HYLLESTAD KOMMUNE Personaladministrativt rettleiingshefte 2010/EGS FERIE Feriefritid Feriepengar Ferietimerekneskap
1. Innleiing Kommunen er ein stor arbeidsgjevar der regel- og avtaleverket rundt arbeidsforhold er omfattande. For å gjere det aktuelle lovverket meir tilgjengeleg, samt klargjere interne rutinar er det utarbeidd eit lokalt rettleiingshefte. Reglane er viktige for at kommunen som organisasjon skal fungere, og at rutinane for å handtere dei er forutsigbare og forståelege både for leiarane og for medarbeidarane på dei ulike tenesteeiningane. Ferie er eit tema som dei fleste er opptatt av og som det kjem mange spørsmål om. Vi finn det difor fornuftig med eit eige rettleiingshefte om temaet, som kan bidra til auka forståing. Heftet kan òg nyttast til oppslag når ein ønskjer informasjon om enkeltdetaljar. Heftet er delt opp i følgjande tema: - Regelverk - Feriefritid - Feriepengar - Ferietimerekneskap - Skjema God ferie Elin Garnes Solås Personalsjef Marit Haugen Gjervik Sakshandsamar løn og personal
2. Regelverk Reglane om ferie og feriepengar er regulert av ferielova og ved eigne bestemmingar i Hovudtariffavtalen. Ferielova slår fast at ein arbeidstakar har krav på: - Feriefritid (ferie). - Feriepengar. Arbeidstakarane kan ikkje fråskrive seg desse rettane gjennom avtalar. Arbeidsgjevar har plikt til å påsjå at ferien vert avvikla slik lov- og regelverket tilseier. Ferieåret føl kalenderåret. Feriepengar vert opptent føregåande kalenderår. For kommunane er ferien sin lengde heimla i ferielova og HTA slik oversikta her syner: Ferie sin lengde i dagar Ferielova Hovudtariffavtalen Total ferie Tillegg frå 60 år 5 d/v 6 d/v 5 d/v 6 d/v 5 d/v 6 d/v 5 d/v 6 d/v 21 25 4 5 25 30 5 6 Ferie sin lengde i veker Total ferie Tillegg frå 60 år 5 d/v 6 d/v 5 d/v 6 d/v 5 veker 5 veker 1 veke 1 veke Tabellen over viser kor mange feriedagar ein har dersom ein jobbar normal 5 dagars veke eller dersom ein har normal arbeidstid på laurdagar, d.v.s. 6 dagars arbeidsveke. Arbeidstakarar kan ta ut ei ekstra ferieveke frå og med det året dei fyller 60 år. 3. Feriefritid I utgangspunktet er det lettare å forstå reglane om ferie dersom ein ser på feriefritid og feriepengar kvar for seg. Med feriefritid meinast perioden vi avviklar ferie. 3.1. Rett til feriefritid. Alle som er i eit arbeidsforhold har rett til årleg feriefritid. Det vil sei at alle medarbeidarane i Hyllestad kommune har rett til ferie, heilt uavhengig om ein er fast tilsett, fastløna eller timeløna. Oppdragstakarar har derimot ikkje slike rettar, dette er t.d. free-lansarar som støttekontaktar, omsorgslønsmottakarar, fosterforeldre, tilsynsførarar. Arbeidsgjevar skal påsjå at den lovbestemte ferien vert tatt ut. Dette er viktig ikkje minst ut frå eit helsemessig perspektiv. Medarbeidaren har eit medansvar for at ferielova sitt krav om årleg feriefritid vert tatt ut.
Det skal foreligge ein ferieplan som handterer planlegginga av ferie for alle medarbeidarane på dei ulike einingane. Det er viktig at leiaren syt for full ferie for alle sine medarbeidarar, enten det er arbeidsperiodar eller friperiodar (for deltidsstillingar) som vert definert som ferie. 3.2. Kva er krava til ein feriedag? Feriefritid skal alltid avviklast i heile dagar. Som feriedagar vert rekna kvardagar frå og med måndag og til og med fredag. Søndagar og glidande høgtidsdagar (raude dagar) vert ikkje rekna med når feriedagane vert berekna. 3.3. Kor mange feriedagar har vi krav på kvart år? Dersom ein tiltrer i stilling før 30. september har ein rett til å ta ut full feriefritid. Ved tiltreding etter 1. oktober har ein rett til å ta ut 5 feriedagar. Dette forutset at ein kan dokumentere at det ikkje er avvikla full ferie hjå tidlegare arbeidsgjevar i inneverande ferieperiode. 3.4. Tidsrommet for avvikling av hovudferien. Medarbeidarane kan krevje at hovudferien, som omfattar 3 veker, vert gitt i hovudferieperioden 1.6.-30.9. 3.5. Ekstraferie for medarbeidarar over 60 år. Medarbeidarar over 60 år har rett til ei ekstra ferieveke. Denne retten gjeld frå og med det året dei fyller 60 år. Medarbeidarar over 60 år bestemmer sjølv tida for avvikling av ekstraferien. Ein slik ferie skal varslast til arbeidsgjevar minst 14 dagar på førehand. Ekstraferien kan takast ut samla eller som enkeltdagar. 3.6. Uttak av pensjon ferieavvikling. I samband med overgang til ulike pensjonsordningar opplever vi ofte at medarbeidarane ønskjer å avvikle ferie før avgang, gjerne motivert ut frå ei mistyding om at ferien er opptent med løn førre år (uavhengig av feriepengane). Vi tar difor med nokre viktige hugsereglar: - Hugs at ferien er utan løn. Vert ferien avvikla i forkant av sluttdato vil feriefråværet trekkast i sluttoppgjeret. - Ønskjer ein å avvikle ferie fordi ein skal på ei reise eller anna, er det sjølvsagt fullt høve til det. - Feriepengane som er opptent året før, kjem til utbetaling når ein sluttar i eit arbeidsforhold, uavhengig av om ein avviklar ferie eller ei. - Ferietrekket skjer først i juni månad, det vil sei at dersom ein sluttar og tar ut pensjon før juni, vil alt feriefråvære inneverande år verte trekt i sluttoppgjeret. - Det mest økonomiske er å jobbe fram til pensjonsdato, slik at det er direkte overgang mellom lønsutbetaling og oppstart av pensjon. Feriepengane kjem i tillegg.
3.7. Særskilde reglar turnus og søndagsarbeid m.m. Medarbeidarar som arbeidar på søndagar, og som avviklar minst 1 veke samanhengane ferie, kan krevje å få arbeidsfri anten søndagen umiddelbart før eller søndagen umiddelbart etter ferien. Dette er under føresetnad av at ein skulle vore på jobb både søndagen før og etter den fastlagte ferien. Ved avvikling av 3 veker hovudferie kan medarbeidaren krevje at tida frå arbeidet sin avslutning før ferien og til dess arbeidet vert påbyrja etter ferien, skal utgjere minst 16 timar i tillegg til sjølve ferien. Tilleggsfri etter dei to siste avsnitta vert gitt utan løn og utan feriepengar, så framt fritida går ut over det ferietrekket som er avrekna i juniløna. 3.8. Kven bestemmer tida for ferien? Arbeidsgjevar har styringsretten når det gjeld fastsetting av ferie, men med nokre begrensingar. Dei viktigaste bestemmingane er: - Leiaren skal i god tid før ferien drøfte fastsetting av feriefritid og sette opp ferielister saman med den enkelte medarbeidar eller denne sin tillitsvalde. - Medarbeidaren kan krevje at hovudferien (3 veker) vert gitt i hovudferieperioden 1.6. 30.9. (Gjeld ikkje dei som tiltrer etter 15.8.). - Medarbeidaren kan krevje at restferien (2 veker) vert gitt samla innanfor ferieåret. - Medarbeidaren kan krevje å få vite om når ferien er fastsett, så tidleg som mogeleg og seinast 2 månader før ferien tek til (dersom ikkje det er særskilde grunnar som gjer dette vanskeleg). - Medarbeidaren over 60 år bestemmer sjølv når ekstraferien skal avviklast. Medarbeidaren skal gje arbeidsgjevar varsel seinast 2 veker før ferien vert avvikla. - Ved endring av avtalt ferie krev ferielova at leiar må drøfte dette med medarbeidaren, som har rett til å ha bistand av tillitsvald. Meirutgifter som vil bli kravd erstatta må gjerast kjend for arbeidsgjevar før beslutning om avlysing av ferien vert tatt. - For medarbeidarar som har foreldrepermisjon gjeld særskilde reglar. 3.9. Feriefritid på forskot/overføring av feriefritid. Det er høve til å inngå skriftleg avtale om avvikling av forskotsferie eller overføring av ferie på inntil 2 veker. Ut over dette kan ikkje overføring av ferie avtalast, utan i særskilde høver knytt til foreldrepermisjon og sjukefråvære. Slik søknad skal sendast skriftleg til personalavdelinga, via næraste leiar. Søknaden skal vere grunngjeven kvifor den årlege feriefritida ikkje er tatt ut, både av medarbeidaren og næraste leiar. Arbeidsgjevar har ansvar for at lovbestemt ferie vert tatt ut. Dette er viktig, ikkje minst ut frå eit helsemessig perspektiv. 3.10. Ikkje avvikla ferie som følgje av langtidssjukefråvære eller foreldrepermisjon Dersom det ikkje har vore mogeleg å avvikle ferien i ferieåret fordi medarbeidaren har vore langtidssjukmeld eller i foreldrepermisjon, kan ferien overførast til neste ferieår.
3.11.Ferie og sjukdom Medarbeidar som vert 100 % sjukmeld før ferien tek til, kan krevje ferien utsett til seinare i ferieåret. Kravet om utsett ferie må dokumenterast med legeerklæring og framsettast seinast siste arbeidsdag før ferien skulle tatt til. Medarbeidar som har vore 100 % arbeidsufør/sjukmeld i minst 5 virkedagar av ferien, kan krevje tilsvarande tal dagar utsett til seinare i ferieåret. Særskild for undervisningspersonalet er at ved 100 % sjukmelding i ein dag, vil dette vere nok til å krevje ny ferie, jf. HTA 7.1., 2. lekk. Kravet om utsett ferie må dokumenterast med legeerklæring (som vert godteken i Noreg) og framsettast utan ugrunna opphald etter at arbeidet er gjenopptatt. Medarbeidar som er 100 % sjukmeld langt inn i desember i ferieåret, slik at det ikkje er mogeleg å avvikla ferien, kan få overført inntil 2 veker ferie til neste ferieår. Medarbeidar med delvis (gradert) sjukmelding som avviklar ferie vert å rekne som ferie som om ein er frisk. 4. Feriepengar - Med feriepengegrunnlag meiner ein inntekt som er feriepengeberettiga frå førre år. - Feriepengar vert rekna med 12 % av feriepengegrunnlaget. For dei over 60 år er 14,3 % hovudregelen. - Som hovudregel opptener medarbeidarane feriepengar under sjukdom. - Medarbeidar i foreldrepermisjon opptener feriepengar under heile den løna foreldrepermisjonen. - Feriepengane vert utbetalt i juni månad, jf. Hovudtariffavtalen. - Ferietrekk vert foretatt i juni månad (trekk for 5/6 veker). Ferietrekket skjer forholdsmessig for medarbeidarar i deltidsstilling. - Nytilsette som ikkje har opparbeidd seg nok feriepengar til at det dekker ferietrekket, kan motsette seg avvikling av full ferie. Personalavdelinga føretek då ei berekning av kor mykje ferie ein er forplikta til å avvikle. 4.1 Medarbeidarar utan full opptening Feriepengar vert opptent året før ferieåret. Har medarbeidaren opparbeidd seg mindre feriepengar enn det ferietrekket utgjer i ferieåret og difor ikkje ønskjer å ta ut full ferie, må det bereknast kor mykje ferie vedkomande er forplikta å avvikle. For å kunne vurdere dette må feriepengar opparbeidd av all lønsinntekt ein har hatt året før ferieåret leggast saman (gjeld ev. og feriepengar av sjukepengar og arbeidsløysetrygd). Til dette nyttar ein skjema eige skjema (vedlegg 2). 4.2 Medarbeidarar som heilt eller delvis har avvikla ferie hjå tidlegare arbeidsgjevar
Avvikla ferie hjå tidlegare arbeidsgjevar, eller periodar ein ikkje har vore i løna arbeid (kan reknast som ferie), kan avreknast mot den ferien som normalt vert berekna. I desse tilfella kan medarbeidaren motsette seg ferietrekk/ferieavvikling med inntil 5 veker, avhengig av allereie avvikla ferie. Dette må dokumenterast. Til dette nyttar ein eige skjema (vedlegg 3). 4.3 Nye medarbeidarar og ferietrekk Medarbeidarar som tiltrer i ferieåret vil bli trekt for feriefritida på juniløna, eller seinare dersom ein tiltrer etter juni. Det er kun medarbeidarar som ikkje har full opptening eller som har avvikla ferie tidlegare i ferieåret som kan motsette seg full ferieavvikling med tilhøyrande ferietrekk. 5. Ferietimerekneskap Dei fleste medarbeidarane som jobbar turnus, har varierande arbeidstid eller er deltidstilsett deltar i eit ferietimerekneskap. Ferietimerekneskapet er eit rekneskap som ser til at ferietrekket som er foretatt i høve kvar enkelt medarbeidar, samsvarer med den reelle ferieavviklinga. Dette rekneskapet sikrar at kvar enkelt medarbeidar får den ferien dei har krav på og at ferietrekket ikkje vert for høgt/lavt. Det er viktig at dei ulike leiarane syt for at ferien vert avvikla i tråd med ferielova. Systemet med berekning av ferietimar vert ikkje påvirka av lovkrav om at ferie kun skal avviklast i heile dagar. 5.1 Ferietimar Ferietimar og rett til ferie må haldast kvar for seg, slik ein lenger framme i heftet har påpeika at ferie og feriepengar er to ulike ting. Ferietimane gjenspeglar kor mykje ferietrekk som er foretatt i juni. Ferietimane fortel vidare konkret kor mange timar ein kan ta ferie i forhold til når ein skulle vore på jobb utan å bli trekt ytterlegare i løn. I løpet av 5/6 veker ferie skal ein kunne ta ut like mange ferietimar som om ein hadde vore på jobb i perioden. 5.2 Kontroll av ferietimar Det er arbeidsgjevar sitt ansvar å ha kontroll med ferietimerekneskapet. Ferietimerekneskapet er eit godt arbeidsverktøy for arbeidsgjevar for å følgje opp at ferietrekket samsvarar med ferieavviklinga til kvar enkelt. Dette gjeld òg der medarbeidarane har vore sjuke store deler av året og blitt frisk på slutten av året, eller der medarbeidarar ikkje har tatt seg tid til å avvikle ferie. Her er det viktig å bruke styringsretten, slik at Hyllestad kommune føl ferielova, slik at omsynet til m.a. helse vert ivareteke.
Ferietimerekneskapet er eit arbeidsverktøy til hjelp og glede for både leiarar og medarbeidarar, og gir tryggheit om at feriefritid og ferietrekk er i samsvar med kvarandre.
SKJEMA TIL BRUK VED UTBETALINGAR M.V. 1.1. Vedlegg nr. 1 Søknad om å avvikle mindre ferie fordi feriepengane ikkje dekkar 5 veker ferie Namn Ressursnummer Tenestestad Stillingsstorleik fastløn Næraste leiar Kor mykje ferie ønskjer medarbeidaren å ta ut i år? Ferielova har eit unnatak frå kravet om å avvikle full ferie. Dersom samla feriepengar opptent førre år er mindre enn ferietrekket kommunen gjer (normalt i juni) kan medarbeideren Sandefjord, søkje den om å få avvikle ferie i høve til opptente feriepengar. Dette forutset. at følgjande opplysningar vert gitt:. medarbeiders underskrift leders underskrift Arbeidsgjevar førre år: Opptent feriepengegrunnlag: Opptente feriepenger førre år Sum opptente feriepengar Dersom medarbeideran kjem inn under bestemminga vil ferietrekket i juni reduserast i høve til denne berekninga. Dette forutset at skjemaet er tilfredstillande utfylt og levert lønsavdelinga seinast i månadsskiftet mai/juni. Eventuelt vil utbetalinga skje seinare i året avhengig av når tilfredsstillande dokumentasjon vert levert... Medarbeidar si underskrift
1.2. Vedlegg nr. 2 Søknad om mindre ferietrekk fordi ferien heilt eller delvis er avvikla hjå tidlegare arbeidsgjevar Namn Ressursnummer Tenestestad Stillingsstorleik fastløn Næraste leiar Nye medarbeidarar som allereie har avvikla ferie hjå tidligare arbeidsgjevar inneverande ferieår, skal kun avvikle resterande ferie hjå oss. Dette forutset imidlertid at det vert framlagt dokumentasjon frå tidlegare arbeidsgjevar på ferien som allereie er avvikla (perioden må oppgjevast). Eksempelvis kan 2 veker allereie være avvikla, då skal medarbeideren kun trekkast for 3 veker ferie hjå oss, dvs. at 2 veker ferie vert tilbakebetalt i høve til det automatiske trekket på 5 veker. Tilbakebetaling forutset tilfredsstillende utfylling av skjemaet nedanfor (samt at dokumentasjon nemnt ovanfor vert lagt ved skjemaet). Tidspunkt for avvikling hjå tidlegare arbeidsgjevar: Tal feriedagar: Dersom medarbeidaren kjem inn under bestemminga vil ferietrekket i juni reduserast i høve til denne berekninga. Dette forutset at skjemaet er tilfredsstillande utfylt og levert lønsavdelinga seinast i månadsskiftet mai/juni. Eventuelt vil utbetalinga skje seinare i året avhengig av når tilfredsstillande dokumentasjon vert levert.. Medarbeidar si underskrift. Leiar si underskrift