/16 VEDTAK: Årsmelding 2015 frå Eid kontrollutval vert godkjent. 10/16: Oppfølgingslister 1-2016 Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. EID- 10/16 VEDTAK: Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. Side 6
11/16: Eventuelt Økonomisjefen i Eid kommune har bedt om at Eid kontrollutval sitt møte 2. mai vert flytta til 19. april, grunna handsaming av rekneskapen 2015 i formannskapet 21. april. 1. Kontrollutvalet sitt møte 2. mai vert flytta til 19. april. 2. Eid kontrollutval deltek på Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin fagkonferanse på Gardermoen 7.-8. juni med følgjande personar: Ole Reinhardt Bugjerde og Jorunn Sandvik. Vara: Kjell Haugland. Framlegget vart samrøystes vedteke EID- 11/16 VEDTAK: 1. Kontrollutvalet sitt møte 2. mai vert flytta til 19. april. 2. Eid kontrollutval deltek på Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin fagkonferanse på Gardermoen 7.-8. juni med følgjande personar: Ole Reinhardt Bugjerde og Jorunn Sandvik. Vara: Kjell Haugland. Side 7