AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 03/14 Dato: 22.05.14 kl. 09.30 12.30 Sted: Kommunehuset, møterom 4 Tilstede: Bodil Stensrud, leder Anne Reidun Pytten, nestleder Jens Ågedal, medlem Ingrid L. Refsnes, medlem Andre til stede (hele eller deler av møtet): Revisor Monica Nilsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Hans Gunnar Sveindal, medlem (Vara kunne ikke møte) Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: Kl. 10.00 - Felles presentasjon av årsregnskapet for kontrollutvalget og formannskapet. SAK 07/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 30.01.14 SAK 05/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2013, utsatt fra 27.03.14 SAK 08/14 ÅRSREGNSKAP 2014 AUDNEDAL KOMMUNE Fast post: Informasjon fra revisor: Informasjon fra sekretær: Planlegging av høstens møter EVENTUELT REFERATER Underskrift: Bodil Stensrud Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1
SAK 07/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 27.03.14 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 27.03.14 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 27.03.14 Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 27.03.14 legges frem for godkjenning. 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 27.03.14 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 05/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2013 1. Forslag til årsmelding for 2013 godkjennes med tillegg besluttet i møtet. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2013 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget og vedlagte forslag er utarbeidet etter samme mal som tidligere årsmeldinger. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra 2
administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. 1. Forslag til årsmelding for 2013 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. SAK 08/14 ÅRSREGNSKAP 2013 - AUDNEDAL KOMMUNE Administrasjonen presenterte regnskapet for formannskapet og kontrollutvalget. Revisor presenterte revisjonsberetning og nummerert brev. Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Audnedal kommunes regnskap for 2013. Sammen med årsregnskap og årsberetning forelå revisjonsberetning og nummerert brev nr. 8. Kontrollutvalget gjør oppmerksom på revisors forbehold angående manglende budsjettvedtak i kommunestyret når det gjelder avsetning til verdireguleringsfond på kr. 3 510 354. Kontrollutvalget støtter opp om revisors anbefaling om at kommunestyret ved fremtidige regnskapsavleggelser bør vurdere og eventuelt vedta om avsetning til verdireguleringsfondet skal inntas i rådmannens ramme i regnskapsskjema 1B. Kontrollutvalget ber om at revisors kommentar angående presentasjon av vedtatt budsjett for ansvarsområdet «Felles» følges opp. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 30. april 2014 og nummerert brev nr. 8 datert 12. mai 2014, har kontrollutvalget ingen merknader til Audnedal kommunes årsregnskap for 2013. Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 3
Saksdokumenter vedlagt saken: Regnskap og årsberetning 2013 Revisors beretning, datert 30.04.14 Revisors beretning, datert 15.04.14 Revisjonsbrev, nummerert brev nr. 8 datert 12.05.14 Saksopplysninger: Administrasjonens ansvar for årsregnskapet og revisors oppgaver og plikter fremkommer av revisjonsberetningen og nummerert brev nr. 8. Regnskapsutkast for 2013 uten noter og vedlegg ble levert til revisjonen 15. februar. Endelig regnskap med vedlegg og noter ble oversendt 28. april. Signert årsberetning ble også oversendt 28. april. Fristene for levering er 15. februar for årsregnskap og 31. mars for årsberetning. Det fremlagte regnskapet med noter og årsberetning er etter revisjonens oppfatning oversiktlig og informativt. Revisor har tatt forbehold knyttet til avsetning til disposisjonsfond i regnskapsskjema 1A. Utover dette gir regnskapet god informasjon om økonomiforvaltningen og kommunens økonomiske stilling ved årsskiftet. Driftsregnskapet viser kr. 113 995 473 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 63 692. Revisjonsberetning. Revisor skal avgi sin beretning senest 15. april. Fullstendig årsregnskap og årsberetning var på dette tidspunkt ikke avlagt. Revisor avga følgelig en beretning på dette grunnlag. Ny beretning som erstattet den første, ble avlagt 30. april. I revisjonsberetningen er følgende angitt som grunnlag for forbehold: «Avsetning til og bruk av disposisjonsfond i regnskapsskjema 1A må regnskapsføres i tråd med kommunestyrets budsjettvedtak. Dette er i henhold til departementets tolkning av regelverket for avsetning til disposisjonsfond. Det mangler budsjettvedtak for avsetning til verdireguleringsfond i 1A med kr. 3 510 354. Avsetningen er basert på kommunestyrets forutsetninger i finansreglementet. Etter vår mening burde årsregnskapet vært gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 3 574 046.» Nummerert brev nr. 8. Forbeholdet i revisjonsberetningen er nærmere kommentert i brevet. I tillegg har revisor i dette brevet kommentert følgende forhold: Vedtatt budsjett i kommunestyret - anbefaling om endret presentasjon For nærmere informasjon vises det til revisjonsberetningen og nummerert brev. Disse forholdene er nærmere beskrevet i revisors oppsummeringsbrev/nummerert brev nr. 8. Administrasjonen vil presentere årsregnskap og årsberetning i møtet. Revisor vil være tilstede i møtet og vil gi utfyllende opplysninger der. Det foreligger ikke noen skriftlige kommentarer fra administrasjonen til revisors oppsummeringsbrev, men det vil være anledning til å komme med kommentarer i tilknytning til regnskapsbehandlingen i kontrollutvalget. 4
Behandling av årsregnskapet Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: - Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet - Rådmann utarbeider årsberetning og årsmelding - Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret - Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret, med kopi til formannskapet - Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) - Kommunestyret godkjenner årsregnskapet Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Audnedal kommunes regnskap for 2013. Sammen med årsregnskap og årsberetning forelå revisjonsberetning og nummerert brev nr. 8. Kontrollutvalget gjør oppmerksom på revisors forbehold angående manglende budsjettvedtak i kommunestyret når det gjelder avsetning til verdireguleringsfond på kr. 3 510 354. Kontrollutvalget støtter opp om revisors anbefaling om at kommunestyret ved fremtidige regnskapsavleggelser bør vurdere og eventuelt vedta om avsetning til verdireguleringsfondet skal inntas i rådmannens ramme i regnskapsskjema 1B. Kontrollutvalget ber om at revisors kommentar angående presentasjon av vedtatt budsjett for ansvarsområdet «Felles» følges opp. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 30. april 2014 og nummerert brev nr. 8 datert 12. mai 2014, har kontrollutvalget ingen merknader til Audnedal kommunes årsregnskap for 2013. FASTE POSTER Informasjon fra revisor: Informasjon fra sekretær: EVENTUELT REFERATER 5