Byarkivet: Virksomhetsrapport for 2014 Ansvarsområde Byarkivet har et overordnet tilsyns- og veiledningsansvar for arkivforvaltningen i Tromsø kommune og er arkivdepot for kommunalt arkivmateriale som skal bevares for ettertiden. Vi tar imot arkivmateriale som har gått ut av administrativ bruk. Hovedregelen er at arkiv eldre enn 20 år avleveres til arkivdepot. Yngre arkiv som har gått ut av administrativ bruk på grunn av omorganisering eller nedleggelse skal avleveres til byarkivet dersom ikke arkivet overføres til et annet organ som overtar saksområdet. Kommunen har plikt til å holde arkiv, ordne og gjøre de tilgjengelig for ettertiden, jf. 6 i Arkivloven. Forvaltningsloven, offentlighetsloven, personopplysningsloven og særlover samt eforvaltningsforskriften inneholder bestemmelser om tilgjengelighet til arkivinformasjon, om personvern og informasjonssikkerhet som har konsekvenser for arkivordning og dokumentbehandling. Organisasjon og bemanning Byarkivet er del av resultatenheten Bibliotek og byarkiv som ble besluttet opprettet i formannskapets møte 18.5.2005, sak 77/05. I 2014 hadde byarkivet to fast ansatte i full tid samt en eksternt finansiert prosjektarbeider. Opplæring og utviklingsarbeid internt i byarkivet I 2014 har vi prioritert deltakelse på faglige konferanser der elektronisk arkiv har vært tema, da digitaliseringen av kommunens arkiv fører til økt behov for kompetanseutvikling i byarkivet. Forespørsler og lesesal Byarkivet har åpen lesesal tirsdager 9-15 der publikum kan komme og bruke materiale under tilsyn. I tillegg svarer vi på forespørsler per brev, e-post og telefon. I 2014 har vi hatt 83 besøkende på lesesalen, hvorav 35 bestillinger av arkivmateriale. Byarkivet får forespørsler om lokalhistorie, slekt, eiendoms- og reguleringssaker, skolesaker, personalsaker, billighetserstatningssaker (skole og barnevern) mv. Henvendelsene kommer fra
kommunens saksbehandlere, personer som ønsker rettslig dokumentasjon, lokalhistorikere, forskere, studenter, slektsgranskere, journalister og advokater. Det har vært 108 henvendelser til byarkivet i 2014. I løpet av året har vi funnet frem 223 arkivenheter (bokser og protokoller) og tatt 1036 kopier (papir og digitale filer). 45 av 108 forespørsler har vært fra kommunens saksbehandlere det utgjør 42 % av alle henvendelsene. Formidling I 2014 fikk vi satt opp en touchskjerm utenfor byarkivets lesesal. Her presenterer vi smakebiter av arkivmateriale som finnes i byarkivet, informasjon om arkivet samt litteraturtips fra lokalhistorisk samling. Vi har publisert arkivkatalog for skogmesteren, skogmesterens beretning og presentasjon av skogmesterens arkiv på vår internettside. Byarkivet deltok på Kulturnatt 2014 med åpent arkiv. Vi fikk ikke besøk under dette arrangementet. Byarkivet laget en brosjyre til domkirka om kirketårnets funksjon som brannvakt. Domkirkas arrangement under kulturnatta ble veldig godt besøkt. Sikring av eldre arkiver Det er et omfattende arbeid som ligger bak bevaringen av Tromsø kommunes historie, men det meste av prosessen er usynlig for publikum. Sikringsarbeid omfatter alt fra regelrett arkivberging i fuktige kjellerlokaler til muggsanering, ompakking fra skadelig plast og syreholdig papir til syrefrie omslag og digitalisering for å unngå materiell skade på gammelt materiale. Hovedparten av digitaliseringen blir vanligvis utført i planlagte prosjekter av ulik størrelse ofte for å sikre skjørt materiale og dermed gjøre det tilgjengelig for publikum. Det meste av digitaliseringen er gjort i forbindelse med forespørsler. Vi har
skannet eller avfotografert 170 foto, 11 tegninger, 5 kart og 567 sider av andre dokumenter i 2014. For å sikre at arkivene er trygge i byarkivet, kontrollerer vi arkivmiljøet. Rådhuskvartalet inklusiv byarkivet har sølvkre som fastboende gjester. Sølvkre er insekter som lever på sukker og cellulose, og kan gjøre stor skade på papirarkiv. Byarkivet driver aktiv bekjempelse av insektene i samarbeid med Aktiv Nord skadedyrkontroll, og fører statistikk for å følge med på utviklingen. Den største utfordringa vi har når det gjelder sikring av materialet, er å få et stabilt klima i arkivmagasinet/-depotet. Det er alt for store svingninger i temperatur og luftfuktighet, noe som gir grobunn for mugg og langsiktige skader på papirarkiv og foto. Byarkivet arbeider kontinuerlig overfor Eiendom for å få en bedre styring av klimaet i arkivdepotet. Arkivordning, bestand og bestandsforvaltning Byarkivet hadde pr. 31.desember 2014 en total mengde på 1772 hyllemeter arkiv. 534 hyllemeter arkiv er ordnet og katalogisert, hvor av 469 hyllemeter er grovordnet materiale fra Tromsø, Tromsøysund, Ullsfjord og Hillesøy i tiden før kommunesammenslåingen i 1964. 1238 hyllemeter består av uordnet materiale hvorav over 1000 hyllemeter ble tatt inni arkivet i forbindelse med innflytting på rådhuset. Det øvrige har kommet som tilvekst etter 2005.
I 2014 tok byarkivet imot 159,2 hyllemeter uordnet arkiv. Dette er i all hovedsak arkiver etter Anleggsseksjonen og Tromsø Havn. Byarkivet har hatt en prosjektarbeider som har ordnet arkivet etter Anleggsseksjonen i 2014. Dette prosjektet avsluttes våren 2015. I 2014 har byarkivet fått etablert en tjeneste med prosjektbasert ordning på oppdrag fra enheter som ønsker å avlevere arkiv. På denne måten kan kommunen redusere det store avleverings- og ordningsetterskuddet av kommunens historiske arkiver. Arkivet etter Nansenveien barnehage ble ferdigstilt i 2014. Dette utgjør 13 hyllemeter. Arkivet etter Anleggsseksjonen er ikke avsluttet og blir ikke inkludert i regnestykket for 2014. Moderne arkiv: Digitale løsninger og sikring av elektroniske arkiver Tromsø kommunene har som ambisjon om å få en fullelektronisk dokument- og informasjonsbehandling og har i 2014 satt i gang et digitaliseringsprosjekt for å flytte arbeidsprosessene i kommunen fra analoge til digitale medier. Byarkivet startet i 2014 et samarbeid med Arkiv- og dokumenttjenesten for å gå igjennom dokumentforvaltningen i elektroniske arkiv og papirarkiv basert på fagsystemer der man tar sikte på å få i stand fullelektroniske løsninger. Overgangen til elektroniske arkiv har kommet gradvis i kommunesektoren ofte gjennom at man har etablert elektroniske sakssystemer og register med tilhørende papirarkiv, der man gradvis har innført dokumentlagring i systemene. I dag er de fleste rutinene, arbeidsprosessene og systemene fremdeles tilpasset papirarkiv. Overgang til fullelektroniske arkiv krever grundig kartlegging av enhetenes organisering, saksfelt med tilhørende lover og saksbehandlingsregler, arbeidsprosesser, dokumenter og transaksjoner i og utenfor systemene. Kartleggingen er nødvendig for at vi i fremtiden skal ha tilstrekkelige data og metadata til å sikre rettslig dokumentasjon. Kartleggingen skal også sikre at kommunens saksbehandlingsprosesser, rutiner og
kontrollrutiner samt arkivenes format og strukturer støtter elektronisk arkivproduksjon beregnet på langtidsbevaring. Samtidig som vi gjennomgår situasjonen for sentraladministrasjonen og de kommunale resultatenhetene, kartlegger vi rutiner, arbeidsprosesser og kompetanse i Arkiv- og dokumenttjenesten og byarkivet for å kunne handtere elektroniske arkiv. På dette feltet trengs det betydelige ressurser både i form av kompetanseheving, ansatte, utstyr og materiell. Byarkivet må settes i stand til å handtere opplæring i og oppfølging av elektronisk arkivdanning overfor kommunale enheter og til å ta imot og betjene elektroniske arkivavleveringer. På landsbasis pågår et stort samarbeidsprosjekt SAMDOK om elektronisk arkivforvaltning der Riksarkivet, Kommunenes digitale ressurssenter (KDRS), Kommunenes Sentralforbund (KS) og representanter fra kommunale arkivinstitusjoner har gått sammen for å etablere felles strukturer for digital arkivproduksjon i offentlig sektor. En del leverandører av saks- og arkivsystemer deltar også i dette arbeidet. Byarkivet har fulgt med på hva som skjer og har deltatt på faglige konferanser i 2014. Tromsø byarkiv 17.februar 2015