Norges speiderforbund Dok. nr. 51/06 Øvre Vollgate 9, 0158 Oslo

Transkript

1 Norges speiderforbund Dok. nr. 51/06 Øvre Vollgate 9, 0158 Oslo PROTOKOLL FRA SPEIDERSTYRETS MØTE MARS 2006 Møtet ble holdt på Ingelsrud speidersenter. Følgende deltok på møtet: Fra Speiderstyret: Forfall: Carsten H. Pihl, Kristin Grimstad, Anna Røed, Hanne Birte Hulløen, Lars Atle Andersen og Knut Slettebak. Merete Bodahl-Johansen Fra Komite speiding: Hanne Mette Lundberg Fra Forbundskontoret: Generalsekretær Tore Torstad Leder for styret i stiftelsen SS Havbraatt, Frode Karlsen, deltok under behandlingen av sak 30/06. Følgende saker ble behandlet: SAK 27/06 PROTOKOLL OG REFERAT FRA SST OG AU Følgende protokoll og referat forelå til behandling: Protokoll fra Speiderstyrets møte februar 2006 (dok. nr. 28/06) Referat fra møte i AU 6. mars 2006 (dok. nr. 30/06) Det ble gjort følgende vedtak: Vedtak: 1. Protokoll fra Speiderstyrets møte februar 2006 (dok. nr. 28/06) godkjennes. 2. Referat fra møte i AU 6. mars 2006 (dok. nr. 30/06) tas til etterretning. SAK 28/06 DIVERSE REFERATER OG RAPPORTER Følgende referater og rapporter forelå til behandling: Referat fra møte i Komite Speiding (KS) dok. nr. 15/06 Referat fra medlemsmøte i Frivillighet Norge (FriNor) dok. nr. 29/06 Referat fra sjefsmøte i Speidernes Fellesorganisasjon (SpF) dok. nr. 31/06 Administrasjonens rapport for januar - februar dok. nr. 32/06 Evaluering av Forum for Natur og Friluftsliv (FnF)- Oppsummering - dok. nr. 48/06 Statusrapport for profilprosjektet - dok. nr. 50/06 Det ble gjort følgende vedtak: Vedtak: De fremlagte referater og rapporter tas til orientering.

2 SAK 29/06 ORIENTERINGER OG SPØRRETIME Her ble det orientert om kontakt med kretser og korps, møter, besøk og andre arrangementer som speiderstyret og Forbundskontoret har vært med på siden sist. Det ble også avklart spørsmål i saker som ikke stod på sakslisten. Det ble bl.a. orientert om følgende saker: Grenland krets ønsker å inngå leieavtale om drift og vedlikehold av leirstedet Stornes. Arbeidet med salget av Øvre Vollgate 9 i Oslo. Forberedelsene til Speideraksjonen og kick off 23. april. TV-serien på NRK fra landsleiren fri:05 som kommer i april. Status i Mentorprogrammet Deltagelse på styremøte i Speidernes Fellesorganisasjon (SpF), friluftspolitisk samling i Friluftslivets Fellesorganisasjon (FRIFO) og Rådsmøte i Grønn Hverdag Besøk på kretsting/årsmøter i Sunnmøre krets, Øvre Buskerud krets, Grenland krets, NMU speiderkorps, Sørlandet krets, Vesterlen krets og Hordaland krins. SAK 30/06 HAVBRAATT - ÅRSMELDING OG REGNSKAP 2005, BUDSJETT 2006 OG OPPNEVNINGER TIL STIFTELSENS STYRE Speiderstyret behandlet saken i egenskap av å være Rådet for Stiftelsen SS Havbraatt. I dok. nr. 33/06 fikk Speiderstyret oversendt forslag til årsberetning og regnskap 2005, samt forslag til budsjett 2006 for stiftelsen SS Havbraatt. Frode Karlsen, leder for styret i stiftelsen, var til stede og orienterte om driften av Havbraatt. Speiderstyret foretok også oppnevning av medlemmer til stiftelsens styre. Det er ført egen protokoll fra Rådets møte som er vedlagt Speiderstyrets protokoll. SAK 31/06 ØVRE VOLLGATE 9 AS - ÅRSBERETNING OG REGNSKAP 2005 I dok. nr. 34/06 fikk Speiderstyret oversendt årsberetning og regnskap 2005 for selskapet Øvre Vollgate 9 AS. Det fremgikk av årsberetningen at det har vært normal drift i selskapet i 2005, og regnskapet er oppgjort med et positivt årsresultat på ,- kroner. Speiderstyret innstilte også på medlemmer til styret i selskapet. Siden selskapet høyst sannsynlig blir solgt i løpet av året, innstilles det på gjenvalg til selskapets styre. Det ble gjort følgende vedtak: Vedtak: 1 Speiderstyret anbefaler ovenfor Generalforsamlingen 2006 i Øvre Vollgate 9 A/S at styrets årsberetning for 2005 godkjennes. 2. Under forutsetning av revisors godkjenning anbefaler Speiderstyret ovenfor Generalforsamlingen 2006 i Øvre Vollgate 9 AS at regnskapet for 2005 godkjennes.

3 3. Som medlemmer av selskapets styre for kommende år innstiller Speiderstyret gjenvalg på følgende personer: Jens Døvik, leder Knut Flottorp, styremedlem Iacob Iuell Nordby, styremedlem 4. Speidersjefen oppnevnes som NSFs representant til generalforsamlingen 2006 i Øvre Vollgate 9 AS, med Generalsekretæren som personlig varamann. SAK 32/06 SPEIDER SPORT AL - VALG AV NY FORHANDLER FOR SALG AV SPEIDERARTIKLER I dok. nr. 35/06 fikk Speiderstyret oversendt en orientering fra styret i Speider Sport AL om arbeidet med valg av ny forhandler for salg av speiderartikler etter at avtalen med Oslo Flaggfabrikk ble sagt opp. Av notatet fremgår det at flere interessenter har meldt seg, og det har vært nærmere samtaler med tre av disse. I den videre diskusjonen med interessentene vil spørsmålet om overtagelse av deler av eksisterende varelager være en viktig faktor. Styret i Speider Sport AL ønsker å finne en samarbeidspartner/forhandler som kan ta et selvstendig ansvar for salg av speiderartikler, på samme måte som det Oslo Flaggfabrikk har gjort. Speiderstyret drøftet en del momenter som det er viktig blir forsøkt ivaretatt i forbindelse med avtale med ny forhandler. Det ble også pekt på at Norges speiderforbund må inngå som avtalepartner med ny forhandler, sammen med Speider Sport AL. Det ble gjort følgende vedtak i saken: Vedtak: 1. Speiderstyret tar orienteringen fra Speider Sport AL til orientering. 2. I forbindelse med valg av ny forhandler ønsker Speiderstyret at følgende forhold blir ivaretatt: Valg av forhandler må gi grunnlag for en avtale med et langsiktig perspektiv. Utvalg og kvalitet på forbundets profilartikler må ikke være begrenset til eventuelt sortiment som ny forhandler måtte ha i sitt ordinære varelager. Det må fortsatt være muligheter for å drive salg av speiderartikler gjennom avtaler med ulike samarbeidspartnere (speiderutsalg). Forhandleren må være innstilt på å drive markedsføring/salg av speiderartikler på større forbundsarrangementer SAK 33/06 LANDSLEIREN FRI:05 - REGNSKAP I dok. nr. 36/06 fikk Speiderstyret oversendt endelig regnskap for landsleiren fri:05. Regnskapet er gjort opp med et overskudd på ,- kroner. I tillegg er det en ubenyttet sikkerhetsmargin på ,- kroner som tilføres forbundet. Det forelå

4 også en oppdatert utgave av økonomikapittelet i landsleirrapporten basert på det foreliggende regnskapsresultatet. Regnskapet for landsleiren fri:05 blir innarbeidet i forbundets ordinære driftsregnskap for Det ble gjort følgende vedtak i saken: Vedtak: 1. Regnskapet for landsleiren fri:05 godkjennes med et overskudd på ,- kroner og en ubenyttet sikkerhetsmargin på ,- kroner. 2. Kr ,- av landsleiroverskuddet avsettes i forbundets balanse til dekning av eventuelle kostnader og/eller tap på fordringer som måtte oppstå i etterkant av landsleiren. Øvrig overskudd og ubenyttet sikkerhetsmargin godskrives forbundets egenkapital. 3. Speiderstyret takker landsleirkomiteen for god økonomistyring under fri:05. SAK 34/06 REGNSKAP 2005 I dok. nr. 37/06 fikk Speiderstyret presentert et endelig driftsregnskap 2005 for Norges speiderforbund slik det legges fram for Speidertinget Speiderstyret behandlet et foreløpig regnskap for 2005 på sitt møte i februar sak nr. 23/06. Det ble pekt på at det i forbindelse med avslutningen av regnskapet er blitt noen mindre endringer på noen av postene. Etter avskrivninger og avsettinger viser regnskapet et overskudd på ,- kroner uten overskudd og ubenyttet sikkerhetsmargin fra landsleiren fri:05. Det ble gjort slikt vedtak i saken: Vedtak: 1. Regnskap 2005 med speiderstyrets kommentarer godkjennes slik det fremkommer av vedlegg til protokollen. 2. Norges speiderforbunds regnskap 2005 legges fram for Speidertinget og anbefales godkjent. SAK 35/06 OPPGRADERING AV IKT-LØSNINGENE - INVESTERINGSBEHOV I dok. nr. 38/06 fikk Speiderstyret oversendt en oversikt over behovet for oppgradering av forbundets IKT-løsninger med tilhørende finansieringsbehov. Det ble pekt på det arbeidet som er igangsatt med en gjennomgang av dagens IKTløsninger, og behovet for å foreta en oppgradering og tilpassninger rundt disse. En optimal løsning er knyttet til en oppgradering av medlemssystemet og etablering av en integrert løsning for de ulike IKT-komponenter (medlemssystem, hjemmesiden, speiderbasen, e-post, etc.). En slik oppgradering er bl.a. helt avgjørende for å kunne få til en mer effektiv og målgruppetilpasset dialog med medlemmene i tråd med tidligere vedtatte kommunikasjonsstrategi. Det ble gjort følgende vedtak i saken: Vedtak: 1. Speiderstyret tar orienteringen om behovet for oppgradering av forbundets IKT-systemer til etterretning, og understreker

5 nødvendigheten av en oppgradering av medlemssystemet og etablering av en integrert løsning for de ulike IKT-komponenter. 2. En oppgradering av forbundets IKT-løsninger må som et minimum dekke følgende behov: Gi grupper og kretser mulighet for oppdatering av medlemsinformasjon og utskriving av relevante lister i det sentrale medlemssystemet for egne medlemmer. Gi enkeltmedlemmer mulighet til å vedlikeholde egen medlemsinformasjon i medlemssystemet. En effektiv administrasjon (publisering, påmelding, oppfølging, etc.) av kurs og arrangementer på alle organisasjonsnivå. Bruk av elektronisk kommunikasjon, herunder bruk av e-post og SMS, på en effektiv og kostnadsbesparende måte, både ovenfor enkeltmedlemmer og grupper av medlemmer. Samordning av forbundets hjemmesider og programsider samt en integrering mot det sentrale medlemssystemet 2. Speiderstyret gir Generalsekretæren fullmakt til å foreta nødvendige oppgraderinger og tekniske tilpassninger av forbundets IKT-løsninger innenfor en øvre kostnadsramme på 1,5 millioner kroner. Investeringene dekkes inn ved bruk av egenkapitalen. SAK 36/06 RETNINGSLINJER VED OVERGREPSSAKER OG ANMELDELSER I dok. nr. 39/06 fikk Speiderstyret oversendt et bearbeidet forslag til retningslinjer i forbindelse med overgrepssaker og retningslinjer i forbindelse med anmeldelser i Norges speiderforbund. Saken er en oppfølging av tidligere drøftinger i Speiderstyret, sist på møtet i februar 2006, sak 15/06. Forslag til retningslinjer har også vært forelagt Lovutvalget til uttalelse. I notatet ble det også pekt på hvordan forbundet kan arbeide videre med å skape bevissthet rundt lederholdninger og atferd. Det er naturlig at temaet omtales og tas inn i heftet Ledelse i NSF, samt integreres i forbundets ledertrening. I tillegg vil det være behov for å lage en del annet veiledningsmateriell til bruk i det daglige programarbeidet. Det ble gjort følgende vedtak i saken: Vedtak: 1 Retningslinjer og prosedyrer ved grenseoverskridende seksuell atferd vedtas slik det fremkommer av vedlegg til protokollen. 2. Retningslinjer ved anmeldelse av et medlem eller en ansatt i Norges speiderforbund vedtas slik det fremkommer av vedlegg til protokollen. 3. Nødvendige lovendringer om suspensjon/permittering som følger av retningslinjene fremmes for Speidertinget Utarbeidelse av veiledningsmateriell knyttet til lederholdninger og lederatferd følges opp slik det er skissert i dok. nr. 39/06. AU

6 fastsetter mål og rammer for arbeidet med utarbeidelse av materiell som skal inn i Ledelse i NSF. 5. Komite speiding bes å vurdere andre tiltak for utvikling og sikring av lederholdninger og lederadferd. 6. Speiderstyret vil vurdere om det også bør utarbeides retningslinjer for håndtering av andre straffbare forhold som måtte bli kjent innen organisasjonen og ber Generalsekretæren komme tilbake til dette som egen sak i løpet av SAK 37/06 VIDEREUTVIKLING AV INNHOLDET I SPEIDERBASEN I dok. nr. 40/06 fikk Speiderstyret presentert et forslag til mål og rammer for et ettårig prosjekt for videreutvikling av innholdet i Speiderbasen. Saken er en oppfølging av tidligere vedtak i Speiderstyret, sak 19/06. Speiderbasen er forbundets sentrale database for program og ledertrening, hvor en bl.a. finner Treningsprogrammet og annen sentral informasjon knyttet til programarbeidet og ledertreningen. Selv om basen i dag har et relativt omfattende innhold, er det fortsatt behov for å skaffe til veie og gjøre tilgjengelig mer relevant stoff. Dette gjelder spesielt med hensyn til aktivitetsark (konkrete forslag til aktiviteter) knyttet til målene for programmerkene for alle aldersklassene, samt annet fagstoff knyttet til treningsprogrammet og til ledertreningen. Det finnes også mye tilgjengelig materiale i bl.a. Speiderboka og tidligere utgitte tipshefter som må bearbeides for bruk i Speiderbasen. Hos gruppene er det mange tips til aktiviteter som bør gjøres tilgjengelig for andre. Til gjennomføring av prosjektet opprettes det en ettårig engasjementsstilling ved Forbundskontoret. Det ble gjort slikt vedtak i saken: Vedtak: 1. Det opprettes et ettårig prosjekt fra høsten 2006 for videreutvikling av innholdet i Speiderbasen, med tilsetting av egen prosjektmedarbeider. Prosjektet ledes av Generalsekretæren. 2. Prosjektets mål er: Samle inn relevant fagstoff knyttet til program og ledertrening og gjøre dette tilgjengelig på Speiderbasen. Utarbeidelse av aktivitetsark for målene til programmerkene skal prioriteres. Bidra til at flest mulig tar i bruk Speiderbasen i sitt daglige speiderarbeid. 3. Prosjektet gjennomføres innenfor en samlet kostnadsramme på kr ,-. Inndekning avklares i forbindelse med revisjon av budsjett 2006 og budsjett SAK 38/06 RETNINGSLINJER FOR BEREDSKAPSGRUPPER I dok. nr. 41/06 fikk Speiderstyret oversendt forslag til endringer i gjeldende retningslinjer for beredskapsgrupper i Norges speiderforbund. Bakgrunn for endringene var bl.a. behovet for å foreta noen presiseringer i beskrivelsen av

7 oppgavene til Komite for beredskapsgrupper og oppdatere retningslinjene i tråd med tidligere vedtak gjort av denne komiteen. Beredskapsgruppene har hatt anledning til å uttale seg til endringsforslagene. Det ble gjort slikt vedtak i saken: Vedtak: Retningslinjer for beredskapsgrupper i Norges speiderforbund vedtas slik det fremkommer av vedlegg til protokollen. SAK 39/06 KL/KS-SEMINARET VÅREN 2006 I dok. nr. 42/06 fikk Speiderstyret presentert et forslag til mål og rammer for vårens KL/KS-seminar på Ingelsrud speidersenter. Forslaget var bygget på innspill fra tidligere drøftinger i Speiderstyret. Hovedsakene på seminaret vil bli arbeidet med den pågående strategiprosessen, med fokus på visjon og formålsparagrafen, samt arbeidet med det strategiske område vekst med bakgrunn i medlemsutviklingen. Speiderstyret foretok nødvendige avklaringer rundt programmet og rammene for helgen. Sak 40/06 STRATEGIARBEIDET I dok. nr. 43/06 ble Speiderstyrte invitert til å fortsette diskusjonen rundt forbundets strategiske arbeid. Speiderstyret drøftet spesielt hvilke kjerneverdier som skal benyttes i det strategiske arbeidet. Kjerneverdiene skal beskrive hva speiding er, hvilke verdier vi ønsker at speiding skal forbindes med. Det ble pekt på at svarene fra den store spørreundersøkelsen på landsleiren fri:05 gav et entydig bilde av hva medlemmene forbinder med speiding, og Speiderstyret ønsker å legge dette til grunn ved fastsetting av forbundets kjerneverdier. Disse kjerneverdiene blir også sentrale i all kommunikasjonsarbeid. Speiderstyret drøftet oppbyggingen av formålsparagrafen - uavhengig av innholdsmessige innspill som kommer i den pågående strategiprosessen. De konkrete endringsforslag kommer man tilbake til etter at innspill fra kretser og grupper er mottatt. Speiderstyret drøftet også hvilken type visjon forbundet bør ha og strukturen på ny strategisk plan. Det ble gjort slikt vedtak i saken: Vedtak: 1. Følgende fire kjerneverdier benyttes for å beskrive speiding internt og eksternt: Friluftsliv, Samarbeid, Opplevelser og Vennskap. Prosjektgruppen for ny profil bes å vurdere hvordan disse kjerneverdiene kan synliggjøres i forbindelse med forbundets nye profil. 2. Speiderstyret anbefaler at forbundet vedtar en visjon av slagordtypen.

8 SAK 41/06 ENDRING AV FORBUNDETS LOVER I dok. nr. 44/06 fikk Speiderstyret presentert hvilke endringer i forbundets lover som det pr. i dag er aktuelt å fremme til behandling på Speidertinget Oversikten var basert på tidligere innspill og drøftinger i Speiderstyret. Fristen for grupper og kretser/korps til å sende inn forslag til endringer i lovene er 3. mai. Det er lagt opp til at Speiderstyret skal foreta en første konkret behandling av innkomne lovendringsforslag på sitt møte juni, og en endelig behandling og utarbeidelse av innstillinger til Speidertinget på sitt møte august. Speiderstyret peker på at det er aktuelt å fremme konkrete forslag til endringer i følgende paragrafer: Prg. 1-5 om Forbundets mål. Speiderstyret vil primært se på en omredigering av gjeldende inndeling slik at det foretas et klart skille mellom hva som er beskrivelsen av forbundets mål og hva som er virkemidlene for å nå målene. Innspillene i den pågående strategiprosessen vil muligens også avdekke andre behov for endringer. Prg Endring i tråd med innspill fra Roverforum Prg om Kretsstyret oppgaver. Endring av punktet om godkjenning av ledere slik at dette blir i tråd med gjeldende retningslinjer og praksis. Ny prg. om muligheter for suspensjon og/eller eksklusjon av ledere/medlemmer. Det er ingen slike bestemmelser i forbundets lover i dag, og Speiderstyret ser behov for at lovene gir forbundet anledning til å suspendere og/eller ekskludere ledere/medlemmer som opptrer grovt i strid med forbundets formål og avgitte ledererklæring. SAK 42/06 SPEIDERTINGETS FORRETNINGSORDEN I dok. nr. 45/06 fikk Speiderstyret oversendt et forslag fra AU til endringer i Speidertingets forretningsorden. Det forelå også en uttalelse fra Lovutvalget. Speiderstyret peker på behovet for å kunne ha en større fleksibilitet ved behandling av innkomne lovforslag enn det gjeldende forretningsorden gir adgang til. Spesielt er det ønskelig å åpne adgang til at Speidertinget kan foreta redaksjonelle endringer i forslag som er fremmet uten at dette endrer på hovedintensjonen i forslaget. Speiderstyret ser behov for å få avklart en del konsekvenser av eventuelle endringer i foretningsordenen før det fremmes et konkret forslag til behandling på Speidertinget 2006.

9 SAK 43/06 FASTSETTING AV NAVN PÅ GRUPPER OG KRETSER I dok. nr. 46/06 ble Speiderstyret invitert til en prinsippdiskusjon om fastsetting av navn på grupper og kretser. Det ble bl.a. pekt på at i gjeldende retningslinjer heter at gruppenavnet skal knyttes til lokalt stedsnavn, men at det ikke er egne retningslinjer for fastsetting av navn på kretser / korps. Det ble også pekt på at flere grupper/kretser har tatt i bruk ordet speiderne som del av gruppe-/kretsnavnet, eller vurderer å gjøre det. Det er viktig å ha en bevisst forhold til hvilke konsekvenser og problemstillinger dette kan føre til for andre speidergrupper / kretser i same område. For utenforstående vil det kunne bli oppfattet som om gruppa eller kretsen omfatter/representerer alle speiderne i det gitte området, både NSF`s egne medlemmer og medlemmene fra Norges KFUK-KFUM-speidere. I kommuner med flere speidergrupper kan det også være uheldig om en gruppe bruker et navn som av andre kan oppfattes som om de rekrutterer speidere fra hele området eller representerer alle speiderne i området. Et eksempel på dette kan være bruken av kommunenavnet på en speidergruppe der hvor det finnes flere andre speidergrupper i samme kommune. Speiderstyret peker på at det er uheldig om gruppenavnet knyttes til et geografisk navn som er større en det området de rekrutterer medlemmer fra og hvor de driver sin virksomhet. Det er viktig å bruke et mest mulig lokalt stedsnavn for å unngå missforståelser i forhold til andre grupper. Det pekes også på at det kan være hensiktsmessig å vurdere bortfall av den tidligere praksis med bruk av nummerering i tilknytning til gruppenavnet. Speiderstyret peker også på behov for å foreta en prinsipiell avklaring av navnesetting på grupper og kretser med Norges KFUK-KFUM-speidere. En ser det som hensiktsmessig å ha omforente retningslinjer om dette for bl.a. for å unngå mulige missforståelser både internt mellom forbundene og eksternt. Speidersjef og generalsekretær følger saken opp på Sjefsmøtet i Speidernes fellesorganisasjon. SAK 44/06 SPEIDERNES FELLESORGANISASJON - REPRESENTANTSKAPSMØTET Saken ble behandlet samme med forbundets tilleggsrepresentanter til representantskapsmøtet i Speidernes fellesorganisasjon. I dok. nr. 47/06 ble det gitt en oversikt over sakene til Representantskapsmøtet i Speidernes fellesorganisasjon. Sakene ble gjennomgått og aktuelle spørsmål avklart. SAK 45/06 OPPNEVNINGER Speiderstyret drøftet aktuelle kandidater som NSFs representant i styret for St. Georgs Gildene i Norge, samt mulige kandidater til europakomiteene og verdenskomiteene hos WAGGGS og WOSM. Det ble gjort slikt vedtak:

10 Vedtak: 1. Karin Thompson oppnevnes som Norges speiderforbunds representant i styret for St. Georgs Gildene i Norge for perioden fram til Vedlegg 1. Referat fra møte i AU dok. nr. 30/06 2. Protokoll fra møte i Rådet for stiftelsen SS Havbraatt 3. Regnskap 2005 med Speiderstyrets kommentarer 4. Retningslinjer og prosedyrer ved grenseoverskridende seksuell atferd 5. Retningslinjer ved anmeldelser av et medlem eller en ansatt i Norges speiderforbund 6. Retningslinjer for beredskapsgrupper i Norges speiderforbund