Sak nr: 100/14 Dok. nr: 71/14 Norges speiderforbund PROTOKOLL FRA SPEIDERSTYRETS MØTE 17.-18. OKTOBER 2014 Tilstede: Speidersjef Knut Slettebak Styremedlem Hanne Mette Lundberg Styremedlem Karl-Erik Onstad Styremedlem Nina Rones IC WOSM Håvard Otto Avbud: Visespeidersjef May-Britt Roald IC WAGGGS Thea Hilding Referent: Generalsekretær Jens Morsø Møtet ble gjennomført på forbundskontoret i Oslo. SAK 91/14 PROTOKOLLER OG REFERATER Protokollen fra Speiderstyrets møte den 12.-14. september 2014 og administrasjonens rapport for juli og august 2014 ble gjennomgått. Protokollen fra Speiderstyrets møte 12.-14. september 2014 godkjennes. Administrasjonens rapport for juli og august 2014 tas til etterretning. SAK 92/14 STATUS OG AVKLARINGER Speiderstyret gjennomgikk viktigste innspill etter samtaler med kretser og korps samt saker knyttet til grupper, kretser og korps. Peffkurs i Mjøs-klubben Styremedlem Hanne Mette Lundberg har deltatt i Mjøs-klubbens gjennomføring av Peffkurs del 1 og del 2 den 26.-28. september 2014 på Nordhue ved Elverum. Speider- og Roverforum 2014 Speidersjefen og styremedlem Hanne Mette Lundberg har deltatt på Speider- og Roverforum 2014 den 3.-5. oktober 2014 på Eidsvoll. Halvårsmøte til Fredrikstad krets Styremedlem Karl-Erik Onstad har deltatt på halvårsmøte til Fredrikstad krets den 8. oktober 2014. Korpsting 2014 til Metodistkirkens speiderkorps Speidersjefen har deltatt i korpsting 2014 til Metodistkirkens speiderkorps den 11.-12. oktober 2014 i Lillestrøm. Side 1 av 6
SAK 93/14 INTERNASJONALE SAKER WAGGGS verdensspeiderkonferanse 2014 Visespeidersjefen og IC WAGGGS har deltatt i WAGGGS verdensspeiderkonferanse den 5.-9. juli 2014 i Hong Kong. Speiderstyret tar rapporten fra WAGGGS verdensspeiderkonferanse 2014 til orientering. WOSM verdensspeiderkonferanse 2014 Speidersjefen, IC WOSM, generalsekretær og ungdomsdelegatene Linda Olsen fra Skedsmo speidergruppe og Oskar Aalde fra 1. Ås speidergruppe har deltatt i WOSM verdensspeiderkonferanse den 11.- 15. august 2014 i Slovenia. Speiderstyret tar rapporten fra WOSM verdensspeiderkonferanse 2014 til orientering. Årsmøte i Nordisk Samarbeidskomité IC WOSM har deltatt i årsmøtet til Nordisk Samarbeidskomité den 6.-7. september 2014 i Finland. Speiderstyret tar rapporten fra årsmøtet i Nordisk Samarbeidskomité til orientering. 5th RoverNet Sondre Aaberg Lura fra 1. Lura speidergruppe har deltatt i 5th RoverNet den 18.-21. september 2014 på Island. Speiderstyret tar rapporten fra 5th RoverNet til orientering. Nordisk Speiderkonferanse 2015 Speiderstyret diskurte, hvilke personer som skal delta på Nordisk Speiderkonferanse den 14.-17. mai 2015 på Island. Styret konkluderte ikke, men var enig om, at deltakerne skal utpekes snarest, så det er mulig å holde kostnadene til reise nede. Liberian Girl Guide Association Styremedlem Nina Rones er i dialog med noen av sine kontakter i Liberian Girl Guides Association. Disse beskriver situasjonen med ebola i landet som svært alvorlig. Speiderstyret diskuterte, hva Norges speiderforbund kan gjøre. Styret konkluderte ikke, men ble enig om å gjøre en markering i forbindelse med Speidertinget 2014. SAK 94/14 ØKONOMI Avtale med Speider-Sport AS Norges speiderforbund har den 2. september 2014 inngått en ny avtale med Speider-Sport AS om samarbeid og betaling for salgsrettighet og markedsføring i Norges speiderforbunds markedsføringskanaler med en prosentsats av Speider-Sports bruttoomsetning. Avtalen trer i kraft fra den 1. januar 2015 og reguleres annet hvert år. Side 2 av 6
Avtalen mellom Norges speiderforbund og Speider-Sport AS av 2. september 2014 tas til etterretning. Utlysning av engasjement på forbundskontoret [Oppfølging på sak 76/14] Norges speiderforbund har den 15. oktober 2014 utlyst et engasjement som partneransvarlig for å styrke sin kompetanse knyttet til inngåelse og oppfølging av samarbeidsavtaler. Søknadsfristen er den 17. november 2014. Utgiftsdekning i forbindelse med nasjonale aktiviteter Speiderstyret ble på styremøtet den 22.-24. august 2014 presentert for et forslag til nye retningslinjer for utgiftsdekning i forbindelse med nasjonale aktiviteter og til endring av satsene for kilometergodtgjørelse. Speiderstyret diskuterte, om denne typen forslag må forelegges styret til godkjenning. Styret vurderte, at dette er en administrativ sak som forbundskontoret kan håndtere uten å involvere styret. Det vedtas, at retningslinjer for utgiftsdekning i forbindelse med nasjonale speideraktiviteter samt satser for kilometergodtgjørelse fastsettes administrativt ut ifra hensynet til Norges speiderforbunds grønne profil. Administrasjonsverktøy Speiderstyret ble på styremøtet den 22.-24. august 2014 presentert for et forslag til nytt administrasjonsverktøy. Speiderstyret diskuterte, om denne typen forslag må forelegges styret til godkjenning. Styret vurderte, at dette er en administrativ sak som forbundskontoret kan håndtere uten å involvere styret. Det vedtas, at implementering av nytt administrasjonsverktøy behandles administrativt ut ifra behovet til Norges speiderforbunds sentrale utvalg og innen driftsbudsjettets rammer. SAK 95/14 SPEIDERTINGET 2014 Speiderstyret diskuterte presentasjon av saker til Speidertinget 2014 og programmet for møtet på tinget. SAK 96/14 STRATEGISK PLAN 2015-2024 Speiderstyret diskuterte presentasjon av Strategisk Plan 2015-2024 til Speidertinget 2014. SAK 97/14 MANDAT FOR LANDSLEIREN 2017 Speiderstyret diskuterte mandat for landsleiren 2017. Styret tok utgangspunkt i mandatet for landsleiren 2013 (Speiderstyrets sak 62/10) og rapporten fra landsleiren 2013 datert mai 2014. I tillegg tok styret inn momenter foreslått av Økonomiutvalget. Side 3 av 6
Mandat for landsleiren 2017 Landsleirsjefen 2017 har sammen med landsleirkomiteen ansvaret for, at målene for landsleiren 2017 oppnås, og at rammene for landsleiren 2017 overholdes. Mål for landsleiren 2017 Landsleiren 2017 skal engasjere hele landet og aktivt bidra til realisering av Norges speiderforbunds mål innenfor fokusområdene til strategisk plan 2015-2024 Speidere vil ut, Patruljen tar ansvar og Speiding når flere. Programaktivitetene på landsleiren 2017 skal bygges opp rundt bruken av patruljesystemet og treningsprogrammet. Landsleiren 2017 skal gjennomføres som en miljøvennlig leir. Rammer for landsleiren 2017 Landsleiren 2017 skal gjennomføres på Rønvikjordene i Bodø i begynnelsen av juli 2017. Endelig periode skal godkjennes av Speiderstyret- Landsleirsjefen skal forberede, organisere, gjennomføre og foreta evaluering/etterarbeid av landsleiren 2017. Til støtte i dette arbeidet skal det opprettes en leirkomite. Medlemmer av landsleirkomiteen skal oppnevnes av Speiderstyret. Leiren skal koordineres med Spejdernes Lejr 2017 i Danmark, Nationell jamboree 2017 i Sverige og World Scout Moot 2017 på Island, og det skal søkes oppnådd størst mulig synergi og utveksling mellom de fire arrangementene. Landsleiren 2017 sin primære målgruppe er speidere i alderen 10-16 år. Det skal legges til rette for, at rovere i alderen 17-26 år skal kunne både bidra til leirens suksess og samtidig oppleve å være rovere. Det tilrettelegges for deltagelse fra utenlandske speiderforbund. Landsleiren 2017 sitt program skal tilrettelegges slik at det skaper et aktivt og mangfoldig tilbud for deltakerne. Gruppebidraget skal videreføres. Programmet på leiren skal bidra til utvikling av Norges speiderforbunds programtilbud på lengre sikt. Landsleiren 2017 skal bidra til å styrke eksisterende organisasjonsstruktur. Kretsbaserte ambassadører skal videreføres. Landsleiren 2017 skal bidra til synliggjøring av norsk speiding og skal sette dagsordenen i mediene i leirperioden, både lokale, regionale og nasjonale. Landsleiren 2017 skal søke et tett og konstruktivt samarbeid med Bodø kommune, Nordland fylkeskommune samt øvrige regionale og nasjonale myndigheter i området. Landsleiren 2017 skal gjennomføres i økonomisk balanse. I budsjettet skal det tas høyde for fordeling av faste og påvirkelige kostnader, og det skal innarbeides en sikkerhetsmargin på 10 prosent av bruttoinntekten. Leirkontingentens størrelse fastsettes gjennom budsjettet. Fordeler og ulemper ved tidligere landsleirers rabattordninger og leirkontingentens størrelse i forhold til de tre andre nordiske arrangementene skal diskuteres i forbindelse med budsjetteringen. Landsleirkomiteen skal legge fram sitt forslag til budsjett for Speiderstyret til godkjenning senest den 30. april 2015. Forbundskontoret skal bidra til landsleirkomiteens arbeid innenfor kommunikasjon, ledertrening og program, regnskapsføring og avtaleinngåelse. Eventuell prosjektmedarbeider på forbundskontoret og ansettelse av prosjektmedarbeider avtales mellom generalsekretæren og landsleirsjefen. Dette og bruken av ansattressurser avklares i forbindelse med budsjetteringen. Alle ansettelser og eventuell innleie av personer i forbindelse med landsleiren 2017, skal gjøres av generalsekretæren i samarbeid med landsleirsjefen. Side 4 av 6
Forbundskontoret skal føre landsleiren 2017 sitt regnskap. Kontoret sender regnskapsrapporter til landsleirkomiteen hver fjerde måned, første gang den 30. november 2014, og ved behov. Norges speiderforbunds regnskapssystem og bankkonto skal brukes. Landsleirkomiteen skal ha en dedikert regnskapskyndig økonomiansvarlig, og hver etat skal ha en person med ansvar for oppfølging av den enkelte etats økonomi. Regler for anvisning og attestering skal avtales direkte mellom forbundskontorets regnskapsfører og landsleirkomiteens økonomiansvarlige. Norges speiderforbunds gjeldende avtaler skal brukes. Tjenester som ikke kan skaffes innenfor gjeldende avtaler, kan hentes fra andre leverandører. Avtaler og innkjøp som overstiger 50.000 kroner, skal godkjennes og underskrives av landsleirsjefen. Avtaler og innkjøp som overstiger 100.000 kroner, skal godkjennes og underskrives av generalsekretær. Alle avtaler og innkjøp skal dokumenteres skriftlig og arkiveres i Norges speiderforbunds arkiv på forbundskontoret. Det skal utarbeides en risikoanalyse for landsleiren 2017. Analysen skal vise de største risikoer for gjennomføring av leiren etter det mandat som er gitt for blant annet innhold i leiren og økonomi. Analysen skal også angi tiltak for å møte disse risikoene. Risikoanalysen skal legges til grunn for rapporteringen. Landsleirkomiteen skal sikre, at forhold i og rundt landsleiren 2017 jevnlig testes med henblikk på å oppdage feil og mangler og rette disse. Landsleirkomiteen rapporterer til Speiderstyret hver fjerde måned, og senest 14 dager etter avslutning av tertialet, første gang den 31. desember 2014. I forbindelse med rapporteringen skal landsleirkomiteen levere en prognose på deltagerantall og sluttresultatet. Landsleiren 2017 sitt regnskap skal avsluttes 31. oktober 2017, og landsleirkomiteens rapport skal overleveres til Speiderstyret 30. november 2017. SAK 98/14 OPPNEVNINGER Speiderstyret diskuterte innstillinger til verv i nasjonale utvalg. Komité speiding Følgende oppnevnes som medlem av Komité speiding fra 1. oktober 2014 til 30. september 2016: Roald Arnet Amundsen fra Hålogaland krets. Styringsgruppe vedrørende Friluftslivets år 2015 Følgende oppnevnes som medlem av Styringsgruppe vedrørende Friluftslivets år 2015 fra 1. oktober 2014 til 31. mars 2015: Ksenia Sazonova fra forbundskontoret. Side 5 av 6
SAK 99/14 EVENTUELT «Lederboka det er din tur» Speiderstyret ble orientert om Norges speiderforbunds lederbokprosjekt «Ungdom leder ungdom». Boka får titlen «Lederboka det er din tur» og har 16-25-åringer som er nye i lederrollen i Norges speiderforbund og eventuelt i andre ungdomsorganisasjoner, som målgruppe. Speider-sport AS står for produksjon av boka, mens Norges speiderforbund er eier av innholdet. Lederboka forventes utgitt den 5. desember 2014. Samarbeid med Norsk Folkehjelp Norges speiderforbund er i dialog med Norsk Folkehjelp om samarbeid rundt førstehjelpskurs, dugnadsprodukter og gjensidig profilering. Avtale forventes inngått ultimo 2014. Samarbeidet vil bli omtalt på www.speiding.no under «Samarbeidspartnere». Evaluering [Oppfølging på sak 81/14] Saken ble tatt av sakslisten på grunn av det sene tidspunkt i styreperioden. Side 6 av 6