Prosjekttittel: OSL T2 Tittel: Metode for risikostyring E04 29.04.11 For implementering GMHDE GMHHG GMKND A03 08.04.11 Intern utgave GMHDE A02 28.10.10 Intern utgave GMKND A01 13.07.10 Intern utgave GMKND Revisjon Dato Tekst Laget Kontrollert Godkjent Leverandørs logo: Områdekode: OO Systemkode: 00 Antall sider: Side: 1 av 13 Prosjektnummer: T20100 Kontraktsnummer: PDOSL Fag: AO Dokumenttype: PL Løpenummer.: 0012 Revisjon: E04
Innholdsfortegnelse 1 Innledning...3 2 Bakgrunn...3 3 Omfang...3 4 Hvem dokumentet gjelder...4 5 Interesseparter...4 6 Ansvar for risikostyring...4 7 Risikostyring - Trinn for trinn...5 7.1 Generelt...5 7.2 Identifisering av behov for risikovurderinger...6 7.3 Kartlegging av premisser...6 7.4 Gjennomføring av risikovurderinger (metodebeskrivelse)...6 7.5 Risikoregistrering...8 7.6 Håndtering og overvåkning av risiko...9 8 Dokumentering...9 9 Beredskapsplanlegging...10 9.1 Ulykker...10 9.2 Alvorlige forstyrrelser av regularitet...10 Vedlegg 1: Prinsippskisse for risikovurderinger...11 Vedlegg 2: Analyseskjema for bruk i risikovurderinger...13 T20100-PDOSL-AO-PL-0012 Side 2 av 13
1 Innledning Dette dokumentet beskriver utbyggingsprosjektets risikostyring ift. fokusområder som: Flysikkerhet Personsikkerhet (ansatte og reisende) Security Ytre miljø Driftsregularitet. Hensikten med denne planen er å beskrive ansvarsforhold, systematikk (rekkefølge og tidspunkter) for risikostyringsaktiviteter knyttet til ovennevnte fokusområder, herunder hvordan risiko skal identifiseres, vurderes, prioriteres, behandles og følges opp i prosjektet fra idéfasen, forprosjektfasen, gjennomføringsfasen og idriftsettelse av de nye anleggene, bygningene og systemene. I utbyggingsprosjektet legges det opp til at OSLs eksisterende system for risikostyring følges. Dette innbefatter også at alle andre relevante krav til risikostyring oppfylles. 2 Bakgrunn Denne planen er utarbeidet som et ledd i å tilfredsstille: Internkontrollforskriften, paragraf 5 Byggherreforskriften, paragraf 5 Utslipstillatelse fra Klif Bestemmelser for sivil luftfart o BSL A 1-9 Forskrift om sikkerhetsstyring innen flysikringstjenesten og bakketjenesten o BSL A 1-10 Forskrift om sikkerhetsvurdering innen flysikringstjenesten OSLs styrende dokument Overordnet prosedyre for risikostyring, OSLAS-AS-PR-0039 Listen ovenfor utgjør rammeverket til utbyggingens risikostyring. 3 Omfang Risikostyringen beskrevet i dette dokumentet omfatter uønskede hendelser og forhold som påvirker nevnte fokusområder, men den er likevel ikke begrenset til disse. Enkelte hendelser og forhold vil også kunne få konsekvenser i forhold til tap av materielle verdier (økonomiske verdier), omdømme, kvalitet og fremdrift. I flere tilfeller vil slik slike fokusområder også inkluderes i risikostyringsprosessene beskrevet i dette dokumentet. For øvrig er krav relatert til økonomiske, fremdrifts- og kvalitetsmessige forhold i ordinær prosjektgjennomføring ikke omhandlet her, men er ivaretatt i egne prosedyrer og kontraktsbilag. Prosesser som risikostyring innbefatter er forklart i dette dokumentet. T20100-PDOSL-AO-PL-0012 Side 3 av 13
4 Hvem dokumentet gjelder Dette dokumentet er gjeldende for: Prosjekteringsgruppen ved Team_T OSLs utbyggingsorganisasjonen Entreprenører som er kontrahert i prosjektet Disse aktørene har hver for seg et selvstendig ansvar med å etterleve denne planen, både ved aktivt å identifisere risikoforhold og sørge for at risikovurderinger blir utført, rapportert og fulgt opp. 5 Interesseparter Det er en rekke interesseparter til prosjektets risikostyring og i denne sammenheng er følgende vurdert som de mest relevante, som T2U skal forholde seg til: OSLs driftsorganisasjon OSLs kontraktsparter og andre interesseparter (bl.a. flyselskaper, Tollvesenet, Politi, kommuner) T2Us kontraktsparter T2DK Luftfartstilsynet Koordinering av risikostyringsaktivitetene gjøres prinsipielt slik: T2DK koordinerer aktivitetene mot OSLs driftsorganisasjon, OSLs kontraktsparter og Luftfartstilsynet T2U koordinerer selv aktivitetene mot egne kontraktsparter 6 Ansvar for risikostyring Det overordnede ansvaret for etablering, implementering, vedlikehold, overvåking, korrigering og videreutvikling av risikostyringen i prosjektet ligger hos T2Us områder S2 (SHA og Ytre Miljø). Det er Risk Manager i denne avdelingen som har den utøvende rollen i nevnte aktiviteter. Det er områdelederne i T2U som er eiere av risikoene og må håndtere disse i utøvelsen av sin virksomhet. De skal formidle og påminne kravene til risikostyring blant sine medarbeidere og kontraktsparter. OR skal vurdere om det må gjennomføres risikovurderinger i tillegg til de entreprisevise risikovurderingene som de prosjekterende har ansvar for (se Figur 3). I etterfølgende kapittel oppgis ansvarlige posisjoner for hvert trinn i risikostyringen. T20100-PDOSL-AO-PL-0012 Side 4 av 13
7 Risikostyring - Trinn for trinn 7.1 Generelt Risikovurderinger utgjør et viktig verktøy for å systematisere og bidra til å holde oversikt og riktig fokus i risikostyringen. Tilknyttede aktiviteter, slik som å identifisere behov for risikovurdering og oppfølging av risikoreduserende tiltak, er også svært viktige. Risikostyring omfatter i grove trekk: 1. Identifisering av behov for risikovurdering 2. Kartlegging av premisser og interesseparter 3. Gjennomføring av risikovurdering o 4. Risikohåndtering o Identifisere farer, analysere farer og evaluere risiko Velge, implementere og følge opp risikoreduserende tiltak 5. Risikoovervåking og korrigering o Overvåke og korrigere risikohåndteringen Etterfølgende figur viser en skjematisk fremstilling av risikostyringsprosessen, der det gjennom dialog, oppfølging og tilbakemeldinger gis kontinuerlige bidrag til læring og systemforbedringer. Figur 1: Prosesser i risikostyring, ref. OSLs overordnede prosedyre for risikostyring T20100-PDOSL-AO-PL-0012 Side 5 av 13
7.2 Identifisering av behov for risikovurderinger Det skal gjennomføres risikovurderinger i utbyggingsprosjektets prosjekteringsfase, gjennomføringsfase og sluttfase når systemer/geografisk områder skal settes i drift/bruk. I vedlegg 1 vises en prinsippskisse for rekkefølgen og sammenhengen mellom de enkelte risikovurderingene. Risikoforhold på selve anleggsområdet, i grensesnittet mot flyplassdriften og der anleggsarbeidere ferdes til og fra anleggsplassen innenfor flyplassgjerdet skal kartlegges og vurderes. Det en rekke fremdriftsplaner i prosjektet og disse utgjør de viktigste elementene for å avgjøre når risikovurderinger skal gjennomføres. Tidsløpet for risikovurderingene er ikke gitt i dette dokumentet, men i egne planer. Skissen på neste side viser rekkefølgen og sammenhengen mellom risikovurderingene. Ansvar: For prosjekteringsfasen: Prosjekteringsleder hos Team_T For gjennomføringsfasen: Prosjektleder i T2U For sluttfasen: Prosjektleder T2U 7.3 Kartlegging av premisser Alle premisser som kan påvirke fremdriften i aktiviteten/endringen skal kartlegges før risikovurderingen startes. Dette må gjøres for at risikovurderingen skal gjennomføres på et omforent grunnlag og ikke resultere i uavklarte/usikre elementer som må vurderes i supplerende risikovurdering. Ansvar: For prosjekteringsfasen: Prosjekteringsleder hos Team_T For gjennomføringsfasen: Prosjektleder i T2U For sluttfasen: Prosjektleder T2U 7.4 Gjennomføring av risikovurderinger (metodebeskrivelse) Gjennomføringen av risikovurderinger følger OSLs arbeidsbeskrivelse for grovanalyser (OSLAS- AS-AB-0011) i de aller fleste tilfeller. Unntaksvis (eks. ved endring av ATM-funksjon/system, oppkobling av IT-system m.m.) vil det benyttes andre metoder som det henvises til i den overliggende prosedyren for risikostyring (OSLAS-AS-PR-0039). Ansvar for hvert steg i gjennomføringen av risikovurderingene ligger hos den som leder denne. Følgende metode gjelder for grovanalyser i utbyggingsprosjektet: T20100-PDOSL-AO-PL-0012 Side 6 av 13
Metodebeskrivelse for grovanalyse 1. Planlegging av risikovurderingen Så snart et behov for gjennomføring av risikovurdering foreligger, skal interesseparter identifiseres (de som T2U og T2DK anser som relevante), tid og sted for gjennomføring fastsettes, og innkalling sendes ut. 2. Beskrivelse av arbeidet, betingelser og forutsetninger slik som: a. Arbeidssekvenser i kronologisk rekkefølge b. Systembeskrivelse i. Arealer som grenser til området ii. Betydningsfulle regler/prosedyrer iii. Interesseparter (parter som kan bli berørt av anleggsarbeidet) 3. Identifisering av fare- og ulykkessituasjoner (IFU) som kan oppstå i anleggsperioden: a. Ved inn og uttransport til anleggsområdet på flyplassen b. På selve anleggsområdet c. Mot interesseparter IFU som man antas kan oppstå i anleggsperioden listes opp pr arbeidssekvens. IFU som man mener ikke vil oppstå i anleggsperioden skal også listes opp for å dokumentere at man har vurdert disse. 4. Beskrivelse av konsekvenser pr IFU Konsekvensene beskrives og knyttes til gradene høy, moderat og lav. Analyseskjemaet (se vedlegg) inkluderer forklaring på disse gradene som er identisk med OSLs tabell gitt i OSLAS-AS- AB-0011. Konsekvensen av en IFU skal relateres til målområdene gitt i nevnte tabell. 5. Evaluering av risiko på følgende måte: Kategorisér hver IFU: a. Høy risiko: IFU kan oppstå i anleggsperioden og konsekvensen er høy. Risikoen er uakseptabel og tiltak må iverksettes. b. Moderat risiko: IFU kan oppstå i anleggsperioden og konsekvensen er moderat. Risikoen er uakseptabel og tiltak må iverksettes dersom dette anses som nødvendig. c. Lav risiko: IFU kan oppstå i anleggsperioden og konsekvensen er lav. Her settes også de IFU som kan antar ikke vil kunne oppstå. Risikoen aksepteres uten tiltak. 6. Håndtering av risiko For IFU som allokeres til høy og moderat risiko skal tiltak beskrives. Ansvar og frist for iverksetting skal også beskrives. T20100-PDOSL-AO-PL-0012 Side 7 av 13
7.5 Risikoregistrering Det er etablerert et risikoregister med formål å ha oversikt over alle identifiserte fare- og ulykkessituasjoner (IFU) som kan oppstå i utbyggingen for deretter å benytte disse i det forebyggende sikkerhetsarbeidet. Skissen nedenfor inngangen til risikoregisteret og hvordan dette skal benyttes i prosjektet. Figur 2: Skisse om bruk av risikoregister Ansvar: For alle faser: Risk Manager i T2U T20100-PDOSL-AO-PL-0012 Side 8 av 13
7.6 Håndtering og overvåkning av risiko I håndteringen av risiko blir risikoreduserende tiltak iverksatt. Det er den besluttede tiltakseieren som har ansvar for gjennomføringen innen gitte frister. I en risikovurdering hvor en entreprenør får ansvar for tiltak, formidles krav om iverksettelse via oppdragsgivers representant(or), eller den han/henne gir denne myndighet til, til entreprenøren. Formidling av krav om tiltaksiverksettelse hos entreprenør følger altså prinsippet om formidling via kontraktsvei. I andre tilfeller av risikovurderinger, der f.eks. tiltakseier ligger innenfor utbyggingsorganisasjonen, vil formidling av krav om tiltaksiverksettelse gjøres fra den som leder risikovurderingen og direkte til den ansvarlige person og/eller områdeleder. I tilfeller der det er identifisert behov for risikoreduserende tiltak uten bruk av risikovurderinger, formidles krav om tiltaksiverksettelse via ansvarlig enhet for risikoregisteret (område S2); områdeleder OR eller driftskoordinator (DK) avhengig av hvor tiltakseier er organisert. Så snart det er satt en eier på et tiltak, og at tiltaket er formidlet, er det hans/hennes oppgave å sørge for at de implementeres innen oppsatt frist. I overvåkningsfasen av tiltakene vil ansvarlig område for risikoregisteret be om status på tiltak fortløpende. I tilfeller der tiltak ikke iverksettes vil påminnelse bli sendt ut til ansvarlig område. Ved gjentatte utsettelser og/eller mangel på iverksettelse løftes saken i organisasjonen til direktørnivå. Overvåkningsprosessen styres og håndteres på denne måten av Risk Manager i område S2. Ansvar: Formidling og oppfølging av krav om iverksettelse av tiltak hos entreprenør: OR Formidling og oppfølging av krav om iverksettelse av tiltak internt i T2U: Risk Manager i T2U Formidling og oppfølging av krav om iverksettelse av tiltak hos Team_T: Kontraktsansvarlig i T2U mot Team_T Overvåkning av risiko: Risk Manager i T2U 8 Dokumentering Alle risikovurderingene skal dokumenteres og lagres i prosjektets elektroniske arkiv iht. gjeldende prosedyrer. Det er knytninger mellom rapport og tiltakene i risikoregisteret. Det er utarbeidet en mal for rapport fra risikovurdering. Det er også utarbeidet en mal for analyseskjema. Ansvar: Dokumentering av risikovurdering og oversendelse til elektronisk arkiv: Leder av risikovurdering. T20100-PDOSL-AO-PL-0012 Side 9 av 13
9 Beredskapsplanlegging 9.1 Ulykker Det er utarbeidet beredskapsplaner på tre nivåer for å håndtere ulykker: 1. Entreprenørens beredskapsplan (jf kontraktskrav Bilag D2) Plan for førstelinje aksjon for forebygging, begrensning, varsling og håndtering av ulykke innad i egen bedrift, herunder hvilket utstyr entreprenøren rår over og hvor det er plassert. 2. Prosjektets beredskapsplan (jf Bilag D2 og byggherrens SHA-plan ) Plan for andrelinje aksjon for forebygging, begrensning, varsling og håndtering av ulykke innad i prosjektet, herunder hvilket utstyr byggherren har utplassert og hvor det er lokalisert, samt møteplasser ved evakuering. 3. OSL s beredskapsplan Selskapets plan for beredskap og håndtering av ulykker. OSL har egen døgnbemannet brann- og redningstjeneste som kan nås med telefonnumre som alle prosjektdeltagere blir utstyrt med. 9.2 Alvorlige forstyrrelser av regularitet Før større ibruktagelser der ordinære flyplassoperasjoner (flytrafikk, handling operasjoner, generell drift) flyttes over på nye arealer og områder skal prosjektledelsen sammen med OSLs driftsorganisasjon ha gjennomført en møteserie for planlegging av beredskap for håndtering av uforutsette hendelser. Møteserien skal ha fokus på å beskrive - Hvilke systemer er vitale for å kunne opprettholde drift - Reserveløsninger og nødprosedyrer dersom vitale systemer svikter - Tilgang på beslutningstagere, teknisk nøkkelpersonell og superbrukere gjennom en vaktordning - Koordineringsbehov, med lokaler, utstyr og prosedyrer - Hvilket informasjonsbehov vil foreligge, og løsning for dette Ovennevnte forhold dokumenteres i en Beredskapsplan for oppstart av (angi områder..). Prosjektet vil underveis avklare hvilke områder som får behov for denne type beredskapsplaner. T20100-PDOSL-AO-PL-0012 Side 10 av 13
Vedlegg 1: Prinsippskisse for risikovurderinger Etterfølgende skisse (se neste side, figur 3) viser prinsipper i rekkefølger på risikovurderinger fordelt på anleggsarbeid, midlertidig og permanent flyplassdrift. Figuren vil oppdateres ved behov og hyppigere enn dette dokumentet. T20100-PDOSL-AO-PL-0012 Side 11 av 13