ServiceFirst Programvaremanual, versjon 2.0 2010 Assessio International AB. All rights reserved 1
1. Logg inn Koble deg opp til Internet Åpne nettleseren din og gå til ServiceFirst på: www.servicef.com. Skriv inn ditt brukernavn (username) og passord (password) Klikk på Submit Brukernavn og passord får du fra Assessio eller din Organisasjonsadministrator. 2
2. Å teste med ServiceFirst 2.1 Opprett prosjekt Å opprette et prosjekt er det første skrittet før du kan starte testing med Service F. Klikk på Opprett prosjekt. Gi prosjektet et navn (obligatorisk). Du har også muligheten til å sette inn en prosjektbeskrivelse (ikke obligatorisk). Klikk på Opprett. Når du har opprettet et prosjekt kommer du direkte til siden Vis prosjekter. 3
2.2 Vis prosjekt Klikk på Vis prosjekt Denne siden viser en liste over dine prosjekter. Ved å klikke på ikonene til høyre kan du velge: Inviter respondenter Se liste over inviterte respondenter Rediger prosjekt Lage innlogingskode Se ServiceFirst rankingrapport Eksport av resultat til Excel Status kolonnen gir en oversikt over antall gjennomførte tester. 4
2.2.1 Inviter respondenter Klikk på Vis prosjekt Klikk på Skriv eller lim inn respondentens e-postadresser Systemet foreslår en standardtekst, som kan endres ved behov Klikk på Send OBS! I standardteksten kan man angi dato når testen skal være besvart. Det er mulig å skrive inn en dato eller ta denne henvisningen bort. Om du vil legge inn din egen standardtekst i testinvitasjonen kan du gjøre dette i personlige innstillinger. Se 5.1 Tilpasse tekst i testinvitasjon. Skriv inn den teksten du ønsker skal sendes til respondentene. En lenke til testen følger denne teksten. Hver lenke inneholder et passord som er unikt for hver respondent. Når respondenten har besvart alle spørsmål er passordet oppbrukt. Dermed er det ikke mulig å gjennomføre testen mer enn én gang per invitasjon. Lenken fører respondenten til startsiden hvor han/hun velger språk dansk, svensk, finsk eller norsk. Respondenten fyller deretter selv inn sine personalia og besvarer spørsmålene i Service F. Følgende personopplysninger registreres: fornavn, etternavn, kjønn, alder, telefon (dagtid), telefon (kveldstid), mobiltelefon, adresse, postnummer, poststed og land. I tillegg er det ekstra felt (Notater) som kan brukes til valgfri informasjon. For eksempel kan respondenten oppmuntres til å skrive andre relevante opplysninger og erfaringer som kan være til nytte for din organisasjon. 5
Maksimum 500 respondenter kan kontaktes i en og samme utsending. Hvis du har skrevet inn samme person mer enn en gang til samme prosjekt genereres en feilmelding. TIPS! Alle respondenters innloggingskoder er tilgjengelige under Prosjektets Respondentliste. Om en av respondentene ikke får innbydelse på grunn av at e- posten blir sittende fast i mottakerens spamfilter kan du finne respondenten i listen å sende innloggingskoden separat til han/henne enten muntlig, via sms eller e-post. 2.2.2 Vis respondenter Vis respondenter viser alle respondenter som tilhører prosjektet. Ved å klikke på ikonene til høyre kan du: Klikk på Vis prosjekt Endre på respondentens personalopplysninger Vis rapport (HTML) Vis rapport (PDF) Gjennomfør test lokalt Velg en eller flere respondenter (send test testpåminnelse eller ta bort) Klikk på Listen over inviterte respondenter kan sorteres etter e-postadresse, fornavn, etternavn eller teststatus. Teststatus angir hvorvidt testingen er ferdig, pågående eller venter (ikke påbegynt). 6
2.2.3 Rediger prosjekt Klikk på Vis prosjekt og klikk på for å: Redigere prosjektnavn Redigere prosjektbeskrivning 7
2.2.4 Lage innlogingskode For å unngå problemet med at testinvitasjonen havner i mottakerens spamfilter tilbyr vi en alternativ løsning for å gi respondentene innlogingskoder. Muligheten til å lage innloggingskoder gjør det enkelt å lage grupper med opptil 200 innlogingskoder. Disse innloggingskodene knyttes ikke til respondenten før personen har logget seg inn og fylt ut personopplysninger. Innloggingskodene kan sendes via e-post eller brukes når kandidater skal testes lokalt (se 2.2.6 Start testingen lokalt). Se til at systemet ikke sender testinvitasjoner eller testpåminnelser til respondentene hvis innloggingskodene er laget via denne funksjonen. Du må sende invitasjoner og påminnelser separat, det vil si via eget e-post program eller ved å fortelle kandidaten innloggingskodene. Klikk på Vis prosjekt Klikk på Skriv in hvor mange id du vil lage Klikk på Skap 8
Systemet lager innloggingskoder og tar deg til prosjektets liste over respondenter. Send innloggingskoden manuelt med testinstruksjoner og link til respondenten. Respondenten logger inn på følgende link: https://www.servicef.com/servicefirst.asp 9
2.2.5 Send påminnelse til respondenter Klikk på i Projektlisten Marker en eller flere respondenter ved å huke av i boksen lengst ut til høyre Klikk på Send Test Reminder Ta i bruk påminnelsesteksten eller rediger etter behov. Husk å gjøre respondenten oppmerksom på en eventuell tidsfrist. Klikk på Send Reminder 2.2.6 Gjennomfør testingen lokalt Testadministrasjon på en lokal datamaskin Det kan av ulike grunner være nødvendig å administrere en test på en lokal datamaskin. Dette gjøres ved å benytte seg av en Start test lokalt funksjon. Du setter i gang testen og kandidaten tar over og fullfører testen. Gå til prosjektets liste over respondenter Velg en ubrukt innolggingskode og klikk på Respondentens innloggingsside åpnes og innloggingskoden er automatisk fylt ut. Klikk 10
Deretter låser systemet din ServiceFirst administrasjonskonto. Respondenten kan siden fylle ut sine personalopplysninger og starte testen. OBS! For å se resultatet må du logge inn igjen og hente frem prosjektets rankingrapport. 11
2.2.7 ServiceFirst Rankingrapport Gå til Vis prosjekt og klikk på Se 2.4 nedenfor. 2.2.8 Eksporter ServiceFirst rankingrapport til Excel Gå til Vis prosjekt Klikk på Når du får valget mellom og åpne eller lagre Excelfilen, velg Lagre Angi et passende navn på filen og klikk på Lagre Når filen er lagret, klikk på Åpne Excel åpner den eksporterte rapporten 2.3 Legg inn svar fra blankett Papir- og pennversjonen av Service F skåres ved at testlederen legger inn svarene i programmet. Klikk på Legg inn svar. Velg hvilket prosjekt respondenten skal tilhøre. Fyll i respondentens personopplysninger (fornavn og etternavn er obligatoriske opplysninger). Klikk på opprett. Du kommer nå til en side der du legger inn svarene ved å klikke med musa. 12
Når du har fylt i alle respondentens svar, klikk på Fortsett Resultatene beregnes og respondentens rapport åpnes. 2.4 ServiceFirst rankingrapport Klikk på ServiceFirst rankingrapport Denne siden viser: De respondenter som har avsluttet ServiceFirst etter 2.9.2010 kl 14.00 står oppført i synkende rekkefølge etter C-skår og T-skår basert på 2009 normer. De som har avsluttet ServiceFirst før 2.9.2010 kl 13.59 står oppført i synkende rekkefølge etter råpoeng og T-skår basert på 2001 normer. For å se respondentenes individuelle rapporter, klikk på. Lag en e-post til en enkelt respondent ved å klikke på e-postadressen. 13
2.4.1 ServiceFirst rapport Klikk på ServiceFirst rankingrapport og deretter på. ServiceFirst rapporten er en individuell resultatrapport med grafer som angir C-skår, T-S skår og råpoeng for de fire delskalaene. ServiceFirst rapporten kan også opprettes som PDF-fil. Denne kan lagres på din pc til senere bruk. Klikk på for å åpne rapporten som en PDF. 3. Organisasjonsadministrator og prosjektadministrator Internettversjonen av Service F har to brukernivåer: Organisasjonsadministrator og Prosjektadministrator. Organisasjonsadministratoren har en overordnet rolle. Det vil si at han/hun har mulighet til å opprette nye brukere innen sin organisasjon, såkalte prosjektadministratorer. Organisasjonsadministratoren håndterer innkjøp av nye tester til organisasjonen. 3.1 Opprett prosjektadministrator Denne funksjonen er kun tilgjengelig for Organisasjonsadministrator. Klikk på Opprett prosjektadministrator Tildel individuelt brukernavn og passord til prosjektadministratoren Fyll inn prosjektadministratorens personalia 14
Klikk på Opprett Her kan du endre passord, endre personalia og tilpasse testinvitasjon og testpåminnelse. 4. Kjøp og forbruk av tester Det er to måter å kjøpe tester på delvis ved en manuell kvote og delvis ved automatisk kvote. Den manuelle kvoten er det opprinnelige antallet tester som organisasjonen kjøper. For at organisasjonen skal slippe å risikere at antall tester går tomme midt i en utvelgelsesprosess, vil en automatisk kvote fylle på tester i det øyeblikket den siste testen er brukt. Størrelsen på disse kvotene fastsettes i forbindelse med at organisasjonen registreres som brukere av Service F. Kvoten kan imidlertid endres når som helst ved å kontakte Assessio. En testing er brukt opp først når respondenten har besvart samtlige spørsmål i Service F. Med andre ord, kan man invitere inn et ubegrenset antall respondenter - man betaler bare for de testinger som er fullført. Her presenteres en oversikt over hele organisasjonens forbruk av tester etter prosjekt, måned og prosjektadministrator. Listen kan sorteres etter år, prosjektledere, prosjektadministrator eller per måned. Hver måneds totale forbruk vises lengst ned på siden. 15
Her kan du se hvor mange testinger som gjenstår før det automatisk fylles på med nye tester (avhengig av størrelsen på testkvoten). 5. Personlige innstillinger 5.1 Tilpasse tekst i testinvitasjon Klikk på Personlige innstillinger Fyll ut følgende felt: o Your Invite Text in Subject o Your Invite Text in Body o Your Reminder Text in Subject o Your Reminder Text in Body Velg Enable Your Email Invite & Reminder Content Klikk på Oppdater 16
Om du har fylt ut en ny tekst til e-post testinnbydelse og påminnelse Enable your Email Invite & Reminder Content inaktiverer det standardteksten i alle testinbydelser. Der er for tiden ikke mulig å endre teksten i testinnbydelsen og beholde standardteksten i påminnelsen. Om du ved en anledning ønsker å inaktivere din egen tekst kan du gjøre dette gjennom å velge Enable your Email Invite & Reminder Content. 6. Søk respondent Klikk på Søk respondenter Velg søkekriterier: Prosjekt, fornavn, etternavn og / eller e-postadresse Klikk Resultat av søk for å starte søket Deretter kan du finne eller redigere respondentens personlige informasjon ved å klikke på. 17
Klikk på for å vise respondentens individuelle rapport. Klikk på for å åpne PDF-rapport. For å slette en respondent, velg respondenten i listen fra søkeresultatet og klikk på knappen: Ta bort 6.1 Gjenopprett en slettet respondent Klikk på Søk respondenter Velg søkekriterier: Prosjekt, fornavn, etternavn og / eller e-postadresse Velg Locate Deleted Respondents Klikk Resultat av søk for å starte søket Under søkeresultatet vises respondenterna basert på de angitte søkerkriterier Velg respondent du vil gjennoprette og klikk på Restore Respondents. Gjenopprettede respondenter vil være tilgjengelig i det opprinnelige prosjektet. 18
7. Dokumentasjon Klikk på Dokumentasjon. Her blir utviklingsarbeidet bak Service F presentert i tillegg til tolkningsanvisninger og materiell for administrering av penn- og papirversjonen. På norsk finnes følgende dokumenter: Administreringsanvisninger og tolkningsveiledning no. Utvikling av Service F no. Service F i Sverige no. Statistiske begreper no. Spørsmålshefte no. Svarark no. Dokumentasjonen oppdateres etter hvert som ytterligere valideringsstudier av Service F gjennomføres. Dokumentasjon finnes også på svensk, dansk og finsk i tillegg til de norske dokumentene som er angitt over. 8. Logg ut Klikk på Logg ut for å låse programmet for uvedkommende. 19
For å logge på igjen, skriv inn brukernavn og passord på nytt. 20