Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 05/14 Dato: 01.09.2014 kl. 09.00 10.00 Sted: Rådhuset, Formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Atle Osen, leder Morten Birkeland, nestleder Øyvind Johansen Marianne Nuland Andersen Judith Birkeland Dessuten møtte: Revisjonssjef Irene Loka Revisor Helene S. Egeland Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 01/14 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 12/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 SAK 13/14 PROSJEKTPLAN Referatsaker: Møtebok fra Agder Sekretariat Saksdok. fra IRS Miljø IKS Fast post: Revisor orienterer Eventuelt Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
UNDERSKRIFTER Atle Osen Leder Morten Birkeland Nestleder Utskrift sendes elektronisk: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, rådmann, revisor, Arne Skage, Avisen Agder. 2
Møtebok 13.10.2014 Flekkefjord kontrollutvalg SAK 10/14 GODKJENNING AV MØTEBOK Enstemmig vedtak: Møteboken fra 1. september 2014 godkjennes. SAK 11/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 Enstemmig vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for Kontroll og Tilsyn for 2015 på kr. 996.000,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til bystyret. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 12/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, representantskapet sak 09/14 2. Agder Sekretariat, styret sak 05/14 Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget skal etter 18 i forskrift om kontrollutvalg utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I merknadene heter det at budsjettet skal omfatte både kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Kontrollutvalgssekretariatets budsjettforslag Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte 03.09.2014 og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet økes fra kr. 114.000 i 2014 til kr. 117.000 i 2015. Kommunerevisjonens budsjettforslag Sekretariatet har mottatt vedtatt budsjett for 2015 fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Flekkefjord kommune sin andel av budsjettet til revisjonsdistriktet reduseres med om lag 0,6 % til kr. 784.000. Dette er antatt ressursbruk. Den endelige årsavregningen gjøres etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. 3
Kontrollutvalgets utgifter Ifølge forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Denne posten er lik fjorårets budsjett. Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme Vedtatt budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2015 Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2015 Budsjettforslag 2015 Vedtatt budsjett 2014 Vedtatt budsjett 2013 Tilskudd til Kr. 784.000 Kr. 789.000 Kr. 755.000 revisjonsdistrikt Andel av Kr. 117.000 Kr. 114.000 Kr.109.000 sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr. 95.000 Kr. 95.000 Kr. 95.000 utgifter Totalbudsjett Kr. 996.000 Kr.998.000 Kr 959.000 Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for Kontroll og Tilsyn for 2015 på kr. 996.000,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til bystyret. SAK 13/14 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet Planlegging, styring og oppfølging av investeringsprosjekter Flekkefjord kommune basert på de problemstillinger og innenfor den rammen som fremgår av prosjektplan, datert 29.09.2014. Rapporten forventes mottatt våren 2015. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 13/14 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON Vedlegg: Prosjektplan Planlegging, styring og oppfølging av investeringsprosjekt Flekkefjord kommune 4
Bakgrunn: I Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015, vedtatt av Flekkefjord bystyre 26.09.2013, er prosjektet «Planlegging, styring og oppfølging av investeringsprosjekt Flekkefjord kommune» et av de prioriterte prosjekter. Kontrollutvalget gjorde i sitt møte den 19. august 2013 følgende vedtak: Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å lage en prosjektplan for prosjektet Gjennomgå kommunens rutiner for prosjektstyring av store investeringer». Prosjektplanen forventes ferdig til neste møte i kontrollutvalget som etter planen er 13. oktober 2014.». Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har lagt frem en prosjektplan, datert 29.09.2014, hvor prosjektet beskrives. Revisjonen vil ta utgangspunkt i et avsluttet investeringsprosjekt og vurdere gjennomføringen av prosjektet opp mot kommunens egne rutiner for prosjektstyring. Formålet er å gi informasjon om kommunens rutiner for prosjektstyring og om disse sikrer en god oppfølging og rapportering. Revisjonen foreslår følgende problemstillinger for prosjektet: Har kommunen etablert tilfredsstillende rutiner for planlegging og styring av investeringsprosjekter? Ved gjennomføring av prosjektet vil revisjonen legge til grunn disse kildene for kriterier: Kommuneloven Evt. Kommunale reglementer, instrukser, retningslinjer ISO 1006: Systemer for kvalitetsstyring. Retningslinjer for kvalitetsstyring i prosjekter. Prosjektet er stipulert med et timeforbruk på 100 timer. Det vises til vedlagte prosjektplan. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet Planlegging, styring og oppfølging av investeringsprosjekter Flekkefjord kommune basert på de problemstillinger og innenfor den rammen som fremgår av prosjektplan, datert 29.09.2014. Rapporten forventes mottatt våren 2015. Referatsaker: Følgende saker ble referert og tatt til orientering: Møtebok fra Agder Sekretariat Saksdok. fra IRS Miljø IKS 5
Fast post: Revisor orienterer: Revisor Helene S. Egeland orienterte om planleggingen av kommende revisjonsår. Eventuelt Kontrollutvalget ønsker å invitere rådmannen til neste møte (planlagt til 2. februar 2015) om disse sakene: Orientere om kommunens økonomiske situasjon Orientere om Flekkefjord kommune sin rolle/ansvar i Lister barnevern Neste møte i kontrollutvalget er planlagt til mandag 2. februar 2015 6