PROSJEKTPLAN Hovedprosjekt Boligprosjektet 2011 2016 (funksjonshemmede) Prosjektet omhandler etablering av egnede botilbud for funksjonsog utviklingshemmede. Boligene kan enten være samlokaliserte kommunale omsorgsboliger for utleie eller private bofellesskap der kommunen yter tjenester til beboerne og eventuelt disponerer areal for felles personalfunksjoner og opphold. Prosjektet representerer en videreføring av Boligprosjektet 2006-2008 og skal gi grunnlag både for å planlegge og for å realisere nye boliger for målgruppen i løpet av kommende 5-årsperiode. Flekkefjord, 14.2.2011 Prosjektansvarlig: Bernhard Nilsen Kommunalsjef Flekkefjord kommune Prosjektleder: Elisabeth Spikkeland Tjenesteleder Tjenester for funksjonshemmede Prosjektplan 1
1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Kommunens initiativ knyttet til boliger for funksjonshemmede ble i 2006 samlet i et eget prosjekt kalt Boligprosjektet 2006-2008. Sentralt i dette prosjektet var kartlegging av boligbehov innenfor denne gruppen, samt å etablere et nytt botilbud for det tidligere kommunale bofellesskapet som ble kalt Bakken. I tillegg til behovskartlegging, har det med bakgrunn i dette prosjektet blitt etablert 8 nye kommunale omsorgsleiligheter for funksjonshemmede i Tjørsvågveien 4 B. For å i møtekomme ønsket om private selveierleiligheter, ble det i samarbeid med utbygger arbeidet for å realisere en løsning med samlokaliserte boliger på taket av Amfi, med tilhørende personal og fellesfunksjoner. Prosjektets endelige prisnivå gjorde at initiativet ikke lot seg realisere. En gruppe på fem-seks foreldre/foresatte har tatt initiativ til å finne en alternativ boløsning på en annen og rimeligere tomt, og kommunen følger denne gruppen aktivt i deres planlegging. Forutsatt at de kommer til enighet med utbygger, vil det kunne bli aktuelt at kommunen går inn og kjøper en boenhet i dette prosjektet for å kunne yte tjenester på en god måte. Som en del av boligprosjektet, har det også blitt arbeidet med oppgradering av barne- og ungdomsavlastningen, og med bygging av en ny kommunal omsorgsleilighet i tilknytning til dette tilbudet. Tegningsgrunnlaget er planlagt ferdigstilt og sendt ut på anbud før påske, og med forventet byggestart like før eller etter sommerferien. Tiltakene i det opprinnelige prosjektet har, sammen med flere interne prosesser knyttet til disponering av eksisterende boliger for denne gruppen, bidratt til å løse mange av de behov kartleggingen avdekket. Samtidig er man ikke i mål, og det er nødvendig å videreføre satsingen i et påfølgende prosjekt for kommende femårsperiode. Oppdraget er allerede gitt gjennom formannskapets vedtak i FSK-16/11, og det legges til grunn at dette prosjektet skal fungere som en handlingsplan for funksjonshemmedes boligbehov og være knyttet opp mot kommunens boligsosiale handlingsplan for øvrig. 1.2 Prosjektmål Ønskene og behovene for boliger for denne gruppen er forskjellige. Det er ikke et svar som passer for alle. De fleste vil eie, noen vil leie mange vil bo sentrumsnært, andre vil bo mer skjermet o.s.v. Disse forskjellene må så langt som mulig også avspeiles i mål og tiltak. Bidra til at de funksjonshemmede som har behov for bolig, får realisert dette Legge til rette for et samspill mellom privat eierskap og kommunal tjenesteyting Utrede Foreningslokaletomta på Trellebakken som et mulig tomtealternativ Vurdere utviklingen av kommunens eksisterende botilbud for funksjonshemmede Ivareta kontakten med aktuelle tilbydere/utbyggere av boliger Løpende oppdatere kartlagte brukerbehov knyttet til bolig Noen av målene vil være gjennomgående for hele femårsperioden, mens andre har en mer begrenset tidshorisont og vil kunne følges opp som i en egen fase i prosjektet. Det åpnes opp for å kunne komme tilbake med forslag til mer konkrete delmål og evt. også supplerende hovedmål i løpet av prosjektperioden. Prosjektplan 2
1.3 Rammer De innholdsmessige rammene for prosjektet følger av denne saken, av politiske vedtak knyttet i økonomiplan, budsjett og det forutgående prosjektet, og av nasjonale føringer og bestemmelser for utvikling av bo- og tjenestetilbud for funksjonshemmede. De økonomiske rammene er angitt i vedtatt budsjett og økonomiplan. Av disse følger 2,7 mill. kroner avsatt i 2010 til barne- og ungdomsavlastningen (oppgradering av bygget og én ny omsorgsleilighet for utleie), 2,5 mill. kroner i 2011 til kjøp av personalbase/fellesarealer i tilknytning til et bofellesskap med 5 6 private selveierleiligheter, samt 2,5 mill. kroner i 2013 og 2,5 mill. kroner i 2014, enten til kjøp av tilsvarende personalbaser/fellesarealer eller til renovering og ombygging av eksisterende kommunale boliger. Disponering av midlene for 2013 og 2014 vil avhenge av hvilke behov som avdekkes og hvilke veivalg som gjøres som en del av prosjektet. 2. OMFANG OG AVGRENSNING Prosjektet krever involvering, kompetanse og ressursinnsats både fra Tjenester for funksjonshemmede og fra kommunens Bygg- og eiendomsavdeling. Dimensjonering og framdrift i prosjektet vil måtte avklares i dialog med disse. Dette boligprosjektet avgrenses til å gjelde botilbud for funksjonshemmede. Som nevnt, omfatter kommunens boligsosiale satsing også andre grupper, bl.a. eldre, demente, psykisk syke, rusmisbrukere og andre vanskeligstilte på boligmarkedet. Disse områdene forutsettes fulgt opp gjennom egne prosjekter og initiativ. (Et mulig unntak fra dette kan være personer med lettere psykiske lidelser. I noen konkrete enkelttilfeller er det mulig å tenke seg boløsninger som gjør det naturlig å se deres boligbehov i sammenheng.) 3. ORGANISERING 3.1 Prosjektledelse Prosjektansvarlig: Prosjektleder: Bernhard Nilsen Elisabeth Spikkeland (Prosjektleder bygg: Terje Glendrange) Prosjektet krever som nevnt ressursinnsats på tvers av tjenesteområder. Hvordan prosjektledelsen håndteres i de ulike fasene av prosjektet, vil kunne variere litt etter hva som er de mest sentrale oppgavene. Det legges opp til at leder for Tjenester for funksjonshemmede er den som holder tak i prosjektet som helhet, men samtidig at det er naturlig at leder for Bygg og eiendom har rollen som prosjektleder for den bygningsmessige oppfølgningen. 3.2 Øvrige roller Prosjekteier: Oppdragsgiver: Flekkefjord kommune v/ formannskapet Flekkefjord kommune v/ utvalgt for helse og velferd Prosjektplan 3
Prosjektet vurderes ikke å kreve en egen styringsgruppe. Prosess- og arbeidsmessig baserer prosjektet seg i stor grad på direkte kontakt og dialog med brukere/tjenestemottakere, foreldre/foresatte/hjelpeverger og utbyggere/eiendomsutviklere. Når det gjelder beslutninger, vil det dels handle om administrativ oppfølgning av vedtak som er politisk vedtatt eller om politisk oppfølgning i form av enkeltsaker som blir lagt fram for politisk behandling (eks.vis bruk av foreningslokaletomta, avtaler med private bofellesskap osv.) I utgangspunktet foreslås derfor ikke en referansegruppe opprettet, men med en åpning for å kunne justere prosjektet på dette punktet underveis ved behov. Prosjektlederne forutsettes å ha anledning til å utpeke de prosjektmedlemmene som er nødvendig for å kunne gjennomføre prosjektet på en god måte. Dette vil typisk kunne involvere ressurspersoner som soneledere, leder for vaktmestertjenesten, verneombud m.v. 4. BESLUTNINGSPUNKT, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkter I praksis vil det være flere beslutningspunkter underveis i dette femårige prosjektforløpet. Noen av dem, som eksempelvis utredning av tomt på Trellebakken, har kommunen selv styring med hele prosessen for. Andre avhenger av signaler og konkrete innspil både fra brukere og potensielle tilbydere, og man er da avhengig av at det er mulig å forene interesser og muligheter i en beslutning som er ønsket fra begge parters side. Et vedtak om igangsetting av prosjektet vil være det første beslutningspunktet, og i løpet av 2015 forutsettes fremmet en ny sak for politisk behandling der man oppsummerer resultater og tar stilling til veien videre. Det foreslås også tidfestet et beslutningspunkt for om tomta på Trellebakken skal nyttes til bygging av omsorgsboliger for funksjonshemmede. En administrativ innstilling forutsettes klar senest innen 01.09.2011, og denne vil så bli lagt fram for politisk behandling og vedtak. Øvrige beslutningspunkter foreslås ikke konkretisert eller tidfestet nå, men det følger naturlig av målene for prosjektet at det vil være beslutningspunkter både knyttet til antakelse av anbud for bygningsmessige arbeider (bl.a. for barne- og ungdomsavlastningen) og avtaleinngåelse med private interessefellesskap. 4.2 Oppfølging Det delegeres til prosjektansvarlig og prosjektleder å ta stilling til behov for eventuelle statusmøter i prosjektet. Minst en gang årlig forutsettes enten en orienteringssak eller en konkret oppfølgningssak lagt fram for politisk behandling. 4.3 Milepæler Milepæler (tidfestede oppgaver/resultater) foreslås lagt fram som orienteringssak for utvalg for helse og velferd i løpet av andre halvår 2011, når man har fått en mer helhetlig oversikt over de enkelte fasene og deloppgavene i prosjektet. Prosjektplan 4
5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske risikofaktorer Mulige risikofaktorer i prosjektet vurderes å være: Uklare statlige rammebetingelser (tilskudds- og låneordninger) Den generelle prisutviklingen på boliger Tilgang til egnede tomter (evt. ombyggingsløsninger) Kvalitet og seriøsitet på innspill fra utbyggere/eiendomsutviklere Samhandling med nåværende og fremtidige tjenestemottakere Intern prosjektoppfølgningskapasitet i kommunen Hver av faktorene vil på ulike møter kunne påvirke prosjektet, enten mht. kvalitet på løsningene, fremdrift, eller kostnader. 5.2 Kvalitetssikring Generelt høy bevissthet omkring risikofaktorene og løpende prosesser som kan redusere sannsynligheten for at de inntreffer er en høyt prioritert oppgave både for prosjektleder og prosjektansvarlig. 6. GJENNOMFØRING 6.1 Hovedaktiviteter Prosjektets hovedaktiviteter er nært knyttet opp mot prosjektmålene. Noen av oppgavene (eks.vis utredning av tomteanvendelse og avtale med privat bofellesskap) er konkretisert og vil komme i løpet av prosjektets første fase. En del av de andre aktivitetene vil måtte utledes av de prosesser, behov og innspill som følger av selve prosjektet. Så lenge brukerbehov og -ønsker skal tillegges stor vekt, og så lenge man er avhengig av å finne løsninger som er mulige å realisere med de økonomiske forutsetninger disse har, så vil man også måtte arbeide sammen om å velge de aktivitetene som kan bidra til å realisere prosjektets målsettinger. 6.2 Tids- og ressursplaner Prosjektleder utarbeider interne tids- og ressursplaner for prosjektet i den grad det vurderes som hensiktsmessig. 7. ØKONOMI De økonomiske rammene for prosjektet er i utgangspunktet gitt gjennom vedtatt budsjett og økonomiplan. Budsjett for de enkelte tiltakene og aktivitetene i prosjektet vil bli fremlagt i forbindelse med hvert av de konkrete saksfremleggene og forslagene til vedtak. Prosjektplan 5
8. KONTRAKTER OG AVTALER Prosjektledernes og prosjektmedlemmenes deltakelse i prosjektet, herunder nødvendig prioritering av tid og andre ressurser, forutsettes administrativt avklart med kommunalsjefene for hhv. Samfunn og teknikk og Helse og velferd. Det vurderes ikke å være behov for skriftlige avtaler omkring dette. Dato: 14.02.2011 Prosjektleder: (Signatur) Godkjent: Dato: 14.02.2011 Prosjektansvarlig: (Signatur) Prosjektplan 6