Agenda til ordinært årsmøte i Asker Tennisklubb tirsdag 29. mars 2016 kl 18.30 i Klubbhuset I henhold til 12 i klubbens vedtekter skal årsmøtet behandle: 1. Godkjenne de stemmeberettigete. 2. Godkjenne innkallingen, saklisten og forretningsorden. 3. Velge dirigent, referent, samt to medlemmer til å underskrive protokollen. 4. Behandle idrettslagets årsberetning, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger. 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. 6. Behandle forslag og saker. 1. Informere om «Strategi og Plan for Asker TK 2016-2026» 2. Beslutte investering i treningsrom og arealer for Tennisfritidsordning (TFO) 3. Beslutte investering i boble og oppgradering av utebaner 4. Beslutte fullmakt for låneopptak 5. Beslutte lover for Asker Tennisklubb 7. Fastsette medlemskontingent på minst kr 100, og treningsavgift, eller gi gruppestyrene fullmakt til å fastsette treningsavgift for gruppens aktivitet. 8. Vedta idrettslagets budsjett. 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan. 10. Engasjere statsautorisert/registrert revisor til å revidere idrettslagets regnskap. 11. Foreta følgende valg: a. Leder og nestleder (ikke på valg) b. 6 styremedlemer og 1 varamedlem (2 styremedlemer og 1 varamedlem på valg) c. Øvrige valg i henhold til vedtatt organisasjonsplan, jf. pkt. 9. d. Kontrollkomité med minst to medlemmer (ikke på valg). e. Representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett eller gi styret fullmakt til å oppnevne representantene. f. Valgkomité med leder, to medlemmer og ett varamedlem. Etter avslutning av årsmøtet inviterer styret til hyggelig samvær med ost og vin.
Til: Årsmøtet 2016 i Asker tennisklubb Fra: Styret i Asker tennisklubb Dato: 21.3.2016 Sak: Beslutte investering i treningsrom og arealer for Tennisfritidsordning (TFO) Hensikt Beslutte investering i treningsrom og arealer for Tennisfritidsordning (TFO). Problemstilling Klubben har ikke tilstrekkelige fasiliteter for oppvarming, uttøying og styrketrening. Dette er en utfordring som gjelder alle spillere; barn for å utvikle gode vaner, konkurransespillere for å bygge styrke og forebygge skader, og voksne som bl.a. kan ha nytte av å tøye stive muskler. Samtidig er fellesområdene og resepsjonen for trang til å ta i mot og ta vare på barn som deltar i TFO, og på ulike sosiale arrangementer og ved turneringer / «tours» er det for trangt. Uten å utvide fellesområdene vil det ikke være forsvarlig å øke medlemsmassen noe særlig. For en nærmere redegjørelse av utviklingen i klubben, den økonomiske situasjonen, strategi og planer vises det til årsrapport og regnskap for 2015, og strategi og plan som legges fram for årsmøtet 2016. Foreslått løsning Styret har fått utarbeidet en løsning som medfører en utvidelse av hallen i hjørnet bak resepsjonen (se vedlegg). Løsningen innebærer at trimrommet blir lagt i første etasje med inngang både fra bane 1 og vindeltrapp i hjørnet på tilbygget. Adkomsten til arealene i 2. etasje er fra toppen av trappa opp til resepsjonen. Arealene vil kunne utnyttes fleksibelt for TFO, møter og i sosiale sammenhenger. Løsningen er i tråd med reguleringsplanen. Konsekvenser for medlemmene Nytt trimrom og arealer for TFO / møter vil komme alle medlemmene til gode. Gevinst/økonomi Kostnadene er estimert til 2 mill. kroner. Styret legger til grunn at investeringen kan dekkes fra avsatte midler i fond, eventuelt overskudd fra driften i 2016. Det skal etter styrets vurdering ikke være nødvendig å ta opp lån for å gjennomføre investeringen. Styret legger til grunn at klubben vil motta spillemidler og mva kompensasjon for investeringen tilsvarende som for boble og utebaner, slik at nett investering blir i overkant av 1 mill. kroner. Usikkerhet og risiko Styret er ikke kjent med noen spesielle forhold. HMS Trimrom og arealer for TFO vurderes av styret til eventuelt å gi et positivt bidrag til HMS. Arbeidsform/involvering Saken er utarbeidet av daglig leder og styrets leder og er behandlet i Asker Tennisklubbs Styre. Det er avholdt møter med Asker kommune om planene. Forslag til beslutning Årsmøtet i Asker Tennisklubb gir styret fullmakt til å søke om og inngå avtaler om bygging av trimrom og arealer for TFO i henhold til forslaget innenfor en ramme på 2 mill. kroner. Side 1 av 4
Side 2 av 4
Side 3 av 4
Side 4 av 4
Til: Årsmøtet 2016 i Asker tennisklubb Fra: Styret i Asker tennisklubb Dato: 18.3.2016 Sak: Beslutte investering i boble og oppgradering av utebaner Hensikt Beslutte investering i boble og oppgradering av utebaner. Problemstilling Klubben har ikke tilstrekkelig kapasitet inne i tennishallen til å tilby medlemmene den kapasiteten som etterspørres for leie av faste timer, tennisskolen eller for å ta i mot nye medlemmer og utvikle klubben slik vi ønsker. For en nærmere redegjørelse av utviklingen i klubben, den økonomiske situasjonen, strategi og planer vises det til årsrapport og regnskap for 2015, og strategi og plan som legges fram for årsmøtet 2016. Foreslått løsning Styret har vurdert fire alternativ for å utvide kapasiteten for tennis inne: 1. Utvide eksisterende hall 2. Boble på utebanene 3. Bygge hall på Borgen på eksisterende baner 4. Kjøpe tennishallen i Drammen Fordeler med alternativ 1. og 2. er at eksisterende fellesarealer og garderober kan benyttes slik at det kun er nødvendig å investere i banekapasitet. Alternativ 3. framkom etter en henvendelse fra Borgen Vel med spørsmål om Asker tennisklubb kunne være interessert i å drifte tennisbanene på Borgen. Styret vurderer det som mest interessant å utvide klubbens kapasitet der klubben allerede har aktivitet og hvor det ikke er nødvendig å investere i fellesarealer og garderober mm. Styret foreslår derfor at alternativ 3. ikke forfølges videre før eventuelt alternativ 1. og 2. er gjennomført eller skrinlagt. Med henvisning til redegjørelsen i årsmøtet for 2014 vurderte styret kjøp av tennishallen i Drammen. Styret konkluderte med at selv om den kunne kjøpes rimelig ville utfordringene med transport bli for store, spesielt for tennisskolens aktiviteter. Tennishallen i Drammen er nå solgt til andre. Med henvisning til årsmøtet for 2014 presiseres det også at styret ikke har forfulgt planene om å bygge Padle baner for å konsentrere oss om å øke kapasiteten for tennis inne. Etter møte med kommunen 4.3.2016 vurderer styret det som krevende å få til en utvidelse av eksisterende hall (alternativ 1). En utvidelse med to baner krever omregulering og er i konflikt med friområder. Styret vurderer det også som sannsynlig at klubben kan få krav til utforming av tilbygget som vil gi unødvendig høye kostnader. Samtidig bekrefter kommunen at reguleringsplanen inneholder plasthall over utebanene på bane 4 og 5. Styret vurderer det som enklest på kort sikt å få tillatelse til å sette opp ei boble over to utebaner, og at dette kan gi tilstrekkelig innekapasitet de nærmeste årene. Dersom veksten i etterspørselen etter innekapasitet viser seg å være vedvarende høy kan klubben eventuelt søke omregulering av området bak tennishallen for å bygge flere baner på et senere tidspunkt. Side 1 av 3
Hvis klubben setter opp ei boble over to utebaner må vi samtidig ta stilling til hva vi ønsker å gjøre med utebanene. Banene er i god forfatning nå, men vi må før eller siden bytte toppdekke og underbygning. Styret har derfor kontaktet Norges tennisforbund for å få en vurdering av hvilke dekker som egner seg inne i ei boble gitt at vi ønsker baner av gruskvalitet pga utesesongen. Det er styrets vurdering at det av hensyn til lagkamper, turneringer og medlemmenes preferanser ikke er ønskelig med to forskjellige typer dekker på utebanene, og at omlegging til hardcourt på noen baner derfor ikke er ønskelig. Forbundet anbefaler ikke tildekning av grusbaner med matter selv om det er mulig. Det er mye jobb og blir ikke så bra å spille på og kan ødelegge kvaliteten på grusbanen i utendørssesongen. Da gjenstår i hovedsak tre muligheter: 1. Kunstgress med syntetisk grus (trenger ikke vanning) som på Ullern, Abildsø, Eiksmarka, Heming m.fl. 2. Matte / membran med syntetisk grus (trenger ikke vanning) som i Sarpsborg og Arendal 3. Base av grovhakket teglsten med syntetisk bindemiddel med naturgrus som tilsettes et stoff for å ikke støve. Nesøya har denne banen ute (trenger vanning) og Spetalen har den inne. Alternativ 3. antas å være det som ligner ordinær grus mest. Dekkene må prøvespilles for å ta stilling til hva som er best egnet. Styret anbefaler at fire baner legges om i første omgang. Konsekvenser for medlemmene Nytt banedekke og boble vil komme alle medlemmene til gode. Utesesongen kan starte tidligere på banene med nytt dekke, og banene med nytt dekke vil tåle betydelig mer nedbør enn dagens grusbaner. Bobla vil øke innekapasiteten, frigjøre kapasitet i tennishallen og gi medlemmene tilbud om «grustennis» hele året. For konkurransespillerne hadde det vært en fordel å kunne spille inne på hardcourt baner. I en permanent hall kunne det vært naturlig å bygge hardcourt baner. På den annen side får konkurransespillerne en fordel av å kunne spille inne på grus før grussesongen starter. Gevinst/økonomi Styret vurderer at ei boble over to baner vil koste om lag 3 mill.kr og at nytt dekke på fire baner vil koste om lag 3 mill.kr. Med prosjektering og administrasjon av byggeprosjektet legger styret til grunn et totalbudsjett på 6,5 mill. kr, inklusive reserve. Styret legger til grunn at klubben vil motta spillemidler dersom det søkes om dette før arbeidene igangsettes. Videre at vi også vil motta mva kompensasjon for de byggeprosjektene det søkes spillemidler for. Rehabilitering av baner forventes å gi 1/3 av kostnad inklusive mva i spillemidler. For boblen forventer vi maksimum 700.000 kroner i spillemidler per boble. I tillegg gis det mva kompensasjon. Styret legger til grunn at vi totalt får om lag 3 mill. kroner i spillemidler og mva kompensasjon ved investering i boble og baner. Det betyr en netto investering på om lag 3,5 mill. kroner. Økningen i driftsutgifter pga bobla estimeres til om lag 500.000 kroner per år. Hovedsakelig energikostnader, men også inklusive kostnader for å ta opp/ned bobla hvert år og nødvendig vedlikehold og renhold av bobla. Side 2 av 3
Styret legger til grunn en økning i inntektene på mer enn 400.000 kroner per år f.o.m. det andredriftsåret. En timepris på 200 kroner per time og utleie av to baner i fem timer per dag, fem dager per uke, i 40 uker, gir alene en inntekt på 400.000 kroner per år i ren baneleie. Økte netto inntekter som følge av tenniskolen kommer i tillegg. En slik økning på 50 banetimer per uke utgjør kun en økning på 13 % av dagens tilgjengelige timer i tennishallen (50/380 = 13 %). Styret vurderer at det er et potensiale for å leie ut flere timer enn dette og til høyere pris. Til sammenligning har klubbens inntekter de siste to årene økt fra 6,2 til 7,5 mill. kroner (20 %), og medlemsmassen har økt fra 624 til 733 medlemmer (17 %). Kanskje viktigst i denne sammenheng er det at vi har hatt en økning på 58 barn i medlemsmassen. Styret legger til grunn en fortsatt økning på om lag 30 barn per år framover og en tilsvarende økning i tennisskolens inntekter. Klubben har de siste to årene kunnet gjennomføre oppgraderinger og vedlikehold eller sette av midler i fond for bygg og anlegg på i overkant av 1 mill. kroner per år. Styret legger til grunn at vi fortsatt vil kunne benytte i overkant av 1 mill. kroner per år på oppgradering av bygg og anlegg. Gitt ovennevnte vurderer styret det som sannsynlig at en investering i boble og nytt banedekke på fire baner kan nedbetales i løpet av de neste fem årene. Usikkerhet og risiko Heming mottar tilbud på boble og omlegging av to baner 22.3.16. Hvis vi får innsyn i tilbudene Heming mottar vil dette kunne redusere usikkerheten. Bytte av banedekke vil tidligst starte høsten 2016. Boblen kan settes opp etter at banene har fått nytt dekke. Framdriften vil avhenge av byggesaksbehandlingen og tilbudene klubben mottar. Mva-kompensasjonen er avhengig av bevilgning på statsbudsjettet. Dersom totalt søknadsbeløp for alle søkere overstiger budsjettet i søknadsåret så får alle samme avkortning. Historisk har dette ordnet seg i forbindelse med revidert budsjett og saldering i desember hvert år med unntak av 2012. Da ble det 9 % avkortning. HMS Bytte til nytt dekke på utebanene kan gi redusert vedlikehold. Arbeidsform/involvering Saken er utarbeidet av daglig leder og styrets leder. Saken er behandlet i styret. Det er avholdt møter med Asker kommune og det er innhentet råd fra Helen Sterud som er Norges Tennisforbund rådgiver for anlegg. Heming tennisklubb har sendt ut forespørsel om tilbud på boble og omlegging av to baner tilsvarende som vi vurderer i Asker. Styret har fått tilgang til forespørselsdokumenter og kalkyler. Forslag til beslutning Årsmøtet gir styret fullmakt til å søke om og inngå avtaler om bygging av utebaner og boble i henhold til forslaget innenfor en ramme på 6,5 millioner kroner. Side 3 av 3
Kostnadsoverslag, finansieringsplan og driftsbudsjett KOSTNADSOVERSLAG tennisbaner Max reelt KOSTNADSOVERSLAG boble Max reelt Rigg og drift 100 000 Overtrykkshall iht spek 1 700 000 Tennis Force Tennisbaner 644 000 Styresystem lys, varme 100 000 Fjerning av rødgrus og avretting av underlag med 0-8 mm pukk 220 000 Tilpasning av grunnmur til ny overtrykkshall, estimert pris 50 000 Acodrain renner to stk a 36 meter på hver bane 72 000 Eventuelt nytt festesystem til Ringmur 50 000 Støping av 4 stk nye nettfundamenter 60 000 UU Karuselldør 50 000 Sum entreprise 1 096 000 Estimert pris for støping av betongplate for innganger og maskineri til overtrykkshall Her må dere i Asker kanskje øke noe for fyrhus 80 000 Tank og nedgraving (3000 liter: 86.000,- +mva. 6000 liter: Adm kostnader / prosjektledelse 50 000 108.000,- +mva.) 108 000 Uforutsette kostnader 130 000 tilkoblinger Rør Maskineri (30-40.000), 40 000 Sum oppgradering eks mva 1 276 000 elektriker 25.000 25 000 Kran, løft med mer 20.000 (inkludert) mva 319 000 Prosjektering 150 000 Sum entreprise 2 353 000 Sum oppgradering baner inkl. mva 1 595 000 Adm kostnader / prosjektledelse 50 000 Spillemiddler 1/3 531 667 Uforutsette kostnader 100 000 MVA kompensation 319 000 Sum oppgradering eks mva 2 503 000 Total kostnad inkl mva kompensation & spillemiddler 744 333 mva 625 750 Sum boble inkl. mva 3 128 750 Spillemiddler 700 000,- 700 000 Totalt bobble & rehab baner 2 547 333 MVA kompensation 625 750 Total kostnad inkl mva kompensation & spillemiddler 1 803 000
Til: Årsmøtet 2016 i Asker tennisklubb Fra: Styret i Asker tennisklubb Dato: 21.3.2016 Sak: Punkt 6, forslag 4 - Beslutte fullmakt for låneopptak Hensikt Beslutte fullmakt for låneopptak. Problemstilling 12 (7) i lovene sier at disposisjoner, herunder låneopptak, av ekstraordinær karakter eller betydelig omfang i forhold til idrettslagets størrelse eller virksomhet, kan kun vedtas av årsmøtet. Foreslått løsning Årsmøtet gir styret fullmakt til å ta opp lån på inntil kr 2 millioner kroner dersom det viser seg at taket på Tennishallen i Brages vei 4 er av en slik forfatning at det raskt må repareres. Dette er en videreføring av den fullmakten som ble gitt styret av årsmøtet i 2015. Lekkasjer i taket har blitt avdekket og taket har blitt reparert, men det er usikkert om reparasjonen er fullverdig. Uavhengig av og eventuelt i tillegg til ovennevnte gir årsmøtet styret fullmakt til å ta opp lån på inntil 6,5 millioner kroner for å bygge boble over to utebaner og legge om fire utebaner. Årsmøtet legger til grunn at styret søker spillemidler og mva kompensasjon for alle investeringer. Konsekvenser for medlemmene Ingen ut over de økonomiske forpliktelsene som inngås for å realisere byggeprosjektene. Gevinst/økonomi Konsekvenser for økonomien som følge av gjennomføringen av byggeprosjektene for boble og baner er redegjort for i egne saker til årsmøtet. Et eventuelt bytte taket på Tennishallen vil føre til klubbens handlefrihet for andre investeringer begrenses. Andre investeringer må utsettes i om lag to år eller det vil ta om lag to år mer å nedbetale lånene. Usikkerhet og risiko Det er usikkert når taket på Tennishallen må byttes og hva dette vil koste. Gjennomføringen av byggeprosjektene for boble og baner medfører usikkerhet slik det er redegjort for i saken som er forelagt årsmøtet. Styret er ikke kjent med noen spesielle forhold ut over dette. HMS Ingen ut over det som er redegjort for i egne saker til årsmøtet. Arbeidsform/involvering Saken er utarbeidet av daglig leder og styrets leder og er behandlet i styret. Forslag til beslutning Årsmøtet gir styret fullmakt til å ta opp lån for inntil åtte-og-en-halv (8,5) millioner kroner i henhold til styrets forslag.