Retningslinjer for EMILs Blomsterpott Stiftet: 30.10.2014 Sist revidert: 30.10.2014 1. Navn Høyrentekontoens navn er EMILs Blomsterpott, heretter kalt Blomsterpotten. 2. Formål Blomsterpotten har som formål å kunne gi økonomisk støtte til store prosjekter som komiteer og linjeforeningens medlemmer ønsker å gjennomføre, uten at det må være en del av det årlige budsjettet til linjeforeningen. Prosjektene som støttes skal komme hele EMIL til gode eller være en investering i EMILs fremtid. Blomsterpottens midler skal ikke disponeres for regelmessige driftskostnader eller brukes som lån. Blomsterpotten har i tillegg som formål å fungere som en sparekonto hvor målet er positiv årlig kontantstrøm. Dette vil bidra til å bygge kapital for linjeforeningen, noe som skaper økonomisk trygghet for fremtiden. 3. Plassering Blomsterpotten er plassert i en høyrentekonto hos DNB, og har frem til 31.10.2014 blitt kalt for EMILs sparekonto. 4. Inntekter Blomsterpotten får sine inntekter fra EMIL på en årlig basis. Dette beløpet vil avhenge av EMILs inntekt, og vil fremlegges og godkjennes på generalforsamling det aktuelle året. Renteinntekter kommer i tillegg. 5. Størrelse Blomsterpotten skal ha en minimumsgrense på 100 000 NOK, med unntak av spesielle bestemmelser, jf. 7.4.4. Det er ingen øvre grense på Blomsterpottens størrelse. 1
6 Blomsterpottstyret 6.1 Styremedlemmer Blomsterpottens styre består av linjeforeningens styre, som består av syv medlemmer. 6.2 Valg av Blomsterpottens styre Blomsterpottstyret vil skiftes ut i samsvar med utskiftning av hovedstyre, som er 1. januar hvert år. 6.3 Blomsterpottstyrets ansvar 6.3.1 Blomsterpottstyret har som oppgave å vurdere og behandle søknader. De skal vurdere søknaden opp mot kravene i søknadskriteriene, jf. 11.1, og sørge for at alle søknader går gjennom samme prosess, jf. 7.2. 6.3.2 Det er Blomsterpottstyrets ansvar at søknader innvilges etter Blomsterpottens retningslinjer. De har også som oppgave å følge opp eventuelle støttede prosjekter og vurdere om pengene har blitt brukt på det søknaden tilsier. 7 Søknadsbehandling 7.1 Hvem kan søke om midler Alle komiteer og linjeforeningsmedlemmer er søknadsberettigede. Det kreves at alle søkere har lest og forstått retningslinjene til Blomsterpotten før de søker. 7.2 Søknadsprosess Søkeren skal skrive en søknad som oppfyller søknadskriteriene, jf. 11.1, og det skal søkes minst fire uker før støtten må utbetales. Hvis det søkes om over 100 000 NOK gjelder spesielle regler, jf. 7.4. Søker Blomsterpottstyret om midler, gjelder spesielle regler, jf. 7.3. 7.2.1 Blomsterpottstyret skal vurdere søknaden opp mot søknadskriteriene og deretter beslutte om søknaden skal bli lagt frem for åpen høring på EMILs hjemmesider. Søknaden vil bli lagt ut for åpen høring om minst fem medlemmer i Blomsterpottstyret stemmer for, hvis ikke blir søknaden avvist. 2
Hvis søknaden ikke oppfyller søknadskriteriene, kommer Blomsterpottstyret med en eventuell oppfordring til å søke på nytt med en forbedret søknad, uten at den mangelfulle søknaden offentliggjøres. Kommer det ikke inn ny og forbedret søknad, blir den opprinnelige søknaden avvist og lagt ut på EMILs hjemmesider med en begrunnelse på hvorfor den ble avvist. Legges søknaden frem for åpen høring, skal Blomsterpottstyret opplyse alle medlemmer av linjeforeningen om dette via epost. Dette for å gi linjeforeningsmedlemmene mulighet til å komme med kommentarer, innspill og klager til søknaden. Blir det ikke sendt inn klager, vil søknaden innvilges to uker etter åpnet høring. 7.2.2 Hvis en søknad blir godkjent, skal Blomsterpottstyret skrive en rapport, jf. 11.3. Rapporten skal skrives etter prosjektet det søkes om er gjennomført. 7.2.3 Hvis en klage blir sendt inn med 15 forskjellige underskrifter fra linjeforeningens medlemmer, blir det kalt inn til møte mellom den klagende part, søkeren og Blomsterpottstyret hvor de diskuterer klagen og bestemmer om søknaden skal innvilges eller ikke. Møter ingen fra den klagende part, blir klagen avvist. 7.2.4 Blir søknaden avvist av Blomsterpottstyret, skal søknaden offentliggjøres på EMILs hjemmeside med en begrunnelse på hvorfor søknaden ble avslått. 7.3 Søknadsprosess for Blomsterpottstyret Blomsterpottstyret skal skrive en søknad som oppfyller søknadskriteriene, jf. 11.1, og det skal søkes minst fire uker før støtten må utbetales. 7.3.1 Hvis Blomsterpottstyret søker etter midler fra Blomsterpotten, skal dette tas opp på et stormøte hvor alle komitéledere deltar og hvor De Eldres Råd er invitert. Komitélederne og møtedeltagere fra De Eldres Råd er heretter kalt annenpart. På stormøtet skal annenparten vurdere søknaden opp mot Blomsterpottens retningslinjer for å avgjøre om søknaden skal legges ut for åpen høring. Søknaden legges ut for åpen høring dersom ⅔ av annenparten stemmer for, hvis ikke blir den avvist. Hvis søknaden ikke oppfyller søknadskriteriene, kommer annenparten med en eventuell oppfordring til å søke på nytt med en forbedret søknad, uten at den mangelfulle søknaden offentliggjøres. Kommer det ikke inn en ny og forbedret søknad, blir den opprinnelige søknaden avvist og lagt ut på EMILs hjemmesider. Legges søknaden frem for åpen høring, skal annenparten opplyse alle medlemmer av linjeforeningen om dette via epost. Dette for å gi linjeforeningsmedlemmene mulighet til å komme 3
med kommentarer, innspill og klager til søknaden. Blir det ikke sendt inn klager, vil søknaden innvilges to uker etter åpnet høring. 7.3.2 Hvis en søknad blir godkjent, skal Blomsterpottstyret skrive en rapport, jf. 11.3. Rapporten skal skrives etter prosjektet det søkes om er gjennomført. 7.3.3 Hvis en klage blir sendt inn med 15 forskjellige underskrifter fra linjeforeningens medlemmer, blir det kalt inn til møte mellom den klagende part, Blomsterpottstyret og annenparten hvor de diskuterer klagen og bestemmer om søknaden skal innvilges eller ikke. Møter ingen fra den klagende part, blir klagen avvist. 7.3.4 Blir søknaden avvist av annenparten, skal søknaden offentliggjøres på EMILs hjemmeside med en begrunnelse på hvorfor søknaden ble avslått. 7.4 Spesielle tilfeller 7.4.1 Søkes det om et beløp som gjør at man etter utbetaling vil gå under minimumsgrensen på kontoen, skal dette tas opp på et stormøte hvor Blomsterpottstyret og komitélederne skal delta og hvor De Eldres Råd er invitert. Hvis ⅔ av forsamlinger stemmer for, blir søknaden lagt ut til åpen høring, og følger standard søknadsprosess, jf. 7.2. 7.4.2 Søkes det om over 100 000 NOK, skal søknaden behandles på et stormøte hvor Blomsterpottstyret og komitélederne skal delta, og hvor linjeforeningsmedlemmene og De Eldres Råd er invitert. Søknaden legges ut for åpen høring på EMILs hjemmesider dersom ⅔ av forsamlingen stemmer for, hvis ikke blir den avvist. Hvis søknaden ikke oppfyller søknadskriteriene, kommer Blomsterpottstyret med en eventuell oppfordring til å søke på nytt med en forbedret søknad, uten at den mangelfulle søknaden offentliggjøres. Kommer ikke det ikke inn en ny og forbedret søknad, blir den opprinnelige søknaden avvist og lagt ut på EMILs hjemmesider. Hvis søknaden legges frem for åpen høring, skal Blomsterpottstyret opplyse linjeforeningens medlemmer om dette via epost. Dette for å gi linjeforeningsmedlemmene mulighet til å komme med kommentarer, innspill og klager til søknaden. Blir det ikke sendt inn klager, vil søknaden innvilges to uker etter åpnet høring. Hvis en klage blir sendt inn med 15 forskjellige underskrifter fra linjeforeningens medlemmer, blir det kalt inn til møte mellom den klagende part, søkeren, annenparten og Blomsterpottstyret hvor 4
de diskuterer klagen og bestemmer om søknaden skal innvilges eller ikke. Møter ingen fra den klagende part, blir klagen avvist. 8 Regnskap Blomsterpottens regnskap føres inn i EMILs hovedregnskap, hvor EMILs Fut har overordnet ansvar. Alle bilag, utbetalinger og innbetalinger skal føres inn i Blomsterpottens regnskap, som skal være dokumentert 10 år tilbake i tid. Regnskapet til Blomsterpotten skal legges frem og godkjennes på generalforsamling. Regnskapet til støttede prosjekter skal føres, dokumenteres og oppbevares i Blomsterpottens regnskap. 8.1 Dokumentasjon Blir en søknad om midler godkjent etter åpen høring, må den som får støtte vise at pengene ble brukt til det det ble søkt om ved å føre regnskapet etter regnskapskriteriene. I forkant av utbetaling av pengene, skal søkeren skrive under på at den står ansvarlig for riktig bruk av midlene, jf. 11.1. Ble pengene brukt til andre ting enn de ble innvilget for, kreves det at søkeren betaler tilbake beløpet som ble misbrukt. 8.2 Betaling Hvis en søknad blir godkjent, skal ikke den som søker legge ut selv, den skal motta pengene fra Blomsterpotten for så å bruke dem til å betale. 8.3 Avvik fra godkjent søknadssum Hvis søkeren sitter igjen med overskudd, skal restbeløpet overføres tilbake til Blomsterpotten. 9 Forandring av vedtekter Forslag til endring av vedtektene sendes inn til Blomsterpottens styre. Alle medlemmer av linjeforeningen kan komme med forslag til endringer. For at endringen av vedtektene skal tre i kraft, må ⅔ av generalforsamlingen stemme for. 10 Avvikling Skal Blomsterpotten avvikles, må ⅔ av generalforsamlingen stemme for. Blomsterpottens midler vil da tilfalle EMIL. 11 Vedlegg Vedleggene 11.1, 11.2 og 11.3 er ikke en formell del av disse retningslinjene, og dermed ikke en del av EMILs vedtekter. Endringer av disse vedleggene må godkjennes på et stormøte, hvor komitéledere og Blomsterpottstyret deltar, før de er gyldige. Endringene godkjennes hvis ⅔ stemmer for. 5
11.1 Søknadskriterier 11.2 Regnskapskriterier 11.3 Rapportkriterier Søknadskriterier Linjeforeningsmedlemmer og komiteer som ønsker å søke om bruk av midler fra EMILs Blomsterpott skal skrive en søknad som inneholder følgende momenter. Dersom ett eller flere av momentene mangler, blir søknaden sendt tilbake til søker med forbedringsforslag og oppfordring til å søke på nytt. Søknaden skal være sendt inn minst 4 uker før midlene skal være utbetalt. Søknaden skal bygges opp på følgende måte: Søknaden skal skrives digitalt og sendes per epost til Blomsterpottstyret, eventuelt til annenparten dersom Blomsterpottstyret er søker. Håndskrevne søknader tillates ikke. Søknaden skal føres punktvis, som vist under. Alle punktene skal ha samme tittel som de har i søknadskriterene. Punkt 6 skal kopieres direkte inn i søknaden og skal stå ordrett slik den står i søknadskriteriene. På slutten av søknaden skal det være en underskriftslinje. Under denne linjen skal det stå dato og sted for søkers underskrift. Dette er eksemplifisert i slutten av søknadskriterene. 1. Søkerens/komiteens navn 2. Hva søkes det om? Konkret og utfyllende om hva det søkes midler til. For eksempel: Er det innkjøp, som for eksempel lydutsyr, hytte, etc.? Akkurat hva skal kjøpes inn? Hva er bruksområdet? Er det et enkeltarrangement? Hvem er det for? Komité, klassetrinn, jenter/gutter? Hvor mange deltakere vil det være? Er det for et faglig opplegg? Hvem er det for? Hvordan vil opplegget være? 3. Hvordan vil dette prosjeket gagne linjeforeningens medlemmer? 6
Blomsterpottens midler er ment å komme hele linjeforeningen til gode. Hvordan vil ditt prosjekt gjøre dette? Skriv utfyllende og svar på følgende spørsmål i søknadsteksten: Er dette noe som er til nytte i fremtiden, eller er det et prosjekt som gagner medlemmene det året pengene blir brukt? Er det prioritert slik at alle linjeforeningsmedlemmer får nytte av det, eller kommer det hovedsaklig enkelte klassetrinn eller komiteer til gode? Hvorfor mener du dette er noe som vil bidra positivt til linjeforeningen? 4. Er det sendt inn søknad om midler til SiT eller andre relevante organisasjoner? Linjeforeningskomiteer får ofte innvilget støtte fra andre aktører enn linjeforeningen. Har du/dere gjort en innsats for å skaffe midler på andre måter? Er det noe du lurer på angående dette, ta kontakt med Futen. 5. Budsjett Det skal legges ved et budsjett hvor det står konkret hva pengene skal bli brukt på, hvor mye det vil koste og hvor man har funnet prisene. Er det uklart hvordan et budsjett lages og hvordan det skal se ut, ta kontakt med Futen. 6. Ansvar for bruk av midler Undertegnede har lest, forstått og akseptert retningslinjene til EMILs Blomsterpott og har ansvaret for at midlene som er innvilget og utbetalt brukes i henhold til det godkjente budsjettet. Ved manglende dokumentasjon på dette, eller dersom midlene er brukt til noe annet, står undertegnede ansvarlig for å tilbakebetale det misbrukte beløpet. Emil Emilsen Emil Emilsen 28/09/1998, Trondheim 7
Regnskapskriterier Regnskapet skal føres på samme måte som komiteene fører regnskapene sine. Hvis en søknad om støtte blir godkjent etter åpen høring, vil søkeren bli tilsendt et regnskapsdokument og et bilagsmal fra søknadsbehandlerne på epost. Det skal også bli lagt ved en forklaring på hvordan regnskapet og bilagene skal føres på riktig måte. Alle kvitteringer og/eller fakturaer som har blitt brukt skal leveres inn med bilagene, hvor summen av alle kvitteringene og/ eller fakturaene skal stemme overens med støttet beløp. Etter regnskapsdokumentet og bilagsmalene er fylt ut, skal de leveres digitalt til søknadsbehandlerne. Rapportkriterier Etter en søknad er godkjent, pengene er utbetalt og regnskap og bilag er levert, skal søknadsbehandlerne skrive en rapport. Rapporten skal inneholde følgende: Den godkjente søknaden. Det utfylte regnskapet og vedlagte bilag. Et avsnitt på hvorfor søknadsbehandlerne valgte å legge søknaden ut for åpen høring. Hvem som var søknadsbehandlere. Underskriften til søknadsbehandlerne. Hver rapport skal legges ut på EMILs hjemmesider av søknadsbehandlerne som skriver den aktuelle rapporten. Rapporten skal legges ut innen to uker etter at regnskap og bilag er levert. 8