Frysing og avslutting av kontrakter i
Innhold Brukerstyrt frys (Årlig frys)... 3 Klargjøre funksjonen Årlig frys.... 3 Frysing av kontrakter (uten frysegebyr)... 4 Frysing av løpende kontrakt.... 4 Frys av kontantkontrakter... 4 Hvordan lage frysing... 5 Frysing av kontrakt m. gebyr. (Årlig frys)... 6 Fra Min Side... 6 Fra... 6 Avslutte kontrakter... 7 Bindingstid og avslutting:... 7 Oppsigelsestid:... 7 Kontantkontrakter:... 7 Fremgangsmåte ved avslutning:... 7 Versjon 2010.1 Revidert 19.05.14 Side 2
Brukerstyrt frys (Årlig frys) kan tillate at enkelte kontraktstyper kan fryses av brukeren selv via Min Side. Ved slike frysinger kan man stille inn at den normale fakturaen i frysperioden erstattes av en lavere avgift kalt f.eks frysegebyr. Klargjøre funksjonen Årlig frys. Gå først inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap, Artikler. Lag en ny artikkel som for eksempel kalles, Frysegebyr. Gå deretter inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap, Ordremal Lag en ny ordremal som for eksempel kan kalles Kontrakt frys. Skriv inn litt av varenavnet i den gule linjen f.eks frys og trykk Enter. Lagre denne ordremalen. Gå så inn på Innstillinger,Firmainnstillinger Deretter fanen faktura og ordrer Så knappen [Årlig Frys Innstillinger] I skjemaet velger du hvor mange kunderegistrerte frysperioder som kan settes pr. år, og fra nedtrekksmenyen velger du hvilken ordremal som skal brukes i stedet for den originale kontrakten i frysperiodene. Gå til sist inn på de ulike kontraktsmalene hvor slik frys tillates. I praksis er det bare løpende kontrakttyper, ikke kontantkontrakter. Under fanen Årlig frys haker du av for Tillat årlig frys, og fra nedtrekksmenyen velger du hvilken ordremal som skal brukes ved fakturering i frysperioden. Gjør dette på alle de løpende kontrakter hvor det er aktuelt med slik frysing. NB Frys i klassen Årlig frys kan bare registreres for hele måneder. er nå klar til å ta i bruk denne funksjonen. For oppsett av Årlig frys, se side 6 Versjon 2010.1 Revidert 19.05.14 Side 3
Frysing av kontrakter (uten frysegebyr) Av ulike årsaker, kan det være aktuelt å stoppe et avtaleforhold midlertidig. Vanligvis blir kunden fritatt for fakturering og mister tilgangen i frysperioden. Frysing av løpende kontrakt. Eksempel: En kunde med en løpende kontrakt kommer i februar med armen i bind og sier at hun ikke kan trene på to måneder. Kan du fryse kontrakten min? Vi forteller kunden at vi stenger adgangen hennes i to måneder fra i dag, og gir henne to gratismåneder etter at sperreperioden er over. Dette gjøres slik for å unngå kreditnotaer, utbetalinger, stans av avtalegirotrekk som allerede er laget og innsendt, og blir ryddigst på alle måter. 1. Vi lager en frysing i perioden som kunden ber om. Denne skal settes til fakturering men ingen adgang. (Noen velger å utelate denne nekt-adgang-frysingen 2. Vi lager en ny frysing som starter etter at den første frysperioden er ferdig. Denne skal ha samme lengde og settes til å tillate Adgang, men ingen fakturering. Det er ofte hensiktsmessig å la denne frysperioden starte den 1. i en måned. Frys av kontantkontrakter En kontantavtale er jo ferdig fakturert og betalt, så det gir ingen mening å lage en frys som sier ingen fakturering. Det er heller ingen løsning å forlenge kontrakten, for det vil gi kunden en faktura for forlengelsen. 1. Lag gjerne en frys av kontrakten for den ønskede perioden. Denne frys settes gjerne til Ingen adgang og ingen fakturering. 2a. Lag en kreditnota på treningsavgift for den fryste perioden og betal ut beløpet til kunden. eller: 2b. Tilby kunden en gratis trening i tilsvarende periode etter at kontantkontrakten er utløpt. Opprett i så fall en ny kontrakt med riktig startdato og varighet, men sett avgiftsprisen til null. Versjon 2010.1 Revidert 19.05.14 Side 4
Hvordan lage frysing I går du inn i kunderegisteret, leter opp den kunden det gjelder. Klikk på fanen Kontrakt, og dobbelklikk på kundens kontrakt. Kontraktsbildet kommer nå opp. Klikk nå på Frys og sperr. I skjemaet du får opp velger du NY-knappen for å lage en frys. I Eksemplet er det skrevet inn fra og til-datoer, og valgt at det skal faktureres, men ikke gis tilgang til senteret. Dette tilsvarer Frys 1 i skissen over. Klikk nå på Lagre-knappen. Svar Ja om du får dette spørsmålet. Trykk nå Ny-knappen på nytt for å lage Frys 2. Nå legger du inn en periode med samme varighet som Frys 1., men slik at den gjelder etter at den første frys er ferdig. Det kan være greit å la Frys 2. starte den første i en måned. I denne perioden skal kunden slippe faktura men ha tilgang. Trykk på Lagre og svar evt Ja om du får dette spørsmålet igjen Versjon 2010.1 Revidert 19.05.14 Side 5
Frysing av kontrakt m. gebyr. (Årlig frys) Fra Min Side Hvis er satt opp for denne funksjonen kan kundene selv fryse kontrakten sin et visst antall pr. år. Det gjør de ved å logge seg inn på Min Side om denne web-funksjonen er tatt i bruk. Ved å gå inn på kontraktfanen, velge aktiv kontrakt kan de sette sine egne frys-måneder det antall ganger som er bestemt i oppsettet av. Det kan her bare fryses hele måneder. Det kan ikke fryses måneder som allerede er fakturert. Valgte frysmåneder kan bare slettes hvis de ikke er fakturert. Fra Finn tak i kunden, og gå inn på Kontrakter-fanen. Dobbelklikk på kontrakten som skal fryses. Velg fanen Frys og sperr. Klikk knappen [ Ny ] Velg en fra-og-med-dato og merk av for Årlig kontrakt frys. Datoen justeres da til hel måned. Trykk på Lagre. Hvis ønsket måned allerede er fakturert, så får du følgende feilmelding: Da må du endre frysperioden for å få den registrert. NB Du skal ikke lage faktura manuelt for den fryste perioden. Det er bare den automatiske fakturarutinen som klarer å bytte ut den vanlige kontraktsfakturaen med en gebyrfaktura. Versjon 2010.1 Revidert 19.05.14 Side 6
Avslutte kontrakter Det kan være ulike grunner til at kontrakter må avsluttes. Det kan være sykdom, flytting, økonomi, eller andre forhold. Bindingstid og avslutting: Noen senter benytter seg av bindingstid på enkelte kontrakttyper, og det medfører jo egentlig at kontrakten ikke kan avsluttes før bindingstiden er utløpt. Hvor strengt dette praktiseres varierer fra sted til sted. Undersøk hvordan det praktiseres hos dere før du fortsetter. Oppsigelsestid: Mange senter benytter seg av en oppsigelsestid, gjerne inneværende pluss en måned. Med en slik praksis unngår vi at oppsigelsen kommer i en periode hvor vi allerede har fakturert. Kontantkontrakter: En kontantkontrakt er jo ferdig fakturert og betalt, så en avslutning er antakelig lite aktuelt. Det er likevel fullt mulig å foreta en avslutning på et tidligere tidspunkt. Så vil det være opp til senterets praksis og politikk om det skal utstedes en kreditnota på et beregnet beløp og pengene utbetales. Fremgangsmåte ved avslutning: Eksempel: En kunde kommer 23. mars og vil si opp kontrakten sin. Hun er ikke lenger motivert. Oppsigelsestiden tilsier at hun tidligst kan avslutte avtalen 30. i neste måned altså 30. april Let opp kunden i kunderegisteret og gå inn på fanen Kontrakter. Kontrakten er inngått 9. sept. 2010 og har 12 måneder bindingstid altså til 9. september 2011 Dobbelklikk på kontrakten for å få full tilgang: Versjon 2010.1 Revidert 19.05.14 Side 7
I bildet klikker du Avslutt kontrakt. I vinduet som kommer opp legger du inn riktige datoer. Kontrakten er jo bundet til 9. sept. Skriv gjerne inn en kjapp kommentar om grunnen til avslutningen. Klikk knappen Lag kundens faktura. Du får da opp en ferdig ordre som du nå kan klikke Skriv faktura. Trykk Lagre på spørsmålet om regnskapsdato. Du får nå opp kundens sluttfaktura som du skriver ut og gir eller sender til kunden. Klikk nå på OK og lukk kontraktsbildet. Versjon 2010.1 Revidert 19.05.14 Side 8