Møtet ble gjennomført på forbundskontoret fredag og på Leikvinjar lørdag og søndag.

Transkript

1 Sak nr: 01/14 Dok. nr: 01/14 Norges speiderforbund PROTOKOLL FRA SPEIDERSTYRETS MØTE NOVEMBER 2013 Tilstede: Speidersjef Knut Slettebak Visespeidersjef May-Britt Roald Styremedlem Hanne Mette Lundberg Styremedlem Karl-Erik Onstad Styremedlem Nina Rones IC WOSM Håvard Otto IC WAGGGS Thea Hilding Nestleder i Eiendomsstyret Astrid Giskegjerde og medlemmer i Eiendomsstyret Erlend Wegger og Per Espen Larsen deltok i den innledende diskusjonen i sak 95/13. Avbud: Generalsekretær Jens Morsø Referent: Stedfortredende generalsekretær Brede Udahl Møtet ble gjennomført på forbundskontoret fredag og på Leikvinjar lørdag og søndag. SAK 91/13 PROTOKOLLER OG REFERATER Protokollen fra Speiderstyrets møte 22. oktober 2013 og Administrasjonens rapport for september og oktober 2013 ble gjennomgått. Protokoll fra Speiderstyrets møte 22. oktober 2013 vedtas. Administrasjonens rapport for september og oktober 2013 tas til etterretning. SAK 92/13 STATUS OG AVKLARINGER Speiderstyret gjennomgikk viktigste innspill etter samtaler med kretser og korps samt saker knyttet til grupper, kretser og korps. Speiderstyret gjennomgikk og oppdaterte oppfølgingslisten sin. SAK 93/13 INTERNASJONALE SAKER Prosjektbesøk i Malawi Speidersjefen gjennomgikk rapport fra prosjektbesøket i Malawi november 2013 hos Malawi Girl Guide Association og Scout Association of Malawi. Speidersjefen selv og avdelingsleder Bodil Tærud Day deltok i besøket. Besøket viste, at det har vært en god og positiv utvikling i begge speiderforbundene i Malawi. Det er veldig målbart i økningen av antall medlemmer og avholdte kurs. Det gjør seg også gjeldende gjennom de personene man møter i styrer og ansatte. De utstråler en selvtillit og profesjonalitet som er Side 1 av 5

2 merkbart endret i løpet av prosjektperioden. Engasjementet de har for speidersaken er beundringsverdig særlig, når man tar i betraktning de strabasiøse leveforholdene. Speiderstyret tar rapporten fra prosjektbesøket i Malawi november 2013 til etterretning. World Scout Bureau IC WOSM orienterte om, at World Scout Bureau flyttes fra Genève i Sveits til Kuala Lumpur i Malaysia. Deler av verdenskontoret blir igjen i Genève. 1st World Scout Education Congress Håvard Otto fra Speiderstyret og Bjørn Erik Hjellset fra Komité speiding deltar 1st World Scout Education Congress november 2013 i Hong Kong. Verdenskonferanser i 2014 Verdenskonferansen til WAGGGS er i juli 2014 i Hong Kong, mens verdensungdomsforumet til WOSM er august 2014 i Rogla i Slovenia, og verdenskonferansen til WOSM er august 2014 i Ljubljana i Slovenia. Det er ennå ikke fastsatt, hvor mange som skal delta på verdenskonferansene. IC jobber videre med dette. På verdenskonferansen til WAGGGS skal det blant annet vedtas nye lover og regler. SAK 94/13 ØKONOMI Forbundskontoret inviterte Speiderstyret til diskusjon rundt kontorets forslag til besparelser på budsjett Speiderstyret så, at forslaget kan få konsekvenser for Norges speiderforbunds kommunikasjonsarbeid, og ønsket å arbeide for å begrense konsekvensene ved å se på alternativer. Speiderstyret vedtar, at besparelsene i budsjett 2014 oppnås ved reduksjon av kontorareal i St. Olavs gate ved økt utleie til eksterne interessenter, reduksjon av antall årsverk på forbundskontoret, reduksjon av antall utgivelser av Speideren, reduksjon av utviklingstimer i medlemssystemet og reduksjon av strategiske midler til bruk for Speiderstyret og Komité speiding. Speiderstyret ønsker, at konsekvensene ved reduksjon av antall utgivelser av Speideren begrenses, og at forbundskontoret ser på alternativer. Speiderstyret ønsker å følge utviklingen og planlegger derfor fornyet revisjon av budsjett 2014 på styremøtene i 2. og 3. kvartal Speiderstyret vedtar, at underskuddet fra landsleiren Stavanger 2013 skal dekkes av Norges speiderforbunds sikringsfond. SAK 95/13 EIENDOMMER [Oppfølging på sak 75/13] Eiendomsstyret fremla en kostnadsberegnet trinnvis utviklings- og investeringsplan på de tre nasjonale eiendommene (Havbraatt, Solstølen og Tredalen) og en tilhørende beregning for drift av eiendommene på kort og lang sikt for Speiderstyret. Side 2 av 5

3 Speiderstyret diskuterte heretter begrepet «nasjonalt speidersenter», hva de enkelte styremedlemmene la i begrepet, og hva de enkelte styremedlemmene definerte Tredalen som. Speiderstyret hadde en grundig diskusjon om utviklingsplanene på Tredalen basert på Eiendomsstyrets drifts- og utbyggingsplaner. Speiderstyret var enig om, at Tredalen skal opprustes til et nasjonalt kurs- og leirsted med nødvendig infrastruktur og vedlikeholdt bygningsmasse. Investeringer for å få bygd konferansesenter og innendørs overnatting til personer, slik det er skissert i en av utviklingsfasene, vurderes ikke aktuelt på det nåværende tidspunkt, basert på kostnader knyttet til selve utbyggingen og framtidige driftsutgifter, og sett i sammenheng med potensiell bruk av stedet. Speiderstyret ber Eiendomsstyret igangsette nødvendig vedlikehold og hensiktsmessig oppgradering av bygningene på Solstølen og Tredalen. Det er også ønskelig at planlagt utvikling av friområder og leirplass på Tredalen blir utført. Speiderstyret ønsket, at det ses på behov for møterom til interne komiteer, utvalg og liknende i forbindelse med fremtidig lokalisering av forbundskontoret, og mulig samarbeid med andre organisasjoner. Det vedtas, at Norges speiderforbund fortsatt skal være den juridiske eieren av forbundets nåværende eiendommer. Det vedtas å opprettholde den nåværende driftsformen. Daglig drift, utvikling og forvaltning av de tre nasjonale eiendommene utføres av Eiendomsstyret i henhold til mandat. Eiendomsstyret rapporterer til Speiderstyret. Som en konsekvens av at eiendomsdriften fortsatt skal være i Norges speiderforbund og ikke i eget aksjeselskap, vedtas det å legge inn kroner i budsjett 2014 til drift av eiendommene. Speiderstyret omdisponerer innenfor vedtatt rammebudsjett. Det vedtas, at restbeløpet fra de 2 millioner kroner som vedtatt i sak 6.1 på Speidertinget 2010 øremerkes som egen post i balansen merket «Eiendom», totalt 1,2 millioner kroner. Det vedtas, at overskuddet fra salg av Ingelsrud og Sverveli (salgssum minus kostnader knyttet til salget) øremerkes som egen post i balansen merket «Eiendom», totalt 6,8 millioner kroner. Det vedtas, å bevilge 4 millioner kroner fra posten «Eiendom» til utvikling av eiendommene. Det vedtas, at overskudd fra fremtidig salg av Dronningen og Stornes (salgssum minus kostnader knyttet til salget) øremerkes som egen post i balansen merket «Eiendom». Det vedtas, at forbundskontoret skal støtte Eiendomsstyret med følgende tjenester: Avtaler og forespørsler om utleie av eiendommene Regnskapsføring Markedsføring Oppfølging myndighetspålagte krav Andre oppgaver kan løses etter nærmere avtale ved behov. Side 3 av 5

4 Speiderstyret diskuterte endelig Speiderstyrets Arbeidsutvalg sin innstilling av 1. november 2013 om tilbakeføring av Stornes leirsted fra Grenland krets til Norges speiderforbund og om klargjøring for salg. Grenland krets som per i dag drifter Stornes leirsted, har ønsket å avslutte avtalen med Norges speiderforbund. Grenland krets løses fra leieavtale av 7. mars 2006 vedrørende Stornes leirsted. Gjenværende økonomiske midler etter forsikringsoppgjør overføres til Norges speiderforbund. Båt og båthenger overføres til Norges speiderforbund for bruk på forbundets gjenværende eiendommer. Forvaltning av Stornes leirsted overføres til Eiendomsstyret. Gjenværende økonomiske midler kan benyttes til nødvendig opprustning for å få stedet klart for salg i løpet av Eiendommen selges via eiendomsmegler. SAK 96/13 LANDSLEIR [Utsatt fra sak 76/13] Speiderstyret diskuterte mulige scenarier for neste landsleir på bakgrunn av tilbakemeldinger på Toppledermøtet høsten Tilbakemeldingene gikk på frekvens, antall dager, fellesleir med Norges KFUK-KFUM-speidere og speiderleir versus festival. Neste landsleir gjennomføres i Kretser inviteres til å foreslå sted for landsleiren. Forslag skal sendes til Speiderstyret senest 31. januar SAK 97/13 SPONSING [Oppfølging på sak 84/12] Speiderstyret diskuterte erfaringene med arbeidet med sponsing i forbindelse med landsleiren Stavanger Speiderstyret diskuterte samtidig det videre arbeidet for å finne sponsorer og strategiske samarbeidspartnere til Norges speiderforbund. Styret ønsket å se på fremtidige muligheter. SAK 98/13 MEDLEMSSYSTEMET Forbundskontoret inviterte Speiderstyret til diskusjon rundt videre utvikling av funksjonaliteter i medlemssystemet. Basisfunksjonaliteten til medlemssystemet er nå etablert i henhold til opprinnelig kravspesifikasjon. Forbundskontoret har fått tilsendt en rekke ønsker for ytterligere forbedringer og tilleggsfunksjoner i medlemssystemet. Kontoret presenterte for Speiderstyret prioriterte tiltak og sluttføring av allerede igangsatte tiltak som vil øke kvaliteten av medlemssystemet innenfor justert budsjett Speiderstyret tar forbundskontorets forslag til prioritering av ferdigstillelse av medlemssystemet innenfor rammene av justert budsjett 2014 til etterretning. Side 4 av 5

5 SAK 99/13 STRATEGISK PLAN Speiderstyret jobbet videre med Strategisk Plan ut ifra tilbakemeldinger fra Toppledermøtet høsten SAK 100/13 SPEIDERSTYRETS ÅRSHJUL [Utsatt fra sak 78/13] Speiderstyret diskuterte arbeidet med å utvikle et årshjul for styrets arbeid. SAK 101/13 OPPNEVNINGER Speiderstyret diskuterte innstillinger til verv i nasjonale utvalg. Til teknisk arrangør for Speider- og Roverforum 2014 Romerike krets utpekes som teknisk arrangør for Speider- og Roverforum SAK 102/13 EVENTUELT Intet. Side 5 av 5